PWP Partnerstwo - Informatyka - Nanofizyka - PIN. Zarządzenie nr 70

Transkrypt

1 Strona1 Zarządzenie nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 12 maja 2014 r. w sprawie realizacji projektu pt.: PWP Partnerstwo Informatyka Nanofizyka. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL /13-00, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (Uniwersytecie) projektu dydaktycznego pt.: PWP Partnerstwo Informatyka Nanofizyka, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest na mocy umowy o dofinansowanie Projektu nr UDA- POKL /13-00 zawartej pomiędzy Narodowym Centrum Badań i Rozwoju Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwanej w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu.

2 Strona2 II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz umową partnerską, która szczegółowo określa zadania Lidera i Partnera Projektu; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 Nadzór nad prawidłową realizacją Projektu w Uniwersytecie, w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 30 czerwca 2015 r. sprawuje Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Prodziekan kierunku fizyka Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, o którym mowa w 6 niniejszego zarządzenia, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu.

3 Strona3 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, odpowiednie inne przepisy prawa, w tym prawa pracy oraz przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator Projektu; 2) Asystent Koordynatora Projektu; 3) Specjalista ds. rozliczeń i wniosków o płatność; 4) Koordynator zadania 1 i 3; 5) Koordynator zadania 2; 6) Koordynator zadania 4; 7) Koordynator ze strony Partnera Projektu. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator Projektu do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z harmonogramem, celami i wskaźnikami, b) utrzymywanie stałego kontaktu z Partnerem Projektu poprzez dostępne media, zapewnienie efektywnego przepływu informacji i komunikacji między Liderem i Partnerem Projektu, c) kontakt z Instytucją Pośredniczącą, d) inicjowanie i organizowanie spotkań Zespołu Wykonawczego Projektu, Grupy Roboczej oraz cyklicznych spotkań z Koordynatorem ze strony Partnera Projektu, e) nadzór nad zgodnością wydatkowania środków zgodnie z budżetem Projektu, f) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL), w tym wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach POKL, g) nadzorowanie pracy Grupy Roboczej, h) wnioskowanie o zatrudnienie/zaangażowanie/dodatkowe wynagrodzenie osób w celu realizacji zadań Projektu, i) potwierdzanie kart czasu pracy, zatwierdzanie rachunków wystawionych przez wykonawców/zleceniobiorców oraz dokonywanie odbioru dzieł/zadań zleconych,

4 Strona4 j) nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu, k) współpraca z Działem Zamówień Publicznych przy sporządzaniu SIWIZ do zaplanowanych w Projekcie przetargów, l) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, m) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, n) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, o) potwierdzanie merytorycznej zgodności dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, p) przygotowywanie, we współpracy ze Specjalistą ds. rozliczeń i wniosków o płatność, wniosków o płatność w zakresie merytorycznym, q) opracowywanie projektów zasad (regulaminów), o których mowa w 10 niniejszego zarządzenia, r) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań z Opiekunem Projektu z Działu Projektów), s) niezwłoczne informowanie na piśmie Działu Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu, t) podejmowanie działań minimalizujących ryzyko w Projekcie, u) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu oraz Dyrektorowi/Z-cy Dyrektora ds. Projektów; 2) Asystent Koordynatora Projektu do jego obowiązków należy w szczególności: a) przejęcie obowiązków Koordynatora Projektu w czasie jego nieobecności, b) sporządzanie umów cywilnoprawnych wraz z załącznikiem dla osób zaangażowanych do Projektu oraz nadzór nad ich rejestracją, c) przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu, d) sporządzanie wniosków o zawarcie aneksu do istniejącego stosunku pracy, e) ewidencjonowanie kart czasu pracy, f) nadzór nad składaniem zapotrzebowań na usługi/dostawy w systemie SAP, g) prowadzenie ewidencji wydatkowania kosztów pośrednich w Projekcie, h) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 13 lipca 2011 r.), i) organizacja i obsługa staży, praktyk, wizyt studyjnych,

