INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. w Milanowie

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 3/2014 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 23 stycznia 2014r. INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Milanowie 1

2 Rozdział I Postanowienia wstępne 1 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Milanowie, tryb postępowania z aktami przekazywanymi do składnicy akt, zasady przechowywania, udostępniania, zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania. Rozdział II Podział dokumentacji na kategorie archiwalne 2 1. Dokumentację dzielimy na dwie kategorie archiwalne: 1) materiały archiwalne (akta kategorii A), 2) dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B). 2. Materiały archiwalne (akta kat. A) są to wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna oraz inna dokumentacja, która bez względu na sposób jej wytwarzania, posiada znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne przekazuje się właściwemu Archiwum Państwowemu. Przechowuje się je wieczyście. 3. Dokumentacja powstała, nadesłana i składana w GOPS Milanów to dokumentacja niearchiwalna. 4. Do dokumentacji niearchiwalnej (akta kat. B) z dodaniem cyfr arabskich zalicza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb Ośrodka oraz dla celów kontrolnych. 5. Do dokumentacji oznaczonej symbolem Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, lecz pod kontrolą pracownika składnicy akt i w trybie uzgodnionym z archiwum państwowym. 6. Kategorie archiwalne ustala jednolity rzeczowy wykaz akt, który podlega uzgodnieniu z Archiwum Państwowym. 2

3 1. Do zadań składnicy akt należy: Rozdział III Zakres działania składnicy akt 3 1) przejmowanie akt z poszczególnych komórek organizacyjnych, 2) przechowywanie i zabezpieczenie przejętych akt oraz prowadzenie ich ewidencji, 3) udostępnianie akt osobom upoważnionym, 4) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B) oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu, Rozdział IV Lokal składnicy akt i jego wyposażenie 4 1. Lokal składnicy akt powinien zapewniać warunki do realizacji jego zadań, do zabezpieczenia przechowywanej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz składać się z: 1) stanowiska pracy służącego do pracy biurowej pracownika obsługującego składnicę akt, 2) magazynu służącego do przechowywania dokumentacji, 3) pomieszczenia przeznaczonego na skład dokumentacji wydzielonej na makulaturę Lokal składnicy akt powinien mieścić się w budynku biurowym, może być ulokowany w suterenie. Lokal powinien być suchy i widny oraz zaopatrzony w mocne drzwi (metalowe lub obite blachą) i zamki, okratowane okna, posiadać oświetlenie elektryczne - zwykłe żarówki i dobrą wentylację. Składnica akt powinna być zabezpieczona przed pożarem, kradzieżą i szkodnikami. 2. Umeblowanie składnicy akt powinno składać się z biurek, szaf, stołu do prac archiwalnych, regałów metalowych, półek, drabinek, itp. 3. Półki i regały powinny być dostosowane do wymiarów dokumentacji. 4. W składnicy akt nie wolno ustawiać żelaznych pieców, otwartych grzejników ani też palić tytoniu. 5. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe lokal składnicy akt musi być wyposażony w niezbędną ilość sprzętu i materiałów ratunkowych, takich jak: gaśnice proszkowe, drabiny, koce gaśnicze, itp. 6. W składnicy akt nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie. 7. Prawo wstępu do lokalu składnicy akt mają: osoba prowadząca składnicę, przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych. 3

4 Rozdział V Obowiązki pracownika składnicy akt 1. Do obowiązków pracownika prowadzącego składnicę akt należy dbanie o całość i bezpieczeństwo składnicy, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, itp. 2. W razie zmiany na stanowisku pracownika przekazanie materiałów odbywa się protokolarnie. 3. Pracownik prowadzący składnicę akt powinien znać strukturę organizacyjną Ośrodka, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję o organizacji i zakresie działania składnicy akt. 6 Rozdział VI Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt 7 1. Pracownicy przekazują do składnicy akt akta spraw ostatecznie załatwionych zgodnie z 18 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej GOPS. 2. Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt odbywa się po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników zgodnie z 18 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej GOPS. 3. Pracownicy przekazują akta do składnicy akt na podstawie spisów zdawczo odbiorczych zgodnie z 18 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej GOPS. 4. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności zgodnej z jednolitym wykazem akt. 5. Pracownik składnicy akt może odmówić przyjęcia akt do składnicy akt w przypadku ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym lub uporządkowaniu akt. Rozdział VII Sposób przechowywania akt w składnicy akt 1. Jeśli wielkość magazynu na to pozwala, to dokumentację niearchiwalną każdej komórki organizacyjnej przeznacza się oddzielne miejsce. 2. Akta na półkach układa się pionowo (systemem bibliotecznym) lub poziomo (jedne na drugich od dołu do góry) i od strony lewej do prawej w kolejności sygnatur. 3. Oddzielnie należy przechowywać akta kategorii B 25 od pozostałych akt kategorii B. 4. Środkami ewidencyjnymi w składnicy akt są: 1/ spisy zdawczo-odbiorcze (załącznik nr 1), 2/ wykaz spisów zdawczo-odbiorczych (załącznik nr 2), 3/ karty udostępniania akt (załącznik nr 3), 4/ spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (załącznik nr 4), 5/ protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 5). 8 4

