.~., ~~\;:i (~ :-11', ;\,' 1. J r'i 'l j.j.::\ >- l,3 :').; ',' '::.,- '!\}-;C':;=' 'i::'..i ;::(',_j';';',': i\;:,:'".:;.;.;;,,,,,:.,.::.,.;'.,~ :r;.::,,: S:::.2.:2.. ~ -' - jiiecz~t archh~'umpaństwqweg9-.: -'~~ :.~I:;~~';':;;':~:;:~,~rj\~? ';?3.:7:~7~2S:;,,',-'. -. _ -..,,' ".,..,..". I'~M':'" ~ :.: - : piecz,ć Jed~ostRi'ko~trdlowa~ej Znak spra'wy: OV- 402-87/11 PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu (ul. Stacyjna 10,53-613 Wrocław) PodstawI! prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Uednolity tekst ustawy Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698). I. Informacje wstedne 1. Kontrol~ przeprowadziła w dniu 18 kwietnia 2011 Monika Wojniak - starszy archiwista Archiwum Państwowego we Wrocławiu, nr upoważnienia do kontroli 4, w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej p. Jolanty 'YVilińskiej - kierownika Oddziału Spraw Administracyjno- Gospodarczych oraz p. Alicji Drw~ckiej - specjalisty. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona (data i pełna nazwa aktu prawnego): w 1992 r. na podstawie ustawy z dnia 26 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 100, poz. 442 z późniejszymi zmianami). Obecnie kieruje nią pan Jarosław Kubiak - Dyrektor. Organem nadrz~dnym lub nadzorującym jednostki (nazwa i adres) jest: Ministerstwo Finansów (ul. Świ~tokrzyska 12, 00-916 Warszawa). 3. Statut, regulamin kontrolowanej jednostki (daty i pełne nazwy aktów prawnych): Statut- Zarządzenie nr 2 Ministra Finansów z dnia 13 stycznia 2011 r. w sprawie statutu urz~dów kontroli skarbowej, Regulamin Organizacyjny, wprowadzony zarządzeniem nr 5/ 2011 Dyrektora Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu z dnia 31.03.2011 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu. 4. Zmiany organizacyjne w przeszłości (poprzednie nazwy z podaniem dat granicznych): od 1992 r. Urząd Kontroli Skarbowej we Wrocławiu, w 1999 r. Urząd Kontroli Skarbowej we Wrocławiu objął swoim zasi~giem teren b. województw legnickiego, wałbrzyskiego oraz jeleniogórskiego. Dotychczasowe UKS działające w tych województwach zostały przekształcone w Ośrodki Zamiejscowe UKS we Wrocławiu. Od 1 kwietnia 2011 r. Ośrodki Zamiejscowe zostały komórkami organizacyjnymi Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu. 5. Jednostka kontrolowana nie znajduje sit w stanie likwidacji, upadłości ani przekształcenia. 6. Ostatnią kontrol~ archiwum państwowe przeprowadziło w dniu 11 czerwca 2007. 7. Archiwum zakładowe nie było kontrolowane przez inne instytucje. 8. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne (uzgodnione z Archiwum Państwowym we Wrocławiu): a) instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem nr 50/2007 Dyrektora Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie \-vprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu wraz z Jednolitym Wykazem Akt wraz ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 1/2009 Dyrektora Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu z dnia 16.01.2009 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu wraz z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu. b) jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarządzeniem: jw. c) instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem jw. d) inne normatywy kancelaryjno-archiwalne: brak.
2 II Ustalenia kontroli. 1. Stosowanie przepisów kancelaryjno- archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności jej przekazywania do archiwum zakładowego: W kontrolowanej jednostce stosuje si~ system kancelaryjny bezdziennikowy. Nie wprowadzono w życie Gak planowano) elektronicznego systemu obiegu dokumentacji ISKOS. Pomocniczo stosowane jest skanowanie pism przychodzących, ale jednocześnie przekazywany jest papierowy oryginał pisma. Akta w archiwum zakładowym zostały w wi~kszości właściwie sklasyfikowane oraz zakwalifikowane do kategorii archiwalnych. Dokumentacja spływa z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego regularnie w postaci uporządkowanej oraz na podstawie ewidencji. 2. Zbiór dokumentacji W archiwum jest przechowywana: a) dokumentacja własna: a k t o w a: kategorii A w ilości 12,20 mb z lat 1992-2005 kategorii B w ilości 360,00 mb, z lat 1992-2009 w tym akta kategorii "BE50"- 4 mb z lat 1992-2006 nierozpoznana: brak t e c h n i c z n a: kategorii A w ilości: brak kategorii B w ilości 0,20 mb, z lat 2002-2005 e l e k t r o n i c z n a n a n o ś n i k a c h m a g n e t y c z n y c h o P t Y c z n y c h: brak kar t o g r a f i c z n a: brak a u d i o w i z u a l n a: brak b) dokumentacja odziedziczona po: -Izbie Skarbowej we Wrocławiu: kat. A w ilości: 1, 00 mb z 1991r. kat. B w ilości: brak w tym akta kategorii "BE50"- brak "B-50"- brak -Urz~dzie Kontroli Skarbowej w Poznaniu z siedzibą w Lesznie: kat. A w ilości: brak kat. B w ilości ok. 3, 80mb z lat 1994-1998 w tym akta kategorii "BE50"- brak "B-50"- brak. - Urz'tdzie Kontroli Skarbowej w Kaliszu: kat. A w ilości: brak kat. B w ilości ok. 1, OOmb z lat 1994-1998 w tym akta kategorii "BE50"- brak "B-50"- c) dokumentacja zdeponowana ok. 26 mb akt podatników brak 3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem 404,2 mb, w tym: kategoria A 13,20 mb kategoria B 391,00 mb w tym: "BE50"- 4 mb z lat 1992-2006 "B-50" -12, OOmb z lat 1992-2005 4. Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli określić stan fizyczny zbioru dokumentacji): Stan fizyczny zbioru dobry. \V porównaniu do ustaleń z poprzedniej kontroli zasób powi~kszył si~.
