PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Transkrypt

1 (pieczęć archiwum państwowego) Znak sprawy: NVI /06 8, 03, 2007 Wystano dnia ; PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie Kraków, ul. Wł. Łokietka 20 (nazwa i adres kontrolowanej jednostki organizacyjnej) Podstawę prawną przeprowadzanej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 38, poz. 173 z późn. zm.). I. Informacje wstępne NŁ^' Kontrolę przeprowadził(a) w dniach 5, 6, 7 i 12 grudnia 2006 r., Anna Majcher - archiwista (imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego) 'Xrchiwum Państwowego w Krakowie, nr upoważnienia do kontroli NZ /06^ w obecności przedstawiciela jednostki kontrolowanej pjhhbhhbb^p.ó. kierownika (imię i nazwisko, stanowisko służbowe) Oddziału Administracyjno-Gospodarczego, ^BIHHHflBh specjalisty w Oddziale Administracyjno-Gospodarczym. 2. Jednostka kontrolowana została utworzona w 1991 roku na mocy Ustawy z dn. 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 100 z 1991 r., poz. 442, tj. Dz. U. Nr 8 z 2004 r., poz. 65) (data i pełna nazwa aktu prawnego) obecnie kieruje nią Mariusz Piątkowski p. o. Dyrektora (imię i nazwisko z określeniem pełnej nazwy zajmowanego stanowiska) organem nadrzędnym lub nadzorującym jednostki jest Minister Finansów, Warszawa, ul. Świętokrzyska 12 (nazwa i adres) 3. Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki - Statut Urzędów Kontroli Skarbowej " wprowadzony Zarządzeniem Nr 42 Ministra Finansów z dn. 24 grudnia 2003 r. w sprawie nadania statutu urzędom kontroli skarbowej, zm. Zarządzeniem Nr 32 Ministra Finansów z dn. 21 listopada 2006 r. zmieniające zarządzenie w sprawie nadania statutu urzędom kontroli skarbowej, - Regulamin organizacyjny Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie " wprowadzony Zarządzeniem Nr 29 z dn. 29 września 2006 roku w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie. (daty i pełne nazwy aktów prawnych)

2 Strona nr 2 4. Zmiany organizacyjne w przeszłości Od 1 stycznia 1999 roku działają Ośrodki Zamiejscowe w Nowym Sączu i Tarnowie Urzędu Kontroli Skarbowej powstałe w miejsce Urzędów Kontroli Skarbowej w Tarnowie i w Nowym Sączu. (poprzednie nazwy z podaniem dat granicznych) 5. Jednostka kontrolowana jest od (data i nazwa aktu prawnego) w stanie likwidacji, upadłości, przekształcenia** - tak, nie** 6. Ostatnią kontrolę archiwum państwowe przeprowadziło w dniu 6 czerwca 2001 roku. 7. Archiwum zakładowe było także kontrolowane w dniach przez 8. W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne (uzgodnione, me uzgodnione z archiwum państwowym)** a) instrukcja kancelaryjna, wprowadzona zarządzeniem Nr 40 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dn. 27 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (data i pełny tytuł) b) jednolity rzeczowy wykaz akt, wprowadzony zarządzeniem Nr 40 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dn. 27 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego ze zmianami nie uzgodnionymi z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Krakowie, wprowadzonymi: - Zarządzeniem Nr 25 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dn. 18 grudnia 2000 r. w sprawie zamiany w jednolitym rzeczowym wykazie akt - załączniku Nr 2 do Zarządzenia Nr 40 Dyrektora UKS w Krakowie z dn. 27 grudnia 1999 r. - zarządzenie nie obowiązuje od r., w związku z tym, że regulowane : w nim sprawy postępowania w ramach szczególnego nadzoru podatkowego nie należą obecnie do kompetencji Urzędu, Zarządzeniem Nr 34 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dn. 25 lipca 2001 r. w spawie zmian: w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt - Załączniku Nr 2 do Zarządzenia nr 40 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dn. 18 grudnia 1999 r. (data i pełny tytuł) c) instrukcja archiwalna, wprowadzona zarządzeniem Nr 40 Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie z dn. 27 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (data i pełny tytuł) d) inne normatywy kancelaryjno-archiwalne (nazwa, data i tytuł normatywu) NDAPi

