Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 184

Transkrypt

1 Strona1 Zarządzenie nr 184 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 10 grudnia 2014 r. w sprawie realizacji projektu pt.: Uniwersytet kompetencji kluczowych w chmurze edukacyjnej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL /14-00, z późn. zm. zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (Uniwersytecie) projektu pt.: Uniwersytet kompetencji kluczowych w chmurze edukacyjnej, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany będzie na mocy umowy o dofinansowanie Projektu nr UDA- POKL /14-00, która została zawarta pomiędzy Samorządem Województwa Śląskiego,,Instytucją Pośredniczącą, a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwanej w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu oraz na podstawie umowy partnerskiej zawartej pomiędzy Gminą Bobrowniki Partnerem, a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Liderem, zwanej w dalszej części zarządzenia umową partnerską. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu; 2) umową partnerską;

2 Strona2 3) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 5) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od dnia 1 września 2014 r. do dnia 30 czerwca 2015 r. Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, o którym mowa w 6, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostaje wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator Projektu, ze strony Lidera; 2) Asystent Koordynatora Projektu, ze strony Partnera; 3) Specjalista ds. promocji i wdrażania, ze strony Lidera; 4) Specjalista ds. monitoringu i sprawozdawczości, ze strony Partnera.

3 Strona3 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z harmonogramem, celami i wskaźnikami oraz podejmowanie mechanizmów zaradczych w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem, b) nadzorowanie zgodności wydatkowania środków z budżetem Projektu, c) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), d) kontakt z Instytucją Pośredniczącą, e) nadzorowanie procedur związanych z zatrudnianiem personelu Projektu, f) wnioskowanie o zatrudnienie/zaangażowanie/dodatkowe wynagrodzenie osób w celu realizacji zadań Projektu, g) nadzorowanie pracy zespołu merytorycznego Projektu, kontrola jakości wykonywanych zadań, h) potwierdzanie kart czasu pracy oraz protokołów odbioru i rachunków dla umów cywilno-prawnych, i) organizacja szkoleń, j) kontakt ze szkołami objętymi wsparciem w ramach Projektu, k) administracja oraz nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu, w tym nadzór nad aktualizacją strony www Projektu, l) akceptacja wniosków o dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu oraz współpraca z odpowiednimi działami administracji ogólnouczelnianej przy ich realizacji, m) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, n) potwierdzanie merytorycznej zgodności dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, w tym opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, o) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm., p) opracowywanie formularzy, deklaracji, ankiet niezbędnych do realizacji Projektu, q) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań z Opiekunem Projektu z Działu Projektów), r) niezwłoczne informowanie na piśmie Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu, s) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu oraz Dyrektorowi/Z-cy Dyrektora ds. Projektów,

4 Strona4 t) sporządzanie umów cywilnoprawnych wraz z załącznikiem dla osób zatrudnionych w Projekcie oraz nadzór nad ich rejestracją, u) przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie, v) obsługa uczestników szkoleń, wraz z prowadzeniem dokumentacji, w) sporządzanie Formularza PEFS w formacie Formularza PEFS oraz załącznika nr 2 do wniosku o płatność dotyczącego przepływu uczestników Projektu, x) prowadzenie ewidencji wydatkowania kosztów pośrednich w Projekcie, y) prowadzenie bieżącego monitoringu w Projekcie, w tym monitoringu wskaźników, budżetu oraz uczestników Projektu, z) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu, w tym wszelkich oświadczeń i deklaracji popisywanych/składanych przez uczestników Projektu, aa) prowadzenie archiwizacji dokumentów zgodnie z częścią VII niniejszego Zarządzenia, bb) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, cc) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, dd) opracowywanie korespondencji i prowadzenie jej ewidencji, ee) inne, wynikające z realizacji Projektu; 2) Astystent Koordynatora Projektu (wolontariat 80h msc) - do jego obowiązków należy w szczególności: a) wsparcie i wdrożenie działań Koordynatora Projektu, b) pomoc przy sporządzaniu dokumentacji, c) czuwanie nad przebiegiem realizacji zadań w Projekcie, d) rekrutacja uczestników Projektu, e) monitorowanie harmonogramu przebiegu zadań w Projekcie; 3) Specjalista ds. promocji i wdrażania - do jego obowiązków należy w szczególności: a) promocja Projektu, b) koordynacja działań związanych z wdrożeniem platformy edukacyjnej, c) obsługa uczestników szkoleń, wraz z prowadzeniem dokumentacji, d) prowadzenie bieżącego monitoringu w Projekcie, w tym monitoringu wskaźników, budżetu oraz uczestników Projektu, e) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu, w tym wszelkich oświadczeń i deklaracji popisywanych/składanych przez uczestników Projektu, f) prowadzenie archiwizacji dokumentów zgodnie z częścią VII niniejszego Zarządzenia, g) inne, wynikające z realizacji Projektu;

5 Strona5 4) Specjalista ds. monitoringu i sprawozdawczości - do jego obowiązków należy w szczególności: a) nadzór nad prawidłowym dokumentowaniem realizację Projektu w zakresie monitoring i sprawozdawczości oraz monitorowanie i ewaluacja działań w zakresie realizacji Projektu, b) opracowanie narzędzi monitoringu i ewaluacji dla potrzeb Projektu, c) monitoring prawidłowości realizacji przewidzianych w projekcie form wsparcia, w postaci kontroli w miejscu realizacji Projektu, (na terenie placówek oświatowych w Gminie Bobrowniki), (tzw. Wizyty monitorujące, hospitacje prowadzonych warsztatów), d) monitoring zgodności realizowanych działań z wymogami POKL, przepisami krajowymi i UE, z zawartą umową o dofinansowanie oraz opisem działań, harmonogramem i budżetem Projektu, e) kontrola wewnętrzna zgodności dokumentów uczestników Projektu z wymogami PO KL, f) sporządzanie zestawień, raportów oraz okresowych sprawozdań z realizacji Projektu, w tym bieżąca kontrola osiąganych wskaźników rzeczowych i finansowych, g) prowadzenie rekrutacji uczestników Projektu na terenie szkół, h) współpraca z Koordynatorem Projektu i Asystentem Koordynatora Projektu w zakresie realizacji Projektu, i) wykonywanie innych zadań związanych z realizacji Projektu, zgodnie z szczegółowym zakresem czynności oraz możliwościami i potrzebami. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Centrum Kształcenia Ustawicznego Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Dyrektor Centrum Kształcenia Ustawicznego Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach zobowiązany jest do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. 9 W celu prawidłowej realizacji Projektu oraz zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu została podpisana umowa partnerska z Gminą Bobrowniki. Projekt realizowany będzie we współpracy z Partnerem. Umowa partnerska określa szczegółowe zasady współpracy.

6 Strona6 IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w realizację Projektu i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U r., poz. 1502), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego dotyczącym warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z osobą niebędącą pracownikiem Uniwersytetu w pełnym bądź niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu; 3) przyznanie dodatku uczelnianego. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach.

7 Strona7 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisane przez Koordynatora Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowania na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VI. Zasady podziału kosztów pośrednich 12 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu 9%, rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 136 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 1 października 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach (załącznik nr do Zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach), każdorazowo po okresie rozliczeniowym. VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie Projektu, oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach, a materiały informacyjno-promocyjne powinny zawierać hasło Człowiek najlepsza inwestycja.

8 Strona8 VIII. Zakaz zbycia aktywów trwałych Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, w których realizowany jest Projekt. 3. Wyposażenie zakupione w ramach Projektu winno być oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm. Spisy dodatkowe środków trwałych przeprowadzane są w terminach uzgodnionych z Kierownikiem Działu Inwentaryzacji. IX. Ochrona danych osobowych Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U z 2014 r., poz. 1182). 2. Koordynator Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. X. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości Projektu.

9 Strona9 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy także zdarzeń, które powstały od 1 września 2014 r. REKTOR Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś