PROTOKÓŁ KONTROLI. Nazwa jednostki. Leszek Heinzel

Transkrypt

1 * i v/ivr\vi rw i hi un y i <_v/ou <-v^ui uu pi u p a i id iv v v fv jm c.cm u u ic x, Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim 48 ul. Toruńska Piotrków Trybunalski Nazwa archiwum państwowego Oddział Identyfikator Adres (systemowy) Nr protokołu kumentu Znak sprawy Identyfikator operatora PROTOKÓŁ KONTROLI Podstawę prawną kontroli stanowi a rt 21 ust 2 i a rt 28 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz z późn. zm.) Informacje o jednostce Ośrodek Sportu i Rekreacji w Piotrkowie Tryb Nazwa jednostki Identyfikator systemowy Al. 3goMaja6B, Piotrków Trybunalski - - Adres kontrolowanej jednostki REGON KRS Zarządzenie Nr 11 Przezydenta Miasta Piotrkowa Tryb. z dnia r. Leszek Heinzel 2013 Rok utworzenia jednostki Nazwa aktu prawnego Imię i nazwisko kierownika jednostki Rok ustalenia pod nadzór Urząd Miasta w Piotrkowie Tryb. Organ nadrzędny/nadzorujący Pasaż Rudowskiego 10 Adres organu nadzorującego Statut Regulamin organizacyjny Czy posiada? kumentu Czy posiada? kumentu Inny dokument Zmiany organizacyjne Wojewódzki Ośrodek Sportu i Rekreacji Pełna nazwa aktu normatywnego kumentu Poprzednia nazwa 1976 Lata od - do Strukturę organizacyjną tworzą działy, zespoły obiektów i samodzielne stanowiska pracy. Jednostką kieruje dyrektor. Opis struktury organizacyjnej W trakcie likwidacji W trakcie upadłości W trakcie zmian organizacyjnych nie nie nie

2 Strona 2 z 7 Informacje o kontroli Kontrola ogólna przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przedmiot i zakres kontroli Kontrolę przeprowadził Jacek Jażdż archiwista Imię i nazwisko Stanowisko Nr upoważnienia do Data wystawienia: Okres ważności - od: do: kontrolera służbowe kontrolera kontroli Uprawnieni pracownicy do reprezentowania jednostki O Brak informacji Data kontroli Data rozpoczęcia kontroli Data zakończenia kontroli Wskazanie dni będących przerwami w kontroli Informacja o ostatniej kontroli AP dr Piotr Głowacki, Jacek Jażdż Nazwisko i imię osoby przeprowadzającej kontrolę Data kontroli kontrola ogólna archiwum zakładowego Przedmiot i zakres kontroli Informacja o dodatkowych kontrolach przepisów archiwalnych przez inne jednostki Q Brak informacji Przepisy kancelaryjno-archiwalne obowiązujące w jednostce Jednostka kontrolowana posiada przepisy kancelaryjno-archiwalne Uzgodnione z archiwum państwowym Instrukcja kancelaryjna Rok Jednolity rzeczowy wykaz akt

3 Strona 3 z 7 Rok Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Rok Stan przestrzegania przepisów o państwowym zasobie archiwalnym i archiwach System kancelaryjny bezdziennikowy System zarządzania papierowy dokumentacją Archiwa zakładowe Archiwum zakładowe Nazwa archiwum zakładowego,.,,. a archiwum zakładowe W archiwum zakładowym jest przechowywana: me własna odziedziczona własna zdeponowana Dokumentację aktową stanowi dokumentacja aktowa i techniczna. Akta osobowo-płacowe prowadzone w sposób ciągły dla dokumentacji własnej i odziedziczonej. Opis dokumentacji nie me nie aktowa nie audialna techniczna kartograficzna geodezyjna nie nie wizyjna audiowizualna fotograficzna nie elektroniczna Aktowa kategoria "A" ^ Aktowa kategoria "B" Aktowa kategoria "B50" ^97^ Aktowa kategoria "BE50" r o Aktowa kategoria "B", "B50", "BE50" razem

4 archiwalnym i archiwach w Ośrodek Sportu i Rekreacji w Piotrkowie Tryb. - Egz. n r., Strona 4 z 7 Techniczna kategoria "A" Techniczna kategoria "B " bądź jedn. inw. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego 1992 Ilość jedn. arch. Ilość mb. Ilość MB 0.20 odziedziczona Na dokumentację odziedziczoną składają się materiały archiwalne Wojewódzkiego Ośrodka Sportu i Rekreacji, dokumentacja osobowa Zakładu Remontowo-Budowlanego WOSiR i pracowników sezonowych oraz dokumentacja płacowa ZRB WOSiR i oddziałów zamiejscowych. Opis dokumentacji nie nie nie nie aktowa techniczna kartograficzna geodezyjna fotograficzna nie nie nie nie audialna wizyjna audiowizualna elektroniczna Aktowa kategoria "A" Aktowa kategoria I] " B " Aktowa kategoria ^ "B50" 2.80 Aktowa kategoria ^ "BE50" 2.70 Aktowa kategoria "B", "B50", "BESO razem 5.50 Jedn. 1. inw. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe z archiwum zakładowego Ilość jedn. arch. Ilość mb. Ilość MB 0.10 Ewidencja

