ZATWIERDZAM: WZÓR INSTRUKCJA. o organizacji i zakresie działania Składnicy Akt. Warszawa

Transkrypt

1 ZATWIERDZAM: WZÓR INSTRUKCJA o organizacji i zakresie działania Składnicy Akt Warszawa

2 2 Wykaz rozdziałów instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt. Strona Rozdział I Postanowienia ogólne 3 Rozdział II Oznaczenie dokumentacji niearchiwalnej 3 Rozdział III Personel składnicy akt 4 Rozdział IV Lokal składnicy akt i jego zabezpieczenie 4 Rozdział V Przejmowanie akt przez składnicę akt 5 Rozdział VI Przechowywanie i ewidencja akt w składnicach akt 6 Rozdział VII Korzystanie z dokumentacji w składnicy akt 7 Rozdział VIII Wydzielanie dokumentacji 8 Rozdział IX Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia 9 Rozdział X Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki lub jednostki organizacyjnej 10 Rozdział XI Postanowienia końcowe 11 Załączniki Zał. Nr 1 Spis zdawczo odbiorczy 12 Zał. Nr 2 Wykaz spisów zdawczo odbiorczych 13 Zał. Nr 3 Karta udostępnienia akt 14 Zał. Nr 4 Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie 15 Zał. Nr 5 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej 16

3 3 Rozdział I Postanowienia ogólne Instrukcja określa: a) organizację i zakres działania składnicy akt, b) zasady i tryb postępowania z aktami przekazywanymi do składnicy akt, c) zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania dokumentacji do składnicy akt oraz brakowania dokumentacji. 2. Składnica akt podlega bezpośrednio dyrektorowi jednostki organizacyjnej Składnica akt gromadzi w swoich zbiorach dokumentację niearchiwalną. 2. Do zakresu działania składnicy akt należy: a) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych, b) prawidłowe ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji, c) udostępnianie dokumentacji zgodnie z przepisami osobom upoważnionym, d) inicjowanie brakowania i udział w komisyjnym brakowaniu akt. ROZDZIAŁ II Oznaczenie dokumentacji niearchiwalnej 3 1. Dokumentacja niearchiwalna posiada następujące oznaczenia: a) akta oznaczone symbolem B (akta o czasowym okresie przechowywania np. B letni okres przechowywania liczony od 1 stycznia następnego roku kalendarzowego po zakończeniu sprawy) podlegają brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania. Przekazanie wybrakowanych akt na makulaturę (przemiał) może nastąpić po uzyskaniu na to zgody właściwego Archiwum Państwowego. b) akta oznaczone symbolem Bc mają krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po wykorzystaniu przekazuje się bezpośrednio z komórki organizacyjnej na makulaturę, pod kontrolą pracownika składnicy akt. 2. Terminy przechowywania dokumentacji określa rzeczowy wykaz akt.

4 4 ROZDZIAŁ III Personel składnic akt Za funkcjonowanie składnicy akt odpowiada pracownik wyznaczony przez dyrektora. 2. Do obowiązków pracownika składnicy akt należy: Ścisłe wykonywanie prac zawartych w 2, a ponadto: a) sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności składnicy akt, uwzględniając ilości: - dokumentacji niearchiwalnej przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych, - dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej, - dokumentacji wybrakowanej i przekazanej na makulaturę. B) utrzymywanie ścisłych kontaktów z właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym, w sprawach dotyczących prawidłowego funkcjonowania składnicy akt. 3. Roczne sprawozdanie z działalności składnicy akt pracownik składa dyrektorowi. ROZDZIAŁ IV Lokal składnicy akt i jego zabezpieczenie 5 1. Lokal składnicy akt powinien spełniać następujące warunki: 1) wielkość lokalu składnicy akt powinna być dostosowana do ilości i rodzaju gromadzonej dokumentacji oraz przyrostu rocznego dokumentacji, 2) lokal składnicy akt powinien składać się z dwóch pomieszczeń: a) pokoju biurowego, umożliwiającego pracę pracownikowi oraz osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu, b) magazynu archiwalnego, który musi być wyposażony w: - regały metalowe ustawione w odstępach nie mniejszych niż 70 cm, - inne urządzenia do przechowywania dokumentacji (np. szafy), - sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza, - sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice proszkowe, worki ewakuacyjne) oraz instrukcję przeciwpożarową dostosowaną do potrzeb konkretnej składnicy akt. c) Magazyn składnicy powinien posiadać następujące cechy:

5 5 - być suchy i widny o odpowiednim mikroklimacie (ok o C, % wilgotności), posiadający możliwość przewietrzania oraz zabezpieczenie przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych, - należycie zabezpieczony przed włamaniem (kraty w oknach, drzwi obite blachą i wyposażone w odpowiednią ilość zamków), - po zakończeniu pracy pomieszczenia składnicy powinny być zaplombowane, a klucze powinny być przekazane osobie wyznaczonej, (np.: ochronie) zgodnie z regulaminem organizacyjnym i wewnętrznymi ustaleniami, - zabrania się tarasowania przejść pomiędzy regałami i przechowywania w składnicy akt innego sprzętu i przedmiotów nie będących na wyposażeniu składnicy. d) prawo wstępu do składnicy akt mają: jego pracownik (pracownicy), ich przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia i upoważnieni przedstawiciele państwowej służby archiwalnej. e) sprzątanie lokalu składnicy akt może się odbywać wyłącznie w obecności pracownika składnicy. f) Palenie tytoniu na terenie składnicy akt jest zabronione. ROZDZIAŁ V Przejmowanie akt przez składnicę akt Akta spraw zakończonych przekazuje się do składnicy akt przez komórkę organizacyjną, która je wytworzyła, kompletnymi rocznikami w stanie uporządkowanym po okresie 2 lat licząc od 1 stycznia następnego roku po zakończeniu sprawy. W przypadku, gdy nadal dokumentacja jest potrzebna do bieżącej pracy można ją zachować w komórce organizacyjnej, jednak tylko na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt. 2. Przez uporządkowanie akt należy rozumieć: a) wyłączenie wtórników, b) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami, a w obrębie sprawy chronologicznie, c) prawidłowe opisanie teczki polegające na umieszczeniu na stronie tytułowej: - na środku u góry nazwa jednostki i komórki organizacyjnej, w której te akta powstały, - w lewym górnym rogu znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z wykazu akt, - w prawym górnym rogu kategoria akt (przy kat. B również okres ich przechowywania), - na środku tytuł akt wg wykazu akt, uzupełniony o bliższe określenie zawartości teczki,

6 6 - pod tytułem daty skrajne akt znajdujących się w teczce. d) ułożenie teczek w porządku ustalonym w wykazie akt. 3. W przypadkach wystąpienia braków akt w teczce, osoba która przekazuje dokumenty sporządza pisemne oświadczenie, w którym musi być wyjaśnione o jaki dokument chodzi, przyczyny jego braku oraz termin jego uzupełnienia. 4. Przekazanie akt kat. B do składnicy akt następuje na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego (3 egzemplarze 1 egzemplarz po potwierdzeniu przez pracownika składnicy wraca do komórki zdającej akta, 2 egzemplarze pozostają w aktach składnicy). 5. Do akt przekazywanych do składnicy dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne jak kartoteki itp. 6. Przyjęte teczki pracownik składnicy oznacza sygnaturą archiwalną (numer spisu zdawczo odbiorczego łamany przez numer pozycji w tym spisie). ROZDZIAŁ VI Przechowywanie i ewidencja akt w składnicy Teczki akt układa się w następujący sposób: a) pionowo system biblioteczny od lewej do prawej strony, b) poziomo od dołu ku górze regału w kolejności sygnatury. 2. Na pólkach należy pozostawić miejsce na przekazywane w przyszłości akta. 3. Regały i poszczególne półki muszą być oznaczone: a) regały cyframi rzymskimi lub literami, b) półki cyframi arabskimi. Miejsce złożenia teczki wpisuje się do rubryki 7 spisu zdawczo odbiorczego (zał. nr 1 niniejszej instrukcji) 4. Do środków ewidencyjnych w składnicy należą: a) spisy zdawczo odbiorcze akt przekazywanych do składnicy (wzór załącznik nr 1 niniejszej instrukcji), b) wykaz spisów zdawczo odbiorczych (wzór załącznik nr 2 niniejszej instrukcji), do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo odbiorcze w kolejności ich napływu i nadaje kolejne numery. c) karty udostępnienia akt (wzór załącznik nr 3 niniejszej instrukcji), d) spis dokumentacji niearchiwalnej (wzór załącznik nr 4 niniejszej instrukcji), przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, e) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór załącznik nr 5 niniejszej instrukcji),

