SUS kompleksowe narzędzie dla niezależnych sprzedawców energii 1
SUS: korzyści zwiększenie udziału klientów, którzy wybrali sprzedawcę energii na konkurencyjnym rynku poprzez agresywne i probiznesowe działania kompleksowe wsparcie działań sprzedawcy na każdym etapie: od sprzedaży, zawarcia umowy, zmiany sprzedawcy po cykliczną obsługę pomiarową i rozliczenia; zmniejszenie całkowitych kosztów obsługi pozyskanych klientów dzięki redukcji ilości czasu poświęconego na obsługę procesów w kompleksowym, wyspecjalizowanym systemie poprawa standardów obsługi handlowej rosnącej liczby klientów TPA bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów po stronie sprzedawców energii, którzy działają na konkurencyjnym rynku energii ograniczenie kosztów IT dzięki technologii WWW dostęp do informacji zgromadzonych w systemie z wielu miejsc bez konieczności instalowania specjalistycznego oprogramowania zwiększenie efektywności działań handlowców i sieci sprzedaży pośredniej dzięki zdalnemu dostępowi do swoich elektronicznych miejsc pracy zmniejszenie liczby pomyłek handlowych dzięki organizacji procesów wymiany dokumentów papierowych i elektronicznych oraz organizacją przepływu spraw pomiędzy brokerami a back office zwiększenie skuteczności i szczelności działań handlowych poprzez dostęp do danych o historii prowadzonych działań u danego klienta zwiększenie satysfakcji klienta dzięki sprawniejszej obsłudze na etapie sprzedaży oraz po niej zmniejszenie czasu poświęconego na realizację procesu zmiany sprzedawcy dzięki automatyzacji generowania dokumentów papierowych, tworzeniu elektronicznych zgłoszeń i monitorowaniu terminów kompleksowe spojrzenie na kontrahenta dzięki informacjom dostępnym z jednego miejsca i obejmującym: dane z umów, dane pomiarowe, historie rozliczeń i wpłat, informacje o stanie procesów windykacyjnych, pełne oprzyrządowanie w zakresie danych pomiarowych niezbędne do realizacji umów sprzedaży automatyczne pozyskanie kompletu danych pomiarowych udostępnianych przez OSD dla klientów TPA bez względu na system publikacji oraz format publikowanych dokumentów szybkie i niezawodne diagnozowanie ewentualnych braków w danych pomiarowych i błędów dzięki zaawansowanym funkcjom weryfikacji kompletności danych oraz przejrzystym narzędziom wizualizacji stanu importu danych do systemu SMS możliwość błyskawicznej reakcji na wyzwania konkurencji poprzez ustalanie indywidualnych zasad rozliczania możliwość elastycznego oraz indywidualnego podejścia do klientów strategicznych i kluczowych poprzez segmentację klientów, indywidualizację cen, udzielanie rabatów itp., możliwość prostej i efektywnej wymiany informacji z otoczeniem, np. z bankami, firmami windykacyjnymi itp. 2
Konkurencja na rynku energii nieuchronnie wzrasta i widać coraz wyraźniejszą dynamikę tego wzrostu. Według danych URE liczba odbiorców w grupach taryfowych A, B, C, którzy wybrali korzystniejszą ofertę i dokonali zmiany sprzedawcy, wzrosła w 2010 roku o ponad 350% w stosunku do roku 2009. W segmencie odbiorców z grupy G wzrost jest znacznie mniejszy i wynosi około 16%. Analiza tych wyników prowadzi do oczywistych wniosków dotyczących strategii handlowych sprzedawców energii, którzy skupiając się przede wszystkim na najbardziej wartościowych i rentownych segmentach rynku, generują największe jednostkowe przepływy finansowe. Z drugiej strony jest segment odbiorców z taryfy G, w którym pojedynczy odbiorca generuje stosunkowo niewielkie przepływy finansowe i jednocześnie nadal ceny energii dla tego segmentu podlegają zatwierdzaniu przez prezesa URE. Wielkości tego rynku i perspektywa pełnego uwolnienia cen powoduje, że sprzedawcy aktywnie przyglądają się temu segmentowi i przygotowują do podjęcia działań. Pozyskanie klienta na wolnym rynku energii wymaga przejścia przez niego przez procedurę zmiany sprzedawcy. Regułą stało się, że sprzedawcy oferują klientom przygotowanie za nich wszelkich formalności w związku z tym procesem. Z jednej strony wymaga to zgromadzenia kompletu dokumentów (upoważnień, umów), a z drugiej skutecznego przejścia procedur zmiany sprzedawcy według regulacji właściwego OSD. Wiąże się to z precyzyjnym zarządzaniem zakresem działań i terminami oraz umiejętnością generowania elektronicznych zgłoszeń zmiany sprzedawcy. Aby osiągnąć zamierzony efekt finansowy w postaci zysku z kontraktu, procesy back office owe powinny być wykonywane przy jak najmniejszym zaangażowaniu własnych zasobów oraz jak najmniejszej liczby błędów powodujących wzrost kosztów. Dla sprzedawcy wolnorynkowego źródłem danych pomiarowych dla klientów są OSD na terenie, na którym zlokalizowani są odbiorcy. W Polsce funkcjonuje 6 dużych OSD, którzy posiadają 16 platform udostępniania danych pomiarowych. Sprzedawca musi umieć pozyskiwać z nich dane i wdrożyć mechanizmy zapewniające weryfikację ich jakości i kompletności, gdyż od nich zależy wartość faktury i wysokość osiąganych przychodów. Z drugiej strony dane te stanowią bazę dla zapewnienia właściwej obsługi klienta. Sprzedawca ma możliwość kontroli danych udostępnianych mu przez OSD, czyli danych pomiarowych, z tymi przekazanymi na Rynek Bilansujący. Zaufali nam: Energetyczne Centrum SA, Energia Dla Firm Sp. z o.o. MEM METRO GROUP ENERGY Production & Management Sp. z o.o. (METRO GROUP) KRI Marketing & Trading SA Green SA EnergyMatch Sp. z o.o. 3