5 archiwalnym i archiwach w Ośrodek Sportu i Rekreacji w Piotrkowie Tryb. - Egz. n r., Strona 5 z 7 x me nie Wykaz spisów zdawczo- Spisy zdawczoodbiorcze Spisy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum Spisy brakowanej dokumentacji niearchiwa Inej Ewidencja udostępnień odbiorczych państwowego Ostatnie przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do brakowania Data ostatniego brakowania /2017 Data wydania Numer zgody zgody Inne środki ewidencyjne Personel archiwum zakładowego Kierownik lub osoba odpowiedzialna za prowadzenie archiwum Jolanta Żak umowa o pracę kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia, 2016 r. Imię i nazwisko Forma zatrudnienia Wykształcenie archiwalne (np. kurs archiwalny, wyższe wykształcenie archiwalne) i data ukończenia Lokal archiwum zakładowego parter regały stacjonarne piętro Ilość pomieszczeń Powierzchnia (m2) term om etr Usytuowanie higrometr Wyposażenie dobre Warunki przechowywania Rezerwa magazynowa (mb.) kontrola dostępu gaśnica Zabezpieczenie przed kradzieżą i innymi ujemnymi czynnikami Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem: aktowa w tym kategoria "A" (ilość w mb.) 1.20 w tym kategoria "ET, "B50, "BE50" razem (ilość w mb.) w tym kategoria "B (ilość w mb.) w tym kategoria 7.60 "B50" (ilość w mb.) w tym kategoria 5.20 "BESO" (ilość w mb.) techniczna w tym kategoria "A" (ilość w mb.) - w tym kategoria "B" (ilość w mb.) 3.45 kartograficzna w tym kategoria "A" (ilość w mb.) w tym kategoria "B" (ilość w mb.)

6 3kół kontroli przestrzegania przepisów o państwowym zasobie walnym i archwach w Ośrodek Sportu i Rekreacji w Piotrkowie Tryb. - Egz. n r... geodezyjna w tym kategoria "A" (ilość w mb.) w tym kategoria HB" (ilość w mb.) fotograficzna audialna wizyjna audiowizualna elektroniczna w tym kategoria "A" (ilość w MB) w tym kategoria "B" (ilość w MB) Miejsca przechowywania dokumentacji przyjętej na stan archiwum zakładowego poza lokalem archiwum zakładowego Ustalenia kontroli Ustalenia kontroli Materiały archiwalne wyodrębnione na osobnym regale, oczyszczone z części metalowych, przełożone w teczki z tektury bezkwasowej, właściwie opisane, dodatkowo zabezpieczone w pudłach archiwizacyjnych bezkwasowych. osobowo-płacowa zarówno własna, jak i odziedziczona uporządkowana, przełożona do teczek z tektury bezkwasowej oraz dodatkowo zabezpieczona w bezkwasowych pudłach archiwizacyjnych. Całość zasobu uporządkowana. Jednostki posiadają symbole klasyfikacyjne, kwalifikacyjne oraz sygnatury archiwalne. Ewidencja prowadzona prawidłowo. regularnie przekazywana do archiwum zakładowego (choć na dzień kontroli brak kompletu dokumentacji z wszystkich komórek organizacyjnych w archiwum zakładowym). Pomieszczenia archiwum zakładowego prawidłowo zabezpieczone przed dostępem osób trzecich i prawidłowo dostosowane do przechowywania dokumentacji. Rejestracja spraw bieżących odbywa się w oparciu o spisy spraw i rzeczowy wykaz akt (w większości przypadków - choć nie we wszystkich). Znaki spraw nanoszone na dokumenty. ~~~j j O M. in.: opis ustalonego w wyniku kontroli stanu faktycznego, w tym stwierdzonych nieprawidłowości, przyczyn ich powstania, zakresu i skutków oraz imiona, nazwiska i funkcję (stanowisko) osób odpowiedzialnych za nieprawidłowości. Wskazanie podstaw dokonanych ustaleń. Informacja o realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych w wyniku ostatniej kontroli Zalecenia pokontrolne z ostatniej kontroli zostały wykonane w całości. Opis Zastrzeżenia do nie protokołu

7 Strona 7 z 7 Stanowisko nie kontrolera do zgłoszonych zastrzeżeń Pouczenie Q Wystąpienie pokontrolne zostanie przekazane odrębnym pismem Kierownik jednostki kontrolowanej, przed podpisaniem protokołu kontroli, może zgłosić pisemne umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy. Protokół podpisali Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki me miejscowość i data miejscowość i data ki e r o wn i k j e d ibfêtr^k \rbl@ À ëh^ I Załączniki Ilość: 0 O Brak Protokół sporządzono w 2 egz. egz. Nr 1 - jednostka kontrolowana egz. Nr 2 - Archiwum Państwowe w Piotrkowie Trybunalskim