PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Transkrypt

1 ARCHIWUM PAŃSTWOWE \v KIELCACH 25-0^5 K.&<6, ul \ P OM Znak: ONA AOR PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Adres: Urząd Stanu Cywilnego w Starachowicach; ul. Radomska 45, Starachowice; powiat starachowicki, województwo świętokrzyskie; tel Podstawę prawna przeprowadzonej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 roku Nr 123. póz z oóżn. zm.1. I. Informacje wstępne 1. Termin kontroli. Kontrolę przeprowadziła w dniu 22 listopada 2013 r. Anna Opara-Rak - starszy archiwista w Archiwum Państwowym w Kielcach, na podstawie upoważnienia do kontroli znak: DFK Dyrektora Archiwum Państwowego w Kielcach z dnia 19 kwietnia 2013 roku, w obecności Pani Zofii Hallmann - Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Starachowicach. Cel i zakres kontroli przedstawiono Pani Katarzynie Walendziak - Kierownikowi Centrum Zarządzania Zasobami Ludzkimi. Fakt przeprowadzenia kontroli został potwierdzony w Ałiażce Aonfro/z" Urzędu. 2. Podstawy prawne funkcjonowania USC. Jednostka (komórka) kontrolowana została utworzona z dniem l stycznia 1946 roku, na podstawie deargfw z dmą 2J wrześma 794 J o a&fac/z jfam«cywzynego (Dz. U. Nr 48, póz. 272) oraz rozporządzenia /V?»6/zcz«g/ ż S^rawżgaYwoJcz' z a"m'a 24 /%'jfppaaa J 94J ro&m w o aafaca jfćwm cy^ż/mggo oraz ^rzepżjów wprowa^źza/^cyc/z fo (Dz. U. Nr 54, póz. 304). Od 1987 roku działa na podstawie Mjfawy z dmą 29 wrześma r. ^rawo o a&fac/z jfamj cywż/mggo (Dz. U. Nr 36, póz. 180) oraz rozporzaazema i^awiimafrac/i z dm'a 26j7aźazżgrm'Aa 799$ r. w jprawie

2 oraz wzorów a^ów ł^»«cyw//?%ggo, ic/2 ż ^ro/o/y/dw (Dz. U. Nr 136, póz. 884 z późn. zm). Obecnie kieruje nią Pani Zofia Hallmann - Kierownik USC. W sferze organizacyjnej i finansowej USC podlega Prezydentowi Miasta Starachowice, natomiast nadzór merytoryczny wykonuje Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach. Urząd Stanu Cywilnego w Starachowicach posiada nr statystyczny REGON oraz kod PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) 841 IZ - kierowanie podstawowymi rodzajami działalności publicznej. 3. Regulamin organizacyjny wprowadzony zarzaćłemen? 7Vr &S/72 z am'a 2# w łprowze wprowaazema -Regz/ZammM Organ/zacnego Ł/rz^u Statut wprowadzony z/c/zwaa? M" K7/72/2077 7?aay z a«fa 27 ma/a 2077 r. w jprm^ze z/c/wa/gwa &af»f» M/ajfa 4. Zmiany organizacyjne w przeszłości. Świeckie urzędy stanu cywilnego wprowadzono w roku 1807 Kodeksem Cywilnym Napoleona. Obowiązek prowadzenia akt stanu cywilnego został powierzony duchownym w parafiach. 5. Status prawny. Jednostka (komórka) organizacyjna nie jest w stanie likwidacji, przekształceń, upadłości. 6. Kontrole archiwum zakładowego. Ostatnią kontrolę przedstawiciel Archiwum Państwowego w Kielcach przeprowadził w dniu 22 grudnia 2010 r. 7. Archiwum zakładowe było także kontrolowane. Od czasu ostatniej kontroli nie odnotowano kontroli ze strony innych podmiotów, w tym przez jednostkę nadzorującą - Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego w Kielcach. 8. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjne i archiwalne: a) instrukcja kancelaryjna - wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, póz. 67); b) jednolity rzeczowy wykaz akt - wprowadzony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, póz. 67); c) instrukcja archiwalna - wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt

3 oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, póz. 67), d) inne przepisy kancelaryjne i archiwalne - - ; sposób postępowania z dokumentacją wytworzoną do k r. regulowały następujące przepisy: instrukcja kancelaryjna ijednolity rzeczowy wykaz akt wprowadzone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, zmienione rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 roku (Dz. U. Nr 69, póz. 636). Ponadto można przywołać rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego,ich odpisów, zaświadczeń i protokółów (Dz. U. Nr 136 póz. 884). II. Ustalenia kontroli 1. Stosowanie przepisów kancelaryjne - archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji ikwalifikacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego. System kancelaryjny bezdziennikowy, realizowany w formie papierowej, jest zasadniczo respektowany. Kryteria oceny wartości dokumentacji merytorycznej (podział dokumentacji na kategorie archiwalne) są poprawne i zgodne z jednolitym rzeczowym wykazem akt. W odniesieniu do dokumentacji USC przeprowadzono już weryfikację kwalifikacji w oparciu o aktualny wykaz akt. Księgi stanu cywilnego i dokumenty zbiorowe są cyklicznie odkładane do archiwum zakładowego USC, natomiast dokumentacja sfery administracyjnej kategorii B do 2010 r. została przekazana do archiwum zakładowego UM na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. Materiały archiwalne są kompletne. Kryteria oceny wartości wytwarzanej dokumentacji (określenie kategorii archiwalnej) są poprawne. 2. Zbiór dokumentacji. W archiwum zakładowym jest przechowywana: a) dokumentacja własna aktowa: kategorii A z lat w łącznej ilości 1218 jednostek inwentarzowych (dalej: j. inw.) stanowiących ok. 55,50 mb, są to: księgi UMZ j. inw., akta zbiorowe j. inw., skorowidze j. inw., a także statystyka i sprawozdawczość USC - 9 j. inw., kategorii B z lat z lat w ilości ok. 4,50 mb (akta związane z wydawanieminformacji na podstawie akt stanu cywilnego); b) dokumentacja odziedziczona aktowa:

4 kategorii A - ogółem 106 j. inw.; w ilości ok. 4,50 mb z lat , w tym: akta stanu cywilnego parafii rzymsko-katolickiej Ś w. Trójcy w Starachowicach z lat księgi oraz 26 alegat; akta stanu cywilnego parafii rzymsko-katolickiej Wszystkich Świętych w Starachowicach z lat ksiąg oraz 6 alegat; akta stanu cywilnego okręgu bożniczego w Starachowicach z lat ksiąg; c) dokumentacja obca: kategorii A - wtórniki akt stanu cywilnego z lat w ilości ok. 380 j. inw., (ok. 8,00 mb): - USC w Brodach - 79 j. inw.; - USC w Mircu (i Skarżysko-Kościelne) j. inw.; - USC w Pawłowie - 93 j. inw.; - USC Wąchock - 67 j. inw. 3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem ok. 72,50 mb, w tym: kategoria A ok. 68,00 mb, tj j. inw.; kategoria B ok. 4,50 mb, kategorii BE50 i B50-,,-,,. 4. Stan zbioru (w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli). Uległ zmniejszeniu w wyniku przeprowadzonych prac porządkowo-ewidencyjnych, a także przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. 5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe na podstawie 10 ust. 2 pkt. l rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, póz. 1375). - ; stosowne akta zostały przekazane do Archiwum Państwowego w Kielcach. 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych). Materiały archiwalne są przechowywane w odrębnym pomieszczeniu pełniącym rolę archiwum, oddzielnie od akt kategorii B, w układzie rzeczowochronologicznym. Księgi i akta zbiorowe posiadają sygnatury i poprawny opis kancelaryjnoarchiwalny. Dokumentacja sfery niearchiwalnej administracyjnej jest zewidencjonowana w formie spisów zdawczo-odbiorczych i przekazana do archiwum zakładowego UM.

