Zarządzenie nr 113/2009 z dnia 17 listopada 2009 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych na realizację Projektu Praktyczny kurs nowoczesnych metod analizy instrumentalnej w ramach Umowy nr UDA - POKL.08.01.01-24-488/08-00. Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości(dz. U. z 2009 roku, Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. )oraz 14 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), w związku z działem VII pkt 4 ppkt 11 Uczelnianego Planu Kont stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont ( z późn. zm.) ustala się, co następuje: I. WPROWADZENIE 1 1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Śląskim reguluje zarządzenie nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont ( z późniejszymi zmianami). 2. Księgi rachunkowe w Uniwersytecie Śląskim prowadzone są z wykorzystaniem programu ERP SAP Zintegrowany Informatyczny System Wspomagający Zarządzanie Uczelnią. II. SZCZEGÓŁOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU PRAKTYCZNY KURS NOWOCZESNYCH METOD ANALIZY INSTRUMENTALNEJ 2 1. Zasada wyodrębnienia rachunków bankowych. 1) Dla obsługi Projektu Praktyczny kurs nowoczesnych metod analizy instrumentalnej, zwanego w dalszej części zarządzenia Projektem wyodrębniono
nieoprocentowany i bezprowizyjny rachunek bankowy prowadzony w ING Bank Śląski S.A. Katowice o numerze: 31 1050 1214 1000 0023 4199 1509 2) W przypadku braku środków z transzy rozwojowej na wydzielonym rachunku bankowym, w związku z opóźnieniem przelewu lub z innych istotnych powodów, dopuszcza się finansowanie poniesionych wydatków Projektu z konta podstawowego Uniwersytetu Śląskiego 74 1050 1214 1000 0007 0000 7909. Zwrot wydatkowanych kwot nastąpi natychmiast po otrzymaniu transzy. 2. Zasada wyodrębnienia kont kosztów i przychodów Projektu. 1) W ramach prowadzonych przez Uniwersytet Śląski ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem SAP ERP od dnia 01.01.2009 r. został wyodrębniony dla Projektu obiekt kontrolingowy (element PSP) FS-00-03-06-E-09-00-A, ze źródłem finansowania ZFIN00000250. Na obiekcie kontrolingowym Projektu ewidencjonowane są koszty w układzie rodzajowym koszty grupy 4*. 2) Dla głównego elementu PSP: FS-00-03-06-E-09-00-A, tworzona jest szczegółowa analityka dla poszczególnych zadań kosztów bezpośrednich: - 70104052 - przychody na realizację Projektu FS-00-03-06-E-09-00-A, ZFIN00000250, - 20210000 - do ewidencji rozrachunków na analitycznych kontach dostawców materiałów i usług, - 20800000 - do ewidencji zakupów inwestycyjnych, - 23402000 - do ewidencji rozliczeń z pracownikami na analitycznych kontach pracowników, - 13904900 - do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach Projektu, - 84123000, FS-00-03-06-E-09-00-A, ZFIN00000250 - do ewidencji wpływu środków finansowych. 2
3) Strukturę głównego elementu PSP: FS-00-03-06-E-09-00-A określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3. Ustalenie zakresu wydatków kwalifikowanych Projektu. 1) W celu jednolitego i prawidłowego rozliczania Projektu uznaje się, że wszystkie wyszczególnione we wniosku o dofinansowanie Projektu wydatki są kosztami kwalifikowanymi. 2) Koszty są kwalifikowane jeżeli zostały prawidłowo udokumentowane i zostały faktycznie poniesione (zapłacone z rachunku bankowego). 3) W ramach Projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków na zasadzie crossfinancingu, przy czym zakupiony w ramach cross- financingu sprzęt to środki trwałe, których wartość początkowa jest wyższa od 10 % kwoty określonej w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Przyjęto zasadę, że zakupy w ramach cross- financingu o wartości poniżej 3.500,00 zł amortyzowane są jednorazowo i stanowią koszt Projektu. Natomiast zakupy powyżej 3.500,00 zł stanowią wydatek Projektu, jednakże amortyzacja miesięczna będzie kosztem Wydziału/pozostałej jednostki organizacyjnej, do której dany zakup został przypisany zgodnie z protokołem odbioru (OT). 4) W celach ewidencyjnych zakupionych środków trwałych powyżej 3.500,00 zł dla każdego Projektu tworzy się odrębne zlecenie o numerze 0801* ( w systemie SAP ERP). 5) Aktywa trwałe nabyte w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet Śląski w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 6) W przypadku dokonywania operacji w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczać zgodnie z polityką rachunkowości w Uniwersytecie Śląskim. Wyjątek stanowią zagraniczne wyjazdy służbowe, na które została wypłacona zaliczka. Do wyceny tych kosztów podróży służbowej przyjmowany jest kurs sprzedaży banku (z usług którego jednostka korzysta), po którym zakupiono walutę i wypłacono zaliczkę. 3
7) Na potrzeby rozliczeń wydatków w walutach obcych, we wnioskach o płatność przyjmuje się zasady określone w dokumentach projektowych POKL. 4. Zasada podziału kosztów pośrednich w Projekcie. 1) Koszty pośrednie w Projekcie rozliczane są ryczałtowo w wysokości 7,89 % wydatków bezpośrednich z wyłączeniem zakupów w ramach cross- financingu. 2) Zgodnie z zarządzeniem nr 46 z dnia 25 lipca 2008 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim w roku 2008 (z późniejszymi zmianami) oraz zarządzeniem nr 28 z dnia 24 kwietnia 2009 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim w roku 2009, koszty pośrednie rozliczane są w podziale: - 50% kosztów pośrednich stanowią koszty ogólnouczelniane, - 50% kosztów pośrednich stanowią koszty wydziałowe, do podziału między jednostkę a kierownika Projektu. 5. Zasada ewidencji przychodów osiągniętych w trakcie realizacji Projektu. W ramach Projektu mogą występować przychody pochodzące ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat nie będących wkładem własnym w Projekcie. Przychody te pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach Projektu w całości lub proporcjonalnie w zależności od tego, w jakim stopniu do ich osiągnięcia przyczynił się Projekt. 4
6. Zasada postępowania z VAT. Wydatki w ramach Projektu mogą obejmować koszt podatku od towarów i usług. Zgodnie ze złożonym Oświadczeniem o kwalifikowalności VAT, Uniwersytet Śląski zadeklarował, że nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z uwagi na fakt, iż zakupy w ramach których podatek VAT został poniesiony, wykorzystywane są do czynności zwolnionych z podatku VAT. Podatek VAT w Projekcie jest wydatkiem kwalifikowanym. 7. Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wobec instytucji nadzorującej Projekt są ustalone w umowie Projektu oraz w dokumentach programowych POKL. III. METODY I TERMINY INWENTARYZOWANIA SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH PROJEKTU 3 Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunku bankowym. Składniki majątku trwałego inwentaryzowane są w drodze spisu z natury w terminach obowiązujących w Uniwersytecie Śląskim. IV. OPIS DOKUMENTÓW 4 1. Dla Projektu stosuje się numerację dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującym w Uniwersytecie Śląskim podziałem dowodów księgowych na poszczególne rodzaje ( zakup materiałów, zakup usług, zakup książek, zakup środków trwałych itp.).w systemie SAP numeracja dowodów księgowych dotyczących projektów jest wyodrębniona dla większości rodzajów dokumentów. 2. Otrzymane dokumenty księgowe opisywane i zatwierdzane są zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim przepisami oraz opisywane tak, aby widoczny był związek z Projektem, zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach programowych POKL. Dopuszcza się, aby opis i zatwierdzenie były załącznikiem do oryginalnego dokumentu. 5
3. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: - numer umowy o dofinansowanie Projektu, - informację, że Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego, - nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Projektu, - kwotę kwalifikowaną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań - kwoty w odniesieniu do każdego zadania. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku, gdy dokument objęty jest ustawą Prawo zamówień publicznych - powinno być odniesienie do ustawy. 4. Opis dokumentu księgowego stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. V. ARCHIWIZACJA 5 1. Dokumenty księgowe archiwizuje się w segregatorach oznaczonych numerem Projektu oraz datą określającą końcową datę archiwizowania. Dokumenty winny być przechowywane do dnia 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie instytucji pośredniczącej. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz zgodne z Umową. 2. Oryginał umowy Projektowej oraz dokumentacja Projektu, dotycząca beneficjentów ostatecznych oraz wszelkich działań dotyczących i skierowanych do beneficjentów ostatecznych przechowywana jest w Wydziale Matematyki, Fizyki i Chemii Uniwersytetu Śląskiego, w Instytucie Chemii, w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 3. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w Kwesturze w Sekcji Finansowo - Księgowej Funduszy Strukturalnych i Międzynarodowych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 6
4. Oryginały dokumentów płacowych dotyczące wynagradzania osób ze środków Projektu oraz dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac przechowywane są w Dziale Płac w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 5. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 6. Oryginały dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. osobowego funduszu płac przechowuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 7. Po upływie okresów, o których mowa powyżej całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 6. VI. ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT W RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 6 1. Wpływ środków finansowych na rachunek bankowy Projektu: Wn 13904900 Ma 84123000, FS-00-03-06-E-09-00-A, ZFIN00000250. 2. Zakupy materiałów i usług: Wn 4* - konta rodzajowe kosztów, z elementem PSP (analityka dla zadań projektu) FS-00-03-06-E-09-01-B FS-00-03-06-E-09-02-B FS-00-03-06-E-09-03-B FS-00-03-06-E-09-04-B FS-00-03-06-E-09-05-B FS-00-03-06-E-09-06-B 7
FS-00-03-06-E-09-07-B FS-00-03-06-E-09-08-B FS-00-03-06-E-09-09-B FS-00-03-06-E-09-10-B FS-00-03-06-E-09-11-B i źródłem finansowania ZFIN00000250 (fundusze strukturalne) Ma 20210000 - numer kontrahenta. 3. Zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: a) sprzęt zakupiony w ramach cross- financingu o wartości od 350,00 zł do 3.500,00 zł: Wn 080* - nakłady inwestycyjne wg rodzaju /ZFIN00000250 nr zlecenia 08010013. Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma 20800000 - rozrachunki z tytułu zakupów inwestycyjnych, b) środki trwałe o wartości powyżej 3.500,00 zł: Wn 080* - nakłady inwestycyjne wg rodzaju /ZFIN00000250 nr zlecenia 08010013. Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma 20800000 - rozrachunki z tytułu zakupów inwestycyjnych. 4. Wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, umów cywilnoprawnych: Wn 4* - konta rodzajowe kosztów, z elementami PSP: FS-00-03-06-E-09-01-B FS-00-03-06-E-09-02-B FS-00-03-06-E-09-03-B 8
FS-00-03-06-E-09-04-B FS-00-03-06-E-09-05-B FS-00-03-06-E-09-06-B FS-00-03-06-E-09-07-B FS-00-03-06-E-09-08-B FS-00-03-06-E-09-09-B FS-00-03-06-E-09-10-B FS-00-03-06-E-09-11-B i źródłem finansowania ZFIN00000250 (fundusze strukturalne) - wartość brutto wynagrodzenia, ZUS pracodawcy Ma 231* wynagrodzenia brutto pracownika Ma 220* ZUS pracodawcy Wn 231* potrącenia ZUS, PDOF pracownika Ma 220* potrącenia ZUS, PDOF pracownika. 5. Zapłaty za zakupione materiały, usługi, cross- financing: Wn 20210000 wg analityki poszczególnych kontrahentów Ma 13904900 rachunek bankowy. 6. Wypłaty wynagrodzeń i bezosobowego funduszu płac: Wn 231* - przelew wartości netto wynagrodzenia Ma 13904900 rachunek bankowy. 7. Przelew składek ZUS i PDOF: Wn 220* potrącenia PDOF Wn 231* składki ZUS Ma 139004900 rachunek bankowy. 8. Miesięczne rozliczenie międzyokresowe przychodów Programu odbywa się poprzez przeksięgowanie do wysokości kosztów poniesionych w danym miesiącu z konta Rozliczenie Międzyokresowe Przychodów Projekty Strukturalne : 9
Wn 84123000, FS-00-03-06-E-09-00-A, ZFIN00000250 na konto Przychody na realizację projektów z funduszy strukturalnych : Ma 70104052, FS-00-03-06-E-09-00-A, ZFIN00000250. 7 Zasady obiegu dokumentów finansowo - księgowych uregulowane są w zarządzeniu nr 30 z dnia 14 kwietnia 2003 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dowodów finansowo - księgowych w Uniwersytecie Śląskim. 8 Procedury kontroli finansowej uregulowane są w zarządzeniu nr 7 z dnia 27 lutego 2007 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Śląskim. 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 31 lipca 2009 r. REKTOR Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 10