Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 32/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 im. Kawalerów Orderu Uśmiechu w Lubaniu z dnia r.

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Zarządzenia nr 32/2012 Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 4 im. Kawalerów Orderu Uśmiechu w Lubaniu z dnia r. INSTRUKCJA W SPRAWIE ZASAD I TRYBU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT SZKOŁY PODSTAWOWEJ Nr 4 im. Kawalerów Orderu Uśmiechu w Lubaniu

2 Spis treści 1. Postanowienia ogólne s Zakres działania składnicy.s Obowiązki pracownika składnicy akt s Lokal składnicy i jego wyposażenie..s Przyjmowanie dokumentacji przez składnice akt..s Przechowywanie akt w składnicy s Ewidencja dokumentacji w składnicy akt. s Udostępnianie dokumentacji w składnicy akt...s Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.s Nadzór nad składnicą akt...s Postanowienia końcowe.s. 9 Załączniki do instrukcji : Załącznik Nr 1 Wzór podpisu zdawczo-odbiorczego akt przekazywanych do składnicy akt Załącznik Nr 2 Wzór wykazu spisów zdawczo-odbiorczych Załącznik Nr 3 Wzór karty udostępniania akt Załącznik Nr 4 Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej Załącznik Nr 4a Wzór wniosku do Archiwum Państwowego w sprawie brakowania akt Załącznik Nr 5 Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Załącznik Nr 6 Wzór strony tytułowej teczki aktowej Załącznik Nr 7 Wzór strony tytułowej akt osobowych Załącznik Nr 8 Wzór karty zastępczej akt

3 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt Szkoły Podstawowej nr 4 w Lubaniu, tryb postępowania z dokumentacją przekazywana do składnicy akt, zasady jej przechowywania i udostępniania oraz przekazywania dokumentacji niearchiwalnej na zniszczenie. 2. Podstawa prawna działania składnicy akt : 1/ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zmianami), 2/Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych /Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375/. 3. Odrębne przepisy regulują postępowanie z dokumentacja niejawną. 4. Niniejsza instrukcja reguluje postępowanie z dokumentacją aktową. 5. Użyte w instrukcji określenia oznaczają : 1/archiwum państwowe Archiwum Państwowe we Wrocławiu 2/jednostka organizacyjna, szkoła Szkoła Podstawowa nr 4 w Lubaniu, 3/składnica akt wyodrębnione pomieszczenie, w którym gromadzi się, ewidencjonuje, udostępnia dokumentację oraz brakuje dokumentację niearchiwalną powstającą w związku z działalnością szkoły, 4/dokumentacja zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji, dokumentacji finansowej, statystycznej itp. Niezależnie od techniki ich wykonania /np. rękopisy, wydruki komputerowe, mapy, fotografie, nagrania/, 5/prowadzący sprawę pracownik wyznaczony do wykonywania określonych zadań, wytwarzający, rejestrujący i przechowujący akta, które przekazuje następnie dokumentację spraw zakończonych do składnicy akt, 6/teczka spraw skoroszyt, segregator, teczka wiązana służąca do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustalona w jednolitym rzeczowym w wykazie akt, 7/jednolity rzeczowy wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt, 8/kategoria archiwalna oznaczenie wartości archiwalnej akt przy pomocy symboli A, B, BE, Bc, 9/kwalifikacja archiwalna zaliczenie akt do danej kategorii archiwalnej, 10/archiwista - pracownik szkoły, prowadzący składnicę akt Całość dokumentacji w jednostkach dzieli się pod względem wartości archiwalnej na dwie kategorie archiwalne: 1/ dokumentacje stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, kategoria A, 2/ dokumentacje posiadającą czasową wartość praktyczną zwaną dalej dokumentacją niearchiwalną W Szkole Podstawowej nr 4 w Lubaniu nie wytwarza się i nie gromadzi dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