7 7 f) protokół o brakowaniu lub uszkodzeniu udostępnianych akt, 5. Środki ewidencyjne wymienione w punkcie 4 ppkt d,e,f należą do akt kat B-25 natomiast wymienione w pkt 4 ppkt c przechowuje się w oddzielnych teczkach przez 2 lata licząc od daty zwrotu akt. 6. Spisy zdawczo odbiorcze akt rejestruje się w wykazie spisów i nadaje im kolejne numery z tego wykazu. Jeden egzemplarz spisu zdawczo odbiorczego przechowuje się w kolejności numerów zgodnie z ich rejestracją w wykazie spisów, drugi w teczce prowadzonej oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych. 7. Dokumentację stanowiącą ewidencję dokumentacji wymienioną w pkt 4 ppkt a,b przechowuje się w składnicy akt wieczyście w oddzielnych teczkach. Teczki te nie mogą być wynoszone poza teren składnicy. 8. W składnicy można także stosować inne pomoce ewidencyjne np.: skorowidze, indeksy oraz inne zgodne z wymogami archiwów państwowych. ROZDZIAŁ VII Korzystanie z dokumentacji w składnicy akt Korzystanie z akt przechowywanych w składnicach do celów innych niż służbowe wymaga każdorazowo pisemnej zgody kierownika jednostki organizacyjnej i odbywa się zgodnie z przepisami: a) Ustawy z dnia o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11 poz. 95) z późn. zmianami, b) Ustawy z dnia o prawie prasowym (Dz. U. 5 poz. 24) z późn. zmianami, c) Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 132 poz. 642) z późn. zmianami 2. Przez korzystanie z dokumentacji składnicy do celów innych niż służbowe należy rozumieć ich udostępnianie do celów urzędowych lub naukowych. 3. Dokumentacja przechowywana w składnicy może być: a) udostępniana na miejscu - upoważnionym pracownikom, b) wypożyczana poza składnicę pracownikom oraz do celów służbowych wyłącznie w przypadkach uzasadnionych za pisemną zgodą dyrektora.

8 8 4. Wypożyczeń dokonuje wyłącznie pracownik składnicy akt. Wypożyczenia dokonuje się na podstawie karty udostępniania akt, którą podpisuje pracownik korzystający z dokumentacji i kierownik komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą. 5. Potwierdzenia zwrotu dokumentacji na karcie udostępnienia akt dokonuje pracownik składnicy w obecności osoby zdającej. 6. Na kartach udostępniania akt nadaje się kolejne numery i przechowuje się je przez okres jednego roku. Kartę udostępnienia akt, do czasu ich zwrotu przechowuje się w terminarzu. 7. W miejsce wypożyczonych dokumentów wkłada się zakładkę do akt. 8. Ze składnicy można wypożyczać tylko całe teczki. 9. Osoba wypożyczająca dokumentację ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. Pracownik składnicy ma obowiązek sprawdzić stan akt przy ich zwrocie do składnicy. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń sporządza się w 3 egz. protokół, który podpisuje również wypożyczający materiały oraz jego bezpośredni przełożony. (pierwszy egzemplarz przechowuje się w miejscu brakujących akt, drugi egzemplarz przechowuje się w przeznaczonej do tego teczce, trzeci egzemplarz przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która dokumenty wypożyczyła celem niezwłocznego wyjaśnienia sprawy). 10. Nie wolno wypożyczać poza lokal składnicy akt: a) akt zastrzeżonych przez komórkę, która przekazała je do składnicy, b) akt uszkodzonych, c) materiałów ewidencyjnych składnicy akt, d) poszczególnych dokumentów wyjętych z teczek. ROZDZIAŁ VIII Wydzielanie dokumentacji 9 1. Corocznie, na wniosek pracownika składnicy kierownik jednostki organizacyjnej powołuje komisję w składzie: a) przedstawicieli komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła, b) pracownika składnicy akt, którego zadaniem jest wydzielenie dokumentacji. Przez wydzielenie rozumie się: a) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął, b) wyłączenie dokumentacji, podlegającej ekspertyzie w danym roku.