5. Materiały archiwalne podlegające przej~ciu przez archiwum państwowe (podać podstaw~ prawną przej~cia) obejmują: brak. 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, h.tvalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych). W archiwum zakładowym znajduje si~ dokumentacja własna Urzf(du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu (kat. A i B) oraz odziedziedziczona po: Izbie Skarbowej we Wrocławiu (kat. A), Urz~dzie Kontroli Skarbowej w Poznaniu z siedzibą w Lesznie i Urz~dzie Kontroli Skarbowej w Kaliszu (kat. B). Dokumentacja przechowywana w archiwum pochodzi z lat 1991-2007. Materiałv archiwalne: W skład materiałów archiwalnych wchodzi dokumentacja własna UKS we Wrocławiu oraz odziedziczona po b. Izbie Skarbowej we Wrocławiu. Akta kat. A własne przyporządkowano do nastf(pujących komórek organizacyjnych: Ref. Ksi~gowości (sprawozdania, plany- wydatki półroczne, dokumentacja ksi~gowa- sprawozdawczość), Oddz. Programowania Kontroli, Ref. Organizacyjnego i Kadr (zarządzenia dyrektora UKS, narady pracownicze, współpraca z organizacjami społecznymi, ministerstwami, urz~darni centralnymi, plany zatrudnienia i wynagrodzenia, wynagrodzenia, środek specjalny), Samodzielnego stanowisko pracy ds. ksif(gowości (plany dochodów i wydatków budżetowych, plany środków specjalnych, dokumentacja ksi~gowa- sprawozdawczość), Oddz. Planowania, Przygotowania Kontroli, Sprawozdawczości i Informatyki (kontrole zewn~trzne, sprawozdania, informacje dla prasy, radia i telewizji, wycinki prasowe, organizacja szkoleń, interpretacja przepisów prawnych, opracowania i analizy własne), Sprawozdawczości i Informatyki, Oddz. Programowania Kontroli (sprawozdania własne, współpraca z ministerstwami i urzf(dami centralnymi), Oddz. Administracyjno- Gospodarczego (przepisy kancelaryjne), Ref. Kadr, Szkolenia Zawodowego i Spraw Socjalnych (zmiany wynagrodzeń). Spośród dokumentacji odziedziczonej po b. Izbie Skarbowej we Wrocławiu do kat. A przekwalifikowano ok. 1, 00 mb akt kat. B, wytypowanychjako materiał przykładowy. Są to również akta kontroli. Ponadto wśród materiałów archiwalnych znajdują akta spraw przekwalifikowanych do kat. A w wyniku ekspertyzy archiwalnej. Nie zostały one zewidencjonowane na spisach zdawczoodbiorczych akt kat. A ani uporządkowane zgodnie z zasadami obowiązującymi dla akt kat. A. Przedmiotowa dokumentacja - z wyjątkiem wspomnianych wyżej akt przekwalifikowanych w wyniku ekspertyzy archiwalnej - została w wi~kszości uporządkowana zgodnie z przepisami archiwalnymi, nie poprawiono jednak nadal niedociągni~ć wskazanych podczas ostatniej kontroli Archiwum Pańsnvowego. CZf(Śćz zastosowanych tytułów wymaga rozszerzenia, np. zmiany wymaga tytuł "Dokumentacja ksif(gowa- sprawozdawczość", w przypadku którego należy sprecyzować o jakiego rodzaju sprawozdania chodzi oraz określić za jakie okresy sprawozdania sporządzono. Podobnie zmiany wymagają tytuły "sprawozdania zbiorcze", "kontrole zewnf(trzne", "pisma skierowane do urzf(du". Dokumentacja niearchiwalna Akta kat. B- własne przyporządkowano do nast~pujących komórek organizacyjnych Urzf(du: Ref. Ksi~gowości, Oddz. Administracyjno-Gospodarczego, Wydziału Kontroli Dewizowej, Wydziału Kontroli Budżetowej, Ochrony Mienia, Dewiz i Cen, Oddz. Dochodzeń Karnych Skarbowych, Oddz. Planowania i Przygotowania Kontroli, Ref. Organizacyjnegó i Kadr, Wydziału Szczególnego Nadzoru Podatkowego, Oddz. Administracyjno- Gospodarczego, Wydziału Kontroli Podatkowej Osób Prawnych, Oddz. Kontroli Celnej, Wydziału Kontroli Podatkowej Osób Fizycznych, Ref. Kadr, Szkolenia i Spraw Socjalnych, Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych, Ref. Kontroli Wewn~trznej, Oddz. Postf(powań Przygotowawczych, Oddz. Kontroli Obrotu Towarowego poszczególnych Zagranicą, Oddz. Planowania, Przygot. Kontroli i Informatyki, Przeważająca wif(kszość akt kat. B to akta kontroli. Poza tym w archiwum znajduje sif( dokumentacja ksif(gowa (m.in. dowody wpłat, raporty kasowe, dowody ksif(gowe), dokumentacja płac (m in. listy płac, angaże pracowników), deklaracje ZUS, dokumentacja szkoleń wewnf(trznych, dokumentacja techniczna obiektów własnych. Na podstawie ewidencji oraz wyrywkowej kontroli akt stwierdzono, że akta zostały uporządkowane prawidłowo oraz opatrzone prawidłowymi podwójnymi sygnaturami.
4 Dokumentacja odziedziczona po b. Urz~dzie Kontroli Skarbowej w Poznaniu z siedzibą w Lesznie i b. Urz~dzie Kontroli Skarbowej w Kaliszu obejmuje akta kontroli, spraw karnych skarbowych, wykonywania szczególnego nadzoru podatkowego. Powyższe akta zostały odpowiednio uporządkowane tj. przeszyte i opisane - poza cz~ścią akt kontroli, która znajduje si~ nadal w segregatorach. Ponadto w archiwum znajdują si~ akta osobowe b. pracowników, które podzielono na akta UKS we Wrocławiu oraz Ośrodków Zamiejscowych. Akta poszczególnych osób znajdują si~ w opisanych kopertach, nie zostały jednalc uporządkowane zgodnie z zasadami obowiązującymi dla akt kat. A. Przedmiotowe akta ewidencjonuje si~ w skorowidzu alfabetyczno- numerycznym. W archiwum przechowywana jest również ok. 26 mb akt, które stanowią własność kontrolowanych podatników - zostały one zgromadzone w trakcie post~powania kontrolnego i nie odebrano ich po zakończeniu post~powania. 7. Dokumentacja w archiwum zakładowym nie była porządkowana przez osoby lub spółki z zewnątrz. 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi nasttpujące środki ewidencyjne: a) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - tak, b) spisy zdawczo-odbiorcze - tak, w podziale na kat. A i kat. B - tak, c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego - nie, d) spisy brakowanej dokumentacji nie archiwalnej- talc, e) ewidencj~ wypożyczeń- tak (karty udost~pniania akt, karty zast~pcze), f) inne środki ewidencyjne: skorowidz do akt osobowych. 9. Ocena prowadzenia ewidencji: Ewidencja w postaci spisów zdawczo-odbiorczych, oddzielnych dla akt kat. A i B oraz wykazów spisów, oddzielnych dla ald A i B. Akta wypożycza si~ na podstawie kart udost~pnienia akt. W spisach zdawczo-odbiorczych zaznaczono miej sce przechowywania akt...~~~_~korygowano olcazjonalnego ewidepcjon?::vania_ pod jedną pozycją sijisy wi~cej niż jednej pozycji. Stosunkowo cz~sto akta kat. A ewidencjonowane są na kilku spisadi (każdy spis zawiera 1 lub 2 pozycj e) - mimo tego, że akta pochodzą z jednej komórki organizacyjnej i są przekazywane w tym samym dniu; ma to niekorzystny wpływ na przejrzystość ewidencji archiwalnej. Ewidencja jest aktualizowana i uzupełnianakompletna ewidencja istnieje dla dokumentacji do 2007 L, spisy zdawczo-odbiorcze akt z lat późniejszych nie zostały jeszcze zweryfikowane i zarejestrowane w wykazie wpisów. Trwają przygotowania do wprowadzenia Intranetowego Systemu Archiwizacji. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego: brak. 11. Udosttpnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udosttpnianych akt): Bez zastrzeżeń. Akta wypożyczane są na podstawie kart udost~pniania akt. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa si~ nieregularnie, za zezwoleniem archiwum państwowego, ostatnio w 2010 L Jednostka kontrolowana nie ma zezwolenia generalnego na brakowarne. 13. Materiały archiwalne nie były dotychczas przekazywane do Archiwum Państwowego. 14. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest p. Alicja Drw~cka, zatrudniona na pełnym etacie jako specjalista (archiwum w zakresie obowiązków), posiadająca wykształcenie średnie oraz ukończony kurs archiwalny stopnia pierwszego. 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są dobre. 16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami): Archiwum zakładowe zlokalizowano w trzech pomieszczeniach piwnicznych, których łączna po- 'wierzchnia wynosi ok. 90,00 m 2 Poszczególne pomieszczenia zostały właściwie zabezpieczone przed pożarem właściwe (gaśnice proszkowe, odpowiednio aktualizowane) oraz przed włamaniem właściwe (system antywłamaniowy, całodobowa ochrona budynku, kraty w oknach, drzwi antywłamaniowe w pomieszczeniu 011; drzwi archiwum są plombowane po zakończeniu pracy. Ponadto Urząd jest nadzorowany całodobowo przez strażników). Oświetlenie naturalne- słabe i sztucznedobre. Archiwum zakładowe wyposażono w regały kompaktowe, odpowiednio oznalcowane. Wydzielono miejsce pracy archiwisty. Brak termometru i higrometru. Oprócz zasobu archiwalnego w pomieszczeniu archiwum przechowywane są Dzienniki U staw.