4 2. Kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem B, z tym że :. 1/ symbolem B z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i utracie przydatności użytkowej podlega brakowaniu, po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczek spraw, 2/ symbolem Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez prowadzącego sprawę bez przekazywania do składnicy akt, lecz w porozumieniu z archiwistą i na podstawie zgody właściwego terytorialnie archiwum państwowego Dokumentacja powstała i składana w Szkole Podstawowej nr 4 w Lubaniu to dokumentacja niearchiwalna. 2. Jednostka organizacyjna nie wytwarza materiałów archiwalnych. 3. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji określona została w obowiązującym w szkole jednolitym rzeczowym wykazie akt. ZAKRES DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT 4 Do zakresu działania składnicy akt należy : 1. Przyjmowanie i gromadzenie dokumentacji spraw zakończonych od poszczególnych stanowisk pracy. 2. Porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji, jeśli do składnicy akt przekazana zostanie dokumentacja nie opracowana. 3. Prowadzenie ewidencji przyjętej dokumentacji oraz przechowywanie jej i zabezpieczenie. 4. Udostępnianie dokumentacji. 5. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego. OBOWIĄZKI PRACOWNIKA SKŁADNICY AKT 5 1. Składnicę akt prowadzi pracownik zatrudniony w Szkole Podstawowej nr 4 w Lubaniu. 2. Pracownik prowadzący składnicę akt winien utrzymywać stałe kontakty z archiwum państwowym. 3. Archiwista jest odpowiedzialny za stan składnicy akt, zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem i przed szkodnikami. 4. Do obowiązków archiwisty należą zadania wymienione w 4 instrukcji. 5. W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty powierzenie obowiązków nowemu pracownikowi odbywa się protokolarnie.

5 6. Pracownik prowadzący składnicę akt obowiązany jest znać organizację pracy w szkole, instrukcje kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, według którego na stanowiskach pracy prowadzi się teczki spraw. LOKAL SKŁADNICY AKT I JEGO WYPOSAŻENIE 6 W Szkole Podstawowej nr 4 w Lubaniu funkcjonuje 1 składnica akt, która w strukturze organizacyjnej placówki podlega dyrektorowi Szkoły. 1. Składnica akt powinna posiadać odrębne pomieszczenie. Wielkość pomieszczenia zależna jest od ilości zgromadzonych akt i wielkości rocznego przyrostu dokumentacji. 2. Składnica akt szkoły powinna być właściwie zabezpieczona przed włamaniem /drzwi antywłamaniowe lub obite blachą, dwa zamki / i wglądem osób niepowołanych. 3. Prace biurowe mogą być wykonywane przez archiwistę w miejscu jego pracy. 4. Lokal składnicy akt powinien być suchy, dobrze wietrzony, nie narażony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych. 5. W pomieszczeniu składnicy akt nie można ustawiać żadnych niebezpiecznych urządzeń do ogrzewania. Zakazane jest również palenie tytoniu i używanie otwartego ognia. 6. Lokal składnicy musi być zawsze utrzymany w należytym porządku. 7. Umeblowanie i wyposażenie składnicy akt powinno składać się z : a/ regałów dostosowanych do wymiarów akt i rozmieszczonych w sposób umożliwiający swobodny dostęp do dokumentacji. Odstępy między półkami powinny wynosić co najmniej 40 cm. Pierwsza od dołu półkę regału umieszcza się co najmniej 15 cm. Nad podłogą. Natomiast odstępy między rzędami regałów nie powinny być mniejsze niż 70 cm. Regały należy ponumerować cyframi rzymskimi, a półki arabskimi. b/ stołu i krzesła, c/ sprzętu ochrony przeciwpożarowej /gaśnica proszkowa/, d/ sprzętu do pomiaru wilgotności powietrza i temperatury /higrometr, termometr/. Temperatura właściwa do dokumentacji aktowej powinna być utrzymywana w granicach stopni C, a wilgotność względna w granicach 30-50%. 8. Prawo wstępu do składnicy akt maja: archiwista, dyrektor szkoły oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych. 9. Naprawy, prace remontowe oraz sprzątanie mogą być wykonywane tylko w obecności archiwisty. PRZYJMOWANIE DOKUMENTACJI SPRAW ZAKOŃCZONYCH PRZEZ SKŁADNICĘ AKT 7 1. Składnica akt przyjmuje akta spraw ostatecznie załatwionych przechowywane na stanowiskach pracy przez okres 2 lat, licząc od 1 stycznia następnego roku po zamknięciu teczki spraw. Przyjmowane są wszystkie akta z danego roku kalendarzowego. W przypadku, gdy akta są nadal potrzebne do prac bieżących,

