Zmiany w programie VinCent Office v.1.09 1. Zmiany ogólne dotyczące modułów FK i GM. a) Zmiana sposobu wyświetlania danych w tabelach Do wersji 1.08 dane prezentowane w tabelach miały zdefiniowane określone kolumny wyświetlane w stałej kolejności. Aktualnie w wersji 1.09 w każdej wyświetlanej tabeli użytkownik może zdefiniować które kolumny mają być pokazywane, w jakiej kolejności mają być uporządkowane i jakiej mają być szerokości, według której kolumny mają być sortowane prezentowane dane. Przy włączonej opcji zapamiętywania ustawień dla użytkownika wszystkie ustawienia zostaną zapamiętane w pliku konfiguracyjnym danego użytkownika i zastosowane przy ponownym wyświetleniu tabeli Dla przykładu zmodyfikujemy formatkę z wyświetlaną tabelą klientów. 1 Po pierwszym uruchomieniu programu standardowa formatka z wyświetlanymi danymi kontrahentów wygląda mniej więcej tak jak na rysunku powyżej. Załóżmy, że nie chcemy aby widoczna była kolumna Nazwa dodatkowa ponieważ zawsze jest pusta i nie jest nam przydatna. Klikamy na przycisk pokazany strzałką z numerem 1 i otrzymamy listę wyświetlanych kolumn, odznaczamy te kolumny które chcemy ukryć i zatwierdzamy zmiany klawiszem Ok. Od tej pory odznaczone przez nas
kolumny nie będą widoczne. Jeżeli chcemy uwidocznić kolumny które ukryliśmy to ponownie wybieramy przycisk oznaczony strzałką z numerem 1 i zaznaczmy kolumny które wcześniej odznaczyliśmy. Każda tabela po otwarciu formatki jest posortowana wg określonej kolumny. Kolumna ta jest wyróżniona innym kolorem w naszym przypadku dane są posortowane wg numeru kontrahenta. Kolumna ta jest wyróżniona kolorem żółtym. Dane są posortowane w sposób narastający o czym informuje znaczek obok nazwy kolumny. Naciśnięcie nagłówka kolumny spowoduje posortowanie danych po tej kolumnie. Np. jeżeli chcemy zmienić sposób sortowania tak aby dane były ułożone według kolumny Nazwa1 to wystarczy kliknąć na nagłówku tej kolumny i nasze dane zostaną ułożone w innej kolejności. Ponowne kliknięcie tej samej kolumny spowoduje zmianę sortowania z rosnącego na malejący itd. Wyświetlane dane możemy sortować po każdej kolumnie która jest widoczna w tabeli. Kolumna po której sortujemy dane i porządek ułożenia danych (narastający, malejący) również są zapamiętywane w ustawieniach konfiguracyjnych użytkownika. Kolejnym elementem jest zmiana kolejności kolumn i ich szerokości. Załóżmy, że chcemy aby kolumna NIP była zawsze wyświetlana jako pierwsza. Klikamy na tę kolumnę prawym przyciskiem myszy i przeciągamy w lewą stronę aż do momentu kiedy kolumna osiągnie wymagane położenie Szerokość kolumny modyfikujemy poprzez złapanie myszką (lewym przyciskiem) złączenia między kolumnami i rozciągnięcie kolumny do wymaganej szerokości. Kolejnym ważnym elementem formatek wyświetlających tabele jest pole Szukaj, które jest podstawowym narzędziem do przeszukiwania danych w tabeli. Wyszukiwanie danych wpisywanych do tego pola odbywa się zawsze w kolumnie według której są aktualnie posortowane dane. Jeżeli chcemy poszukać klienta o konkretnym numerze NIP to zanim wpiszemy numer nip do pola szukaj musimy ustawić sortowanie danych tak aby były uporządkowane według kolumny NIP.
Do wielu kontrolek (przycisk, pole edycyjne) na formatce są przywiązane skróty klawiszowe (kombinacje klawiszy) które pozwalają na obsługę formatki bez użycia myszki. Przykładowo na naszej formatce mamy następujące skróty klawiszowe: Ins- dodanie nowej kartoteki klienta Del- usunięcie kartoteki klienta Enter- edycja bieżącej kartoteki Ctrl+S przejście do pola wyszukiwania Ctrl+F - włączenie filtru Ctrl+Z wyłączenie filtru Ctrl+A wyszukiwanie ciągu znaków w kilku kolumnach Ctrl+R zmiana grupy wyświetlanych danych (Aktywni, Nieaktywni, Wszyscy) Ctrl+K włączenie opcji kontroli sald (zaznaczenie klientów z zaległościami w płatnościach) Informacje o tym jaki skrót klawiszowy jest przywiązany do kontrolki możemy uzyskać ustawiając kursor myszy na kontrolce. Po chwili pojawi się dymek z informacją dotyczącą wskazywanej kontrolki Podsumowując: W każdej wyświetlanej tabeli możemy: -ukryć kolumny których nie chcemy widzieć na danej formatce, -ustawić dowolną kolumnę według której chcemy sortować dane, -określić sposób sortowania danych (malejący, narastający), -ustawić kolejność wyświetlania i szerokość kolumn Wszystkie te parametry będą zapamiętane indywidualnie w ustawieniach konfiguracyjnych każdego użytkownika 2. Moduł FK a) Nowe opcje programu
W danych podatnika na zakładce dane sterujące możemy ustawić nowe opcje sterujące programem Zapamiętywanie ustawień kontrolek powoduje zapamiętanie wszystkich ustawień o których pisaliśmy w pierwszym punkcie tej instrukcji Nie pokazuj okna księgowań dodatkowych przed zapisem dekretu włączenie tej opcji spowoduje, że przy zapisie dekretu księgowego nie będzie pokazywane okno z rozpisanymi księgowaniami pobocznymi, które w przypadku prostych księgowań pełni funkcje czysto informacyjną. Kolejną zmianą jest możliwość ustawienia własnych kolorów dla formatek wyświetlających tabele Tak jak pokazano wyżej możliwe jest ustawienie koloru nagłówka, tła, oraz koloru kolumny sortowanej. b) Księgowanie syntetyki Do wersji 1.08 księgowanie syntetyki (jeżeli opcja automatycznego księgowania syntetyki była włączona) odbywało się automatycznie równocześnie z księgowaniem na kontach analitycznych. Aktualnie jeżeli mamy wyłączoną opcję automatycznego księgowania syntetyki w opcjach programu na zakładce Banki/Dane sterujące to jest możliwość jednorazowego księgowania na kontach syntetycznych np. na koniec miesiąca (taki system księgowania syntetyki obowiązywał w programie Winbook Office). Musimy wybrać okres za który księgujemy syntetykę oczywiście musi to być okres otwarty, sektor księgowy do którego chcemy zapisać księgowania oraz określić czy chcemy usunąć poprzednie księgowanie syntetyki w tym okresie.