Moduły systemu SUS Podstawowym elementem budowania przewagi konkurencyjnej na uwolnionym rynku energii jest właściwa i nowoczesna oferta produktowa. Z produktami powinny być skojarzone mechanizmy ich rozliczania, które zapewniają dużą elastyczność. Rozwiązania Sygnity zapewniają kompleksowe wsparcie procesów sprzedaży, obsługi i rozliczeń klientów na uwolnionym rynku energii. To także zestaw narzędzi wspomagających główne procesy biznesowe związane z obsługą klientów TPA w trakcie całego cyklu ich życia. Na etapie pozyskiwania klienta produkty te wspierają działania sprzedażowe, proces ofertowania i zawarcia umowy wraz ze zmianą sprzedawcy. Na etapie realizacji umowy całościowo pokrywają trzy główne obszary: rozliczeń obejmujący pozyskiwanie danych pomiarowych od OSD, na terenie którego zlokalizowani są TPA, weryfikację jakości i kompletności danych, rozliczenia i fakturowanie, obsługi klienta obejmujący rejestrację komunikacji z klientem, dokonywanych zgłoszeń i reklamacji, ich procesową obsługę w celu rozwiązania oraz proces windykacji, obsługi finansowej obejmujący całościowo procesy księgi pomocniczej, tj.: rejestracji wpłat, księgowania na konta, komunikację z bankami, zamykanie miesiąca oraz sprawozdawczość wewnętrzną i obligatoryjną. W końcowym etapie wspierają zakończenie realizacji umowy lub działania mające na celu utrzymanie klienta. PROCESY BIZNESOWE KOMPLEKSOWEJ OBSŁUGI I ROZLICZEŃ KLIENTA ROZLICZENIA OBSŁUGA FINANSOWA OBSŁUGA KLIENTA A E I DZIAŁANIA HANDLOWE ZMIANA SPRZEDAWCY D H REALIZACJA UMOWY L ZAKOŃCZENIE UMOWY C B G F K J A B Pozyskanie danych pomiarowych Wyznaczenie zużycia E F Rejestracja wpłat Księgowanie I J Komunikacja z klientem Procesowa obsługa C Fakturowanie G Sprawozdawczość regulacyjna K Przyjmowanie zgłoszeń i reklamacji D Dystrybucja faktur H Zamykanie miesiąca L Windykacja 4
KLIENCI POTENCJALNI KLIENCI Z UMOWAMI ROZDZIELONYMI KLIENCI KLUCZOWI kontakt przez telefon kontakt przez mail i pocztę kontakt osobisty Operator Systemu Dystrybucyjnego A Operator Systemu Dystrybucyjnego N ZARZĄDZANIE PROCESAMI SPRZEDAŻ PRODUKTÓW I USŁUG OFERTOWANIE I ZAWARCIE UMOWY S3 Sales Support System POZYSKANIE DANYCH POMIAROWYCH ROZLICZENIA I FAKTUROWANIE CCS Customer Care System SMS Seller s Measurement System T3S Trade Service Sales System OBSŁUGA ZGŁOSZEŃ I REKLAMACJI WINDYKACJA KB Knowledge Base AKCYZA ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI Sieci Sprzedaży BANKI ERP ANALIZA ZARZĄDCZA I SPRAWOZDAWCZOŚĆ S3 (Sales Support System System Wsparcia Sprzedaży) System wspiera sprzedawcę w prowadzeniu działań handlowych, mających na celu pozyskanie nowych klientów, szczególnie ekspansyjnych, tj. z terenów zewnętrznych OSD. S3 jest przygotowany do wsparcia własnych struktur sprzedaży, jak również do obsługi zewnętrznych sieci sprzedażowych. System S3 jest elementem grupy produktowej Sygnity Customer. CCS (Customer Care System System Obsługi Klienta) System wspiera procesy związane z szeroko rozumianą obsługą klienta, od procesu przygotowania oferty handlowej, po zawarcie umowy i zmianę sprzedawcy. W fazie realizacji umowy system zapewnia obsługę zgłoszeń od klientów, stanowi też narzędzie dla pracowników obsługi klienta. System CCS jest elementem grupy produktowej Sygnity Customer. SMS (Seller s Measurement System System Pomiarowy Sprzedawcy) System stanowi kompletne i samowystarczalne narzędzie w zakresie zapewnienia pomiarów TPA dla sprzedawców. Pozyskuje dane pomiarowe od wszystkich OSD na terenie kraju. Zapewnia też mechanizmy weryfikacji i substytucji braków. System SMS jest elementem grupy produktowej Sygnity Smart Metering. T3S (Trade Service Sales System System Obsługi Sprzedaży Energii Elektrycznej) System umożliwia osiągnięcie przewagi konkurencyjnej dzięki efektywnemu rozliczaniu nowoczesnych produktów energetycznych. Umożliwia wystawianie faktur według własnych cykli rozliczeniowych, uniezależniając sprzedawcę od cykli odczytowych OSD. Rozbudowane mechanizmy finansowo- -księgowe umożliwiają sprawną rejestrację wpłat oraz prowadzenie księgowości w powiązaniu z księgą główną w firmie. System T3S jest elementem grupy produktowej Sygnity Sales. KB (Knowledge Base Baza Wiedzy) Moduł umożliwiający sprzedawcy tworzenie i pielęgnowanie wiedzy dotyczącej zarówno oferowanych produktów i sposobu ich sprzedaży, jaki i danych związanych z bieżącą obsługą klienta. System KB jest elementem grupy produktowej Sygnity Customer Akcyza System zapewnia ilościową ewidencję energii elektrycznej zgodnie ustawą o podatku akcyzowym z dnia 6 grudnia 2008 r. oraz z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie ewidencji energii elektrycznej z dnia 24 lutego 2009 r. System Akcyza jest elementem grup produktowych Sygnity Consumer i Sygnity Sales. 5
S3 / System Wsparcia Sprzedaży System wspiera sprzedawcę energii w prowadzeniu działań handlowych, mających na celu pozyskanie nowych klientów. DEPARTAMENT ROZLICZEŃ nr 1 KONTAKT TYP: WIZYTA U KLIENTA KONTAKT TYP: NEGOCJACJE CENY DORADCA DORADCA / HANDLOWIEC nr 2 nr 3 KONTAKT TYP: WYKONANIE TELEFONU KONTAKT TYP: UMÓWIENIE SPOTKANIA OPERATOR CALL CENTER nr 4 KONTAKT TYP:... DORADCA nr N KONTAKT TYP: PODPISANIE UMOWY KONTAKT TYP: REJESTRACJA UMOWY REALIZUJE ZLECA OPERATOR BACK OFFICE UMOWY SPRZEDAŻY UMOWY SPRZEDAŻY EWIDENCJE UMÓW, PUNKTÓW POBORU, OSD, POB, URD... System przeznaczony jest do kompleksowego wsparcia prowadzonych działań handlowych, obejmujących m.in.: gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie informacji o odbiorcach, którzy chcą skorzystać z prawa wyboru sprzedawcy energii elektrycznej lub też chcą zawrzeć umowę kompleksową z wybranym sprzedawcą, budowanie ofert handlowych, tworzenie segmentów klienta i typowanie do nich produktów, komunikację między doradcami/ handlowcami, back office, call center, analizę przeprowadzonych akcji pozyskania klienta według zdefiniowanych mierników jakościowych, ilościowych, handlowych i wydajnościowych, zdobywanie informacji do rozliczeń sprzedawcy z podmiotami zewnętrznymi pracującymi na rzecz sprzedawcy. Moduł Akcje Moduł ten zajmuje się ewidencją działalności handlowców w trakcie pozyskiwania nowych klientów i umów. W ramach akcji przechowywane są informacje dotyczące: kontrahenta: nazwa firmy, dane osobowe pracowników, rodzaj działalności, danych handlowych: potencjał sprzedażowy, szacunkowe roczne zużycie [MWh], wysokość rachunku miesięcznego [netto PLN], liczba aktualnych umów, status procesu handlowego, oferta zgłoszona, liczba kontaktów wykonanych z kontrahentem, aktualny OSD i jego taryfa, liczników zainstalowanych u kontrahenta. Aplikacja umożliwia zarządzanie i raportowanie prowadzonych działań handlowych (akcji) poprzez dostęp do różnych widoków (np. pozyskanie klientów, kontakty do realizacji przez doradcę, kontakty zrealizowanie przez doradcę). Każdy z doradców klienta ma dostęp tylko do swoich akcji, a koordynator ma dostęp do wszystkich działań. W akcję sprzedażową mogą być włączone wszystkie jednostki organizacyjne, w których zakresie jest kontakt z klientem, jak również podmioty współpracujące ze sprzedawcą (np. zewnętrzni handlowcy/doradcy, sieci partnerskie). System umożliwia wprowadzanie danych i odnotowywanie informacji wszystkim zainteresowanym w zależności od ich uprawnień. Moduł Kontakty Kontakty zostały wyróżnione, ponieważ służą one nie tylko do ewidencjonowania odbytych spotkań z klientem przez danego doradcę, ale również do zlecania pracy innym. Jeden kontakt może być powiązany z innym kontaktem w ramach tej samej akcji pozyskania klienta. 6
Portal Handlowca W systemie każdy handlowiec/doradca klienta korzysta z Portalu Handlowca, w którym ma bezpośredni dostęp do: kalendarza działań handlowych i zadań do realizacji, indywidualnych zleceń/spraw, np. zlecenie weryfikacji adresu konkretnego kontaktu, kontaktów i kontrahentów ze swojego obszaru wraz z historią kontaktów, aktualnych cenników, promocji, rabatów, bazy wiedzy. Procesy biznesowe wspierane przez system S3 Budowa zespołu handlowego Celem procesu jest rejestracja struktur sprzedażowych (wewnętrznych i zewnętrznych), określenie zależności między nimi i uprawnień w zakresie dostępu do danych zgromadzonych w systemie. Weryfikacja bazy kontaktów Celem procesu jest weryfikacja baz adresowych, pozyskiwanych od zewnętrznych dostawców baz kontraktowych, pod kątem poprawności i aktualności zgromadzonych w nich danych. Zweryfikowane dane zapisywane są w Centralnej Kartotece Kontrahentów wraz z informacją o pierwszym kontakcie z klientem i jeśli to możliwe przypisaniem kontrahenta do segmentu. Pozyskanie leadów Celem procesu jest stworzenie bazy potencjalnych klientów wraz z historią kontaktów przeprowadzonych z nimi. W przypadku, gdy kontrahent zainteresowany jest ofertą, obsługa kontynuowana jest w procesie przygotowania oferty. Ofertowanie organizacja prac Celem procesu jest organizacja i wsparcie przebiegu procesu przygotowania i składania oferty dla potencjalnego kontrahenta. Jeżeli oferta zostanie zaakceptowana przez klienta, uruchamiany jest automatycznie proces Zawarcie umowy sprzedaży. Indywidualna kalkulacja ofert dla dużych klientów wspierana jest przez system PMS. W przypadku rozbudowy rozwiązania o PMS przygotowanie kalkulacji jest wkomponowywane w cały proces przygotowania oferty. Zawarcie umowy sprzedaży Celem procesu jest organizacja i wsparcie przebiegu procesu przygotowania umowy sprzedaży energii dla odbiorcy detalicznego TPA. Umowa przygotowywana jest na podstawie zaakceptowanej przez klienta oferty lub na podstawie standardowych parametrów umów. Jeżeli proces przebiegł pomyślnie, automatycznie uruchamiany jest proces Zmiana sprzedawcy. Zmiana sprzedawcy Celem procesu jest organizacja i wsparcie procesu zmiany sprzedawcy wykonywanego przez nowego sprzedawcę w imieniu odbiorcy TPA, w szczególności kontakty z OSD, na terenie którego zlokalizowany jest odbiorca. Obejmuje obsługę upoważnienia dla nowego sprzedawcy do reprezentowania odbiorcy w procesie zmiany sprzedawcy, generację dokumentów ZZS w formatach CSV właściwych dla danego OSD, wyniki weryfikacji zgłoszeń przez OSD. Jeżeli jest to pierwsza zmiana sprzedawcy, a odbiorca wyraził zgodę, uruchamiany jest proces rozdzielenia umów Zawarcie umowy dystrybucyjnej. Zawarcie umowy dystrybucyjnej w imieniu klienta Celem procesu jest organizacja i wsparcie rozdzielania umowy kompleksowej (zawarcie umowy dystrybucyjnej). Jeżeli odbiorca upoważnił nowego sprzedawcę do zawarcia umowy dystrybucyjnej w jego imieniu, system umożliwia śledzenie stanu realizacji poszczególnych kroków oraz odpowiednie komunikowanie się z klientem. Zakończenie umowy Celem procesu jest organizacja i wsparcie zakończenia sprzedaży dla odbiorcy URD. Przed zakończeniem umowy uruchamiane są działania handlowe mające na celu utrzymanie klienta i przedłużenie umowy. Jeżeli umowa nie zostanie przedłużona, generowane są odpowiednie zgłoszenia do OSD, na terenie którego leży TPA, z informacją o zakończeniu umowy lub zgłoszenia przedłużające ważność umowy. 7
CCS / System Obsługi Klienta System wspiera procesy szeroko rozumianej obsługi klienta z wykorzystaniem multikanałowej komunikacji. BOK Wizyta osobista CALL CENTER Zgłoszenia telefoniczne KLIENT PORTAL KLIENTA Zgłoszenia internetowe EMAIL Poczta elektroniczna Zgłoszenia korespondencyjne KONTAKT Z KLIENTEM I PRZYJĘCIE ZGŁOSZENIA PROCESOWA OBSŁUGA System ten odpowiada za szeroko rozumianą komunikację z klientami i organizację procesów związanych z ich obsługą. Stanowi podstawowe narzędzie dla pracowników biur bezpośredniej obsługi klienta i contact center. Z jego poziomu uzyskuje się dostęp do wszystkich informacji związanych z kontrahentem, zgromadzonych w całym systemie: historii komunikacji, oficjalnych dokumentów, stanu rozliczeń finansowych i wystawionych faktur. Centralna Kartoteka Kontrahentów Podstawową funkcją modułu jest kompleksowa obsługa informacji o kontrahentach. Moduł ten stanowi podstawę funkcjonowania pozostałych modułów, a jednocześnie wiąże ze sobą informacje o kliencie pochodzące z pozostałych modułów. Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownik ma w jednym miejscu zgromadzony komplet niezbędnych informacji operacyjnych. Poprzez integrację możliwe jest odwzorowanie danych pochodzących z systemów zewnętrznych, np. stanu rozliczeń z danym kontrahentem. Moduł Umowy W systemie przechowywane są umowy sprzedaży z klientami oraz umowy generalne z POB i OSD. Ewidencja umów sprzedaży: zawiera wykaz wszystkich umów sprzedaży, jakie zostały zawarte między klientem a sprzedawcą, jest powiązana m.in. z kontrahentem, jego punktami poboru oraz warunkami rozliczania, dokumentami/załącznikami związanymi z podpisana umową, jest związana z doradcą/handlowcem, który przyczynił się do jej podpisania. Zgłoszenia i reklamacje Moduł służy do organizacji i wsparcia obsługi zgłoszeń i reklamacji od klienta. W wersji podstawowej rozwiązanie umożliwia rejestrację zgłoszeń i reklamacji w systemie, aktualizację statusów obsługi i raportowanie stanu realizacji. W wersji rozszerzonej dla każdego z typów zgłoszenia modelowany jest proces obsługi zgłoszenia, obejmujący przepływ zadań pomiędzy różnymi jednostkami odpowiedzialnymi za wykonanie poszczególnych kroków oraz monitorowanie terminów realizacji. Poniżej przedstawione są kroki przykładowego procesu obsługi zgłoszenia. Rejestracja zgłoszenia utworzenie zgłoszenia, wybór kontrahenta, którego one dotyczą lub utworzenie nowego, wypełnienie formularza dla zgłoszenia, w tym określenie kategorii zgłoszenia, dodanie załączników do zgłoszenia 8
BOK Wizyta osobista CALL CENTER Zgłoszenia telefoniczne PORTAL KLIENTA Zgłoszenia internetowe KLIENT EMAIL Poczta elektroniczna Zgłoszenia korespondencyjne PROCESOWA REALIZACJA SPRAWY INFORMACJA ZWROTNA ZGŁOSZEŃ I SPRAW KLIENTÓW (np. skanów faksów, treści maila, dokumentów elektronicznych typu DOC, XLS), przekazanie zgłoszenia do osoby dekretującej zgłoszenie. Dekretacja zgłoszenia ustalenie trybu postępowania ze zgłoszeniem, wybór priorytetu zgłoszenia, możliwość zmiany klasyfikacji zgłoszenia, wypełnienie treści dekretacji, ustalenie statusu rozpatrzenia zgłoszenia, możliwość zmiany dekretujących/ realizujących, przekazanie zgłoszenia do realizacji. Przepływ spraw dotyczących obsługi klienta W systemie można wymodelować pakiet procedur elektronicznych, których uruchomienie będzie realizowało elektroniczną obsługę klienta jego zgłoszeń dokonanych różnymi kanałami komunikacji. Podstawowym elementem każdej elektronicznej procedury jest diagram przepływu pracy oraz formularze (ekrany, interfejs użytkownika zawierający pozyskiwane, przetwarzane i dodawane nowe informacje w procesie). Diagram obrazuje zadania, jakie w danym procesie będą realizowane, uczestników tego procesu, terminy zadań, a także warunki zakończenia zadań i warunki sterujące przejściami do poszczególnych zadań. Formularze natomiast obrazują informacje wejściowe, informacje tworzone w trakcie procesu, informacje pozyskiwane interfejsem z pozostałych systemów oraz informacje końcowe. Portal klienta Moduł realizuje kompletne funkcje internetowego biura obsługi klienta. Udostępnia internautom usługi realizowane przez całe rozwiązanie Sygnity. Moduł może funkcjonować jako samodzielny portal korporacyjny albo jako subportal osadzony w istniejącym już portalu. Stanowi uniwersalne okno na świat dla klientów, pracowników i dla gości. Pełna integracja Portalu z wszystkimi modułami rozwiązania umożliwia kontrahentom m.in.: sprawdzenie aktualnego salda rozliczeń, przeglądanie i analizy historii swojego zużycia energii, podgląd wystawionych dokumentów sprzedaży, podgląd własnych dokumentów: umów, aneksów, załączników, możliwość elektronicznej komunikacji, składanie wniosków. 9
SMS / System Pomiarowy Sprzedawcy System stanowi kompletne i samowystarczalne narzędzie w zakresie zapewnienia pomiarów TPA dla sprzedawców. System zapewnia sprzedawcom energii i POB możliwość skutecznego pozyskiwania i zarządzania danymi pomiarowymi przekazywanymi przez OSD. Zadania SMS dedykowany jest dla sprzedawców energii elektrycznej i POB (Podmiotów Odpowiedzialnych za Bilansowanie). System zapewnia skuteczne pozyskiwanie i zarządzanie danymi pomiarowymi przekazywanymi przez OSD, bez względu na system publikacji, format danych oraz zawartość dokumentów. Kompleksowa obsługa danych pomiarowych w systemie SMS opiera się na: automatycznej konfiguracji drzewa bilansowania JG wraz ze strukturą MB przedsiębiorstwa obrotu z wykorzystaniem informacji publikowanych przez OSP w systemie WIRE, automatycznej konfiguracji elementów podrzędnych drzewa bilansowania (klient i PPE) na podstawie danych publikowanych przez OSD oraz weryfikacji dzięki integracji z systemem bilingowym (płatnik, klient, przyłącze), pozyskiwaniu danych ze wszystkich możliwych źródeł i automatycznym informowaniu OSD o ewentualnych brakach, wszechstronnej weryfikacji danych pomiarowo-rozliczeniowych JG i MB przez struktury pośrednie, aż do poziomu punktu poboru energii (PPE), z możliwością automatycznego wersjonowania danych i rozliczeń w cyklach obowiązujących na Rynku Bilansującym. Unikatowe cechy System SMS umożliwia: automatyczne tworzenie struktur dla dowolnej liczby Jednostek Grafikowych pozostających w dyspozycji Uczestnika Rynku Bilansującego oraz podrzędnych elementów hierarchii bilansowania: Miejsca Dostarczania Energii Rynku Bilansującego, Miejsca Dostarczania Energii Rynku Detalicznego, Punkty Dostarczania Energii, Punkt Poboru Energii, weryfikację kompletności i poprawności danych pomiarowych udostępnianych przez OSP i OSD dla dwóch poziomów hierarchii bilansowania JG i MB, porównywanie wartości agregatów danych godzinowych ze zużyciami okresowymi dla poszczególnych Punktów Poboru Energii, przygotowanie i przekazywanie danych rozliczeniowych według definiowalnych priorytetów do systemów zewnętrznych, np. systemu billingowego dla obiektów płatnik, klient, przyłącze. Korzyści poprawa standardów obsługi handlowej rosnącej liczby klientów TPA bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów po stronie sprzedawców energii działających na konkurencyjnym rynku energii, szybkie i niezawodne diagnozowanie ewentualnych braków i błędów dzięki zaawansowanym funkcjom weryfikacji kompletności danych oraz przejrzystym narzędziom wizualizacji stanu importu danych do SMS, automatyczne pozyskanie kompletu danych pomiarowych udostępnianych przez OSD dla klientów TPA, bez względu na system publikacji oraz format publikowanych dokumentów. 10
