Informacje o jednostce

Transkrypt

1 archiwalnym i archiwach w Urząd Gminy w Cewicach Egz. nr.ą Strona 1 z 10 Archiwum Państwowe w Koszali Oddział w Słupsku 27 ul. W.Lutosławskiego Słupsk Nazwa archiwum państwowego Oddział Identyfikator Adres (systemowy) S Nr protokołu kumentu Znak sprawy Identyfikator operatora Informacje o jednostce Urząd Gminy w Cewicach 3788 Nazwa jednostki Identyfikator systemowy ul. Witosa 16, Cewice Adres kontrolowanej jednostki REGON KRS ustawa o samorządzie terytorialnym (Dz. >, Jerzy Pernal U. nr 16, poz. 95 z późn. zm.) 1999 Rok utworzenia Nazwa aktu prawnego Imię i nazwisko kierownika jednostki Rok ustalenia pod jednostki nadzór Wojewoda Pomorski ul. Okopowa 21/27, Gdańsk Organ nadrzędny/nadzorujący Adres organu nadzorującego Statut Regulamin organizacyjny t a k Czy posiada? kumentu Czy posiada? kumentu Inny dokument Pełna nazwa aktu normatywnego kumentu Zmiany organizacyjne Urząd Gminy w Cewicach (terenowy 1973 organ administracji państwowej) Poprzednia nazwa Lata od - do Strukturę organizacyjną Urzędu Gminy w Cewicach tworzą: Referat Budżetowy, Zespół Obsługi Finansowo-Kadrowej, Zespół ds. Planowania Przestrzennego i Inwestycji, Zespół ds. Zamówień Publicznych i Funduszy Zewnętrznych, Referat ds. Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Referat Administracji i Obsługi, Zespół ds. Samorządowych, Oświatowych, Kultury i Sportu, Inspektor ds. gospodarki Nieruchomościami i Geologii, Radca Prawny oraz Audytor Zewnętrzny. Opis struktury organizacyjnej W trakcie likwidacji W trakcie upadłości W trakcie zmian organizacyjnych

2 archlwalrrym I aiditwuuti w Urząd Gminy w Cawicach Egz. nr Strona 2 z 10 Uwagi Informacje o kontroli Kontrola postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącego do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją archiwalną przechowywanymi w archiwum zakładowym i komórkach organizacyjnych Urzędu Gminy w Cewicach Przedmiot i zakres kontroli Kontrolę przeprowadził Ewa Drobklewicz Starszy 56/ archiwista Imię i nazwisko Stanowisko Nr upoważnia do Data wystawienia: Okres ważności - od: kontrolera służbowe kontrolera kontroli do: Uprawni pracownicy do reprezentowania jednostki Q Brak informacji Data kontroli Data rozpoczęcia kontroli Data zakończenia kontroli Wskaza dni będących przerwami w kontroli Informacja o ostatj kontroli AP Turalska Bożena kontrola archiwum zakładowego Nazwisko i imię osoby przeprowadzającej kontrolę Data kontroli Przedmiot i zakres kontroli Informacja o dodatkowych kontrolach przepisów archiwalnych przez inne jednostki Q Brak informacji Uwagi Przepisy kancelaryjno-archiwalne obowiązujące w jednostce Jednostka kontrolowana posiada przepisy kancelaryjno-archiwalne Uzgodnione z archiwum państwowym Instrukcja kancelaryjna 2011 wprowadzona rozporządzem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - załącznik nr 1 (Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67) Rok Uwagi

3 nrnhiwnlnym i nrnhiwnnh w l Irzryl Gminy w Cnwinnnh - Fgr. nr Ą Strona3z 10 Jednolity rzeczowy wykaz akt 2011 wprowadzony rozporządzem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - załącznik nr 2 (Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67) Rok Uwagi Instrukcja w spiawit: organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego 2011 wprowadzona rozporządzem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych w y k a z ó w akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - : załącznik nr 6 (Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67) Rok Uwagi Stan przestrzegania przepisów o państwowym zasobie archiwalnym i archiwach System kancelaryjny. bezdziennikowy System zarządzania papierowy dokumentacją Archiwa zakładowe Archiwum zakładowe Nazwa archiwum zakładowego , r. archiwum zakładowe Urzędu Gminy W archiwum zakładowym jest przechowywana: własna odziedziczona własna zdeponowana wytworzona i zgromadzona w Urzędzie Gminy w Cewicach funkcjonującym jako jednostka samorządu terytorialnego Opis dokumentacji aktowa techniczna kartograficzna geodezyjna fotograficzna audialna wizyjna audiowizualna elektroniczna "A" ^ Jedn. arch. l n n, "B" "B50" 199Q

4 archiwalnym i archiwach w Urząd Gminy w Cewicach - Egz. nr Ą.. Strona 4 z Q 2 Q 1 5 y Q Q & g 4 "BE50" Jedn. Inw. l g 9 Q 2 Q "B", "BSO", "BE50" razem Materiały ardiiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego 1 9 9Q 1991 Ilość jedn. arch. Iluść mb. Ilość MB 0.30 odziedziczona okumentacja wytworzona i zgromadzona w Urzędzie Gminy w Cewicach funkcjonującym jako terenowy organ administracji państwowej Opis dokumentacji aktowa techniczna kartograficzna geodezyjna fotograficzna audialna wizyjna audiowizualna elektroniczna "A" ^ Jedn. arch. "B" " "BE50" "B", "B50". "BE50" IS Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego 1976 Ilość jedn. arch. Ilość mb. Ilość MB zdeponowana odziedziczona po Gminnym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym w Cewicach

5 aronwalnym i arcnwaoh w Urząd Gminy w Cewicach - Egz. nr Strona 5 z 10 Opis dokumentacji aktowa techniczna ka rtograficzna geodezyjna fotograficzna audialna wizyjna audiowizualna elektroniczna "A" Jedn. arch. -B" 1957 "BSO" 1995 ' I 1.10 J \1 "BE50" 1 J I "B", "BSO", "BESO" : Materiały archiwalne Ilość jedn. arch. podlegające przejęciu przez archiwum Ilość mb. państwowe z archiwum Ilość MB zakładowego Ewidencja Wykaz spisów Spisy zdawczo- Spisy materiałów archiwalnych Spisy brakowanej dokumentacji Ewidencja zdawczo- odbiorcze przekazanych do archiwum archiwalnej udostępń odbiorczych państwowego Ostat przekaza materiałów archiwalnych do I Urząd Gminy w Cewicach 1973 Archiwum Państwowego Gminna Rada Narodowa w 1973 Cewicach Data przekazania Ilość (mb.) Ilość (j. a.) Zespoły akt Daty od - do Ostat przekaza ^0^ dokumentacji archiwalnej do Data ostatgo Data wydania 33/17 Numer zgody brakowania brakowania zgody Inne środki ewidencyjne Personel archiwum zakładowego Kierownik lub osoba odpowiedzialna za prowadze archiwum

6 archiwalnym i archiwach w Urząd Gminy w Cewicach - Egz. nr..ą Strona 6 z 10 Marek Kuriata umowa o pracę kurs archiwalny stopnia pierwszego ukończony w 2012 r. Imię i nazwisko Forma zatrudnia Wykształce archiwalne (np. kurs archiwalny, wyższe wykształce archiwalne) i data ukończenia Lokal archiwum zakładowego piwnica regały stacjonarne piętro Ilość pomieszczeń Powierzchnia (m 2 ) miejsce pracy dla archiwisty Usytuowa termometr dostateczne higrometr kontrola dostępu Wyposaże Warunki przechowywania Rezerwa magazynowa (mb.) gaśnica czujnik ognia i dymu Zabezpiecze przed kradzieżą i innymi ujemnymi czynnikami Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem: aktowa w tym kategoria 'A" (ilość w mb.) ^ w tym kategoria "B", "B50", no 10 "BE50" razem (ilość w mb.) w tym kategoria "B" (ilość w mb.) w tym kategoria B50" (ilość w mb.) w tym kategoria BE50 - (ilość w mb.) techniczna w tym kategoria "A" (ilość w mb.) w tym kategoria "B" (ilość w mb.) kartograficzna w tym kategoria "A" (ilość w mb.) w tym kategoria "B" (ilość w mb.) geodezyjna w tym kategoria "A" (ilość w mb.) w tym kategoria "B" (ilość w mb.) fotograficzna w tym kategoria "A" (ilość w jedn. w tym kategoria "B' (ilość w jedn.