5 Rozdział VIII Udostępnianie dokumentacji 1. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą kierownika GOPS na podstawie kart udostępnienia. 2. W uzasadnionych przypadkach akta mogą być wypożyczone poza lokal składnicy tylko na teren pomieszczeń biurowych Ośrodka. 3. Nie wypożycza się poza lokal składnicy akt dokumentacji uszkodzonej oraz zastrzeżonej przez komórkę organizacyjną. 4. Poszukiwania materiałów w składnicy akt przeprowadza wyłącznie pracownik składnicy. 9 Rozdział IX Odpowiedzialność osób korzystających ze składnicy akt Osoby korzystające z dokumentacji składnicy akt ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im materiałów i zwrot w wyznaczonym terminie. 2. Pracownik prowadzący składnicę akt potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności osoby zamawiającej akta. 3. W razie stwierdzenia braku lub uszkodzeń, pracownik prowadzący składnicę akt sporządza protokół, który podpisują pracownik prowadzący składnicę akt, osoba wypożyczająca oraz kierownik jednostki organizacyjnej. 4. Protokół sporządza się w 3 egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych akt, drugi przechowuje się w składnicy akt, trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego. Rozdział X Wydzielanie dokumentacji Co roku pracownik prowadzący składnicę akt dokonuje przeglądu i wydzielania dokumentacji. 2. Przez wydzielenie dokumentacji należy rozumieć wyłączenie na makulaturę dokumentacji kat. B, której okres przechowywania minął. 3. Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie. W skład komisji wchodzi: przewodniczący wyznaczony przez kierownika Ośrodka, przedstawiciel jednostki organizacyjnej oraz pracownik składnicy akt. 2. Wydzielanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich faktyczną zawartością. 3. Komisja może przedłużyć termin przechowywania akt kat. B. 4. Z czynności wydzielania dokumentacji komisja sporządza protokół. 5

6 Rozdział XI Przeznaczenie dokumentacji na makulaturę lub zniszczenie Spis dokumentacji przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie oraz protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej należy dołączyć do wniosku o wyrażenie zgody na jej zniszczenie i przesłać do właściwego Archiwum Państwowego. Spis wraz z protokołem sporządza się w 2 egzemplarzach. 2. Po uzyskaniu zgody wyrażonej przez Dyrektora właściwego Archiwum Państwowego, dokumentację należy doprowadzić do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści i przekazać do zniszczenia. 3. Pracownik składnicy akt dokonuje adnotacji w spisach zdawczo odbiorczych o wybrakowaniu dokumentacji. Rozdział XII Postanowienia końcowe W przypadku likwidacji jednostki, składnica akt winna przekazać własne pomoce ewidencyjne wraz z dokumentacją niearchiwalna jednostce wyznaczonej w akcie likwidacyjnym. 2. W sprawach nie unormowanych w niniejszej instrukcji mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące. 6

7 Załącznik nr 1 (nazwa jednostki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy akt nr.. Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od - do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy akt Data zniszczenia akt (podpis pracownika składnicy akt) (podpis pracownika przekazującego akta) (podpis kierownika komórki organizacyjnej, z której przekazywane są akta) 7

8 Załącznik nr 2 Nr spisu Data przyjęcia akt Wykaz spisów zdawczo odbiorczych Nazwa komórki przekazującej akta Liczba Poz. Teczek spisu Uwagi 8

9 Załącznik nr 3... (Nazwa i adres jednostki organizacyjnej Karta udostępniania akt (data i podpis) *) Niepotrzebne skreślić **) Wypełnia archiwum zakładowe Data...20 r. Podpis 9

10 Załącznik nr 4. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego Symbol z wykazu Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów Uwagi

11 Załącznik nr 5. (nazwa i adres jednostki organizacyjnej) Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji): dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości. mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej. Przewodniczący Komisji.. Członkowie Komisji. (podpisy ) Załączniki:... kart spisu... pozycji spisu 11

12 12