9 9 2. Pracownik prowadzący składnicę zawiadamia pisemnie o powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielania akt zainteresowaną komórkę organizacyjną, której kierownik wyznacza do udziału w komisji pracownika dobrze znającego zakres prac tej komórki. 3. Do zadań komisji należy: a) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej akt (kat. B) do zniszczenia lub ustalenia innego okresu przechowywania, b) sporządzanie protokółów brakowania akt (kat. B) oraz spisu tych akt (w 2 egzemplarzach) 4. Komisja może przedłużyć lub skrócić termin przechowywania dokumentacji kat. B. 5. Z czynności związanych z wydzielaniem akt komisja sporządza protokół, do którego dołącza spisy akt dokumentacji niearchiwalnej (kat. B). 6. Spisy akt wraz z protokółami podpisanymi przez wszystkich członków komisji przedkłada się kierownikowi jednostki organizacyjnej do zatwierdzenia. ROZDZIAŁ IX Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia Dokumentację niearchiwalną, przeznaczoną do zniszczenia należy wydzielić i przechowywać w pomieszczeniu składnicy w kolejności widniejącej w spisie. 2. Spisy akt, które zostały zakwalifikowane do zniszczenia oraz protokół brakowania akt należy przesłać do właściwego Archiwum Państwowego celem uzyskania zezwolenia na zniszczenie. 3. Zezwolenie na przekazanie akt na makulaturę wydaje właściwe Archiwum Państwowe w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach składnicy akt przy spisie wybrakowanych akt, drugi przekazuje się wraz z wydzielonymi aktami jednostkom skupu makulatury. 4. Z dokumentacji przeznaczonej na makulaturę należy wyłączyć oryginały dokumentów osobistych np. metryki, świadectwa itp. i należy je przechowywać w składnicy i zwracać na żądanie zainteresowanym osobom za pośrednictwem komórki organizacyjnej, która akta przekazała. 5. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub niezgodnego z przepisami sporządzania protokółu i spisu akt przeznaczonych do zniszczenia, Archiwum Państwowe może zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia ponownego brakowania.

10 10 6. Po uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego materiały przeznaczone na makulaturę powinny być doprowadzone do stanu nieużywalności poprzez wyjęcie ich z segregatorów, obwolut, opraw itp. i pozbawione wszystkich części metalowych. 7. Makulatura pochodząca z akt niejawnych przed przekazaniem jednostkom skupu makulatury powinna być uprzednio pocięta w niszczarkach. 8. Pracownik składnicy akt, po uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego i po przekazaniu do składnicy makulatury materiałów przeznaczonych na zniszczenie dokonuje w spisach zdawczo odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu tych materiałów. ROZDZIAŁ X Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki lub jednostki organizacyjnej W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, składnica akt przejmuje akta spraw zakończonych. Dokumentację będącą w toku załatwiania przejmuje prawny następca likwidowanej komórki na podstawie spisu zdawczo odbiorczego, którego jeden egzemplarz należy przechowywać w składnicy akt. 2. W przypadku reorganizacji jednostki organizacyjnej postępowanie z dokumentacją jest takie samo jak w pkt W przypadku likwidowania jednostki organizacyjnej mającej następcę prawnego całą dokumentację przejmuje następca. 4. W przypadku likwidowania jednostki organizacyjnej bez następcy prawnego postępowanie z dokumentacją określa 4 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwów Państwowych. (Dz. U. Nr 41 poz. 216).

11 11 ROZDZIAŁ XI Postanowienia końcowe W przypadku stwierdzenia utraty akt lub włamania do pomieszczeń składnicy akt kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do powiadomienia właściwego organu Policji. 2. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym w składnicy akt następuje protokolarne przekazane dokumentacji jego następcy.

12 12... załącznik nr 1 do instrukcji o organizacji i zakresie działania Składnicy Akt (nazwa jednostki organizacyjnej) Spis zdawczo odbiorczy akt nr... l.p. Tytuł teczki lub tomu Znak teczki Daty skrajne Od - do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w archiwum Data zniszczenia lub przekazania do archiwum Zdający: przejmujący:

13 13 Załącznik nr 2 do instrukcji o organizacji i zakresie działania Składnicy Akt wykaz spisów zdawczo odbiorczych Nr spisu Data przyjęcia akt Nazwa komórki przekazującej akta Poz. Spisu liczba teczek UWAGI

14 ... Załącznik nr 3 pieczątka jednostki organizacyjnej) 14 do instrukcji o organizacji i zakresie działania Składnicy Akt data... karta udostępnienia akt nr...** termin zwrotu akt ** Proszę o udostępnienie * - wypożyczenie * akt powstałych W komórce organizacyjnej... z lat... o znakach... i upoważniam do ich wykorzystania * - odbioru * Panią / Pana... (Imię i nazwisko)... (podpis pracownika merytorycznego) Zezwalam na udostępnienie * - wypożyczenie * wymienionych wyżej akt... (data i podpis kierownika jednostki organizacyjnej) * zbędne skreślić - ** wypełnia składnica akt

15 15 załącznik nr 4 do instrukcji o organizacji i zakresie działania Składnicy Akt... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) l.p. Nr i lp. spisu zdawczo odbiorczego SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE Symbol z wykazu Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi

16 16 załącznik nr 5 do instrukcji o organizacji i zakresie działania Składnicy Akt... (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) PROTOKÓŁ OCENY Dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji) dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę * zniszczenie * dokumentacji niearchiwalnej w ilości... i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz, że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący komisji... Członkowie komisji zał.... kart spisu... pozycji spisu * niepotrzebne skreślić