5 17. Inne ustalenia kontroli (m. in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie): brak 'Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe: zalecenia w wi~kszości wykonano. III Zalecenia wvnikajace z ustaleń bieżacej kontroli zostana przekazane odrebnvm pismem. Protokół podpisali: UJ ~'/'/\ /,\:.,--,/ 1 " - archiwista zakładowy przeprowadzający kontrol~ Protokół sporządzono w 2 egz. egz. nr l - jednostka kontrolowana egz. nr 2 - Archiwum Państwowe we Wrocławiu
-. -'...-. ",".' -.. -" '... - '.~' -'!' -.Z... '-.'- -'. "..,.., '-' ' '.:"'~"".....~ : ~..','" -, -.,._.- : piecz"~ćjednostld' kbnirolowariej.~ C PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu (ul. Ogrodowa 15, 58-306 Wałbrzych) Podstaw(( prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Uednolity tekst ustawy Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698). 1. Informacie wstepne 1. Kontrol~ przeprowadził w dniu 5 maja 2011 r. Monika Wojniak - starszy archiwista Archiwum Państwowego we Wrocławiu, nr upoważnienia do kontroli 4, w obecności przedstawicielajednostki kontrolowanej p. Violetty W~grzyn- specjalisty. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona (data i pełna nazwa aktu prawnego): w 1992 r. na podstawie ustawy z dnia 26 września 1991 r. o kontroli skarbowej ( Dz. U. Nr 100, poz. 442 z późniejszymi zmianami). Obecnie kieruje nią (imitt i nazwisko z określeniem pełnej nazwy zajmowanego stanowiska): Obecnie kieruj e nią pan Jarosław Kubiak - Dyrektor. UKS we Wrocławiu z siedzibą w Wałbrzychu kieruje p. Violetta Biedermann - Naczelnik Wydziału kontroli Skarbowej Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu Organem nadrz~dnym lub nadzorującym jednostki (nazwa i adres) jest: Ministerstwo Finansów (ul. Świ~tokrzyska 12, 00-916 Warszawa). Statut, regulamin kontrolowanej jednostki (daty i pełne nazwy aktów prawnych): Statut- Zarządzenie nr 2 Ministra Finansów z dnia 13 stycznia 2011 r. w sprawie statutu urztdów kontroli skarbowej, Regulamin Organizacyjny, wprowadzony zarządzeniem nr 5/ 2011 Dyrektora Vrz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu z dnia 31.03.2011 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Vrztdu Kontroli Skarbowej we Wrocławiu. 3. Zmiany organizacyjne w przeszłości (poprzednie nazwy z podaniem dat granicznych): wiatach 1992-1998 Urząd Kontroli Skarbowej w Wałbrzychu, od 1999r. Urząd Kontroli Skarbowej we Wrocławiu Ośrodek Zamiejscowy w Wałbrzychu, od 2009 r. Ośrodek Zamiejscowy w Jeleniej Górze z siedzibą w Wałbrzychu, Od 1 kwietnia 2011 r. Ośrodek Zamiejscowy stał si~ komórką organizacyjną Urz'tdu Kontroli Skarbowej we Wrocławiu 4. Jednostka kontrolowana nie znajduje si~ w stanie lik"widacji, upadłości ani przekształcenia. 5. Ostatnią kontrol~ archiwum państwowe przeprowadziło w dniu 18 maja 2007 r.. 6. Archiwum zakładowe nie było kontrolowane przez inne instytucje. 7. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne (uzgodnione z Archiwum Państwowym we Wroclawiu). 8. a) instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem nr 50/2007 Dyrektora Vrz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Vrz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu wraz z Jednolitym Wykazem Akt wraz ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 112009 Dyrektora Vrztdu Kontroli Skarbowej we Wrocławiu z dnia 16.01.2009 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Vrz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu wraz z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum Vrz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu. b)jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarządzeniem: jw. c) instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem jw.
