ARCHIWUM PAŃSTWOWE m. st. WARSZAWY Warszawa, ul. Krzywe Koło 7 tel ; fax

Transkrypt

1 ARCHIWUM PAŃSTWOWE m. st. WARSZAWY Warszawa, ul. Krzywe Koło 7 tel ; fax Znak sprawy: VI /11 PROTOKÓŁ KONTROLI OGÓLNEJ ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO. W Urzędzie Miasta ul. Kościuszki 45, Milanówek Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698) I. Informacje wstępne: 1. Kontrolę przeprowadziła w dniu 16 maja 2011 r. Elżbieta Pędelska - archiwista, pracownik Archiwum Państwowego m.st. Warszawy Oddział w Grodzisku Mazowieckim, nr upoważnienia do kontroli 01/11, w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej Pani Anny Zajączkowskiej p.o. Sekretarza Miasta Milanówka. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona w 1990 r. na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz z późno zm.). Obecnie kieruje nią Pan mgr Jerzy Wysocki - Burmistrz Miasta Milanówka. Organem nadzorującym jest Wojewoda Mazowiecki, Pl.Bankowy 3/5, Warszawa. 3. Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki: Statut - Uchwała nr 411/XXXV /10 Rady Miasta Milanówka sprawie nadania w Statutu Miasta Milanówka. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Milanówka wprowadzony Zarządzeniem Burmistrza Miasta Milanówka nr 101/V /10 z dnia 1 września 2010 r. - ze zmianami: Zarządzenie nr 30/VI/l1 Burmistrza Miasta Milanówka z dnia 1 lutego 2011 r. w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Milanówka. REGON Zmiany organizacyjne w przeszłości: 5. Jednostka kontrolowana zakładowe nie było nie jest w stanie likwidacji, upadłości, przekształcenia. 6. Ostatnią kontrolę Archiwum 7. Archiwum z dnia 27 kwietnia 2010 r. w Państwowe przeprowadziło nie było kontrolowane w dniu 7 lutego 2008 r. przez inne jednostki kontrolne. 8. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne uzgodnione z Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych. a) instrukcja kancelaryjna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - zał. Nr 1 (Dz. U. Nr 14, poz. 67)

2 b) jednolity rzeczowy wykaz akt: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - zał. Nr 2 (Dz. U. Nr 14, poz. 67) c) instrukcja archiwalna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych - zał. Nr 6 (Dz. U. Nr 14, poz. 67) d) inne normatywy kancelaryjno-archiwalne: instrukcja kancelaryjna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz zał. nr 4 rzeczowy wykaz) ze zmianami, Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 69, poz. 636), ze zmianami - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 lipca 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 127, poz. 885). jednolity rzeczowy wykaz akt - j.w. zał. nr 4 ze zmianami - wprowadzony Zarządzeniem Nr 7/V /2008 Burmistrza Miasta Milanówka z dnia 15 stycznia 2008 r. w sprawie wprowadzenia Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt dla Urzędu Miejskiego w Milanówku. instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem Nr 116/IV /04 Burmistrza Miasta Milanówka z dnia r., zatwierdzona przez Dyrektora Archiwum Państwowego m.st. Warszawy, znak: VI /04 z dnia r. II. Ustalenia kontroli. 1. Stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego - klasyfikacja i kwalifikacja do kategorii archiwalnej w większości poprawna. Dokumentacja niearchiwalna (kat. B) przekazywana jest dość regularnie, natomiast materiały archiwalne (kat.a) nie są przekazywane systematycznie. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie jest system tradycyjny z równoległym kontynuowaniem prac nad wdrożeniem systemu EZD - Zarządzenie Nr 60/VI/2011 Burmistrza Miasta Milanówka. Na koordynatora czynności kancelaryjnych wyznaczono Pana Łukasza Ryka - Zarządzenie Nr 60/VI/2011 Burmistrza Miasta Milanówka. Prowadzony jest bez dziennikowy system kancelaryjny. 2. Zbiór dokumentacji: W archiwum zakładowym jest przechowywana: a) dokumentacja własna aktowa: kategorii A w ilości ok. 7,50 mb, z lat tj.195 j.a, kategorii B w ilości ok. 84 mb, z lat w tym: akta kategorii "BESO" lub "BSO" w ilości "-,, mb, z lat "-,, oraz - techniczna: kategorii A w ilości "-,, mb, jedn.inw., jedn.arch., z lat " " kategorii B w ilości Ok.I 27 mb, z lat (Referat Architektury pozwolenia na budowę z dokumentacją projektowo-techniczną) nierozpoznana w ilości "-,, mb, "-,, rysunków, z lat "-,, - elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych: kategorii A w ilości kategorii B w ilości jedn.inw., "-,, jedn.inw., z lat " " z lat "-,, i Nadzoru Budowlanego -