6 składnica akt przyjmuje spisy zdawczo-odbiorcze tych akt, które pozostają na stanowiskach pracy na zasadzie wypożyczenia ze składnicy akt. 2. Składnica akt przyjmuje akta od prowadzących sprawę wyłącznie w stanie uporządkowanym. Przez uporządkowanie akt rozumie się : 1/W odniesieniu do akt kategorii B25 : a/ ułożenie spraw wewnątrz teczek w kolejności zarejestrowania w spisie odłożenie do teczki spisu spraw b/ usunięcie z akt wtórników i części metalowych oraz plastikowych, ponumerowanie ołówkiem wszystkich zapisanych stron w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym, c/ zszycie akt i opisanie teczek na zewnętrznej stronie okładki. 2/ W odniesieniu do pozostałych akt kategorii B /innych niż akta osobowe/: a/ zszycie i opisanie teczek aktowych oraz odłożeniu do teczki spisu spraw 3. Każda teczka aktowa powinna zawierać następujące elementy opisu : 1/ na środku u góry nazwę szkoły oraz nazwę komórki organizacyjnej, 2/ w lewym górnym rogu znak akt tj. symbol komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 3/ w prawym górnym rogu kategorię archiwalną akt, 4/ na środku - tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o informacje o określające rodzaj i treść akt zawartych w teczce, 5/ pod tytułem daty skrajne / roczne / tj. datę najwcześniejszego i najnowszego pisma w teczce, pod datą - w odniesieniu do akt kat. B25 liczbę zapisanych stron. 6/ numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy. 7/ w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną /wzór opisu teczki załącznik nr 7/ 4. Składnica akt przejmuje akta na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, który sporządza się oddzielnie dla akt kategorii B25 oraz oddzielnie dla pozostałej dokumentacji kategorii B. Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach w kolejności zgodnej z kolejnością haseł w wykazie akt według zasady, że pod jedną pozycją spisu obejmuje się wyłącznie jedną teczkę aktową. 5. Do akt przekazywanych do składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej ewidencje, rejestry i kartoteki. 6. Archiwista sprawdza zgodność spisu zdawczo-odbiorczego z przekazywanymi aktami oraz stan uporządkowania tych akt. 7. Jeśli archiwista nie wniesie zastrzeżeń, podpisuje spis i przyjmuje akta do składnicy akt. Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje także przekazujący akta. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości pracownik składnicy akt odmawia przyjęcia akt do składnicy do czasu poprawienia wskazanych usterek. 8. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje pracownik przekazujący akta, dwa egzemplarze przechowuje składnica akt. Z tych dwóch egzemplarzy spisów zdawczo-odbiorczych jeden egzemplarz winien być odłożony do teczki zbiorczej spisów zgodnie z rejestracją w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, a drugi do teczek z ewidencją prowadzoną osobno dla poszczególnych komórek organizacyjnych/stanowisk pracy.

7 PRZECHOWYWANIE AKT W SKŁADNICY AKT 8 1. Archiwista rejestruje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo odbiorczych i oznacza te spisy kolejnym numerem z wykazu spisów. 2. Numeracja wykazu spisów zdawczo-odbiorczych jest ciągła bez względu na koniec roku kalendarzowego, założenie drugiego lub następnych tomów wykazu spisów zdawczo-odbiorczych nie powoduje zmiany numeracji ciągłej. Kartki wykazu spisów zdawczo-odbiorczych muszą być kolejno ponumerowane. Należy tez wyraźnie oddzielić zapisy kolejnego roku np. poprzez podkreślenie ostatniego zapisu danego roku. 3. Po zarejestrowaniu spisu zdawczo-odbiorczego w wykazie spisów archiwista uzupełnia w lewym dolnym rogu teczki sygnaturę archiwalną o numer spisu zdawczo-odbiorczego sygnatura składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanego przez numer pozycji danego spisu, np. teczkę wymieniona w spisie nr 40 pod poz., 71 oznacza się sygnatura 40/71. Numer pozycji z danego spisu wpisuje na teczki przekazujący akta do składnicy., 4. Po odłożeniu akt na regały archiwista wpisuje w spisie zdawczo-odbiorczym /rubryka 7/ dane o miejscu założenia akt na regałach (np. II/3, co oznacza, że teczka aktowa znajduje się na regale II, półce 3). 5. W składnicy akt układa się dokumentację według komórek organizacyjnych/ stanowisk pracy lub w kolejności spisów zdawczo-odbiorczych, przy tym na osobnym regale winny być ułożone akta kategorii B25. Osobny zbiór dokumentacji w składnicy akt mogą tez tworzyć akta osobowe i dokumentacja płacowa kategorii B50 oraz arkusze ocen i dzienniki lekcyjne. 6. Podczas układania akt na półkach należy zachować porządek teczek zgodny z kolejnością poszczególnych pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, tj. układać teczki wg sygnatur archiwalnych. 7. Dokumentacje układa się na regałach pionowo, systemem bibliotecznym od lewej ku prawej stronie lub poziomo od dołu ku górze. Przy układaniu akt na półkach należy przestrzegać zasady, aby nie były one zbyt ściśnięte. EWIDENCJA DKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT 1. Dokumentacja przechowywana w składnicy akt powinna być objęta prowadzoną na bieżąco ewidencją. 2. Środkami ewidencyjnymi w składnicy akt są : 1/ spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do składnicy akt /załącznik nr 1/ 2/ wykaz spisów zdawczo-odbiorczych / załącznik nr 2 /, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im ciągłą numerację bez względu na koniec roku kalendarzowego, 3/ karty udostępniania akt na miejscu w składnicy akt lub wypożyczenia ich poza lokal składnicy /załącznik nr 3/ 4/ protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej /protokoły brakowania / załącznik nr 4 /, 5/ spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie /spisy akt brakowanych załącznik nr 5, 9

8 6/ zgoda na zniszczenie akt wydana przez archiwum państwowe, 7/ skorowidz alfabetyczny do akt osobowych, 3. Pomoce ewidencyjne, poza kartami udostępnienia i skorowidzem alfabetycznym do akt osobowych, stanowią akta kat. B 25, powinny być przechowywane w oddzielnych teczkach. UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI W SKŁADNICY AKT Składnica akt udostępnia dokumentację dla celów służbowych za zgodą dyrektora na podstawie kart udostępniania /załącznik nr 3/. 2. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu biurowym pracownika prowadzącego składnicę akt. 3. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona na okres nie dłuższy niż 2 miesiące na teren pomieszczeń biurowych. Nie wolno wypożyczać dokumentacji uszkodzonej i ewidencji archiwalnej. 4. Udostępnianie dokumentacji pracownikom innej jednostki organizacyjnej oraz udostępnianie dokumentów poza siedzibę szkoły następuje za zgodą dyrektora szkoły na podstawie karty udostępnienia wypełnionej przez pracownika składnicy akt. 5. Poszukiwania dokumentacji w składnicy akt przeprowadza wyłącznie archiwista. 6. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się w zastępstwie zakładkę zwaną kartą zastępcza akt, na której wpisuje się nazwisko wypożyczającego, sygnaturę archiwalną oraz datę wypożyczenia akt /załącznik nr 8/. 7. Wypożycza się teczki aktowe, a nie pojedyncze pisma wyjęte z teczek. 8. Korzystający z dokumentacji ponosi pełna odpowiedzialność za całość udostępnionej mu dokumentacji i jej zwrot w wyznaczonym terminie. 9. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji pracownik prowadzący składnicę akt zobowiązany jest sporządzić protokół, który podpisuje osoba wypożyczająca oraz dyrektor. 10. Protokół sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza do uszkodzonych akt, drugi przechowuje się w składnicy akt w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się dyrektorowi w celu podjęcia odpowiednich decyzji. 11. Przy wydawaniu zgody na korzystanie z dokumentacji należy przestrzegać ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych / Dz. U, z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm./. BRAKOWANIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ Wydzielania dokumentacji niearchiwalnej do brakowania dokonuje się komisyjnie na wniosek pracownika składnicy akt. Przez wydzielenie dokumentacji należy rozumieć wyłączenie na makulaturę dokumentacji kategorii B, której okres przechowywania minął i która utraciła swoją przydatność użytkową.