Funkcje Pozyskiwanie danych pomiarowych Podstawową funkcjonalnością systemu SMS jest import danych udostępnianych przez operatorów pomiarów system współpracuje ze wszystkimi stosowanymi obecnie przez OSD systemami, obsługując wszystkie formaty publikacji danych pomiarowych. SMS jest również przystosowany do współpracy z systemem akwizycji zdalnej Sygnity, więc sprzedawcy energii mogą również uzyskać bezpośredni zdalny dostęp do danych pomiarowych zgromadzonych w licznikach swoich klientów, o ile jest to możliwe ze względów formalnych. Profile standardowe SMS posiada otwartą architekturę umożliwiającą komunikację z modułami ewidencji standardowych profili stosowanych przez poszczególnych OSD, z którymi sprzedawca zawarł generalną umowę dystrybucyjną (GUD). Profile standardowe wykorzystywane są w systemie SMS do konwersji danych długookresowych na wartości godzinowe dla PPE, które nie są wyposażone w urządzenia rejestrujące te wartości. Wersjonowanie danych Zastosowany w systemie mechanizm wersjonowania godzinowych danych pomiarowych i pomiarowo-rozliczeniowych odciąża użytkownika w ręcznym wykonywaniu prac. Wersje są robione automatycznie w oparciu o zdefiniowany harmonogram np. zgodnie z działaniem Rynku Bilansującego w okresie podstawowym i okresach korekty. Konfiguracja System SMS umożliwia automatyczne tworzenie hierarchicznych struktur bilansowania dla dowolnej liczby Jednostek Grafikowych wraz z elementami podrzędnymi (MB, PDE i PPE), które mogą być grupowane również w trybie automatycznym (interfejs z systemem billingowym) lub ręcznym, według kryteriów określonych przez użytkownika. Raporty W systemie SMS dostępne są raporty standardowe: Raport porównawczy danych od OSD i OSP zawiera dane ewidencyjne elementów wchodzących w skład drzewa bilansowania dla zdefiniowanych okresów obowiązywania, umożliwia porównanie danych pomiarowych otrzymanych od operatorów OSP i OSD, Raport kompletności danych pomiarowych zawiera statystyki skuteczności realizacji procesów pozyskiwania danych oraz statusy danych źródłowych lub procentowe współczynniki pewności danych dla wartości zagregowanych, Raport porównawczy poszczególnych wersji danych zawiera szczegółowe zestawienie przedstawiające porównanie wartości pomiarowych i pomiarowo-rozliczeniowych w czasie dla wybranych obiektów. System SMS wyposażony jest również w elastyczny system raportujący, który niesie ze sobą nieograniczone możliwości analizy danych w oparciu o zasoby MS Excel tabele przestawne, prezentacje graficzne, definiowanie formuł etc. OSD System publikacji danych Obsługiwane dokumenty ENEA Operator sp. z o.o. FTP PTPiREE.dat ENERGA-Operator SA platforma DDG.xml, UDPM.xml EnergiaPro SA FTP PTPiREE.dat, *.csv ENION SA FTP PTPiREE.dat PGE Dystrybucja SA Oddział Warszawa-Teren FTP PTPiREE.dat, *.xls PGE Dystrybucja SA Oddział Białystok platforma DDG.csv, UPD.xml PGE Dystrybucja SA Oddział Łódź-Teren FTP PTPiREE.dat PGE Dystrybucja SA Oddział Rzeszów platforma i FTP PTPiREE.dat PGE Dystrybucja SA Oddział Zamość FTP PTPiREE.dat PGE Dystrybucja SA Oddział Lublin platforma DDG.csv, UPD.xml PGE Dystrybucja SA Oddział Łódź-Miasto sftp *.csv PGE Dystrybucja SA Oddział Skarżysko-Kamienna FTP PTPiREE.dat PGE Energetyka SA FTP PTPiREE.dat RWE Stoen-Operator sp. z o.o. platforma PTPiREE.dat Vatenfall Distribution Poland SA FTP Z06.xml, Z13.xml, PTPiREE.dat 11
T3S / System Obsługi Sprzedaży Energii Elektrycznej System zapewnia możliwość osiągnięcia przewagi konkurencyjnej dzięki nowoczesnym produktom energetycznym i możliwości ich efektywnego rozliczania. KLIENCI PRODUKTÓW ENERGETYCZNYCH KLIENCI PRODUKTÓW POWIĄZANYCH Faktury Tradycyjne CENTRA DRUKU efaktury Systemy elektronicznych płatności i EBPP, np. BLIX Samoobsługa przez Internet Operator Systemu Dystrybucyjnego A Zgłoszenia Zmiany Sprzedawcy Dane Pomiarowe BANKI T3S Operator Systemu Dystrybucyjnego N Zgłoszenia Zmiany Sprzedawcy Dane Pomiarowe ERP SPOSOBY PUBLIKACJI FAKTUR I KOMUNIKACJA Z OTOCZENIEM System zapewnia sprzedawcy energii wsparcie pełnego cyklu fakturowania klientów na uwolnionym i zderegulowanym rynku energii. Wykorzystując dotychczasowe doświadczenia z użytkowania systemów