Nowy Rynek 8; Murowana Goślina

Transkrypt

1 ,v.ichtwum PAŃSTWOWI: W PO.ZNANIU Skrytka pocztowa nr 546 ul. 23 Lutego 41/43, Poznań 9 tel fax Identy fikator (6) piccz~ć archiwum paristwom:go ZWIĄZEK MIĘDZYGMINNY "PUSZCZA ZIELONKA" ul. Nowy Rynek Murowana Goślina NIP , REGON Znak sprawy: Bll PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Związku Międzygminnego Puszcza Zielonka" Nowy Rynek 8; Murowana Goślina (nazwa i adres kontrolowanej jednostki organizac}jnej) Podstawę prawną przeprowadzonej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 123 z 2011 r., poz. 698 z późn. zm.). I. Informacje wstępne I. Kontrolę przeprowadziła w dniu: 29 maja 2015 r. Sybilla Suszek - kustosz. przedstawiciel Archiwum Państwowego w Poznaniu. nr upoważnienia do kontro li DNS.O I w obecności przedstawicieli jednostki kontrolowanej Pań: Olgi Godynickiej - Kubiak - Zastępcy Dyrektora Biura oraz Moniki Kulupy - Referenta ds. organizacyjnych i adm inistracji. (imię i nazwisko. stanow isko służbowe) 2. Jednostka kontrolowana została utworzona na mocy: Uchwała Nr 153/XXV /2 000 Rady Gminy Czerwonak z dnia 28 kwietnia 2000 r. w spraw ie: utworzen ia Związku Międzygminnego,,Puszcza Zielonka ". Uchwała Nr XVII/109 /2000 Rady Gminy Kiszkowo z dnia 17 maja 2000 w sprawie: utworzenia Związku Międzygminnego Puszcza Zielonka ". Uchwała Nr 121/XVII/2000 Rady Miej ski ej w Murowanej Goślinie z dnia 6 marca 2000 roku w spraw ie: utwor zen ia Związku Międzygminnego Puszcza Zielonka". Uchwała Nr XXIX /26 7/00 Rady Miejskiej Gminy Pobiedziska z dnia 30 czerwca 2000 r. w sprawie: utworzenia Związku Międzygminnego Puszcza Zielonka " Uchwała Nr XXI/172/2000 Rady Miejskiej Gminy Skoki z dnia 12 kwietnia 2000 roku w sprawie: utworzenia Związku Międzygminnego Puszcza Zielonka''. Uchwała Nr XXII/215 /2000 Rady Miejskiej w Swarzędzu z dn ia 23 maja 2000 r. w sprawie : utworzenia Związku Międzygminnego,,Puszcza Zielonka". Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142 z 2001 r.. poz z późn. zm.). ()

2 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. O finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.). (data i pełna nazwa aktu prawnego) obecnie kieruje nią Pan: Zbigniew Zastrożny - Przewodniczący Związku M iędzygminnego Puszcza Zielonka"; (imię i nazwisko z określeniem pełnej nazwy zajmowanego stanowiska) organem nadrzędnym lub nadzorującym jednostki jest: Ogólny nadzór nad Związkiem sprawuje: Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji ul. Królewska 27; 060 Warszawa Bezpośredni nadzór nad Związkiem sprawuje: Wojewoda Wielkopolski Al. Niepodległości 16/18; Poznań. (nazwa i adres) 3. Statut, regulamin organizacyjny kontrolowanej jednostki: Statut stanowi załącznik do uchwał Zgromadzenia Związku Międzygminnego Puszcza Zielonka" w Murowanej Goślinie Nr 6/LXIII/2013 z dnia 21 lutego 2013 r. Uchwała Nr 01/2015 Zarządu Związku Międzygminnego Puszcza Zielonka" w Murowanej Goślinie z dnia 14 stycznia 2015 r., w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Biura Związku Międzgminnego Puszcza Zielonka" z siedzibą w Murowanej Goślinie. (daty i pełne nazwy aktów prawnych) 4-;- Zmiany organizacyjne w przeszłości : (poprzednie nazwy z podaniem dat granicznych) 5. Jednostka kontrolowana jest od.... ( data i nazwa ak.'tu prawnego) w stanie likwidacji, upadłości, przekształcenia*) - ffi*, - nie*). 6. Ostatnią kontrolę Archiwum Państwowe przeprowadziło w dniu: 18 września 2012 roku. 7. Archiwum zakładowe było także kontrolowane w dniach: W jednostce kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjno-archiwalne (uzgodnione, nie uzgodnione z archiwum państwowym)*): a) instrukcja kancelaryjna, wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów

3 3 zakładowych dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z dnia 20 stycznia 2011 r.); ( data i pełny tytuł) b) jednolity rzeczowy wykaz akt wprowadzony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z dnia 20 stycznia 2011 r.), stanowi Załącznik nr 2 - Jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki; ( data i pełny tytuł) c) instrukcja archiwalna wprowadzona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z dnia 20 stycznia 2011 r.); ( data i pełny tytuł) d) inne normatywy kancelaryjno-archiwalne:.... (nazwa, data i tytuł normatywu) II. Ustalenia kontroli 1. Stosowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych, szczególnie w zakresie poprawności klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji oraz kompletności i regularności przekazywania jej do archiwum zakładowego: W kontrolowanej jednostce na podstawie Zarządzenia Nr 14/2013 Przewodniczącego Zarządu Związku Międzygminnego Puszcza Zielonka" w Murowanej Goślinie, z dnia 26 czerwca 2013 roku, w sprawie: określenia systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu spraw wskazano system tradycyjny jako system wykonywania czynności kancelaryjnych jako sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, zgodnie z przepisami 1 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej Załącznik 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67).

4 4 Wyznaczono koordynatora czynności kancelaryjnych - Panią Monikę Kulupę - Referenta ds. organizacyjnych i administracji, której wpisano w zakres obowiązków czynności należące do koordynatora ds. czynności kancelaryjnych. Nie przesłano natomiast do Archiwum Państwowego w Poznaniu sprawo zdań rocznych z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji z lat , co je st niezgodne z przepisami oraz 46.2 instrukcji archiwalnej stanowiącej Załącznik Nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. 2011, nr 14, poz. 67). Akta spraw zakończonych, zarówno materiały archiwalne kat. A jak i dokumentacja niearchiwalna kat. B są przekazywane z poszczególnych działów do archiwum zakładowego, na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych sporządzonych na odpowiednich formularzach. Akta zanim zostaną przekazane do archiwum zakładowego, są porządkowane w działach przez poszczególnych pracowników, tam również jest nadawana kategoria archiwalna. Kontrolowana jednostka nie posiada elektronicznego systemu obiegu dokumentacji - ten proces odbywa się w formie papierowej. 2. Zbiór dokumentacji **): W archiwum zakładowym jest przechowywana: a) dokumentacja własna: - aktowa: kategorii A w ilości ok. 1,35 m.b., z lat kategorii B w ilości ok. 2,90 m.b., z lat w tym akta kategorii "BE50" lub B-50" ok. 0,05 m.b., z lat nierozpoznana w ilości, ok. =-=-= mb., z lat techniczna : kategorii A w ilości ok~ mb.,... jedn. inw.,... jedn. arch., z lat.... kategorii B w ilości ok. -;-;-;-;-;-;-;-mb.,.-:-:-:-=.jedn. inw.,... jedn. arch., z lat... nierozpoznana w ilości,... mb.,... rysunków, z lat elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych: kategorii A w ilości... jedn. inw., z lat k t B 1 '.. d. 1 t a egoru w 1 osc1... :Je n. 1nw., z a nierozpo znana w ilości... jedn. inw., z lat kartograficzna:

