Zał. Nr 9 UCHWAŁA NR 1/09/2018 ZARZĄDU INWAR SPÓŁKA AKCYJNA W SIERADZU z dnia 1 września 2018 roku.

Transkrypt

1 Zał. Nr 9 w sprawie: UCHWAŁA NR 1/09/2018 ZARZĄDU INWAR SPÓŁKA AKCYJNA W SIERADZU z dnia 1 września 2018 roku. określenia wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania. Zarząd INWAR Spółka Akcyjna z siedzibą w Sieradzu na podstawie Statutu Spółki oraz Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r. nr 28 poz. 240) ustala wysokości opłat za sporządzanie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania. 1. Wysokość opłat za udostępnienie dokumentacji osobowo-płacowej (ceny brutto): 1.1. za sporządzenie kopii świadectwa pracy 17 zł; 1.2. za sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt. 3, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia 4 zł; 1.3. za sporządzenie kopii każdej karty zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac 4 zł; 1.4. za sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę 35 zł; 1.5. za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę 8 zł; 1.6. za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) 4 zł; 2. Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł. 3. W przypadku przesyłki dokumentacji na adres Wnioskodawcy, dolicza się koszty przesyłki według cennika Urzędu Pocztowego oraz opłaty pobierane przez pocztę z tytułu przekazania należności na rachunek bankowy Spółki. 4. Za udostępnienie przechowywanej dokumentacji, innej niż osobowo-płacowa oraz odpowiednik dokumentu ZUS RP-7, opłaty jednostkowe wynoszą (ceny netto) : 4.1. za przygotowanie dokumentacji do udostępnienia, za każdą godzinę pracy pracownika Składnicy Akt - 45,00 zł netto, 4.2. za sporządzenie wyciągów lub zestawień na podstawie przechowywanej dokumentacji, za każdą godzinę pracy pracownika Składnicy Akt - 45,00 zł netto, 4.3. za sporządzenie uwierzytelnionej kopii dokumentu formatu A4, za każdą stronę - 3,00 zł netto, 4.4. za sporządzenie uwierzytelnionej kopii dokumentu formatu A3, za każdą stronę zł netto, 4.5. za sporządzenie uwierzytelnionej kopii dokumentu formatu A2, za każdą stronę - 5,00 zł netto, 4.6. za sporządzenie uwierzytelnionej kopii dokumentu formatu A1, za każdą stronę zł netto, 4.7. za sporządzenie uwierzytelnionej kopii dokumentu formatu A0, za każdą stronę zł netto; 1

2 4.8. za sporządzenie na podstawie materiałów źródłowych zaświadczenia potwierdzającego dane lub zdarzenia inne niż wysokość wynagrodzenia 70 zł netto odpowiednik dokumentu ZUS RP-7, w przypadku dokumentu, którego przygotowanie zajmie do: godzin pracy archiwisty (kilka lat stażu, dobre dane źródłowe) - 65 zł netto, godzin pracy archiwisty (długi staż, słabe dane źródłowe) 130 zł netto, więcej godzin pracy, skomplikowane dokumenty koszt do uzgodnienia. 5. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość obniżenia ceny lub jej umorzenie. 6. Za przygotowanie i wysłanie oryginalnych przechowywanych dokumentów dla osób fizycznych i podmiotów wykazujących interes prawny w ich uzyskaniu, pobiera się każdorazowo opłatę jednostkową zgodnie z ust. 1. pkt. 5). 7. W przypadku braku możliwości wydania części oryginałów dokumentów, za sporządzenie ich uwierzytelnionych kopii, pobiera się opłatę, jak wyżej. 8. Do sumy cen jednostkowych z ust.1 i 2, dodaje się tylko koszt poniesionych opłat pocztowych. Podatek VAT dodaje się tylko dla pozycji wymienionych w ust. 4 (punkty od 4.1. do 4.9.). 2 Uchwała wchodzi w życie z dniem 1 września 2018 roku.

3 Regulamin usług archiwizacyjnych ARCHIWUM INWAR S.A. działalności usługowej polegającej na przechowywaniu, brakowaniu i udostępnianiu akt oraz wydawaniu odpowiednich zaświadczeń i kopii, w tym związanej ze stosunkiem pracy. Rozdział I Przejmowanie dokumentów. 1. Przejmowanie dokumentów z jednostek organizacyjnych z którymi podpisano umowę o archiwizowanie odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych./zał. nr 1/ 2. Dokumenty przejmowane są w odpowiednio oznakowanych pudłach, teczkach lub kopertach przekazywanych przez aktotwórcę lub dotychczasowego przechowawcę (zleceniodawcę). 3. Dokumenty transportowane są po uprzednim spakowaniu ich w pudła firmowe. 4. Po dostarczeniu do archiwum, dokumenty są segregowane i układane na regałach. Rozdział II Porządkowanie dokumentacji 1. Porządkowanie może odbywać się bezpośrednio u zleceniodawcy po przejęciu dokumentów lub już w składnicy akt. (zależnie od ustaleń między stronami) 2. Przeprowadzenie prac porządkowania dokumentów związanych z podziałem na odpowiednie kategorie zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Wydzielenie dokumentacji, ocena dokumentacji niearchiwalnej. /zał. nr 2, 3/ 4. Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na ich prawidłowym : a. ułożeniu wewnątrz teczek aktowych (m.in. usunięcie wszystkich elementów metalowych z dokumentów typu spinacze, zszywki, usunięcie trzecich kopii ), b. opisaniu, c. nadaniu właściwego układu, d. sporządzeniu ewidencji Następnie teczki lub pudła kartonowe, właściwie oznakowane zgodnie ze spisami zdawczo-odbiorczymi układa się na regałach. 5. Porządkowanie dokumentów niearchiwalnych polega na spakowaniu dokumentacji we właściwie oznakowane pojemniki kartonowe i teczki oraz ich ułożeniu na regałach. Rozdział III Przechowywanie dokumentacji. 1. Dokumentacja jest przechowywana w budynku w Sieradzu przy ul. Juliana Tuwima 4 w pomieszczeniu odpowiednio przystosowanym pod względem organizacyjnym, a także klimatycznym jak i odpowiednio zabezpieczonym przed osobami trzecimi oraz czynnikami naturalnymi (woda, ogień, nadmierne naświetlenie, temperatura). 2. Uporządkowane dokumenty są przechowywane na regałach metalowych w odpowiednio zabezpieczonych pudłach kartonowych A4 a także większych zależnie od specyfikacji akt oraz w teczkach wiązanych (teczki osobowe). Każdy z regałów posiada opis przechowywanych dokumentów w postaci fiszki przy każdej półce 3. Wykazy przechowywanych dokumentów mają postać papierową oraz prowadzona jest ewidencja w systemie komputerowym system Archiwum Cyfrowy System Archiwizacji

4 4. Instalacje znajdujące się w archiwum to: a. system alarmowy z czujkami ruchowymi, b. system przeciwpożarowy z czujkami dymowymi i zestawem gaśnic proszkowych rozmieszczonych zgodnie z przepisami ppoż.. oraz drzwiami ppoż c. system kontroli dostępu d. termometry do pomiaru temperatury, e. higrometry do pomiaru wilgotności, Rozdział IV Brakowanie dokumentów. 1. Brakowanie następuje po upływie terminu przechowywania zgodnie z danym Wykazem Rzeczowym Akt. Polega na ocenie przydatności dokumentacji dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę. 2. Przygotowanie dokumentów do brakowania następuje komisyjnie. (komisja trzyosobowa protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej) 3. Po przygotowaniu dokumentów do brakowania zostaje sporządzony wniosek o zezwolenie brakowania, wniosek akceptuje jednostka organizacyjna aktotwórcza. (w przypadku gdy taka jednostka jeszcze istnieje lub gdy zleceniodawca tego sobie życzy w zawartej wcześniej umowie) 4. Po przygotowaniu dokumentów do brakowania zostaje sporządzony wniosek do Archiwum Państwowego o zezwolenie na brakowanie. 5. Wybrakowane akta mogą być zniszczone w Archiwum Inwar S.A. lub mogą być przekazane do firmy niszczącej je w sposób nieodwracalny, z czego zostaje sporządzony protokół. 6. Proces niszczenia może być filmowany w zależności od wymagań zleceniodawcy Rozdział V Wypożyczanie dokumentów z archiwum 1. Wypożyczenie dokumentów następuje po otrzymaniu pisemnej zgody kierownika jednostki aktotwórczej /nie dotyczy dokumentów firm zlikwidowanych/ lub zleceniodawcy 2. Wypożyczenie dokumentów następuje na podstawie Rewersu wypożyczenia /zał. nr 7/ 3. Dokumenty wypożycza się na czas określony w rewersie. 4. Wypożyczający może pisemnie starać się o przedłużenie tego terminu. Rozdział VI Wydawanie zaświadczeń i odpisów 1. Informacje dla byłych pracowników firm zlikwidowanych lub firm których dokumenty znajdują się w Archiwum, a dotyczące wydawania kopii, odpisów oraz sporządzania zaświadczeń związanych ze stosunkiem pracy udziela się: a. telefonicznie - (043) b. bezpośrednio w siedzibie Spółki w dniach od poniedziałku do piątku w godz c. em - adres archiwizacja@inwar.pl, przez całą dobę 2. Wydawanie odpisów akt, zaświadczeń oraz druków RP-7 odbywa się na podstawie formularza zgłoszeniowego /zał. 8/ 3. Zgłoszenia dokonać można :

5 a. listownie - przesłanie formularza na adres Sieradz, ul. Juliana Tuwima 4 b. telefonicznie - podanie danych zawartych w formularzu (043) c. em - adres archiwizacja@inwar.pl d. w siedzibie Spółki poprzez wypełnienie formularza na miejscu. 4. Nie wydaje się w/w dokumentów osobom trzecim. 5. Opłaty za wydanie w/w dokumentów uiszcza odbierający (chyba, że w umowie o przechowywanie akt osobowych jest zapis mówiący inaczej) 6. Wysokość opłat pobierana jest zgodnie z Zarządzeniem Prezesa Zarządu Inwar S.A.( na podstawie Zarządzenia Ministra Kultury z dnia r w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii)./zał. nr 9/ Dopuszcza się możliwość zwolnienia od opłat. 7. Wystawienie zaświadczenia, odpisu lub kopii realizowane jest w ciągu 2 tygodni od dnia prawidłowo złożonego zgłoszenia. 8. Po uprzedniej deklaracji przygotowane dokumenty wysyłamy pocztą.(za zaliczeniem pocztowym) lub można je odebrać osobiście Rozdział VII Postanowienia ogólne 1. W sprawach nieustalonych tym regulaminem zastosowanie mają przepisy z rozporządzenia Ministra Kultury o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U z 2002 roku Nr 171, poz z późniejszymi zmianami).