z rodziny multizbyt, T3S przenosi obsługę procesu sprzedaży energii elektrycznej w świat nowoczesnej technologii, doskonale wspierającej nowe potrzeby i oczekiwania sprzedawców energii, działających na konkurencyjnym rynku energii. T3S dedykowany jest dla sprzedawcy prowadzącego sprzedaż energii lub usługi kompleksowej. Zapewnia pełną obsługę obszarów rozliczeń, fakturowania, finansów, księgowości, windykacji oraz sprawozdawczości. Rozliczenia oparte są na pomiarach (wielkościach rozliczeniowych) udostępnianych przez różnych OSD. System operuje na uniwersalnym i wspólnym dla wszystkich OSD i sprzedawców obiekcie Punkcie Poboru Energii (PPE). System, dzięki rozbudowanym mechanizmom księgowości i finansów, pełni rolę księgi pomocniczej w przedsiębiorstwie. Interfejsy do systemów klasy ERP oraz systemów bankowych pozwalają sprawnie transferować dane rozliczeniowe. Korzyści T3S przyniesie sprzedawcy energii wymierne korzyści: uzyskanie przewagi konkurencyjnej dzięki możliwości wysoko wydajnej obsługi procesu rozliczania i fakturowania wielu klientów, przy jednoczesnym zachowaniu indywidualnych zasad rozliczania, zdobycie nowych segmentów klientów dzięki możliwości tworzenia i rozliczania nowatorskich produktów, multienergetycznych i kombinowanych, wykraczających poza energetykę, błyskawiczną i pewną komunikację z klientami za pomocą portalu interne- towego, zmniejszenie kosztów dzięki elektronicznym fakturom i płatnościom. T3S zapewni sprzedawcy energii: efektywną obsługę procesów biznesowych sprzedawcy wolnorynkowego, interfejsy do systemu zmiany sprzedawcy oraz systemów pomiarowych OSD, nowoczesną technologię WWW i możliwość dostępu do systemu z dowolnego miejsca, bez konieczności konfiguracji stacji roboczych, personalizację ustawień interfejsu użytkownika (ergonomia). 12
T3S ROZLICZENIA FAKTUROWANIE PORTFEL PRODUKTÓW KSIĘGOWOŚĆ, FINANSE WINDYKACJA CCS System Obsługi Klienta Moduły i funkcje systemu Moduły Rozliczenia i Fakturowanie Moduł umożliwia rozliczenie i fakturowanie sprzedaży energii według cenników lub indywidualnie określonych produktów energetycznych. System umożliwia indywidualne traktowanie klientów w zakresie rozliczania, w szczególności zapewnia: fakturowanie w różnych cyklach rozliczeniowych na podstawie danych o zużyciu uzyskanych od różnych OSD, definiowanie zasad wystawiania faktur częściowych dla pojedynczych odbiorców oraz grup odbiorców, wystawianie faktur prognozowanych i rat planowych, możliwość stosowania upustów i rabatów, możliwość stosowania w notach odsetkowych różnych stóp procentowych i różnych parametrów granicznych wyliczania not, wsparcie procesów zmiany cen, zmiany taryf, zmiany mocy umownych. SPRAWOZDAWCZOŚĆ S3 System Wsparcia Sprzedaży ARCHITEKTURA SYSTEMU T3S SMS System Pomiarowy Sprzedawcy Moduł Portfel produktów Moduł umożliwia wygodne definiowanie taryf, produktów prostych i złożonych, definiowanie cenników, parametryzację rozliczania. Umożliwia odwzorowanie różnych produktów i cenników dla poszczególnych jednostek organizacyjnych, uczestniczących w procesie fakturowania. Moduł Finanse i Księgowość Moduł zapewnia realizację wszystkich czynności księgowych, w tym m.in.: przeksięgowanie należności na inne konta księgowe, wpłat za inne należności na różne konta rozliczeniowe klientów, rozksięgowanie wpłat na konta księgowe właściwe dla poszczególnych elementów składowych faktur, obsługę rejestracji i księgowania wpłat oraz zwrotów z wyciągów bankowych, prowadzenie sald ciągnionych itp. Moduł Windykacja Moduł umożliwia procesową obsługę kroków postępowania windykacyjnego wobec klientów: wystawianie przypomnień i wezwań zapłaty, przygotowanie danych do poleceń na odcięcie dopływu energii i obsługę interfejsu do systemu technicznej obsługi odbiorców. Moduł Sprawozdawczość Moduł umożliwia wszechstronną analizę struktury sprzedaży oraz zużycia energii i jego dynamiki. Zapewnia możliwość sporządzania sprawozdań według różnych układów. Dane mogą być swobodnie eksportowane do Excela, prezentowane w postaci graficznej (również na mapach) oraz definiowane zgodnie z potrzebami użytkowników. Publikacja faktur Faktury w tradycyjnej, papierowej formie mogą być drukowane i kopertowane przez sprzedawcę lub outsourcowane w zewnętrznych centrach druku. Faktury mogą być wystawiane i udostępniane klientom końcowym w postaci elektronicznej bezpośrednio z systemu. System zintegrowany jest również z nowoczesną platformą BILIX klasy EBPP (Electronic Bill Presentment and Payment), umożliwiającą klientom szybkie i wygodne opłacanie faktur. Zasady fakturowania dostosowane są do przepisów Ustawy o rachunkowości, Ustawy o podatku od towarów i usług, Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z uwzględnieniem zmienności tych przepisów w czasie. 13