Jeżeli nie zaznaczymy opcji usuwania poprzedniego księgowania syntetyki to zostanie doksięgowana różnica między poprzednim księgowaniem syntetyki a stanem bieżącym. 3 Moduł GM a) Faktury wewnętrzne W wersji 1.09 programu istniej możliwość wystawiania i automatycznego księgowania faktur wewnętrznych. Aby wystawiać takie faktury konieczne jest zdefiniowanie nowego typu faktury. Robimy to w opcjach programu Ustawiamy parametry dla dokumentu jak podano na powyższym rysunku. Najważniejsze jest określenie pola Rodzaj faktury jako Wewnętrzne,gdyż to wartość tego pola określa w jaki sposób będzie księgowany taki dokument w module FK. Zapisujemy ustawienia i już możemy wystawiać dokumenty wewnętrzne. Samo wystawienie dokumentu nie odbiega prawie wcale od wystawienia zwykłej faktury. Jednak ze względu na fakt, że na fakturze wewnętrznej może występować zarówno dostawca jak i nabywca to przy wystawianiu faktury wewnętrznej dostępne są dodatkowe pola w których można określić jaki kontrahent ma być drukowany na dokumencie
Księgowanie faktur wewnętrznych Aby prawidłowo zaksięgować fakturę wewnętrzną powinniśmy wykonać kilka dodatkowych ustawień w programie. -założyć kontrahenta na którego będziemy wystawiać fakturę (tym kontrahentem powinniśmy być my sami, ponieważ faktury wewnętrzne wystawiamy sobie samym), -przypisać założonego kontrahenta do odrębnej grupy klientów (Konta zbiorcze\klienci) i ustalić dla niego odrębne, indywidualne konto zbiorcze, aby nie zaciemniać obrotów na kontach zbiorczych klientów, -ustalić w stawkach podatku należnego konto na które ma się księgować obrót netto faktur wewnętrznych
Przy takich ustawieniach jak podano wyżej w momencie księgowania faktury zostaną wykonane dwa księgowania, pierwsze standardowe księgowanie sprzedaży i drugie które powoduje rozliczenie podatku naliczonego jak zaprezentowana na rysunku poniżej. b) Faktury zaliczki Podobnie jak przy fakturach wewnętrznych dla faktur zaliczkowych definiujemy nowy typ dokumentu sprzedaży Ustawiamy parametry dla dokumentu jak podano na powyższym rysunku. Najważniejsze jest określenie pola
Rodzaj faktury jako Przedpłata, gdyż to wartość tego pola określa w jaki sposób będzie księgowany taki dokument w module FK. Następnie zakładamy w kartotece towary/usługi nową usługę o nazwie np. zaliczka. Ważne jest aby zaliczka była powiązana z odpowiednią grupą podatkową. Tak aby księgowanie zaliczek odbywało się na odpowiednie konto np. Przychody przyszłych okresów. Dlatego musimy w module FK w Tabeli stawek podatkowych podatku należnego zdefiniować nową stawkę lub kilka stawek w zależności od potrzeb i przypisać do nowych stawek konta na których chcemy księgować zaliczki.
Teraz możemy wystawiać faktury zaliczkowe dla klientów Po wydrukowaniu tak przygotowana faktury zostanie zaksięgowana na ustawione wcześniej konta. Przy wystawianiu faktury końcowej dla klienta od którego pobraliśmy zaliczkę/zaliczki będziemy mogli pomniejszyć wartość faktury o pozycje z faktur zaliczkowych Po dodaniu pierwszej pozycji na fakturze pojawi się przycisk pozwalający na przegląd faktur zaliczkowych I dodanie wybranych faktur do aktualnie tworzonej faktury końcowej. Po naciśnięciu tego przycisku otrzymamy formatkę z listą faktur zaliczkowych wystawionych dla kontrahenta dla którego tworzymy fakturę końcową.
Zaznaczmy interesujące nas dokumenty i wybieramy przycisk Wybierz. Pozycje z zaznaczonych dokumentów zostaną przeniesione na tworzoną fakturę z wartością ujemną Całkowita wartość faktury zostanie pomniejszona o wartości zaliczek. Księgowanie faktur zaliczkowych i końcowych. Po wydruku i zaksięgowaniu faktur z powyższego przykłady otrzymamy w FK następujące wpisy.
Pierwsze księgowanie Drugie księgowanie