INFORMACJE DLA OSÓB PROWADZĄCYCH ARCHIWA ZAKŁADOWE I. PODSTAWOWE AKTY PRAWNE REGULUJĄCE ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ:

Transkrypt

1 INFORMACJE DLA OSÓB PROWADZĄCYCH ARCHIWA ZAKŁADOWE Poniżej znajdują Państwo ogólne informacje dotyczące działalności Archiwum Państwowego m.st. Warszawy w zakresie kształtowania państwowego zasobu archiwalnego czyli szeregu czynności mających na celu zabezpieczenie materiałów archiwalnych (tj. dokumentacji posiadającej wartość historyczną) wytwarzanych i przechowywanych w różnych jednostkach organizacyjnych. Między innymi wskazówki dotyczące: - organizacji i prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt, - procedur zatwierdzania/uzgadniania normatywów kancelaryjnych i archiwalnych, - brakowania dokumentacji niearchiwalnej, - przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego m.st. Warszawy. I. PODSTAWOWE AKTY PRAWNE REGULUJĄCE ZASADY POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ: Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z późn. zm.). Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517). Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518).

2 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519). Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). II. OBOWIĄZKI PODMIOTÓW W ZAKRESIE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI Ustawa archiwalna rozróżnia jednostki organizacyjne, które wytwarzają materiały archiwalne (Kat. A) oraz jednostki niewytwarzające materiałów archiwalnych tj. posiadające wyłącznie dokumentację niearchiwalną (Kat. B). Jednostki wytwarzające materiały archiwalne są ustalane aktem administracyjnym dyrektora Archiwum Państwowego m.st. Warszawy (art. 33 ustawy archiwalnej) po analizie charakteru i zakresu prowadzonej działalności oraz przeprowadzeniu ekspertyzy dokumentacji wytwarzanej przez dany podmiot. Jednostki organizacyjne uznane za wytwórców materiałów archiwalnych objęte są nadzorem archiwalnym sprawowanym przez Archiwum Państwowe m.st. Warszawy. Przepisy prawa archiwalnego nakładają zarówno na jednostki nadzorowane (wytwarzające materiały archiwalne) jak i nienadzorowane (niewytwarzające materiałów archiwalnych) szereg obowiązków. Do najważniejszych z nich zaliczają się: - przechowywanie całości dokumentacji wytwarzanej i napływającej do jednostki, - przygotowanie projektu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych czyli instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego (w przypadku jednostek nienadzorowanych instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt), a po ich zatwierdzeniu/uzgodnieniu przez dyrektora Archiwum Państwowego m.st. Warszawy do wprowadzenia ich w życie zarządzeniem wewnętrznym i praktycznego ich stosowania,

3 - zorganizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego (składnicy akt w przypadku jednostek nienadzorowanych), przejmowanie, przechowywanie, zabezpieczanie, ewidencjonowanie oraz udostępnianie dokumentacji zgodnie z uzgodnioną instrukcją, - brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyłącznie za zgodą Archiwum Państwowego m.st. Warszawy, - jednostki nadzorowane zobowiązane są ponadto do przesyłania do Archiwum Państwowego m.st. Warszawy rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego. III. ORGANIZACJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną lub samodzielnym stanowiskiem pracy, które tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W odniesieniu do organów gmin i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie sekretarz gminy, przewodniczący zarządu związku międzygminnego, sekretarz powiatu, sekretarz województwa, dyrektor generalny urzędu lub właściwy organ zespolonej administracji rządowej w województwie mogą tworzyć filie archiwum zakładowego oraz określać zakres ich działania. Działalność filii nadzorowana jest przez archiwistę z archiwum zakładowego. Przyjmuje się, że materiały archiwalne mogą być przechowywane w filiach nie dłużej niż 10 lat. Po tym okresie, muszą być przekazane do archiwum zakładowego. Filie archiwum zakładowego przekazują również do archiwum zakładowego kopie swoich środków ewidencyjnych. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. Archiwa zakładowe z wyjątkiem archiwów szkół wyższych - nie mogą posiadać zasobu historycznego. Podstawowe zadania archiwum zakładowego: - przejmowanie z poszczególnych komórek organizacyjnych dokumentacji spraw zakończonych,

4 - przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, - przeprowadzanie skontrum dokumentacji, - porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, - udostępnianie przechowywanej dokumentacji, - wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, - przeprowadzanie kwerend archiwalnych czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji, - brakowanie dokumentacji niearchiwalnej za zgodą dyrektora Archiwum Państwowego m.st. Warszawy, - przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego Archiwum Państwowego m.st. Warszawy, - sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym, - doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją. Lokal archiwum zakładowego: Składa się z pomieszczeń magazynowych, stałego miejsca pracy dla archiwisty oraz miejsc do korzystania z dokumentacji. Miejsce pracy archiwisty i miejsce do korzystania z dokumentacji nie powinny znajdować się w pomieszczeniach magazynowych. Jedynie w uzasadnionych przypadkach, na określonych warunkach i w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego m.st. Warszawy stanowisko pracy archiwisty i stanowiska do korzystania z dokumentacji można utworzyć w pomieszczeniach magazynowych. Wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego: - powinien być usytuowany na poziomie budynku z odpowiednią wytrzymałością stropów, - powinien być suchy oraz zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku, - powinien posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną, - powinien być zabezpieczony przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu,