3 Strona nr 3 II. Ustalenia kontroli 1. Stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego W kontrolowanej jednostce stosowane są przepisy kancelaryjno-archiwalne, o których mowa w pkt. 1.8 protokołu kontroli. Korespondencja wpływająca przyjmowana jest przez pracowników Dziennika Podawczego, gdzie rejestrowa jest w dzienniku korespondencyjnym, prowadzonym w formie zeszytu A4, w którym odnotowywane są informacje o nadawcy pisma i znaku pisma oraz ewentualnie o rodzaju pisma (decyzja, wyrok, wyjaśnienia). Następnie przekazywana jest do Sekretariatu, za potwierdzeniem odbioru, dekretowana jest przez Dyrektora lub z-cę Dyrektora i przekazywana kierownikom albo upoważnionym osobom do załatwienia, za potwierdzeniem odbioru w rejestrze prowadzonym w zeszycie przez Sekretariat. Dodatkowej rejestracji podlega dokumentacja zawierająca tzw. tajemnicę skarbową". Akta opatrzone tą klauzulą są odnotowywane w dziennikach korespondencyjnych prowadzonych przez Sekretariat, opisanych Tajemnica skarbowa - przyjścia ", Tajemnica skarbowa - wyjścia "; znak sprawy na korespondencji z zakresu tajemnicy skarbowej" jest łamany dodatkowo przez kolejny numer pisma z ww. dziennika korespondencyjnego. W poszczególnych komórkach organizacyjnych zakładane są teczki rzeczowe na dokumentację, nie zawsze zgodnie z wykazem akt. Teczki rzeczowe i spisy spraw prowadzone są także nie zawsze prawidłowo. Przykładowo przeglądem objęto sposób prowadzenia teczek (segregatorów) opisanych: - UKS.XVII /04, Eksploatacja budynku, 2005, B2, " - w spisie spraw rejestrowane są pisma, a nie sprawy, np.: na zaproszeniu do złożenia ofert widnieje znak: UKS.XVIlI/214-28/06", natomiast informacja o wyborze danej firmy została zarejestrowana pod znakiem: UKS.XVIII/214-30/2006", - teczka opisana UKSW424-43/06, [nazwa kontrołowanego podmiotu]", prowadzona w Wydziale Kontroli Środków UE - w teczce znajduje się spis pism pn. Przegląd akt kontroli", m. in. postanowienie o wszczęciu postępowania kontrolnego ze znakiem UKSV /06" - gdzie 424 to symbol z wykazu akt, 43 - kolejny numer kontrolowanego podmiotu z prowadzonej w Wydziale Kontroli Środków UE Księgi kontroli", upoważnienie do wszczęcia przeprowadzenia kontroli - bez znaku sprawy (zawiera identyfikator kontrolującego), przesłanie do Ministerstwa Finansów informacji o planie kontroli - ze znakiem UKS /30/ pismo otrzymane z Wydziału Analiz i Planowania do wiadomości, protokół z kontroli - znak: UKS. VI/424-43/06, informacja dla kontrolowanego o możliwości wniesienia zastrzeżeń - znak: UKS. 1/424-43/06; przesłanie informacji do właściwego organu o wynikach kontrołi - znak: UKS.I-077-4/34/639/TS/ gdzie 077-4" - jest częścią znaku nadawaną przez Wydział Analiz i Planowania, 34 " - kolejny numer z ewidencji prowadzonej w Wydziale Kontroli Środków UE dla przesyłania informacji objętych tajemnicą skarbową, 639/TS" - kolejny numer z ewidencji przesłanych pism z zakresu tajemnicy skarbowej " prowadzonej przez Sekretariat; ta informacja przesłana została do Ministerstwa Finansów pod znakiem UKS /34/06; poszczególne karty w obrębie teczki zostały ponumerowane. - Opinie prawne, 2006" - w segregatorze prowadzony jest spis spraw, od nr 1 do 22 nie wypełniony, od nr 23 rejestrowane są opinie prawne wydawane przez Referat Obsługi Prawnej, rejestrowane pod znakiem np.: UKS.XIV.005/36/06AJ", na NDAPl Mi