5 Konfrontacja chronologii materiałów archiwalnych i ich fizycznych postaci pozwala stwierdzić, że są one kompletne. 7. Porządkowanie dokumentacji. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym nie była porządkowana przez osoby z zewnątrz. Wszystkie czynności z zakresu gromadzenia, przechowywania i przekazywania do właściwego terytorialnie archiwum państwowego wykonywane są wyłącznie we własnym zakresie. 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne: a) wykaz spisów zdawczo - odbiorczych - tak, ostatni nr 8; b) spisy zdawczo-odbiorcze odrębne dla kategorii A i B - tak; c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego - tak; d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej - nie dotyczy; e) ewidencję wypożyczeń - księgi nie są wypożyczane na zewnątrz; f) inne środki ewidencyjne - -.,. 9. Ocena prowadzenia ewidencji jest pozytywna. Układ akt oraz kompletna ewidencja zasobu pozwala na szybkie i efektywne wykorzystywanie zgromadzonych materiałów archiwalnych. Sporządzone środki ewidencyjne dla materiałów archiwalnych sfery administracyjnej, należy przekazać do archiwum zakładowego Urzędu Miasta i zarejestrować w wy&»z/g jpzjdw zdawczo-o^/orczyc/z. Akta kategorii A mogą być nadal przechowywane w USC na zasadach wypożyczenia z archiwum UM. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego. W archiwum zakładowym UM jest przechowywana tzw. dokumentacja obsługi USC (spisy zdawczo-odbiorcze nr 3 i 4), której rozmiary zostały wykazane w protokole kontroli archiwum zakładowego UM. 11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt). Gromadzone i przechowywane materiały archiwalne są udostępniane poprzez wydawanie odpisów na rzecz zainteresowanych osób oraz instytucji. Z chwilą merytorycznego i ostatecznego załatwienia sprawy, materiały archiwalne są włączane we właściwe miejsce. Stan fizyczny udostępnianych akt jest dobry. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. USC nie występował z odrębnym wnioskiem na brakowanie. W ramach wspólnego wniosku z UM na podstawie zgody Nr 083/13 (znak: OI ) z dnia 26 kwietnia 2013 r. wybrakowano dokumentację niearchiwalną USC. Urząd nie posiada zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, w rozumieniu 5 ust.l pkt. 2 rozporz^dzema Mwzłfra AT«/Mry z

6 J d wrze^ma 2002 ro&z/ w.sprawę oraz zołod ż fry6«przg^zzywamza wzo^ria/ów orca/wajmyc/z do z. U. Nr 167, póz. 1375). 13. Przekazanie materiałów archiwalnych. Czynność przekazywania materiałów archiwalnych do właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego w Kielcach, od czasu poprzedniej kontroli, miała miejsce w l księgę UMZ parafii rzymsko-katolickiej Św. Trójcy w dniu 13 stycznia 2011 r. Przekazano wówczas Starachowicach za 1910 r.; 12 stycznia 2012 r. przekazano l księgę UMZ parafii rzymsko-katolickiej Św. Trójcy w Starachowicach za 1911 r., natomiast 7 stycznia br. przekazano l księgę UMZ parafii rzymsko-katolickiej Św. Trójcy w Starachowicach za 1912 r. Księgi stanowiły dopływ do zespołu archiwalnego 21/2733 Akta stanu cywilnego parafii rzymsko-katolickiej w Wierzbniku. 14. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest z urzędu (w ramach zakresu czynności) Pani Zofia Hallmann - Kierownik USC, posiadająca wykształcenie wyższe i przeszkolenie kancelaryjno-archiwalne dla kierowników USC. 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym są dobre. 16. Lokal archiwum zakładowego jest usytuowany na parterze budynku administracyjnego Urzędu Miasta i składa się z pomieszczenia o powierzchni ok. 36 m^ (odrębne od pokoju biurowego kierownika USC). Wyposażenie stanowią: regały metalowe przesuwne i niezbędne do pracy sprzęty biurowe (stolik, krzesła). Gaśnica proszkowa aktualna. Oświetlenie dzienne i elektryczne jarzeniowe. Instalacja c. o. Drzwi wejściowe solidne antywłamaniowe. W lokalu nie ma niezabezpieczonych rur i przewodów kanalizacyjnych. Lokal posiada higrometr i termometr, prowadzony jest rejestr pomiarów. W temperatura wynosiła 20 st. C, a wilgotność 60%. Rezerwa magazynowa wynosi ok. 60,00 mb. dniu kontroli 17. Inne ustalenia kontroli. W trakcie kontroli zwrócono uwagę, że na bieżąco można przeprowadzać drobne prace naprawcze uszkodzonych kart w księgach, przy użyciu specjalistycznej taśmy np. Filmoplast. USC posiada program komputerowy USC Technika wersja 4.7 oraz baza EL-DOK wersja 3.7 (elektroniczny obieg dokumentów). W ewidencja materiałów archiwalnych. trakcie kontroli kontrolującemu została przekazana 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli. W piśmie pokontrolnym dyrektora Archiwum Państwowego w Kielcach z dnia 21 stycznia 2011 roku (znak: /10) nie ustalono żadnych zaleceń pokontrolnych.

7 ni. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przekazane odrębnym pismem. Protokół podpisali: Aniia^)para-Rak ^/Lul^ f/(2 starszy archiwistę Kierownik kontrolowanej Kierownik USC przeprowadzający kontrolę jednostki Protokół sporządzono w 2 egz. Egz. nr 1 - Jednostka kontrolowana Egz. nr 2 - Archiwum Państwowe w Kielcach

8