9. inne normaty\vy kancelaryjno-archiwalne: brak. 2 II. Ustalenia kontroli. 1. Stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności jej przekazywania do archiwum zakładowego: W kontrolowanej jednostce znajduje zastosowanie system kancelaryjny bezdziennikowy z wykorzystaniem dziennika korespondencyjnego w roli pomocniczej. Nie wprowadzono w życie Gak planowano) elektronicznego systemu obiegu dokumentacji ISKOS Dokumentacja znajdująca si~ w archiwum została właściwie zakwalifikowana do kategorii archiwalnych oraz w wi~kszościodpowiednio sklasyfikowana do symboli z wykazu akt. Komórki organizacyjne przekazują akta spraw zamkni~tych w postaci uporządkowanej w miar~ regularnie oraz całymi kompletami. 2. Zbiór dokumentacji W archiwum jest przechowywana: a) dokumentacja własna: - a k t o w a: kategorii A w ilości: 0,3 Omb z lat 1999-2007 kategorii B w ilości 145 mb, z lat 1992-2011 w tym akta kategorii "BE50"- brak nierozpoznana: brllic - techni c z n a: brak - e l e k t r o n i c z n a: brak - kar t o g r a f i c z n a: brak - a u d i o w i z u a l n a: brak - dokumentacia odziedziczona po: - Izbie Skarbowej w Wałbrzychu: kat. A w ilości ok. 1,40 mb z lat 1989-1991 kat. B w ilości: brak w tym akta kategorii "BE50"- brak, "B-50"- brak - Urztdzie Kontroli Skarbowej w Wałbrzychu: kat. A w ilości ok. 3,3 mb z lat 1992-1998 kat. B uj~te łącznie z dokumentacją własną w punkcie a) w tym akta kategorii "BE50"- brak, b) dokumentacja zdeponowana: brak 3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem 150, OOmb, w tym: kategoria A 5, 00 mb kategoria B 14S,OOmb w tym: - kategoria "BESO"- brak 4. Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli określić stan fizyczny zbioru dokumentacji). W porównaniu z ustaleniami z poprzedniej kontroli zasób nieznacznie si~ zwi~kszył, mimo przeprowadzonego brakowania akt. Stan fizyczny akt dobry. 5. Materiały archiwalne podlegające przej~ciu przez archivl1.liij.państwowe (podać podstaw~ prawną przej~cia): ok. 1,6 mb dokumentacji kat. A odziedziczonej po Urztdzie Kontroli Skarbowej w Wałbrzychu. Podstawą przej~cia 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r., w sprawie post~powania z dokumentacją, zasad klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów pań-
3 stwowych (DZ. U. m 167, poz.1375) oraz art. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698). 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, k'walifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych). Na zasób archiwum zakładowego sld ada si~ dokumentacja własna Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu Ośrodka Zamiejscowego w Wałbrzychu oraz odziedziczona po b. Izbie Skarbowej w Wałbrzychu oraz b. Urz~dzie Kontroli Skarbowej w Wałbrzychu. Dokumentacja znajdująca si~ w archiwum pochodzi z lat 1989-2011. Materiały archiwalne wytworzone przez Izb~ Skarbową w Wałbrzychu to dokumentacja kontrolna. Ich uporządkowanie wymaga korekty - wyłączenia elementów metalowych, korekty opisu i wymiany okładek. Materiały archiwalne b. UKS w Wałbrzychu (97 j. a. z lat 1992-1998) zostały przygotowane do przekazania do Archiwum Państwowego we Wrocławiu Oddział w Kamieńcu Ząbkowickim. Na podstawie tej ewidencji i wyrywkowej kontroli jednostek aktowych stwierdzono jednak, że ich uporządkowanie wymaga korekty zarówno w zakresie ewidencji, jak i uporządkowania poszczególnych jednostek. W szczególności należy poprawić zbyt ogólnikowe tytuły w rodzaju "sprawozdawczość i statystyka", podawać daty skrajne zgodnie z obowiązuj ącymi zasadami. Materiały archiwalne własne zostały przyporządkowane do nast~pujących komórek organizacyjnych: Oddziału Ogólnego, Referatu Programowania Kontroli, Referatu Analiz i Planowania, Wicedyrektora. Akta zostały zasadniczo uporządkowane prawidłowo, należy jednak zmienić tytuły sprawozdań - tytuły "sprawozdania Ośrodków Zamiejscowych" należy zmienić na "sprawozdanie Ośrodka Zamiejscowego Wałbrzych", oraz sprecyzować rodzaj sprawozdania, oraz za jaki rok je sporządzono. podobnie w tytułach planów należy dokonać rozróżnienia mi~dzy datą w tytule a datami skrajnymi dokumentacji zawartej w teczce. Akta kat. B pochodzą z nast~pujących komórek organizacyjnych: III Sekcji ds. Kancelaryjnych, VIII Wydziału Kontroli Podatkowej, IV Wydziału Kontroli Środków Publicznych, III Sekcji Spraw Administracyjno-Gospodarczych, VII Wydziału Kontroli Podatkowej, I Wydziału Kontroli Podatkowej, Oddziału Ogólnego, Wydziału Kontroli Podatkowej -Osób Pravroych, II Wydziału Kontroli Podatkowej, Sekcji ds. Ogólnych, Referatu Analiz i Planowania, Wicedyrektora, Referatu Programowania Kontroli, Wydziału Osób Fizycznych, Wydziału Kontroli Środków publicznych. Na podstawie ewidencji oraz wyrywkowej kontroli akt stwierdzono, że dokumentacj~ właściwie zakwalifikowano, uporządkowano oraz opatrzono podwójnymi sygnaturami. W archiwum jest przechowywane ok. 1mb. dokumentacji zastrzeżonej do ekspertyzy archiwalnej. 7. Dokumentacja przechowywana w arclllwum zakładowym nie była porządkowana przez osoby ani spółki zajmujące sit działalnością archiwalną 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi nasttpujące środki ewidencyjne: a) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - tak, b) spisy zdawczo-odbiorcze - tak, w podziale na kat. A i kat. B - tak, c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego - tak (dla dokumentacji przygotowywanej do przekazania do Archiwum Państwowego), d) spisy brakowanej dokumentacji nie archiwalnej - tak, e) ewidencj a wypożyczeń - tak, f) inne środki ewidencyjne: brak.