5 5 kategorii A w ilości =.mb., = jedn. inw.,.=.jedn. arch. z lat.... kategorii B w ilości =mb.,~jed n. inw.,.=jedn. arch., (arkuszy) z lat.... nierozpoznana w ilości... arkuszy, z lat.... audiowizualna: nagrania: kategorii A w ilości... jedn. inw.,... czasu nagrań, z lat kategorii B w ilości.... jedn. inw., (nagrań)... czasu nagrań, z lat.... nierozpoznana w ilości pudełek, z lat.... inne w ilości sztuk, z lat fotografie: kategorii A w ilości ~jedn. inw.,.=negatywów,... pozytywów, z lat.... kategorii B w ilości =.jedn. inw., sztuk, z lat nierozpoznana w ilości... sztuk, z lat inne w ilości sztuk, z lat.... filmy: kategorii A w ilości ~tytułów (tematów)... sztuk, sztuk mat. wyjś., z lat.=. kategorii B w ilości.=tytułów (tematów)... sztuk, z lat '. t k 1 t nierozpoznana w 1 osc sz u, z a inne w ilości sztuk, z lat bliższe informacje o zbiorze dokumentacji: Przechowywane w archiwum zakładowym materiały archiwalne (kat. A) stanowią: budżety Związku i jego zmiany, roczne sprawozdania finansowe i analizy wykonania budżetu, protokoły z posiedzeń Związku oraz akta dotyczące kontroli zewnętrznych. Ponadto są to akta Posiedzeń Zarządu, Zgromadzeń Związku - protokoły, upoważnienia osób (podmiotów) do działania w imieniu Przewodniczącego Zarządu Związku, posiedzenia komisji i poszczególnych zespołów, akta dotyczące własnych zjazdów, konferencji, seminariów, sympozjów, for, oraz monitoring w zakresie ochrony środowiska. Dokumentacja niearchiwalna (kat. B) dotyczy dokumentacji finansowo -księgowej (w tym również opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska. Akta osobowe oraz płacowe znajdują się w Dziale Finansowo - Księgowym, w ilości ok. 1,20 mb, pochodzą z lat b) dokumentacja odziedziczona po: (należy podać nazwy zespołów akt i daty skrajne, ilość mb, jednostek archiwalnych lub inwentarzowych, w podziale na kategorię A i kategorię B, a także - jeśli zachodzi potrzeba - rodzaje dokumentacji, jak w punktach II.2.a): Q

6 6 c) dokumentacja zdeponowana /obca/, (jak w punkcie II.2.b): Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem: ok. 4,25 mb., w tym**): - kategoria A ok. 1,35 mb. - kategoria B ok. 2,90 mb. w tym: - kategoria BE50 ok.~mb. 4. Stan zbioru (skomentować dane zawarte w punktach 2 i 3, w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli określić stan fizyczny zbioru dokumentacji): Stan fizyczny przechowywanych akt w archiwum zakładowym nie budzi zastrzeżeń. 5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe (podać podstawę prawną przejęcia): Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167, poz. 1375). 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek, prawidłowość zewidencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych): Układ akt według grup rzeczowych jednolitego rzeczowego wykazu akt, kwalifikacja do poszczególnych kategorii archiwalnych prawidłowa. Materiały archiwalne kat. A zostały umieszczone w tekturowych okładkach z tektury bezkwasowej litej, są opisane, usunięto z nich części metalowe, część akt została zszyta białą bawełnianą tasiemką, w pozostałej części akt są stosowane plastikowe klipsy archiwizacyjne - wykonane z propylenu, bez atestu. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym była porządkowana w == r. po zasięgnięciu opinii archiwum państwowego - tak - nie*) prze z w sposób (prawidłowy, nieprawidłowy)*). 8. Ewidencja: Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne: a) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - tak-nie*); hj spisy zdawc zo-odbio rcze - tak-nie*), w podziale na kat. A i kat. B - tak - ~ Ol

7 7 c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do Archiwum Państwowego - ffi*- nie*); d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej - tak -me*) ; e) ewidencję wypożyczeń- tak -me*); f) inne środki ewidencyjne: Ocena prowadzenia ewidencji: Spisy zdawczo - odbiorcze, zarówno materiałów archiwalnych (kat. A), jak 1 dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) są sporządzone prawidłowo. 1 O. Miejsca przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego: poszczególne działy. 11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt): Zaprowadzono ewidencję wypożyczeń. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się regularnie, nieregularnie, za zezwoleniem, bez zezwolenia archiwum państwowego, ostatnio: dokumentacja nie była brakowana. Jednostka kontrolowana ma, me ma*) zezwolenia generalnego na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. R Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego miało ostatnio miejsce w: ~r. i objęło... m.b., zespołu akt z lat Kierownikiem osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum zakładowego jest Pani: Monika Kulupa - Referent ds. organizacyjnych i administracji, zatrudniona, oo pełnym etacie, na pół etatu, w ramach obowiązków służbowych, posiadająca wykształcenie podstav10we, średnie, wyższe oraz ukończony, nie ukończony w 2013 r. kurs archiwalny stopnia IL W archiwum zatrudnieni są także: na pełnym etacie = osoba, zatrudniona na pełnym etacie, na pół etatu, w ramach obowiązków służbowych, posiadająca wykształcenie podstawowe, średnie, wyższe oraz ukończony, nie ukończony w... r. kurs archiwalny stopnia-;-;-:-:;-;-;-: 15. Warunki pracy personelu archiwum są: dobre, uciążliwe, bardzo trudne*), z powodu usytuowania archiwum w pewnej odległości od siedziby Związku. Problem stanowi również translokacja akt z poszczególnych działów, do archiwum zakładowego - zniesienie dokumentacji z II piętra oraz ze schodów wiodących ~ezpośrednio do pomieszczenia archiwum. Cl

8 8 16. Lokal archiwum zakładowego (usytuowanie, ilość pomieszczeń, powierzchnia, wyposażenie, zabezpieczenie przed kradzieżą, pożarem, innymi ujemnymi czynnikami): Na początku maja b.r., nastąpiła translokacja całości zasobu archiwalnego do nowego pomieszczenia przeznaczonego na archiwum zakładowe. Lokal archiwum zakładowego Związku jest usytuowany w jednym pomieszczeniu, w piwnicy budynku Gimnazjum Nr 2 im. Jana Kochanowskiego, przy ul. Kutrzeby 3 w Murowanej Goślinie. Liczy ok. 15,45 m2 powierzchni, jest wyposażony w regały metalowe, podstawowy sprzęt biurowy, centralne ogrzewanie, trójschodek metalowy, podłoga o jednolitej strukturze wyłożona linoleum, oświetlenie dzienne i elektryczne (źródła światła nie są osłonięte), sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza (w dniu kontroli: temperatura - l 8 C, wilgotność - 50% - od września 2012 roku jest prowadzony rejestr pomiarów temperatury i wilgotności powietrza). Archiwum jest zabezpieczone przed pożarem Gedna gaśnica proszkowa) oraz przed włamaniem - kraty w oknach, drzwi wejściowe drewniane zamykane na jeden zamek patentowy, na drzwiach wejściowych założono kratę metalową, monitoring 24h). Przez pomieszczenie przechodzą rury od centralnego ogrzewania - zabezpieczone przez izolację. Rezerwa na dopływy akt wynosi - ok. 30,00 mb. R Inne ustalenia kontroli: (m.in. oświadczenia przedstawicieli kontrolowanej jednostki udzielane ustnie) Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli przez archiwum państwowe: Zalecenia pokontro lne zostały zrealizowane w następujący sposób: Ad 1) Zarządzeniem Nr 14/2013 Przewodniczącego Zarządu Związku Międzygminnego,,Puszcza Zielonka" w Murowanej Goślinie z dnia 26 czerwca 2013 roku, w sprawie: określenia systemu wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu spraw, wskazano system tradycyjny jako system wykonywania czynności kancelaryjnych jako sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Ad 2) Zobowiązano wszystkie działy Związku do przestrzegania obowiązujących przepisów kancelaryjno - archiwalnych. Ad 3) W kontrolowanej jednostce przeprowadzono wewnętrzne szkolenie pracowników biurowych, w zakresie prawidłowej archiwizacji akt na stanowiskach pracy. Ad 4) Opisy teczek uzupełniono o prawidłowe daty skrajne. Ad 5) Zaprowadzono następujący środek ewidencyjny: ewidencję wypożyczeń.

9 9 Ad 6) To zalecenie dotyczyło regałów znajdujących się w poprzednim pomieszczeniu, w którym było usytuowane archiwum zakładowe. Ad 7) Nowy lokal archiwum zakładowego został wyposażony w gaśnicę proszkową. Ad 8) To zalecenie dotyczyło drzwi prowadzących do lokalu, w którym poprzednio mieściło się archiwum zakładowe. III. Zalecenia wynikające z ustaleń bieżącej kontroli zostaną przekazane odrębnym pismem. Protokół podpisali: f}rj!ie~(yf pu w iga Godynicka-1 biak (kierownik kontrolowanej jednostki) (archiwista zakładowy) ~!ltr... St.~... J (~:~rowadzający kontrolę) Załączniki: Protokół sporządzono w 2 egz. egz. nr 1 - jednostka kontrolowana egz. nr 2 -AP w Poznaniu *) niepotrzebne skreślić **) wpisać znak" -", jeżeli brak jest danych