7 archiwalnym i archiwach w Urząd Gminy w Cewicach - Egz. nr... Strona 7 z 10 audialna wizyjna audiowizualna elektroniczna w tym kategoria "A' (ilość w jedn. w tym kategoria 'B' (ilość w jedn. w tym kategoria "A" (ilość w jedn. w tym kategoria 'B' (ilość w jedn. w tym kategoria "A' (ilość w jedn. w tym kategoria 'B' (ilość w jedn. w tym kategoria "A' (ilość w MB) w tym kategoria 'B' (ilość w MB) Wypożyczana dokumentacja przechowywana jest u wypożyczającego. Miejsca przechowywania dokumentacji przyjętej na stan archiwum zakładowego poza lokalem archiwum zakładowego Ustalenia kontroli Ustalenia kontroli W Urzędzie Gminy w Cewicach stosowany jest bezdziennikowy system kancelaryjny. Podstawowym systemem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw jest system tradycyjny (papierowy), wspomagany przez elektroniczny obieg dokumentacji. Pracownicy rejestrują sprawy w spisach spraw i łączą w sprawy. Wypracowywany został system regularnego przekazywania akt do archiwum zakładowego. Przekazywa akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzanych oddziel dla kat. A i B. W archiwum zakładowym przechowywana jest dokumentacja własna, odziedziczona i zdeponowana. Materiały archiwalne to głów dokumentacja gremiów kolegialnych, planów i sprawozdań finansowania jednostki, gospodarki ruchomościami, działalności gospodarczej. archiwalna to głów dokumentacja księgowa, obsługi dowodów osobistych i ewidencji mieszkańców, dokumentacja techniczna. Materiały archiwalne Rady, Komisji wytworzone do 2006 r. oraz materiały archiwalne Zarządu wytworzone do 2002 r. posiadają oprawę książkową. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji jest dobry. w archiwum zakładowym jest przechowywana w podziale na materiały archiwalne i dokumentację archiwalna. Akta układane były na wydzielonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych regałach, lecz z powodu braku rezerwy magazynowej akta układać zaczęto w kolejności spisów zdawczo-odbiorczych. Obowiązek fizycznego wydzielenia akt kat. A został zachowany. Materiały archiwalne przejęte przed 2014 r. są uporządkowane wewnętrz. Archiwista zakładowy planuje sukcesyw je porządkować i przepakować do teczek aktowych bezkwasowych wiązanych podczas wykonywania obowiązku oddania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

8 archiwalnym I archiwach w Urząd Gminy w Cewicach - Egz. nr Strona 8 z 10 Archiwista zakładowy dokonał weryfikacji kategorii archiwalnej dokumentacji zgod z 6 ust. 3 Rozporządzenia PRM z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67). Wszystkie zbędne informacje zostały ujęte w środkach ewidencyjnych w sposób prawidłowy. Przekwalifikowaniu podlegają jeszcze m.in. koperty dowodowe osób zmarłych, którym pierwszy dowód osobisty wydano do roku Opisy teczek są prawidłowe. Znakowa sygnaturami archiwalnymi jest prawidłowe. W zbiorze dokumentacji archiwum zakładowego znajduje się dokumentacja, której upłyną 25-letni okres przechowywania w jednostce. Przekazaniu do Archiwum Państwowego podlegają materiały archiwalne wytworzone do roku Są to materiały archiwalne odziedziczone po Urzędzie Gminy w Cewicach jako terenowym orga administracji państwowej w ilości 35 j.a. co stanowi ok. 1,50 mb oraz po Urzędzie Gminy w Cewicach jako jednostce samorządu terytorialnego w ilości 8 j.a. co stanowi ok. 0,30 mb. Przekazać do Archiwum Państwowego można rówż dokumentację z okresu późjszego - np. do roku 1992 lub 1994 w celu jednorazowego, wcześjszego wypełnia obowiązku przekazania tych materiałów, (zgod z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przekazać materiały archiwalne należy zwłocz po upływie 25 lat od ich wytworzenia, o ile jednostka organizacyjna dokonała przekazania wcześj). Materiały te przez przekazam powinny zostać uporządkowane zgod z trybem i na warunkach określonych odpowiednimi przepisami. Stan fizyczny zbioru dokumentacji (w tym kat. A i B50) jest dobry. Akta przekazywane do archiwum zakładowego umieszczane są w przekładkach (dokumentacja archiwalna) oraz w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (materiały archiwlane). Ewidencja prowadzona jest w sposób prawidłowy. Wykaz spisów zdawczoodbiorczych jest łączny dla spisów kat. A i B. Spisy zdawczo-odbiorcze prowadzone są oddzielne dla materiałów archiwalnych i dokumentacji archiwalnej. Spisy zdawczo-odbiorcze zawierają podpisy osoby przekazującej i przejmującej dokumentację, nazwę komórki organizacyjnej i datę przejęcia akt. Dokumentację odziedziczoną stanowią akta Urzędu Gminy w Cewicach funkcjonującym jako terenowy organ administracji państwowej w latach Jest to dokumentacja archiwalna (akta osobowe, listy płac) kat. B50 i BE50 oraz dokumentacja archiwalna i materiały archiwalne. zdeponowana to dokumentacja płacowa Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego w Cewicach z lat Archiwum zakładowe składa się z dwóch pomieszczeń. Lokal archiwum znajdujący się w budynku administracyjnym Urzędu Gminy /II piętro/ wyposażony jest w drewniane regały, biurko, krzesła. Jego powierzchnia wynosi 12,50 m 2. Oświetle naturalne i sztuczne. Lokal archiwum posiada właściwe zabezpiecze przed kradzieżą i pożarem oraz przed innymi szkodliwymi czynnikami. Pomieszcze jest ciasne, brak w nim rezerwy magazynowej. Drugi lokal archiwum o powierzchni 25 m 2 znajduje się w oddzielnym budynku w piwnicy. Wyposażony jest drewniane regały, gaśnice proszkową. Okna i drzwi lokalu są okratowane. Pomieszcze to posiada dostateczne zabezpiecze przed kradzieżą i pożarem oraz przed innymi szkodliwymi czynnikami. Rezerwa magazynowa wynosi 15 mb. Pan Marek

9 archiwalnym i archiwach w Urząd Gminy w Cewicach - Egz. nr Strona 9 z 10 Kuriata oświadczył że Urząd Gminy w Cewicach czyni starania celem pozyskania środków na dostosowa lokalu archiwum zakładowego do wymogów instrukcji archiwalnej. O M. in.: opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych prawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona, nazwiska i funkcję (stanowisko) osób odpowiedzialnych za prawidłowości. Wskaza podstaw dokonanych ustaleń. Informacja o realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku ostatj kontroli Zalece pokontrolne nr 1 dotyczące przestrzegania zapisów instrukcji kancelaryjnej w sprawie przygotowania w komórkach organizacyjnych dokumentacji do zdania do archiwum zakładowego oraz zalece pokontrolne nr 3 dotyczące oprawy książkowej protokołów posiedzeń gremiów kolegialnych zostały zrealizowane. Zalece pokontrolne nr 2 dotyczące dostosowania lokalu archiwum zakładowego do wymogów określonych instrukcją archiwalną zostało wykonane. Opis Zastrzeżenia do protokołu Stanowisko kontrolera do zgłoszonych zastrzeżeń Q Wystąpie pokontrolne zosta przekazane odrębnym pismem Poucze: Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisam protokołu kontroli, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli, w termi 14 dni od dnia jego otrzymania. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w termi 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaś przyczyn odmowy. Protokół podpisali Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki Çgjùy&j JK IŚGl Kwa miejscowość i data miejscowość i data Starszy Archiwista ffinf. Jerzy Pernal Ewa va Drobkiew. icz kierownik jednostki kontrolowanej przeprowadzający kontrolę Załączniki Ilość: 0

10 archiwalnym i archiwach w Urząd Gminy w Cewicach - Egz. nr.a Strona 10 z 10 Q Brak Protokół sporządzono w 2 egz. egz. Nr 1 - jednostka kontrolowana egz. Nr 2 - Archiwum Państwowe w Koszali