4 9. Ocena prowadzenia ewidencji: Ewidencja w postaci spisów zdawczo-odbiorczych oraz wykazu spisów. W spisach zdawczoodbiorczych odnotowuje si~ miejsce przechowywania akt. Zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi poprawiono błąd polegaj ący na ewidencj onowaniu pod jedną pozycj ą spisu zdawczoodbiorczego kilku teczek. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego: brak. 11. Udosttpnianie akt (terminowość Z"tyrotów akt, stan fizyczny udost~pnianych akt): w miejsce wypożyczanych akt wkłada si~ karty zast~pcze. Dokumentacjajest zwracana do archiwum zakładowego terminowo, w dobrym stanie fizycznym. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa si~ nieregularnie, za zez"tvoleniem archiwum państwowego, ostatnio w 2009 r. Jednostka kontrolowana ma nie ma zez"tvoleniageneralnego na brakowanie. 13. Materiały archiwalne nie były dotychczas przekazywane do Archiwum Państwowego. 14. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest p. Violetta W~grzyn, zatrudniona na pełnym etacie jako specjalista (archiwum w zakresie obowiązków), posiadająca wykształcenie średnie oraz ukończony w 2007 r. kurs archiwalny stopnia drugiego. 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są bardzo dobre. 16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami): archiwum zakładowe zajmuje pomieszczenie o pow. 20,00 m 2 znajdujące si~ na parterze, które wyposażono w regały kompaktowe, które zostały odpowiednio opisane. Wydzielono miejsce pracy archiwisty. Zabezpieczenie przed pożarem właściwe- gaśnica proszkowa, aktualizowana oraz dwie czujlci ppoż.; zabezpieczenie przed włamaniem właściwe- drzwi antywłamaniowe. Oświetlenie naturalne oraz sztuczne-dobre. Brak higrometru i termometru. 17. Inne ustalenia kontroli (m. in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie): brak 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe: Zalecenia pokontrolne w wi~kszości wykonano. III. Zalecenia wvnika' ace z ustaleń bieżacei kontroli zostana rzekazane odrebnvm 1- smem. przeprowadzający kontroi~ Protokół sporządzono w 3egz. egz. nr l - jednostka kontrolowana egz. nr 2 - AP we Wrocławiu
egz. nr 3- UKS we Wrocławiu 5
. I... := ":... p~~z<i6!u-~h;,)łijrii' p~ństwow~go'"c rr; c;(3 '<:; 2 ~.~ :7. 071 323-81-0 l, CTl-323~g3-95 ",,-,;') '"',' l'",... ';"'\.,,...~ 1- -=..,....,...,... Znak spr'awy=ov~ 402.:.'S9/tI. -w';": _ -- :.~...';'...:...'....-..; ;...:..;--. ~..;.. ;':...:'.. ::..:. ::'.~ pie"cz~ćjednostki kontrolowanej PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOvVEGO Urz (du Kontroli Skarbowej we vvrocławiu (ul. Okopowa 6,58-500 Jelenia Góra) PodstawI; prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 2 l ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Uednolity tekst ustawy Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698). 1. Informacje wstepne 1. Kontrol~ przeprowadziła w dniu 6 maja 2011 r. Monika Wojniak - starszy archiwista Archiwum Państwowego we Wrocławiu, nr upoważnienia do kontroli 4, w obecności przedstawicielajednostki kontrolowanej p. Wiesławy Cybuli- specjalisty. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona (data i pełna nazwa aktu prawnego): w 1992 r. na podstawie ustawy z dnia 26 września 1991 r. o kontroli skarbowej ( Dz. U. Nr 100, poz. 442 z późniejszymi zmianami). Obecnie kieruje nią (imi~ i nazwisko z określeniem pełnej nazwy zajmowanego stanowiska): Obecnie kieruje nią pan Jarosław Kubiak - Dyrektor. UKS we Wrocławiu z siedzibą w Jeleniej Górze kieruje p. Beata Klimowicz-Kmieć - wicedyrektor Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu Organem nadrz~dnym lub nadzorującym jednostki (nazwa i adres) jest: Ministerstwo Finansów (ul. Świ~tokrzyska 12, 00-916 Warszawa). Statut, regulamin kontrolowanej jednostki (daty i pełne nazwy aktów prawnych): Statut- Zarządzenie nr 2 Ministra Finansów z dnia 13 stycznia 2011 r. w sprawie statutu urz~dów kontroli skarbowej, Regulamin Organizacyjny, wprowadzony zarządzeniem nr 5/ 2011 Dyrektora Urztdu Kontroli Skarbowej we "Vrocławiu z dnia 31.03.2011 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu. 3. Zmiany organizacyjne w przeszłości (poprzednie nazwy z podaniem dat granicznych): w latach 1992-1998 Urząd Kontroli Skarbowej w Jeleniej Górze, od 1999 r. Urząd Kontroli Skarbowej we Wrocławiu Ośrodek Zamiejscowy w Jeleniej Górze, Od 1 kwietnia 2011 r. Osrodek Zamiejscowy stał si~ komórką organizacyjną Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu 4. Jednostka kontrolowana nie znajduje si~ w stanie lih.nridacji, upadłości ani przekształcenia. 