5 - powinien być zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru, - powinien być zabezpieczony przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV, - powinien zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji, bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej, - posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła. Wymagania dotyczące pomieszczeń magazynowych: - powinny znajdować się ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi, - powinny znajdować się drabinki lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek, - powinien znajdować się sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza, - nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji, - nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen, - nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji, - jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów, - należy rejestrować codziennie warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować przynajmniej raz w tygodniu, - należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie, - w przypadku dokumentacji w postaci papierowej należy utrzymywać temperaturę powietrza od 14 C do 18 C oraz wilgotność w granicach 30-50% RH przy dopuszczalnym dobowym wahaniu temperatury 1 C i wilgotności względnej w wysokości 3% RH.

6 Szczegółowe warunki jakie powinien spełniać lokal archiwum zakładowego, zostały określone w Polskiej normie PN-ISO Informacja i dokumentacja. Wymagania dotyczące warunków przechowywania materiałów archiwalnych i bibliotecznych z 2006 r. IV. PRZEPISY KANCELARYJNE I ARCHIWALNE Przepisy prawa archiwalnego nakładają na państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne obowiązek posiadania kompletu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych. Dotyczy to zarówno jednostek nadzorowanych jak i tych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych. Do przepisów kancelaryjnych i archiwalnych zaliczają się: instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (lub składnicy akt w przypadku jednostek, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych). Powyższe normatywy są wprowadzane w życie zarządzeniem wewnętrznym kierownika danej jednostki organizacyjnej w porozumieniu (w przypadku wykazu akt) i po uprzednim zatwierdzeniu (w przypadku obu instrukcji) ich przez dyrektora Archiwum Państwowego m.st. Warszawy. Wyjątkiem są organy gminy i związków międzygminnych oraz obsługujące je urzędy, organy powiatu i starostwa powiatowe, organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie, a także organy zespolonej administracji rządowej w województwie wraz z obsługującymi je urzędami. Dla tych jednostek komplet normatywów został wprowadzony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych. W celu uzgodnienia przepisów z dyrektorem Archiwum Państwowego m.st. Warszawy należy przesłać jeden egzemplarz projektu przepisów wraz z projektem zarządzenia. Archiwum Państwowe m.st. Warszawy dysponuje wzorcowymi normatywami m.in. dla przedszkoli, szkół, bibliotek i powiatowych inspektoratów nadzoru budowlanego. W tej sprawie należy kontaktować się z Oddziałem IV Nadzoru Archiwalnego tel.: (22) wew. 105, nadzor@warszawa.ap.gov.pl

7 V. KONTROLE ARCHIWALNE Art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy archiwalnej uprawnia archiwa państwowe do przeprowadzania kontroli w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych, tj. w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Kontrolowane mogą być również państwowe, samorządowe i niepaństwowe jednostki organizacyjne, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych ale przejęły je od innych jednostek. Celem kontroli jest sprawdzenie stopnia realizacji przez jednostki organizacyjne obowiązków wynikających z ustawy archiwalnej, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, wskazanie sposobów ich usunięcia. VI. PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO 1. Archiwum Państwowe m.st. Warszawy przejmuje wyłącznie uporządkowane materiały archiwalne po upływie 25 lat od ich wytworzenia chyba, że dla danego rodzaju dokumentacji przepisy ustalają inny okres przechowywania. Właściwe uporządkowanie akt polega na: - właściwym rozpoznaniu aktotwórcy, wydzieleniu dokumentacji własnej i odziedziczonej. W przypadku zmian w nazwie jednostki, powinny być one uwzględnione na teczkach aktowych oraz na spisach zdawczo-odbiorczych, - podziale dokumentacji według komórek organizacyjnych, a w ramach komórek według symboli klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt. W przypadku braku wykazu akt, materiały należy ułożyć w układzie chronologiczno-rzeczowym, - formowaniu poszczególnych jednostek aktowych w granicach do 5 cm (dotyczy akt luźnych). Teczki aktowe muszą być wykonane z tektury bezkwasowej, - chronologicznym ułożeniu spraw w obrębie jednostki. Pisma najstarsze (np. ze stycznia) powinny znajdować się na górze teczki, a pisma najmłodsze (np. z grudnia) na spodzie teczki. Powyższa zasada obowiązuje też przy układaniu pism w obrębie spraw,

8 - usunięciu wszelkich części metalowych i plastikowych oraz brudnopisów i wtórników pism, - spaginowaniu zapisanych stron oraz opatrzenie teczek (na ostatniej wewnętrznej stronie okładki) adnotacją o ilości zapisanych stron (w postaci słownej i cyfrowej), datą i podpisem osoby porządkującej i paginującej akta, - spięciu dokumentacji za pomocą tzw. klipsów archiwalnych lub przesznurowaniu, - opisaniu teczek aktowych: po środku u góry pełna nazwa aktotwórcy, w prawym górnym rogu kategoria archiwalna, w lewym górnym rogu znak akt (tylko w przypadku jeśli w okresie z którego pochodzą akta obowiązywał jednolity rzeczowy wykaz akt), na środku teczki tytuł akt uzupełniony informacją o zawartość akt w teczce, pod tytułem akt daty skrajne (rok pierwszego i ostatniego pisma w teczce, ale bez uwzględniania dat pism będących jedynie załącznikami), lewy dolny róg sygnatura archiwalna (numer spisu zdawczo-odbiorczego/pozycja teczki na spisie). Przy przekazywaniu dopływów do wcześniej przekazanych zespołów, sygnaturę stanowią kolejne numery pozycji na spisie zdawczo-odbiorczym będącym kontynuacją spisów wcześniej przekazanych materiałów archiwalnych, - umieszczeniu teczek aktowych w pudłach z tektury litej bezkwasowej. Jeden krótszy i jeden dłuższy bok pudła należy opisać przez umieszczenie nazwy aktotwórcy oraz sygnatury znajdujących się w pudle jednostek archiwalnych. 2. Materiały archiwalne należy odkazić w komorze fumigacyjnej. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń mechanicznych jednostek archiwalnych, należy poddać je naprawie introligatorskiej. 3. Przesłanie do Archiwum Państwowego m.st. Warszawy jednego egzemplarza spisu zdawczo-odbiorczego oraz jego wersji elektronicznej. 4. Po sprawdzeniu spisu zdawczo-odbiorczego, pracownicy Archiwum Państwowego m.st. Warszawy przeprowadzają w jednostce organizacyjnej ekspertyzę poprawności uporządkowania przekazywanych materiałów archiwalnych. Z ekspertyzy sporządzana jest notatka, w której w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości znajdują się dalsze zalecenia dotyczące przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum. Wraz z notatką z ekspertyzy, jednostka organizacyjna otrzymuje trzy egzemplarze protokołu zdawczo-odbiorczego.

9 5. Po otrzymaniu notatki i dokonaniu ewentualnych poprawek, jednostka przygotowuje pięć egzemplarzy spisów zdawczo-odbiorczych, trzy egzemplarze notatki historycznej zawierającej informacje o dziejach aktotwórcy w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne i wraz z materiałami archiwalnymi przekazuje do Archiwum Państwowego m.st. Warszawy. VII. BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu dokumentacji na makulaturę. Oceny dokumentacji dokonuje komisja, w skład, której wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe (lub składnica akt), osoba odpowiedzialna za prowadzenie archiwum zakładowego (lub składnicy akt) oraz kierownicy komórek organizacyjnych, których dokumentacja podlega brakowaniu. W przypadku trudności w ocenie dokumentacji, kierownik danej jednostki organizacyjnej powinien zwrócić się do Archiwum Państwowego m.st. Warszawy z prośbą o przeprowadzenie ekspertyzy tej dokumentacji. Brakowanie może się odbywać wyłącznie za zgodą wyrażoną przez Naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych (zgoda generalna) lub dyrektora Archiwum Państwowego m.st. Warszawy (zgoda jednorazowa). Jednostkom organizacyjnym, które nie posiadają zatwierdzonych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych nie są wyrażane zgody na brakowanie. Chcąc uzyskać zgodę jednorazową na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, należy przesłać do Archiwum Państwowego m.st. Warszawy: wniosek o wyrażenie zgody jednorazowej, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie. Wzory protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, stanowią odpowiednio: Załącznik nr 3 oraz Załącznik nr 4 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

10 VIII. SPRAWOZDANIA Z DZIAŁALNOŚCI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Do końca marca każdego roku, należy przesłać do Archiwum Państwowego m.st. Warszawy sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego za ubiegły rok. Sprawozdanie powinno zawierać następujące informacje. - imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe archiwisty, - opis lokalu archiwum zakładowego, - ilość przejętych materiałów archiwalnych z uwzględnieniem podziału na poszczególne komórki organizacyjne, - ilość przejętej dokumentacji niearchiwalnej z uwzględnieniem podziału na poszczególne komórki organizacyjne, - ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych, - ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających, - ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, - ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej. W przypadku dokumentacji w postaci papierowej, ilość dokumentacji oznacza liczbę teczek aktowych (pudeł, paczek) oraz liczbę metrów bieżących (liczby metrów nie podaje się tylko w przypadku dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej). Do sprawozdania należy dołączyć kopie spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazanych z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego. WZORY FORMULARZY DO POBRANIA: 1. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego m.st. Warszawy. 2. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej. 3. Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. 4. Spis dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie. 5. Przykładowe sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego w jednostce organizacyjnej z tradycyjnym systemem kancelaryjnym (nie korzystającej z systemu EZD).