3 3 nierozpoznana w ilości "-,, rysunków, z lat " " - kartograficzna: kategorii A w ilości "-,, jedn.inw., "-,, jedn.arch. (arkuszy), z lat kategorii B w ilości "-,, jedn.inw., "-,, jedn.arch. (arkuszy), z lat nierozpoznana w ilości "-,, arkuszy, z lat "-,, - audiowizualna: izagranza: kategorii A w ilości " "jedn.inw., czasu nagrań, z lat " " kategorii B w ilości " " jedn.inw. (nagrań), "-,, czasu nagrań, z lat nierozpoznana w ilości "-,, pudełek, z lat "-,, inne w ilości "-,, sztuk, z lat "-,, jotogrcifie kategorii A w ilości "-,, kategorii B w ilości "-,, nierozpoznana w ilości inne w ilości "-,, sztuk, jedn.inw., negatywów, pozytywów, z lat jedn.inw., sztuk, z lat "-,, sztuk, z lat "-,, z lat "-,, jilmy kategorii A w ilości "-,, kategorii B w ilości "-,, nierozpoznana w ilości inne w ilości "-,, sztuk, tytułów (tematów), sztuk, sztuk mat. wyjś, z lat tytułów (sztuk), "-,, sztuk, z lat "-,, "-,, sztuk, z lat "-,, z lat "-,, bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: - zbiór dokumentacji stanowi własna dokumentacja niearchiwalna (kat.b) - Ref. Księgowości finansowej i podatkowej, pozwolenia na budowę. Materiały archiwalne to: Protokóły Sesji Rady Miasta, Protokóły z posiedzeń Zarządu Miasta (kompletne), Protokóły z posiedzeń Komisji, Uchwały Rady Miasta, Uchwaly Zarządu Miasta, Postanowienia Zarządu Miasta, Zarządzenia Burmistrza, sprawozdania statystyczne, kontrole oraz budżety. b) dokumentacja odziedziczona po: (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię A i kategorię B, a także - jeśli zachodzi potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a.) - Odziedziczona dokumentacja niearchiwalna (kat. B) to głównie pozwolenia na budowę z dokumentacją projektowo-techniczną po Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Milanówku i Urzędzie Miejskim w Milanówku jako t.o.a.p. do 1990 r. oraz akta osobowe i teczki rzemieślników. Przechowywana jest również dokumentacja z lat dziedziczona po Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Milanówku, Urzędzie Miejskim w Milanówku oraz po Wojewódzkim Przedsiębiorstwie Geodezyjnym w Warszawie dot. regulacji prawnej nieruchomości, zmian gruntowych i operaty techniczne aktowa: - kat. A, B20, BE, BE50 w ogólnej ilości ok. 39,15 mb z lat dokumentacja zakwalifikowana do kat. A i częściowo do kat.b20 dot. regulacji prawnej nieruchomości, zmian gruntowych i operaty techniczne z lat w ilości ok. 6 mb po: Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Milanówku, Ref. Geodezji i Gospodarki Gruntami Urzędu Miasta w Milanówku i Wojewódzkim Przedsiębiorstwie Geodezyjnym w Warszawie dokumentacja ujęta na spisach nr 47,48,49,50,51,104. Prezydium Mi'eJskiej Rady Narodowej w Milanówku kat.a w ilości ok.0,10 mb z lat spis Nr 39 Urząd Miejski w Milanówku kat. A w ilości 0,05 mb z lat spis nr 9 akta osobowe pracowników zwolnionych, rejestry mieszkańców, teczki osobowe działalności gospodarczej rzemieślników z lat , w ilości ok. 18,00 mb (kat.be50) dokumentacja techniczna (pozwolenia na budowę) z lat , w ilości ok. 15 mb

4 . 4 c) dokumentacja zdeponowana (obca), (jak w punkcie II.2.b.) - me ma 3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem ok. 157,65 mb w tym: - kategoria A w ilości ok. 13,65 mb - kategoria B w ilości ok. 144 mb w tym: - kategoria BE50 w ilości ok. 18,00 mb 4. Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli określić stan fizyczny zbioru dokumentacji) - w porównaniu z poprzednią kontrolą nastąpił przyrost w metrażu dokumentacji, akta w dobrym stanie fizycznym. 5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez Archiwum Państwowe ( podać podstawę prawną przejęcia) - zgodnie 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz.1375) przekazaniu podlega dokumentacja dot. regulacji prawnej nieruchomości, zmian gruntowych i operaty techniczne z lat po: Prezydium Miejskiej Rady Narodowej w Milanówku, Ref. Geodezji i Gospodarki Gruntami Urzędu Miasta w Milanówku i Wojewódzkim Przedsiębiorstwie Geodezyjnym w Warszawie w ilości ogólnej ok. 6 mb (spis nr 47,48, 49, 50, 51, 104) a także materiały archiwalne ze spisów nr 9 i nr Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych zasób odziedziczony przechowywany w wydzielonym magazynie archiwalnym. Zbiór dokumentacji własnej ułożony wg spisów zdawczoodbiorczych. Materiały archiwalne niekompletne, wydzielone, teczki opisane, w większości uporządkowane wewnątrz, usunięte części metalowe, paginowane, spięte w tzw. klipsy archiwalne, część zapakowana w pudła z tektury litej bezkwasowej. Dokumentacja niearchiwalna (kat.b) opisana, oznaczona sygnaturami archiwalnymi. 7. Dokumentacja przechowywana sposób prawidłowy. w archiwum zakładowym jest porządkowana 8. Ewidencja Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne: a) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - tak b) spisy zdawczo-odbiorcze - tak w podziale na kat.a i kat.b - tak c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej - tak e) ewidencję wypożyczeń - tak f) inne środki ewidencyjne - "-,, we własnym zakresie w - tak 9. Ocena prowadzenia ewidencji: Dla większości zasobu poprawnie prowadzona. Wyjątkiem jest spis nr 138 i nr 140 gdzie na spisach materiałów archiwalnych umieszczono akta własne i odziedziczone. 10. Miejsce przechowywania organizacyjnych. dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego - w komórkach

5 r Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt) - akta udostępniane na podstawie zeszytu wypożyczeń, zwracane w dobrym stanie fizycznym. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się nieregularnie za zezwoleniem Archiwum Państwowego - ostatnio zgoda nr 108/09 i nr 278/09 Jednostka kontrolowana nie ma zezwolenia generalnego na brakowanie. 13. Przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego ostatnio nie miało miejsca. 14. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego w ramach innych obowiązków jest Pan Łukasz Ryk - podinspektor w Referacie Organizacyjnym, zatrudniony na stałe, posiadający wykształcenie średnie, przeszkolony na kursie archiwalnym I" w 2010 r. 15. Warunki pracy personelu archiwum są uciążliwe, ponieważ: jest-zbyt mała przestrzeń lokalowa i nie ma zapewnionego przejścia min.80 cm między regałami. miejsce do pracy jest w pomieszczeniach magazynowych. 16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem, i innym ujemnymi czynnikami) - archiwum zakładowe usytuowane na poziomie piwnicy, składa się z 3 pomieszczeń o łącznej pow. ok. 50 m 2, oświetlenie dzienne i elektryczne, regały metalowe, stół, krzesła, zabezpieczone p.poż., okna i okratowane, pomieszczenie suche, wyposażone w pomierniki wilgotności i temperatury, zabezpieczone alarmowo. 17. Inne ustalenia kontroli: (m.in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie) W Urzędzie oprócz elektronicznego obiegu dokumentacji o nazwie DocFlow funkcjonują następujące systemy lub bazy danych: AZAK- program do obsługi archiwum zakładowego program płatnik - dokonywanie rozliczeń z ZUS Program Groszek- program do obsługi w zakresie podatków Program Eurobudżet- wpisywanie operacji księgowych Program Bestia- do współpracy z RIO 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe - częściowo wykonano. Przeszkolono pracownika na kursie archiwalnym, zobowiązano komórki do przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych, całość zasobu ułożono wg kolejnych spisów zdawczo-odbiorczych, zbędne do prac bieżących materiały archiwalne przekazano do archiwum zakładowego. Nie wykonano pkt 2 zaleceń pokontrolnych. III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną nadesłane odrębnym pismem w ciągu 14 dni od daty przekazania protokołu. Protokół podpisali:

6 6 trza Miasta i 1,! t i ::>\.r.:-f.:' ~ ~ ::r\ (archiwista zakładowy) Protokół egz. nr 1 egz. nr 2 egz. nr 3 EP Spr. MG sporządzono w 3 egz. - jednostka kontrolowana - Archiwum Państwowe m.st. Warszawy - AP m.st. Warszawy Oddział w Grodzisku Mazowieckim (przeprowadzający kontrolę)