KB / Baza wiedzy Informacja nie jest wiedzą. Wiedza jest doświadczeniem. Wszystko pozostałe to informacja (Albert Einstein) Ogólnodostępne badania pokazują, że wiedza gromadzona w organizacjach przechowywana jest w około 30% na papierze, w 20% w postaci elektronicznej i aż w 40% w umysłach pracowników. Nowoczesne firmy energetyczne zaczynają rozumieć, że gromadzenie i dzielenie się doświadczeniem i umiejętnościami pracowników pozwala zaoszczędzać pieniądze, zapobiec lub ograniczyć przerwy w pracy oraz zminimalizować utratę pracowników. Moduł KB posiada szereg mechanizmów umożliwiających wdrożenie zarządzania wiedzą korporacyjną zarządzanie dokumentami umożliwia gromadzenie i klasyfikowanie dokumentów, ułatwia ich wyszukiwanie i dostęp do nich, a także rejestrowanie prac wykonywanych na tych dokumentach (np. kontrolowanie ich wersji, śledzenie wprowadzanych zmian itp.); zarządzanie obiegiem pracy wspiera realizację procedur postępowania z dokumentami; baza wiedzy i zawarty w niej mechanizm wydobywania informacji pomaga w gromadzeniu materiałów niezbędnych do tworzenia treści (np. wskazywanie na stosowne przepisy prawne czy podobne zapisy w poprzednio sporządzonych dokumentach); wspomaganie pracy grupowej umożliwia swobodny przepływ i dzielenie się wiedzą; podstawowym celem jest zapewnienie pracownikom dobrej współpracy, która owocuje procesem tworzenia i transferu wiedzy, pozwala też zorganizować pracę zespołu na trzy różne sposoby: po pierwsze czyni dostępnymi zasoby informacyjne firmy dla każdego z członków grupy, po drugie śledzi przebieg pracy tak, że każdy z członków grupy, bez względu na zmianę lokalizacji, pracuje na najnowszej dostępnej wersji projektu, po trzecie stanowi platformę do interaktywnej komunikacji i dyskusji. Gromadzenie i dostęp do wiedzy ma szczególnie duże znaczenie w obszarach, gdzie występuje bezpośredni kontakt z klientem i duża rotacja pracowników, tj. w obszarach sprzedaży usług i obsługi klienta. Z jednej strony system zapewnia kumulację wiedzy, a z drugiej jej szybkie przekazywanie nowym pracownikom. Przykładem wykorzystania bazy wiedzy jest zbiór informacji dotyczących obowiązujących: wzorów umów i pełnomocnictw, treści ofert, materiałów marketingowych, dokumentów niezbędnych dla obszaru handlowego, pomiarowego i rozliczeniowego, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ), katalogu najlepszych praktyk postępowania w określonych przypadkach. 14
Akcyza Ustawa o podatku akcyzowym dla wszystkich podmiotów sprzedających energię elektryczną odbiorcom końcowym oraz zużywających energię (posiadających lub nie koncesję na obrót energią) oznacza w praktyce konieczność prowadzenia pełnej ewidencji przepływów energii elektrycznej dla celów podatkowych. Akcyza służy sprzedawcom energii, OSD, wytwórcom oraz przedsiębiorstwom przemysłowym do gromadzenia i przetwarzania wszystkich danych do celów podatkowych. Aplikacja umożliwia podmiotom wykazanie się bieżącą informacją na temat ilości energii wyprodukowanej, sprzedanej, zakupionej, utraconej, albo zużytej na własne potrzeby. Korzyści prowadzenie ewidencji w sposób ciągły, umożliwiający identyfikację przeprowadzonych operacji, w szczególności związanych z obrotem energią elektryczną, wgląd w ewidencję na każde żądanie właściwego naczelnika urzędu celnego, dokonywanie w sposób trwały i wyraźny wpisów do ewidencji, gromadzenie i przetwarzanie wszelkich niezbędnych informacji wymaganych zapisami ustawy, pozyskiwanych z różnych systemów źródłowych, szybkie przeszukiwanie dużej ilości informacji i uzyskiwanie danych ewidencyjnych, wgląd w treść dokonywanych zapisów i przechowywanie danych w sposób chroniący je przed zatarciem lub zniekształceniem, uniemożliwiający usuwanie dokonywanych zapisów i pozwalający na drukowanie zapisów w porządku chronologicznym. Funkcje ewidencja jest prowadzona w cyklach miesięcznych, po których następuje miesięczne zamknięcie ewidencji i podsumowanie ilości wyprodukowanej, sprzedanej, zakupionej, utraconej albo zużytej na własne potrzeby energii elektrycznej, raporty wykonane dla zamkniętego okresu ewidencyjnego są archiwizowane w postaci nieedytowalnego formatu PDF, bez możliwości ich zmiany, wszelkie zmiany danych odnotowywane są w historii zmian, która zawiera m.in.: datę modyfikacji, identyfikator użytkownika, komentarz (istnieje podgląd historii zmian, zmiany nie mogą być dokonywane po zamknięciu miesiąca ewidencji), wpisy do ewidencji dokonywane są z dokładnością do 0,001 MWh, aplikacja jest dostarczana wraz ze szczegółową instrukcją obsługi. 15
www.sygnity.pl 16