4 Strona nr 4 dołączonym do niego piśmie (prośbie o wydanie opinii) widnieje znak: UKS- XVM/25-ll/06"; UKS.XVII /06, Sprawozdania do GUS za 2006, B-5" - w teczce rejestrowane są sprawozdania kwartalne i roczne z działalności Urzędu; np. informacja dla Grodzkiego Urzędu Pracy zarejestrowana została pod znakiem:,, UKS.XVII /06", natomiast sama prośba GUP o wypełnienie Kwestionariusza do badania sondażowego popytu na pracę" została zarejestrowana tylko w dzienniku korespondencyjnym, z którego kolejny numer łamany przez rok został naniesiony na pismo: 8564/06" - co oznacza, ze sprawa nie jest rejestrowana w momencie jej wszczęcia tylko w trakcie załatwiania; w spisie spraw prowadzonym w tej teczce wypełniane są tylko rubryki lp., sprawa, data wysiania pisma; sprawozdania przechowywane w tym skoroszycie są wypełnione tylko w części dotyczącej Referatu, a następnie przekazywane są do komórki organizacyjnej ostatecznie załatwiającej sprawę; UKS.VII.0010/06, Zarządzenia Dyrektora, 2006" - w spisie spraw dla symbolu 0010" rejestrowane są kolejne Zarządzenia Dyrektora UKS, przy czym kolejny numer ze spisu spraw jest też kolejnym numerem zarządzenia; na zarządzeniach brak znaku sprawy, UKS.XVII.076/06, B2, Sprawozdania dla Ministerstwa Finansów" - wewnątrz przechowywane są m.in. informacje o stanie zatrudnienia na 1. dzień danego miesiąca, na które nanoszony jest znak, np.: Nr UKS.XVII.071-1(12)706" - gdzie 071 oznacza symbol z wykazu akt, 1 - oznacza sprawozdania sporządzane na 1. dzień miesiąca, (12) - miesiąc którego dotyczy sprawozdanie (grudzień), teczki zakładane na akta kontrolowanego podatnika; np. w nieopisanym skoroszycie plastikowym zgromadzono: postanowienie o wszczęciu postępowania kontrolnego, wydanego przez Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej ze znakiem UKS282/a/W-6/D/HS/2005" ten znak nanoszony jest na korespondencję prowadzoną przez inspektora kontrującego z kontrolowanym podmiotem; nie jest natomiast nanoszony na pisma otrzymywane od kontrolowanego. Korespondencja ws. prowadzonej kontroli z innymi organami administracji, rejestrowana jest przez Oddział Analiz i Planowania i dołączana do akt sprawy (jeden z egzemplarzy), np.: prośba UKS w Krakowie o przeprowadzenie kontroli przez UKS w Warszawie została zarejestrowana pod znakiem: UKS /2006"; korespondencja w sprawie kontrolowanego podatnika z Izbą Celną została zarejestrowana pod znakiem: UKS /2006". Pisma dotyczące przeprowadzanej kontroli, przesyłane prze stronę, rejestrowane są w dzienniku korespondencyjnym Urzędu, natomiast składane przez kontrolowanego osobiście, nie są rejestrowane, tylko włączane do akt. Do teczki dokładany jest spis dokumentów w niej zawartych tzw. Przegląd dokumentów w teczce "; poszczególne karty są numerowane; inna teczka założona w związku z prowadzoną kontrolą: dokumentacja rejestrowana jest pod znakiem: UKS.III /04", ale wnioski do banku i do biura podatkowego 0 udzielenie informacji o kontrolowanym podmiocie zarejestrowano pod znakiem: UKSI /TS/596/2006"; do akt kontroli dołączono także korespondencję z Urzędem Skarbowym nt. zasadności jej przeprowadzenia, którą zarejestrowano pod dwoma znakami: UKSI /2004 (jest to znak, pod którym Oddział Analiz 1 Planowania prowadził korespondencję nt. zasadności kontroli) oraz UKSIII-424-7/04 - znak pod którym zarejestrowano akta przeprowadzonej kontroli; w wyniku kontroli zostały wydane decyzje, którym nadano znak: UKSIII/424-7/04/17PTU" - gdzie 1 - oznacza kolejny numer decyzji, PTU - oznacza, ze wydana decyzja dotyczy podatku od towarów i usług, a na inną decyzję naniesiono znak:,, UKS1II/424-