5. Ostatnią kontrol~ archiwum państwowe przeprowadziło w dniu 25 maja 2007 r.. 6. Archiwum zakładowe nie było kontrolowane przez inne instytucje. 7. "V jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne (uzgodnione z Archiwum Państwowym we Wrocławiu). 8. instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem nr 50/2007 Dyrektora Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Urztdu Kontroli Skarbowej we Wrocławiu wraz z Jednolitym Wykazem Akt wraz ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 1/2009 Dyrektora Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu z dnia 16.01.2009 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu wraz z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu. 9. jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarządzeniem: jw. 10. instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem jw. 11. inne normatywy kancelaryjno-archiwalne: brak.
2 a). II. Ustalenia kontroli. l. Stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i h. walifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności jej przekazywania do archiwum zakładowego: W kontrolowanej jednostce znajduje zastosowanie system kancelaryjny bezdziennikowy z wykorzystaniem dziennika korespondencyjnego w roli pomocniczej. Nie wprowadzono w życie (jak planowano) elektronicznego systemu obiegu dokumentacji ISKOS Dokumentacja znajdująca si(( w archiwum została właściwie zakwalifikowana do kategorii archiwalnych oraz w wi((kszości odpowiednio sklasyfikowana do symboli z wykazu akt. Komórki organizacyjne przekazują akta spraw zarnlall((tych w postaci uporządkowanej w miar(( regularnie oraz całymi kompletami. 2. Zbiór dokumentacji W archiwum jest przechowywana: a) dokumentacja własna: - a k t o w a: kategorii A w ilości: 0,40 mb z lat 1999-2007 kategorii B w ilości 192 mb, z lat 1992-2011 w tym akta kategorii "BE50"- brak nierozpoznana: brak - techni c z n a: brak - e l e k t r o n i c z n a: brak - kar t o g r a f i c z n a: brak - a u d i o w i z u a l n a: brak - dokumentacja odziedziczona po: _ Urztdzie Kontroli Skarbowej w Jeleniej Górze: kat. A w ilości ok. 5,65 mb z lat 1989-1991 (w tym 4,5 mb akt kat. A nieuporządkowanychprzekwalifikowanych w trakcie rozpatrywania wniosku brakowania) kat. B - uj((ta łącznie z dokumentacją własną w tym akta kategorii "BE50"- brak, "B-50"- brak b) dokumentacja zdeponowana: brak 3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem 198,05 mb, w tym: kategoria A 6,05 mb kategoria B 192 mb w tym: - kategoria "BE50"- brak 4. Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli określić stan fizyczny zbioru dokumentacji). W porównaniu z ustaleniami z poprzedniej kontroli zasób nieznacznie si(( zwi((kszył, mimo przeprowadzonego brakowania akt Stan fizyczny akt dobry. 5. Materiały archiwalne podlegające przej((ciu przez archiwum państwowe (podać podstaw(( prawną przej((cia): ok. 5,65 mb dokumentacji kat. A odziedziczonej po Urztdzie Kontroli Skarbowej w Jeleniej Górze. Podstawą przej((cia jest 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 L, W sprawie post((powania z dokumentacją, zasad klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych /Dz. U. nr 167, poz. 1375! oraz art. 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 L o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (jednolity tekst ustawy Dz. U. z 2011 L Nr 123, poz. 698)).
3 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, ln-valifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych). Na zasób archiwum zakładowego składa si~ dokumentacja własna Urz~du Kontroli Skarbowej we Wrocławiu Ośrodka Zamiejscowego w Jeleniej Górze oraz odziedziczona po b. Urz~dzie Kontroli Skarbowej w Jeleniej Górze. Dokumentacja znajdująca si~ w archiwum pochodzi z lat 1989-20 II. Materiały archiwalne b. UKS w Jeleniej Górze zostały zewidencjonowane na spisie zdawczo-odbiorczym materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego. Na podstawie wyrywkowej kontroli jednostek archiwalnych stwierdzono, że zostały uporządkowane zasadniczo poprawnie, konieczna jest jednak przeprowadzenie szczegółowej lustracji materiałów archiwalnych przed przekazaniem do Archiwum Państwowego. Akta kat. A własne przyporządkowano do nast~pujących komórek organizacyjnych Urz~du: Zespołu Szczególnego Nadzoru Podatkowego, Oddziału Ogólnego, Referatu Programowania Kontroli, Referatu Analiz i Planowania, Zespołu Programowania Kontroli, Zespołu Kontroli Dewizowej, Zespół Kontroli Podatkowej Osób Fizycznych, Stanowiska ds. Dochodzeń. Stwierdzono pewne nieprawidłowości w uporządkowaniu przedmiotowych akt: w przypadku planów i sprawozdań cz~sto nie dokonano niekiedy rozróżnienia mi~dzy określeniem okresu planowanego/sprawozdawczego w tytule a datami skrajnymi dokumentacji w teczce, zdarzają si~ tytuły wprowadzające w błąd - np. 21/1 - Roczne sprawozdania środków Zamiejscowych zawierające roczne sprawozdanie Ośrodka Zamiejscowego w Jeleniej Górze. Zasadniczo akta uporządkowano jednak prawidłowo - z zastrzeżeniem, że informacje o liczbie stron podano nietypowo na wewn~trznej stronie okładki. Akta kat. B pochodzą z nast~pujących komórek organizacyjnych Urz~du: Wydziału Kontroli Podatkowej, I Sekcji Post~powań Przygotowawczych, I Sekcji ds. Kancelaryjno- Sekretarskich, Referatu Analiz i Planowania, III Wydziału Kontroli Podatkowej, Wydział Kontroli Środków Publicznych, Oddziału Ogólnego. Na podstawie ewidencji oraz wyrywkowej kontroli akt stwierdzono, że akta zostały uporządkowane prawidłowo - przeszyte, opisane i opatrzone prawidłowymi podwójnymi sygnaturami archiwalnymi. Pewne zaburzenia w kolejności sygnatur stwierdzono w przypadku spisu nr 189. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym nie była porządkowana przez osoby ani spółki zajmujące si~ działalnością archiwalną 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi nast~pujące środki ewidencyjne: a) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - tak, b) spisy zdawczo-odbiorcze - tak, w podziale na kat. A i kat. B - tak, c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego - tak (dla dokumentacji przygotowywanej do przekazania do Archiwum Państwowego), d) spisy brakowanej dokumentacji nie archiwalnej - tak, e) ewidencja wypożyczeń - tak (rejestr i karty udost~pniana) f) inne środki ewidencyjne: brak. 9. Ocena prowadzenia ewidencji: Ewidencja w postaci spisów zdawczo-odbiorczych oraz wykazu spisów. W spisach zdawczoodbiorczych odnotowuje si~ miejsce przechowywania akt. Zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi poprawiono błąd polegający na ewidencjonowaniu podjednąpozycją spisu zdawczoodbiorczego kilku teczek. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokałem archiwum zakładowego: brak. 11. Udost~pnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udost~pnianych akt): w miejsce wypożyczanych akt wkłada si~ karty zast~pcze. Dokumentacja jest zwracana do archiwum zakładowego terminowo, w dobrym stanie fizycznym.
4 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa si~ nieregularnie, za zezwoleniem archiwum państwowego, ostatnio w 2009 r. Jednostka kontrolowana ma nie ma zezwolenia generalnego na brakowanie. 13..l\tlateriały archiwalne nie były dotychczas przekazywane do Archiwum Państwowego. 14. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest p. Wiesława Cybula zatrudniona na pełnym etacie jako specjalista (archiwum w zakresie obowiązków), posiadająca wykształcenie średnie oraz ukończony w 20 lor. kurs archiwalny stopnia pierwszego. 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są bardzo dobre. 16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami): archiwum zakładowe zajmuje 3 pomieszczenia w piwnicy o łącznej powierzchni. 92,5 m 2 (w tym pomieszczenie archiwisty 12,5 m 2 ). Wyposażenie stanowią regały kompaktowe, odpowiednio opisane. Wydzielono miejsce pracy archiwisty. Zabezpieczenie przed pożarem właściwe - gaśnica proszkowa, aktualizowana oraz dwie czujki ppoż.; zabezpieczenie przed włamaniem właściwe - drzwi metalowe, plombowane po zakończeniu pracy. Oświetlenie naturalne słabe oraz sztuczne-dobre. 17. Inne ustalenia kontroli (m. in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie): brak 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe: zalecenia zostały wykonane. ITI. Zalecenia wvnikaiace z ustaleń bieżacej kontroli zostana przekazane odrebnvm PIsmem. Protokół podpisali: Protokół sporządzono w 4 egz. egz. nr 1 - jednostka kontrolowana egz. nr 2 - AP we Wrocławiu egz. nr 3- UKS we Wrocławiu