Nasz znak: OIV Państwowe w Łodzi przesyła, w załączeniu, wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 >... iriluji-^ Oata:2017-M-Ó6 Pan Zbigniew Rau Wojewoda Łódzki Łódzki Urzqd Wojewódzki w Łodzi ul. Piotrkowska Łódź Nasz znak: OIV Data: Archiwum Państwowe w Łodzi przesyła, w załączeniu, wystąpienie pokontrolne wynilcające z kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie arcliiwalnym i arcliiwach w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi, przeprowadzonej w dniacli n.2016r. Z poważaniem ZASTĘPCA DYREKTORA ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO dr _ J PI. Wolności I 9M15 Lódż tcl. (48 42) lei. (48 42) teł, (48 42) fax.(48 42) Al. Kościuszki 121 icl./fax. (48 42) tcl./fa.\. (48 42) Al. Piłsudskiego 33 tel, (48 42) rax (48 42) Oddział w Sieradzu ul, PCW, Sieradz lei. (48 43) rax. (48 43) www, lodz.ap.gov.pl kancclaria'») Qdz.op,gov.pl nad7.or@lodz.ap.gov,pl

2 Wystąpi (no pckorerdne OIV.42l.38^t6- Egz. nr. Strono 1 z 4 Archiwum Państwowe w Łodzi 39 pl Wolności Łódź Nazwa archiwum parsswowego Oddział Identyfikator OIV Nr wystąpienia Dala dokumentu Znak sprawy Identyfikator operatora WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli stanowi: art. 21 ust. 2 i art 28 ust. 1 pi<t 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506) Informacje o jednostce kontrolowanej Łódzki Urząd Wojewódziti w Łodzi 5735 Nazwa Jednostki Identyfikator systemowy ul Piotrkowska Łódź Adres kontrolowanej Jednostki REGON KRS Uwagi Informacje o przeprowadzonej kontroli Kontrolę przeprowadził Anna Szefler kierownik Oddziału Nadzoru Archiwalnego Nr Imię i nazwidio kontrolera Stanowisko itułoowe kontrolera Nr i^oważnienia do kontroli Data wystawienia upoważnienia Data kontroli listopada 2016 r. Data rozpoczęcia kontroli Data zakotkzenia kontroli Wskazanie dni Ijędących przerwami w kortroti Przestrzeganie przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - obieg dokumentacji, stan jej zachowania, zabezpieczenia, uporządkowania i zewidencjonowania, prawidłowość funkcjonowania archiwum zakładowego oraz wykonanie zaleceń pokontrolnych. Zakres I przedmiot komroli Uwagi Ocena działalności jednostki w zakresie objętym kontrolą

3 WysiąpioniopołcomrotnGOIV.42l J8^16- Egz. nr. Strona 2 z 4 W kontrolowanej jednostce obowiązuje i stosowany jest system kancelaryjny bezdziennikowy, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt Zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 Urząd wskazał system elektronicznego zarządzania dokumentacją jako podstawowy system wykonywania czynności kancelaryjnych, wyznaczyt p. Jolantę Wasiak - kierownika Oddziału Archiwum Zakładowego w Biurze Administracji i Logistyki na koordynatora czynności kancelaryjnych oraz ustalił listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane w punkcie kancelaryjnym. W jednostce z dniem 1 lipca 2013 roku wdrożono system EZD autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. W ślad za tym zorganizowano składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych. Dodatkowo w Urzędzie funkcjonuje kilkanaście informatycznych systemów dedykowanych do realizacji określonych zadań, w tym do obsługi archiwum zakładowego.archsys". Przepisy kancelaryjno - archiwalne w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji do kategorii archiwalnych obecnie są prawidłowo stosowane. Podczas kontroli stwierdzono, że weryfikacja kwalifikacji archiwalnej jest dokonywana podczas przygotowywania aktdo przekazania do archiwum zakładowego przez komórki organizacyjne oraz podczas wydzielania aktdo brakowania. Jest ona dokonywana prawidłowo co oznacza, że zmianie ulega tylko kwalifikacja archiwalna jeżeli uległa podwyższeniu, natomiast klasyfikacja jest zgodna z jednolitymi rzeczowymi wykazami akt obowiązującymi w okresie wytwarzania dokumentacji. Obecnie dokumentacja do archiwum zakładowego przekazywana jest z poszczególnych wydziałów w miarę regularnie poza niewielkimi wyjątkami. Stwierdzić należy, że w porównaniu z latami ubiegłymi nastąpiła poprawa zarówno w terminowości, jak i regularności przekazywania dokumentacji spraw zakończonych do archiwum. Akta przekazywane są na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzanych oddzielnie dla materiałów archiwalnych i dla dokumentacji niearchiwalnej. Kwestia porządkowania i opisywania akt została szczegółowo opisana w protokole kontroli. Ewidencja dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym jest prowadzona prawidłowo z niewielkimi wyjątkami. Dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym jest podzielona na zespoły archiwalne ^. na dokumentację odziedziczoną, własną i obcą. W ramach zespołu akta podzielone są na komórki organizacyjne. Z uwagi na dużą ilość akt trudno jest zachować wyraźny fizyczny podział na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną i przechowywanie ich w odrębnych miejscach. W miarę możliwości magazynowych materiały archiwalne przechowywane są na odrębnych regatach. Ogólny stan zbioru jest dobry. Materiały archiwalne przechowywane są w białych teczkach wiązanych, a dokumentacja niearchiwalną przechowywana jest w segregatorach, teczkach, tekturkach archiwalnych, pudłach archiwalnych itp. Zgromadzona dokumentacja ułożona jestw sposób zabezpieczający ją przed niszczeniem. Zalecenia pokontrolne wynikające z ostatnich kontroli przeprowadzonych w 2013 i 2014 roku zostały częściowo wykonane. Szczegółowy opis ich wykonania zawarty jest w protokole kontroli. Ocena diiauinoki jednostki Stwierdzone nieprawidłowości Na wybranych przykładowo jednostkach aktowych sprawdzono kwestię klasyfikacji, kwalifikacji, uporządkowania i opisania akt Ogólne uwagi, które wynikają z zapoznania się z wymienionymi wyżej aktami są następujące: na niewielkiej części dokumentacji umieszczany jest znak sprawy i w zdecydowanej większości teczek nie ma spisów spraw, jeżeli już występuje spis to jest to spis dokumentów albo wykaz dokumentów. Znak teczki powinien ograniczać się do symbolu komórki organizacyjnej i numeru z jednolitego rzeczowego wykazu akt, chyba że mamy do czynienia z aktami jednej sprawy, Zdarza się, że znak teczki zawiera dodatkowy element Czasami również nieprawidłowo podane są daty skrajne, które powinny być datami rocznymi a nie dziennymi. Niektóre jednostki mimo iż ułożone są chronologicznie to układ dokumentów jest nieprawidłowy, czyli od najmłodszego do najstarszego dokumentu, a powinno być odwrotnie. Niekiedy adnotacja o paginacji nie zawiera wszystkich elementów np. brak daty i podpisu osoby paginującej. Biorąc pod uwagę zapisy 6 ust 3 i 4 obowiązujących Państwa przepisów kancelaryjno-archiwalnych należy systematycznie dokonywać weryfikacji kategorii archiwalnej również dokumentacji przejętej do archiwum już w latach wcześniejszych. Wszystkie komórki organizacyjne zobowiązane są do przestrzegania zapisów 63 instrukcji kancelaryjnej, w którym określony został jasno termin w jakim następuje przekazywanie akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego. Nie wszystkie jednak komórki organizacyjne systematycznie przekazują akta do archiwum. Podczas przekazywania akt należy zwracać uwagę na fakt przekazywania dokumentacji własnej ale również odziedziczonej, która powinna być oddzielnie zewidencjonowana. Błędy w tym zakresie wystąpiły w 2016 roku podczas przekazywania akt przez Wydział Infrastruktury, który umieścił na jednym spisie dokumentację wytworzoną przez Urząd Wojewódzki ale także dokumentację odziedziczoną z lat W przypadku opisanych wyżej akt powstaje wątpliwość dotycząca dat skrajnych, które nie zostały prawidłowo określone. Występuje obawa w stosunku do materiałów biurowych używanych do opisu poszczególnych jednostek aktowych, w szczególności materiałów archiwalnych. W niektórych przypadkach można zaobserwować blaknięcie napisów lub ich całościowy zanik. Z uwagi na fakt, że mamy do czynienia z materiałami przechowywanymi wieczyście to należy zadbać o odpowiedni wybór stosowanych materiałów. Ewidencja prowadzona jest oddzielnie dla dokumentacji własnej, odziedziczonej i obcej. Co do dokumentacji odziedziczonej to część z niej nie posiada ewidencji np. część akt przewiezionych z magazynów w Piotrkowie Trybunalskim (np. cześć dokumentacji Urzędu Wojewódzkiego w Piotrkowie Trybunalskim oraz akta Urzędu Wojewódzkiego w Skierniewicach dotyczące gospodarki przestrzennej). W archiwum zakładowym znajduje się bardzo duża ilość dokumentacji odziedziczonej, która powinna być już przekazana do właściwych archiwów państwowych. Wymaga ona jednak uporządkowania wewnątrz teczek, opisania, zewidencjonowania pod kątem przekazania ich do właściwych terytorialnie archiwów państwowych. PonadK) duża część akt osobowych pozostała po poprzednikach wymaga przekwalifikowania do materiałów archiwalnych i również przekazania do właściwych archiwów. Pomieszczenia magazynowe zlokalizowane w piwnicy w budynku przy ul. Żeromskiego 87, z racji zapełnienia ich dokumentacją należy wyposażyć w termo higrometry i kontrolować panujące w nich warunki klimatyczne. Stwierdzone nleprswjdtowoki

4 Wystąpieniepokortrdr«OlV.42l.3a20l6- Egz.nr Strt«ia3z4 Zalecenie dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości 1. Przestrzegać obowiązujących przepisów kancelaryjno-archiwalnych w zakresie porządkowania akt wewnątrz teczek (prawidłowy układ, właściwy spis spraw, kompletna adnotacja o paginacji), a także opisywania poszczególnych teczek aktowych (właściwy znak teczki i prawidłowy zapis dat skrajnych) 2. Systematycznie dokonywać weryfikacji kategorii archiwalnej dokumentacji przejętej do archiwum już w latach wcześniejszych. 3. Przestrzegać obowiązującej instrukcji kancelaryjnej w zakresie terminu przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego. Akta powinny być przekazywane systematycznie i w stanie kompletnym przez wszystkie komórki organizacyjne. 4. Podczas przekazywania zaległych akt do archiwum zakładowego sporządzać odrębne spisy dla dokumentacji własnej i dla dokumentacji odziedziczonej, jeżeli takowa występuje. 5. Do opisu teczek aktowych, w szczególności zawierających materiały archiwalne używać materiałów biurowych odpowiedniej jakości gwarantującej trwałość napisów. 6. Zaprowadzić ewidencję dla dokumentacji, która pozostaje nlezewidencjonowana Kontynuować systematyczne porządkowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych zespołów zamkniętych do właściwych terytorialnie archiwów państwowych. 8. Kontynuować prace związane z przekwalifikowywaniem do materiałów archiwalnych dokumentacji osobowej wytworzonej do 1951 r. 9. Wyposażyć pomieszczenia magazynowe zlokalizowane w piwnicy budynku Urzędu przy ul Żeromskiego 87 w sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności oraz zaprowadzić kontrolkę warunków klimatycznych. 10. Kontynuować zalecenia pokontrolne wynikające z kontroli problemowej dotyczącej gospodarki gruntami przeprowadzonej dnia 25 lutego 2014 r. dotyczące przekwalifikowania, uporządkowania i zewidencjonowania, a także przekazania do archiwum zakładowego całości dokumentacji spraw zakończonych związanych z gospodarką gruntami. opis Ter realizacji ZASTĘPCA DYREKTORA ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W ŁOIlZI dr Mc podpis wydając^^o wystąpienie O 1 LUT data Pouczenie: Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 21 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do oceny i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym oraz złożyć dodatkowe wyjaśnienia i przedstawić dodatkową dokumentację. Załączniki Ilość: O

5 Wysiąpicsiia pokontrdnootv.42l,38^16- Egz. nr, Strona 4 z 4 O Brak Wystąpienie sporządzono w 2 egz. egz. Nr 1 - jednostka kontrolowana egz. Nr 2 - Archiwum Państwowe w Lodzi