9 2. W skład komisji powołanej przez dyrektora szkoły wchodzi przewodniczący /wskazany przez dyrektora szkoły/, archiwista oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych prowadzący sprawy, których akta są brakowane. 3. Wydzielanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. 4. Do zadań komisji archiwalnej oceny dokumentacji należy : 1/ kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii B do zniszcznia lub wydłużenia okresu jej przechowywania, 2/ sporządzenie wniosku brakowania tj., protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął oraz spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie w dwóch egzemplarzach /załączniki nr 4 i 5/. 5. Spisy akt brakowanych podpisane przez członków komisji wraz z protokołem brakowania stanowią załącznik do wniosku dyrektora szkoły na wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej /załącznik nr 4a/. Wniosek o brakowanie akt przesyła się w jednym egzemplarzu do archiwum państwowego celem otrzymania zgody na zniszczenie akt. 6. Archiwum państwowe wydaje zgodę na brakowanie akt w trzech egzemplarzach, z których dwa przesyła jednostce organizacyjnej. Jeden egzemplarz zgody należy dołączyć do wniosku brakowania, na podstawie drugiego egzemplarza przekazuje się akta do zniszczenia. 7. Przed uzyskaniem zgody z Archiwum Państwowego nie wolno wyjmować akt z teczek i robić z nich rozsypu. 8. Po wybrakowaniu akt należy zaktualizować ewidencję, tzn. wpisać do rubryki 8 spisów zdawczo-odbiorczych datę i numer zgody archiwum państwowego. 9. Po fizycznym zniszczeniu wybrakowanych akt należy dołączyć do wniosku brakowania protokół zniszczenia. NADZÓR NAD SKŁADNICĄ AKT Nadzór nad składnicą akt sprawuje dyrektor szkoły lub osoba przez niego upoważniona. 2. Prawo kontroli składnicy akt maja również przedstawiciele archiwum państwowego, ponadto kontroli mogą dokonać inne upoważnione jednostki organizacyjne. 3. Kontrola składnicy akt dotyczy m.in. sposobu gromadzenia i ewidencji dokumentacji oraz przechowywania, udostępniania oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął i utraciła swoją przydatność użytkową. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Dokumentację zlikwidowanej szkoły przekazuje się organowi prowadzącemu szkołę, z wyjątkiem dokumentacji przebiegu nauczania, którą przejmuje organ sprawujący nadzór pedagogiczny / zgodnie z ustawą o systemie oświaty z dn. 7 września 1991 r. Dz.U. z 2004 r. Nr 2567, poz. 2572, z późn. zm. /. 2. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt może być nowelizowana na podstawie zarządzenia dyrektora szkoły, po uzgodnieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

10 SPIS ZDAWCZO ODBIORCZY AKT Nr Załącznik Nr 1 (Pieczęć zakładu pracy) Lp. Znak Teczki i.tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od do Kat. Akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego Przekazujący akta imię i nazwisko Przyjmujący akt imię i nazwisko (podpis) (podpis)

11 Załącznik Nr 2 WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO ODBIORCZYCH Nr spisu Data przyjęcia akt Nazwa komórki przekazującej akta Poz. Spisu Liczba Teczek U w a g i 11

12 Załącznik Nr 3 Karta udostępniania akt nr... **) Pieczątka komórki organiz. **) **) Data... T e r m i n z w r o t u a k t 2... r. Proszę o udostępnienie *) wypożyczenie *) akt powstałych w komórce org.... z lat... o znakach... i upoważniam do ich wykorzystania *) odbioru *) Pana (Panią *) Podpis Zezwalam na udostępnienie *) wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt. *) Zbędne skreślić *) Wypełnia archiwum zakładowe Data i podpis Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-tomów... kart... Data:... / Podpis... Adnotacje o zwrocie akt: Podpis oddającego Akta zwrócono do składnicy dn.... / Podpis odbierającego 12

13 Załącznik Nr 4 nazwa i adres jednostki organizacyjnej Lubań, dnia PROTOKÓŁ OCENY b. DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji): Przewodniczący: Członkowie : dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ok.... mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w wykazie akt lub w wykazie kwalifikacyjnym dokumentacji technicznej. Podpisy członków komisji: Przewodniczący: Członkowie: Załączniki:... karta spisu... pozycji spisu 13

14 Załącznik nr 4a Lubań, dnia nazwa i adres jednostki organizacyjnej ARCHIWUM PAŃSTWOWE... Dotyczy: wydania zgody na przekazanie na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej Na podstawie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, przesyłanych w załączeniu, proszę o wydanie zgody na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął.... (podpis dyrektora szkoły) 14

15 Załącznik Nr 5 (pieczęć zakładu pracy) SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie Lp. Nr i lp. spisu zdawczoodbiorczego TYTUŁ AKT Daty skrajne Liczba teczek U w a g i 15

16 Wzór formularza spisu spraw Załącznik Nr 6 Lp rok (symbol kom. org.) (oznacz. teczki) OD (-DO) KOGO WPŁYNĘŁA znak pisma SPRAWA (krótka treść) z dnia wszczęcia sprawy... (tytuł teczki wg wykazu akt) DATA UWAGI (sposób załatwienia) ostatecznego załatwienia 16

17 Załącznik Nr 7 OPIS TECZKI AKTOWEJ (symbol klasyfikacyjny (jednostka komórka organizacyjna) (kategoria archiwalna) z wykazu akt)... (tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego)... (roczne daty końcowe akt) Ilość stron ( w przypadku akt kategorii B25) 17

18 Załącznik Nr 8 Karta zastępcza akt zakładka... Nazwa akt: Data wypożyczenia Nazwisko i imię wypożyczającego Akta wydał Termin zwrotu 18