5 Strona nr 5 7/04/13/PDOP" - gdzie 13 ~ to numer decyzji, PDOP - oznacza, że decyzja został wydana w odniesieniu do podatku dochodowego do osób prawnych, - segregator opisany: 074, Współpraca z aparatem celnym, 2005" - wewnątrz spis spraw dla symbolu 074", w którym zarejestrowano m.in. prośby do organów celnych o informacje w związku z przeprowadzaną kontrolą, prośby o udzielenie wyjaśnień przez inne organy w związku z przeprowadzoną kontrolą; w segregatorze przechowywane są kopie i oryginały dokumentacji, ponieważ część oryginałów pism jest odkładana do akt prowadzonej kontroli, a część do ww. segregatora, - 077, Współpraca z innymi organami, 2006" - prośby o przeprowadzenie kontroli, wnioski o ujęcie danego podmiotu w planie kontroli UKS, odpowiedź zarejestrowano pod znakiem: UKS /2006, przy czym ołówkiem naniesiono znak: UKSI /2006", ponieważ sam donos zarejestrowano pod znakiem: UKSI /2006" - z powyższego wynika, że nie zawsze całe akta danej sprawy znajdują się w jednej teczce rzeczowej, albo nie są rejestrowane konsekwentnie pod tym samym znakiem. Powyższe problemy ze stosowaniem przepisów kancelaryjno-archiwalnych wynikają przede wszystkim z braku ich nowelizacji, koniecznej m.in. z uwagi na dodatkowe kompetencje Urzędu, specyfikę załatwianych spraw. Dokumentacja przekazywana jest do archiwum zakładowego regularnie, ale nie zawsze kompletnymi rocznikami, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, nie zawsze prawidłowo sporządzonych (por. pkt. II. 9 protokołu kontroli). Archiwum zakładowe podlega kierownikowi Oddziału Administracyjno- Gospodar czego. W trakcie kontroli ustalono, że dokumentacja po byłych Urzędach Kontroli Skarbowej odpowiednio w Nowym Sączu i w Tarnowie, nie została przekazana do archiwum zakładowego Urzędu w Krakowie. Akta te są przechowywane w filiach archiwum zakładowego (tj. w archiwach Oddziałów Zamiejscowych UKS w Krakowie). Sposób postępowania z dokumentacją w filiach nie jest przedmiotem nin. kontroli. 2. Zbiór dokumentacji ** } W archiwum zakładowym jest przechowywana: a) dokumentacja własna; - aktowa: kategorii A w ilości ok. 17,40 mb, z lat kategorii B w ilości ok. 135,00 mb, z lat w tym kategorii BE50 ok. 3,25 mb z lat? lub B50 ok. 1,90 mb, z lat nierozpoznana w ilości mb, z lat - techniczna: kategorii A w ilości mb, jedn. inw., jedn. arch., z lat.t: kategorii B w ilości mb, jedn. inw., jedn. arch., z lat..tttrnttttrrrr. nierozpoznana w ilości mb, rysunków, z lat - elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych: kategorii A w ilości kategorii B w ilości jedn. inw., z lat jedn. inw., z lat NDAP1

6 Strona nr 6 nierozpoznana w ilości jedn, inw., z lat - kartograficzna: kategorii A w ilości jedn. inw., jedn. arch. (arkuszy), z lat kategorii B w ilości jedn. inw., jedn. arch. (arkuszy), z lat nierozpoznana w ilości arkuszy, z lat - audiowizualna: nagrania: kategorii A w ilości jedn. inw., czasu nagrań, z lat kategorii B w ilości jedn. inw. (nagrań), czasu nagrań, z lat nierozpoznana w ilości inne w ilości sztuk, z lat pudełek, z lat fotografie: kategorii A w ilości jedn. inw., negatywów, pozytywów z lat kategorii B w ilości jedn. inw., sztuk, z lat nierozpoznana w ilości inne w ilości filmy: sztuk, z lat sztuk, z lat kategorii A w ilości..ttttt^.. tytułów (tematów), sztuk, sztuk mat. wyjś., z lat kategorii B w ilości tytułów (tematów), sztuk, z lat nierozpoznana w ilości sztuk, z lat inne W ilości..t7v777t7rtt77rrttrrrr7rrrrt77t7rttr^. SZtuk, Z lat - bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: W związku z tym, że akta osobowe nie zostały szczegółowo zewidencjonowane (por. też pkt. II. 9 protokołu kontroli), nie ustalono ich dat skrajnych. b) dokumentacja odziedziczona por " (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię A i kategorię B, a także - jeśli zachodzi potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a) Regionalnym Inspektoracie Celnym w Krakowie - aktowa: kategorii B w ilości ok. 12,70 mb, z lat Głównym Urzędzie Ceł Generalnym Inspektoracie Celnym Delegaturze w Krakowie - aktowa: kategorii B w ilości ok. 4,80 mb, z lat (1991) , 2001 c) dokumentacja zdeponowana /obca/, (jak w punkcie II.2.b) NDAPl

7 Strona nr 7 3. Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem ok. 169,90 mb, w tym*** - kategoria A ok. 17,40 mb - kategoria B ok. 152,50 mb w tym: - kategoria BE50 ok. 3,25 mb 4. Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli określić stan fizyczny zbioru dokumentacji) Ilość dokumentacji w porównaniu ze stanem odnotowanym podczas ostatniej kontroli zwiększyła się, co wynika z przejmowania dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu. Nie odnotowano w archiwum zakładowym dokumentacji technicznej, która przechowywana jest w Oddziale Administracyjno- Gospodarczym. Stan fizyczny dokumentacji jest w zasadzie dobry, jednak dalsze przechowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji o długim okresie przechowywania wraz z częściami metalowymi (i plastikowymi), często bez opakowania w teczki i pudla, może spowodować uszkodzenia mechaniczne akt. Dodatkowym zagrożeniem dla stanu fizycznego dokumentacji jest duże zawilgocenie magazynu archiwalnego. 5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe (podać podstawę prawną przejęcia) - art. 5 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 97 z 2006, poz. 673, Nr 104 z 2006 r., poz. 708), - 10, 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), obejmują mb, z lat 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych) Całość dokumentacji własnej Urzędu, zgromadzonej w archiwum zakładowym, została ułożona na półkach w podziale według komórek organizacyjnych, a w ich obrębie w kolejności wynikającej z prowadzonej ewidencji. Materiały archiwalne przechowywane są w teczkach łączonych w fascykuły. Przykładowo przeglądem objęto fascykuł opisany na grzbiecie: UKSXV/2002, 1, kat. A, Kierownik MEDOŃ, 032, Bilans, 2002, 1289/1, R./I/15/1" wewnątrz znajduje się teczka opisana: UKS.XV.032/1/2002, kat. A, Bilans 2002, 2002, 1280/1, R./I/15/1" i ołówkiem naniesiono informację 176 str." - w teczce znajduje się bilans za 2002 rok wraz z załącznikami, zestawienia obrotów i sald, zawiadomienia o stanie rachunków bankowych, potwierdzenia sald, faktury; poszczególne rodzaje dokumentacji oddzielono papierowymi przekładkami, M> ramach których karty ponumerowano długopisem; NDAPl

8 Strona nr 8 poszczególne strony zapisane zostały ponumerowane ołówkiem przez archiwistę. Z akt nie wyłączono części metalowych; dokumentacja pochodzi z 2003 rokit. Dokumentacja, która została poddana ekspertyzie archiwalnej i w jej wyniku przekwalifikowana do materiałów archiwalnych, została zewidencjonowana w nowych spisach zdawczo-odbiorczych. Przykładowym przeglądem objęto fascykuł opisany na grzbiecie: UKS.IVz/531/99, I, kat. Akta kontroli doraźnych, 1999, 1313/36.42, R./11/6/1" - wewnątrz znajdują się dwie oryginalne teczki opieczętowane pieczęcią UKS, jedna z nich opisana: UKS.1K2.531/36/99, kat. A [przekreślono kat. B5], WKKtm>Zakład robót elektrycznych Sp. cywilna, imiona i nazwiska właścicieli oraz adres, numer NIP, 1999, 1313/36, R./U/121, 269/36 [ stara" sygnatura], R.W/10/4, data rozpoczęcia i zakończenia kontroli" - wewnątrz znajdują się: upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, zawiadomienie o wszczęciu postępowania, protokoły z prowadzonych czynności, postanowienia, decyzja; akta w tej teczce pochodzą z lat , pozostawiono je w układzie kancelaryjnym, zamiast nadać im układ chronologiczny. Poszczególne karty zostały ponumerowane przez referenta długopisem, a strony zapisane ponumerował ołówkiem archiwista. Akta osobowe przechowywane są w oryginalnych skoroszytach plastikowych, łączonych w fascykufy, na grzbiecie których umieszczono kartkę z opisem: 10, 21P, pieczęć UKS, 3, kierownik HHHHBB 170, Akta osobowe, 1996, R./11/7/3". Wfascykule znajdują się trzy skoroszyty z aktami osobowymi, opisane przez osobę przekazującą np: UKS.Wl70-7/96, , kat. arch. BE50" oraz przez archiwistę: 119/7, R./II/7/3" wewnątrz znajdują się akta osobowe, z których nie wyłączono części metalowych i plastikowych; skoroszyty na grzbietach opisane są numerem ewidencyjnym akt osobowych. Akta nie zostały przepakowane do teczek (kopert) i nie zostały prawidłowo opisane. Dokumentacja wynagrodzeń przechowywana jest w segregatorach łączonych w fascykufy, do których dołączono na grzbiecie kartkę z opisem: 3, 7P,9 [są to numery oznaczające miejsce złożenia akt], pieczęć UKS, UKS.LY-l, 5, kat. B12, Kierownik WKtttĘ0333, Listy wynagrodzeń (zasiłki opiekuńcze, macierzyński, wychowawcze, chorobowe, X-XII, 1995), 1995,.R/111/7/5" na okładce zamieszczono opis: Arch, pieczęć UKS, UKSLX-1(5), BI2, Kierownik 333, 15. Listy wynagrodzeń (listy wynagrodzeń, zasiłki opiekuńcze, macierzyński wychowawcze, chorobowe), 1-XU, 95/333/15, 198/5, 1995, R./III/7/5" - wewnątrz znajdują się znajdują się listy płac, zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy i listy wypłat zasiłków. Podobnie przechowywana jest pozostała dokumentacja wynagrodzeń; akta są przykurzone, mają pogięte brzegi, nie wyłączono z nich części metalowych, nadana kategoria archiwalna jest nieprawidłowa. Dokumentacja nie była porządkowana przed przekazaniem do archiwum zakładowego, m.in. wystają z niej karteczki z notatkami sporządzonymi przez pracownika załatwiającego sprawę. Dokumentacja odziedziczona przechowywana jest w tekturowych pudłach na odrębnych półkach. Np. w pudle opisanym R1C, Wydział II, 2002, 10/1725" znajdują się teczki opisane Regionalny Inspektorat Celny w Krakowie, KII-17L/23/02/23, kat. B5, Wydział II, Ubezpieczenia społeczne, T.l, , Deklaracje zgłoszeniowe i wyrejestrowujące ZUA, ZiUA, ZWUA, ZCZA, ZWPA, 1296/23, R.III/3/2, 10/23, t. 1". Dokumentacja przejęta po Głównym Urzędzie Ceł znajduje się np. w pudle opisanym: Główny Urząd Ceł, Generalny Inspektorat Celny Delegatura w Krakowie, 1178/1-2", wewnątrz znajdują się dwie teczki z dokumentacją, w tym jedna opisana: GUC GIC - Delegatura w Krakowie, GIC.000/1/97, kat. BIO, Kolegium GUC, , 1178/1, 6/1, R./V11/11/1" - w teczce znajdują się informacje o terminie posiedzeń Kolegium GUC, planowanych zadaniach z zakresu przeprowadzanych kontroli, a także analiza przyczyn powstawania zadłużeń wobec administracji celnej w III kwartale 1996 r.,

9 Strona nr 9 informacje o planowanym wdrożeniu systemu komputerowego MUSYC" głównie dokumentacja w postaci kserokopii. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym była porządkowana w roku po zasięgnięciu opinii archiwum państwowego - tak-nie* ) przez:, w sposób (prawidłowy, nieprawidłowy)*', 8. Ewidencja Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne: a) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - tak-me*', b) spisy zdawczo-odbiorcze - tak-me*', w podziale na kat. A i kat. B - tak-me**, c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego- tak-nie**, d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej - tak-nie*', e) ewidencję wypożyczeń - tak-nie*', f) inne środki ewidencyjne: Ocena prowadzenia ewidencji: W archiwum Urzędu prowadzone są następujące środki ewidencyjne, w teczkach (segregatorach) opisanych: - Archiwum UKS Kraków, Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych kat. A, 35" -wewnątrz znajduje się wykaz spisów materiałów archiwalnych w formie wyciągu z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, - Archiwum UKS Kraków, Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych kat. A i B, 36" - wewnątrz znajduje się wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, - UKS Kraków, Archiwum, 37, Spisy zdawczo-odbiorcze kat. A" - wewnątrz znajdują się spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji kategorii A, w układzie według kolejnych numerów spisów, - w siedmiu segregatorach opisanych Archiwum, Spisy zdawczo-odbiorcze, 1992, 1993, 1994 r. " z odbitą pieczęcią UKS znajdują się kolejne spisy zdawczo-odbiorcze, ułożone według kolejnych numerów; w pierwszym segregatorze spisy zdawczoodbiorcze nr 1 do nr 35, w drugim - nr , w trzecim nr , w czwartym , w piątym , w szóstym , w siódmym nr 1230 do nr 1406; brakujące spisy zdawczo-odbiorcze nr zostały wyłączone do odrębnego zbioru, na okres przygotowywania wniosku o wyrażenie zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej. Znaczna część spisóm' zdawczo-odbiorczych, przechowywanych w ww. segregatorach sporządzona jest odręcznie, - teczki na spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, opisane np.: UKSI/4, 1, Kier. JHHB Archiwum UKS, Kraków, spisy zdawczo-odbiorcze" - w podobny sposób opisano kolejnych 26 teczek, zmieniając nazwisko kierownika komórki organizacyjnej. W sytuacji, gdy mają miejsce zmiany organizacyjne w Urzędzie, spisy zdawczoodbiorcze przekładane są do teczki założonej dla danego kierownika; z tego względu część teczek jest pusta, - UKS, Karty udostępniania akt wypożyczonych z ewidencją, 32 " wewnątrz znajdują się karty udostępniania akt; ponadto prowadzony jest zeszyt opieczętowany pieczęcią

10 Strona nr 10 UKS, opisany Archiwum. Ewidencja kart udostępniania akt, 1992, 1993 rok" - wpisy w zeszycie prowadzone są od 1995 roku. W zeszycie odnotowywane są informacje: nr karty udostępniania akt, data wypożyczenia i zwrotu akt, komórka organizacyjna i symbol wypożyczonych akt, ilość, imię i nazwisko osoby wypożyczającej akta, data zwrotu akt do archiwum, - Zarządzenia. Wykaz akt, Archiwum UKS Kraków, 27" - w teczce zgromadzono przepisy kancelaryjno-archiwalne, - Archiwum UKS Kraków, Instrukcja kancelaryjna, instrukcja o organizacji archiwum, 29" instrukcje dla urzędów skarbowych z 1987 roku, - Archiwum UKS, Kraków, Pisma, 2006, 28" wewnątrz przechowywane są kopie pism przesyłających wnioski o wyrażenie zgody na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej. W prowadzonej ewidencji dostrzeżono błędy: spisy często sporządzane są odręcznie, zdarza się, że przygotowuje je archiwista, mimo iż należy to do obowiązków pracownika przekazującego akta. W tytułach teczek nie zawsze określany jest rodzaj akt i spraw zawartych w teczkach, np. spis nr 1399, poz. 1 Sprawy osobowe - różne", spis nr 1398 poz. 1 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych". W spisach umieszczona jest data otrzymania dokumentacji, ilość teczek oraz podpisy przekazującego i odbierającego akta. Zdarza się, że w spisach brakuje pełnej nazwy jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej akta do archiwum. Akta osobowe zostały zewidencjonowane na formularzu spisu zdawczoodbiorczego, odręcznie, z podaniem wyłącznie imienia i nazwiska pracownika, dat skrajnych zatrudnienia. Dokumentacji nadano prawidłową kategorią archiwalną. 10. Miejsca przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego Dokumentacja po b. Urzędach Kontroli Skarbowej w Nowym Sączu i w Tarnowie przechowywana jest w filiach archiwum zakładowego Urzędu Kontroli Skarbowej w Krakowie, mieszczących się w Oddziałach Zamiejscowych Urzędu (por. pkt. II. 1 protokołu kontroli i odrębne protokoły kontroli). 11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt) Dokumentacja wypożyczana jest podstawie rewersu wyłącznie pracownikom komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą; wypożyczenia dotyczą głównie akt przeprowadzonych kontroli. Akta wypożyczane są na okres jednego miesiąca i generalnie zwracane są terminowo: Stan fizyczny oddawanej dokumentacji jest dobry. Wypożyczanie akt innym organom odbywa się za pośrednictwem komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i za zgodą Dyrektora Urzędu. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się regularnie, nierogularnio*- 1, za zezwoleniem, bez zezwolenia*^ archiwum państwowego, ostatnio na podst. zgody nr 368/2006 z dn r. (data) Jednostka kontrolowana met, nie ma*- 1 zezwolenia generalnego na brakowanie 13. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego miało ostatnio miejsce w roku i objęło mb, zespołu akt, z lat

11 Strona nr Kierownikiem archiwum zakładowego, osobą odpowiedzialną za jego prowadzenie jest: - specjalista w Oddziale Administracyjno-Gospodarczym, zatrudniona(y) na pełnym etacie, na pół etatu, w innoj formie*, posiadający(a) wykształcenie podstawowe, średnie, wyższe*' oraz ukończony, nieulcończony*' w 1994 roku kurs archiwalny stopnia pierwszego. W archiwum zatrudnieni są także: na pełnym etacie osoba(y), na pół etatu osoba(y), w innej formie osoba(y), posiadająca(e) ukończony, nieukończony*' w roku kurs archiwalny stopnia zgodnie z zakresem czynności zajmuje się archiwum zakładowym oraz obsługą kserokopiarki. Ta ostatnia czynność zajmuje mu większość czasu. W zakresie czynności nie przewidziano dni (godzin) wyznaczonych wyłącznie do obsługi archiwum zakładowego. Archiwista uczestniczył w kursie kancelaryjno-archiwalnym dla archiwistów zakładowych i pracowników biurowych w dn do dn Warunki pracy w archiwum zakładowym sądobre, uciążliwe, bardzo trudne*', ponieważ: archiwista posiada miejsce pracy w magazynie archiwalnym, który jest mocno zawilgocony. 16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem i innymi ujemnymi czynnikami) Archiwum zakładowe usytuowane jest w piwnicy budynku zajmowanego przez Urząd o powierzchni 38 m 2. Drzwi prowadzące do archiwum obito blachą z zewnątrz i od wewnątrz, zamontowano dwa zamki, w tym jeden z atestem. Dodatkowo drzwi są plombowane i zamykane na zamek elektroniczny. Archiwum wyposażono w regały kompaktowe, 2 biurka, stolik, szafę biurową krzesła. W magazynie znajduje się termohigrometr (20 C, 60%), czujniki ppoż., gaśnica proszkowa z aktualnym atestem. Podłogę wyłożono linoleum. Okienka są plastikowe, okratowane od zewnątrz. Budynek posiada całodobowy monitoring. Ściany pomieszczenia są zawilgocone, pomimo przeprowadzonego remontu. Archiwista nie posiada pokoju biurowego, do opracowywania akt. Rezerwa wolnego miejsca na dopływy akt stanowi ok. 115,70 mb długości półek. 17. Inne ustalenia kontroli: (m.in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie) 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe Zalecenia pokontrolne zostały w znacznej mierze zrealizowane. Po ostatniej kontroli przekazywano dokumentację do archiwum zakładowego, jednak w archiwum brak części materiałów archiwalnych sprzed 2005 roku. Uzupełniono opisy teczek akt kategorii A, ale nie we wszystkich przypadkach. Podkreślić jednak należy właściwe opisywanie teczek z dokumentacją wyłączoną do akt kategorii A podczas kolejnych Archiwum Państwowe w KraKowie

12 Strona nr 12 ekspertyz. Część teczek z materiałami archiwalnymi wymaga jeszcze uporządkowania w obrębie teczek. Przedkładano Archiwum Państwowemu ewidencję materiałów archiwalnych. III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przekazane odrębnym pismem. Protokół podpisali Archiwum Państwowe w KnstK* Archiwista Anna Majcher (kierownik kontrol >wanej jednostki) (archiwista zakładowy) (przeprowadzający kontrolę) Załączniki: brak. Protokół sporządzono w 2 egz. egz. nr 1 egz. nr 2 -jednostka kontrolowana - AP w Krakowie *' niepotrzebne skreślić **' wpisać znak, jeżeli brak jest danych