Zarządzenie nr 70/2009

Transkrypt

1 Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, Katowice, Zarządzenie nr 70/2009 z dnia 29 maja 2009 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych na realizację Projektu Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych w ramach Umowy nr UDA-POIS /08/00. Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości(dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm. )oraz 14 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), w związku z działem VII pkt 4 ppkt 11 Uczelnianego Planu Kont stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont( z późn. zm.) ustala się, co następuje: I. WPROWADZENIE 1 1. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Śląskim reguluje zarządzenie nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (z późniejszymi zmianami). 2. Do dnia r. księgi rachunkowe prowadzone były z wykorzystaniem programu FK - UX KOMA autorstwa Koma S.A. Od dnia r. księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu ERP SAP. 3. Projekt Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych, zwany w dalszej części zarządzenia Projektem, realizowany jest ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz środków własnych Uniwersytetu Śląskiego. II. SZCZEGÓŁOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 2 1. Zasada wyodrębnienia środków pieniężnych. a) Do obsługi Projektu przeznaczone są dwa rachunki bankowe prowadzone w ING Banku Śląskim S.A. w Katowicach: wyodrębniony rachunek przeznaczony do obsługi dofinansowania, przekazywanego w formie zaliczki, zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu (rachunek oprocentowany, obciążony prowizjami bankowymi); Śląskie Międzyuczelniane Centrum Edukacji i Badań Interdyscyplinarnych Infrastruktura i Środowisko, Oś priorytetowa XIII, Działanie 13.1 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

2 odsetki ( In +) podlegają zaliczeniu na poczet kolejnej transzy zaliczki, prowizje za prowadzenie rachunku bankowego oraz opłaty za przelewy są wydatkiem niekwalifikowanym, finansowanym ze środków własnych Uniwersytetu Śląskiego, - SAP do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków dofinansowania, bieżący rachunek bankowy Uniwersytetu Śląskiego, na który są przekazywane środki w formie refundacji poniesionych wydatków kwalifikowanych i z którego są finansowane wydatki niekwalifikowane, w rozumieniu umowy i kosztorysu do umowy, - KOMA do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków własnych, - SAP do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych ze środków własnych. b) W przypadku braku środków na wyodrębnionym rachunku bankowym dofinansowanie Uniwersytet Śląski reguluje wszystkie zobowiązania związane z realizacją Projektu z bieżącego rachunku bankowego. Zwrot zaangażowanych środków własnych nastąpi na rachunek bieżący Uniwersytetu Śląskiego na podstawie złożonego wniosku o płatność, po akceptacji przez Instytucję Wdrażającą, do wysokości wydatków kwalifikowanych. 2. Zasada wyodrębnienia kont kosztów i przychodów Projektu. W ramach prowadzonych przez Uniwersytet Śląski ksiąg rachunkowych z podziałem na konta: - środki trwałe w budowie / konto 080 syntetyka / obejmują koszty w ujęciu memoriałowym i ujmowane są analitycznie w rozbiciu na: a) nakłady/koszty / bezpośrednie przyszłego obiektu inwentarzowego, b) środki trwałe - pierwsze wyposażenie, c) wartości niematerialne i prawne, d) środki trwałe podlegające przekazaniu po realizacji Projektu innym jednostkom / np. przyłącza mediów/, e) pozostałe koszty np. wydatki na opracowanie studium wykonalności, promocja Projektu, audyt Projektu, f) koszty budowy niekwalifikowane konto 080*. 3. Zasada ewidencji rozrachunków. Ewidencja rozrachunków Projektu prowadzona jest według poszczególnych wykonawców /kontrahentów/ na wydzielonym dla potrzeb Projektu koncie, z wyodrębnieniem kont do ewidencji kwot zatrzymanych: - Koma - konto 200* - SAP - konto

3 4. Zasada wydzielenia kont do ewidencji zobowiązań warunkowych. Ewidencja zobowiązań warunkowych zabezpieczających prawidłową realizację Projektu prowadzona jest na kontach: - Koma - konto 200* - SAP - konto Zasada wydzielenia konta do ewidencji wpływu środków. Ewidencja otrzymanych środków z Instytucji Wdrażającej - Ośrodek Przetwarzania Informacji, prowadzona jest na wydzielonym dla potrzeb Projektu koncie o charakterze rozliczeń międzyokresowych: - SAP - konto , MPK / w opisie należy wpisać zlecenie , /ZFIN z rozliczeniem z funduszem zasadniczym. 6. Ustalenie zakresu wydatków kwalifikowanych Projektu. 1) W celu jednolitego i prawidłowego rozliczania Projektu ustala się, że zakres wydatków kwalifikowanych Projektu jest zgodny z umową o dofinansowanie Projektu i tylko koszty wymienione w załączniku: Harmonogram Realizacji Projektu kol.6 są wydatkami kwalifikowanymi. 2) Wydatki wykraczające poza maksymalną kwotę wydatków kwalifikowanych są wydatkami niekwalifikowanymi i są ponoszone przez Uniwersytet Śląski. - SAP - zlecenie , /ZFIN wydatki kwalifikowane zlecenie /ZFIN wydatki niekwalifikowane, finansowane ze środków własnych 7. Zasada postępowania z podatkiem VAT. Podatek VAT nie podlega odliczeniu i jest kosztem niekwalifikowanym w Projekcie, finansowanym ze środków własnych Uniwersytetu Śląskiego. 8. Zasada obsługi rachunku bankowego dofinansowanie. Koszty obsługi wyodrębnionego rachunku bankowego Projektu nr dofinansowanie stanowią koszty niekwalifikowane Projektu i finansowane są ze środków własnych Uniwersytetu Śląskiego. 9. Zasada ewidencji przychodów z odsetek bankowych. W ramach Projektu mogą występować przychody pochodzące z odsetek od środków przekazanych na wyodrębniony rachunek bankowy nr dofinansowanie. Przychody te pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach Projektu. 3

4 10. Zasada dokumentowania kosztów na realizację Projektu. 1) Wszelkie koszty muszą być udokumentowane fakturami VAT lub innymi dokumentami o równoważnej wartości dowodowej. 2) Wszelkie zakupy urządzeń/sprzętu/dostaw/robót budowlanych lub wykonanie prac muszą być potwierdzone protokołami odbioru. 11. Sprawozdawczość. 1. Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wobec Instytucji Wdrażającej Projekt są ustalone w umowie Projektu oraz w dokumentach programowych Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko W ramach obowiązków sprawozdawczych Uniwersytet Śląski składa do Instytucji Wdrażającej wnioski o płatność oraz raporty z osiągniętych efektów zgodnie z procedurą opisaną w 9 umowy o dofinansowanie Projektu. 12. Archiwizacja. 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie Śląskim przez okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia PO IiŚ. Instytucja Wdrażająca poinformuje Uniwersytet Śląski o dacie zamknięcia PO IiŚ. 2. Dokumentacja dotycząca Projektu przechowywana jest w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych PO IiŚ oraz zgodne z 14 umowy o dofinansowanie Projektu. 3. Oryginał umowy Projektowej, dokumentacja Projektu, wnioski o płatność oraz korespondencja z Instytucją Wdrażająca, w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po jego zakończeniu, przechowywane są w Dziale Rozwoju i Modernizacji Infrastruktury Uczelnianej. 4. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu w Kwesturze, w Dziale Księgowości Głównej w Sekcji Finansowo - Księgowej Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych oraz w Dziale Księgowości Majątkowej. 5. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 6. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo Projektu segregatorach, teczkach. 7. Po upływie okresów, o których mowa w ust. ust. 3, 4, 5 i 6 całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu. 4

5 III. ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT W RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 1. Wpływ środków od Instytucji Wdrażającej na rachunek Projektu: 3 KOMA 2. Faktury od wykonawców: SAP WN Ma ,MPK... w opisie zlecenie , /ZFIN Wn konto 080 inwestycja ( środki trwałe w budowie ) analityka wg Wn na zlecenie o nr rodzajów nakładów Ma konto 200 rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka wg Ma kontrahentów ) 3. Zapłata za fakturę dotyczącą nakładów: a) w przypadku wydatków kwalifikowanych: b) w przypadku wydatków niekwalifikowanych: Wn Ma Wn Ma Prowizje i opłaty bankowe od wyodrębnionego rachunku bankowego Nr : Wn na zlecenie Ma Odsetki z tytułu oprocentowania środków na rachunku bankowym Nr Wn Ma Pozostałe: a) pozostałe nakłady/koszty/kwalifikowane Projektu: Wn konto 080 Wn na zlecenie Ma konto 131*1 Ma b) nakłady/koszty/niekwalifikowane Projektu: Wn konto 080* Wn na zlecenie Ma konto 200 Ma Wn konto 200 Wn Ma konto 131*1 Ma Koszty niekwalifikowane nie ujęte we wniosku o płatność bądź przekraczające zabudżetowaną we wniosku kwotę, zwiększają wartość środka trwałego. 5

6 7. Przeksięgowanie środków otrzymanych z dotacji na zwiększenie funduszu zasadniczego Uczelni w dacie zakończenia i oddania do użytkowania inwestycji ( środka trwałego): Wn konto 846 Wn Ma konto 802 Ma IV. ROZLICZANIE BUDOWY ŚRODKA TRWAŁEGO PROJEKTU 4 1. Przyjęcie do eksploatacji środka trwałego: OT Wn Ma na zlecenie Przyjęcie samoistnie działających środków trwałych: OT Wn Ma na zlecenie Przekazanie z mocy prawa obiektów zakończonych ( przyłącza mediów innym jednostkom): Wn 761 Wn Ma 080 Ma na zlecenie Odpisanie w koszty kosztów budowy bez efektu gospodarczego: Wn Ma na zlecenie Przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych pozyskanych w wyniku zakończenia budowy: OT Wn konto 020 Wn Ma konto 080 Ma na zlecenie V. METODY I TERMINY INWENTARYZOWANIA SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH PROJEKTU 1. Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunkach bankowych dotyczących realizacji Projektu oraz sald należności i zobowiązań Wycena środka trwałego w budowie: środki trwałe w budowie wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich wytworzeniem, pomniejszonych o odpis z tytułu trwałej utraty wartości. 3. Ogół nakładów na budowę środka trwałego na dzień bilansowy inwentaryzowany jest metodą weryfikacji salda poprzez szczegółową identyfikację kosztów i porównania z zapisami na koncie środki trwałe w budowie, a potwierdzenie weryfikacji następuje w protokole potwierdzonym przez inspektora nadzoru, odpowiedzialnego za realizację zadania. 6

7 VI. OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH 1. Faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej są opisywane i zatwierdzane zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim przepisami oraz opisywane tak, aby widoczny był związek z Projektem. 2. Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej powinien zawierać: 6 - opis zamówienia, którego dotyczył wydatek, - numer i datę ( lub tylko datę, jeśli brak jest numeru) zawarcia kontraktu/umowy z wykonawcą z tytułu którego poniesiono wydatek, - numer umowy o dofinansowanie /decyzji, - jeśli nie wynika to z numeru umowy o dofinansowanie/decyzji - nazwę Programu Operacyjnego, - numer działania, - w przypadku wydatków w ramach pomocy technicznej - kategorię wydatku oraz podkategorię na podstawie RPD, - w każdym innym przypadku, niż wskazany w tiret 6 - kategorię wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków zawartą w objaśnieniu dotyczącym wypełniania pozycji 9 wniosku o płatność (np. Przygotowanie projektu-przygotowanie raportów OOŚ lub Roboty budowlane), - jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie/odebranie robót/usług/dostaw - dane identyfikujące ten dokument (numer, data sporządzenia), - kwotę wydatków kwalifikowanych z wyszczególnieniem VAT; dodatkowo, jeżeli kwalifikowana jest jedynie część wydatku, którego dotyczy opisywany dokument, w każdym przypadku należy w opisie zawrzeć informację na ten temat, wraz ze wskazaniem, jaka część wydatku (np. jakiego rodzaju wydatki, bądź jaki % wydatków) została uznana za kwalifikowaną, - w przypadku faktur wyrażonych w walucie innej niż PLN należy podać kurs, po którym przeliczono jej wartość. 3. Opis powinien być zamieszczony na odwrocie faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej. Dopuszcza się, aby opis i zatwierdzenie były załącznikiem do oryginalnego dokumentu. 4. Faktury lub dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej powinny zawierać informację o przeprowadzonej kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej oraz powinny być zatwierdzone przez osobę upoważnioną w jednostce. 5. Wzór opisu dokumentu księgowego w zakresie wydatków kwalifikowanych stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 6. Wzór opisu dokumentu księgowego w zakresie wydatków niekwalifikowanych stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. 7 Zasady obiegu dokumentów finansowo - księgowych uregulowane są w zarządzeniu nr 30 z dnia 14 kwietnia 2003 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dowodów finansowo - księgowych w Uniwersytecie Śląskim. 7

8 Procedury kontroli finansowej uregulowane są w zarządzeniu nr 7 z dnia 27 lutego 2007 w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Śląskim. 8 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 29 maja 2009 r. REKTOR Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 8