5 Strona5 j) organizacja i realizacja działań informacyjno-promocyjnych Projektu, w tym aktualizacja strony www Projektu, k) prowadzenie bieżącego monitoringu w Projekcie, w tym monitoringu uczestników Projektu, l) sporządzanie formularza PEFS oraz załącznika nr 2 do wniosku o płatność dotyczącego przepływu uczestników Projektu, m) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu, w tym wszelkich oświadczeń i deklaracji podpisywanych/składanych przez uczestników Projektu, n) prowadzenie archiwizacji dokumentacji Projektu, zgodnie z 14 niniejszego zarządzenia; 3) Specjalista ds. rozliczeń i wniosków o płatność do jego obowiązków należy w szczególności: a) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, b) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie merytorycznym, w uzgodnieniu z Koordynatorem Projektu, c) monitoring przepływów finansowych, d) kontrola budżetu Projektu, e) prowadzenie dokumentacji finansowej Projektu, przygotowywanie opisów do dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu i przedkładanie ich do potwierdzenia Koordynatorowi Projektu lub w przypadku jego nieobecności Asystentowi Koordynatora Projektu, f) współpraca z Koordynatorem Projektu/Asystentem Koordynatora Projektu przy przygotowywaniu propozycji przesunięć lub zmian w budżecie Projektu, sprawdzanie możliwości dokonania przesunięć i zmian w budżecie Projektu, zgodnie z przepisami umowy o dofinansowanie Projektu, wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz obowiązującymi dokumentami programowymi, g) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, h) pomoc przy sporządzaniu formularza PEFS, i) niezwłoczne informowanie Koordynatora Projektu/Asystenta Koordynatora Projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu ( lub notatka służbowa); 4) Koordynator zadania 1 i 3 do jego obowiązków należy w szczególności: a) koordynowanie prawidłową realizacją zadania 1 Modyfikacja programu nanofizyki studia II stopnia, ścisła współpraca z Grupą Roboczą,

6 Strona6 b) koordynowanie prawidłową realizacją zadania 3 Interdyscyplinarne studia III stopnia nanofizyka i modelowanie w układach nano, ścisła współpraca z Grupą Roboczą, c) udział w spotkaniach Grupy Roboczej oraz w spotkaniach z Koordynatorem ze strony Partnera Projektu; 5) Koordynator zadania 2 do jego obowiązków należy w szczególności: a) koordynowanie prawidłową realizacją zadania 2 Adaptacja programu informatyki stosowanej inż. studia I stopnia, ścisła współpraca z Grupą Roboczą, b) udział w spotkaniach Grupy Roboczej oraz w spotkaniach z Koordynatorem ze strony Partnera Projektu; 6) Koordynator zadania 4 do jego obowiązków należy w szczególności: a) koordynowanie prawidłową realizacją zadania 4 Działanie Biura Integracji Zawodowej, b) udział w spotkaniach Grupy Roboczej oraz w spotkaniach z Koordynatorem ze strony Partnera Projektu; 7) Koordynator ze strony Partnera Projektu do jego obowiązków należy w szczególności ścisła współpraca z Liderem Projektu w zakresie wspólnie wypracowanych produktów i rezultatów. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie powołana Grupa Robocza, w skład której będą wchodzić pracownicy naukowo-dydaktyczni. Zadaniem Grupy Roboczej jest wyłącznie praca merytoryczna, ze szczególnym uwzględnieniem monitorowania jakości wdrażanych programów (WND str. 28). 8 Członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu winni ściśle współpracować z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, w zakresie realizacji Projektu. 9 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych (ŚMCEiBI), którego kierownictwo jest zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu.

7 Strona7 IV. Regulaminy Projekty regulaminów i formularzy niezbędnych do realizacji zadań Projektu opracowuje Koordynator Projektu, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 2. Regulaminy i formularze, o których mowa w ust. 1, ustala Rektor w drodze zarządzenia. V. Zasady zatrudniania/zaangażowania i wynagradzania w Projekcie Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w realizację Projektu i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania/zaangażowania/dodatkowego wynagradzania osób w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania;

8 Strona8 2) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121), w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 3) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu, w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu; 4) przyznanie dodatku do wynagrodzenia. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, z tym, iż w przypadku pracowników Uniwersytetu Koordynator Projektu działa w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. VI. Zasady realizacji dostaw i usług Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisane przez Koordynatora Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady podziału kosztów pośrednich 13 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu 7%, rozliczane są ryczałtowo zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 136 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 1 października 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach (załącznik nr do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach).

9 Strona9 VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją Projektu Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo POKL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach. 4. Dokumenty dotyczące realizacji Projektu, w tym materiały promocyjne, informacyjne, szkoleniowe i edukacyjne dotyczące zadań realizowanych w ramach Projektu, winny być odpowiednio oznaczone, zgodnie z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. IX. Zakaz zbycia aktywów Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. Aktywa mogą zostać przekazane beneficjentom Projektu lub podmiotom niedziałającym w celu osiągnięcia zysku, po zakończeniu Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1, sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu winno być oznaczone zgodnie z aktualnie obowiązującymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

10 Strona10 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm. Spisy dodatkowe środków trwałych przeprowadzane są w terminach uzgodnionych z Kierownikiem Działu Inwentaryzacji. X. Ochrona danych osobowych Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U z 2002 r., Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). 2. Powierza się Koordynatorowi Projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. XI. Postanowienia końcowe 17 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości Projektu. 18 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również zdarzeń, które powstały od dnia 1 stycznia 2014 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś