Zarządzenie nr 72/2009

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 72/2009 z dnia 21 lipca 2009 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie szczegółowych zasad (polityki) rachunkowości dotyczących ewidencji i rozliczania środków otrzymanych na realizację Projektu Zamawianie kształcenia na kierunkach technicznych, matematycznych i przyrodniczych pilotaż w ramach Umowy nr 32/DSW/4.1.2/2008. Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości(dz. U. z 2002 roku, Nr 76, poz. 694 z późn. zm. )oraz 14 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni publicznych (Dz. U. Nr 246, poz. 1796), w związku z działem VII pkt 4 ppkt 11 Uczelnianego Planu Kont stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (z późn. zm.) ustala się, co następuje: I. WPROWADZENIE 1 Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w Uniwersytecie Śląskim reguluje zarządzenie nr 85 z dnia 19 grudnia 2002 roku Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie Uczelnianego Planu Kont (z późniejszymi zmianami). II. SZCZEGÓŁOWE ZASADY RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU ZAMAWIANIE KSZTAŁCENIA NA KIERUNKACH TECHNICZNYCH, MATEMATYCZNYCH I PRZYRODNICZYCH - PILOTAŻ 2 1. Zasada wyodrębnienia rachunków bankowych. Dla obsługi Projektu Zamawianie kształcenia na kierunkach technicznych,, zwanego w dalszej części zarządzenia Projektem wyodrębniono nieoprocentowany i bezprowizyjny rachunek bankowy prowadzony w ING Bank Śląski S.A. Katowice nr: Zasada wyodrębnienia kont kosztów i przychodów Projektu. 1) W ramach prowadzonych przez Uniwersytet Śląski ksiąg rachunkowych z wykorzystaniem programu FK - UX KOMA do dnia r. oraz zintegrowanego systemu od dnia r. zostały wyodrębnione konta księgowe: kod kosztu rodzajowego dla kierunku matematyka specjalność modelowanie matematyczne oraz dla kierunku biotechnologia specjalność biotechnologia roślin użytkowych,

2 - - FS E A, ZFIN do ewidencji kosztów oraz konta rodzajowe kosztów grupy 4. Dla głównego elementu PSP: FS E A tworzona jest szczegółowa analityka dla poszczególnych specjalności: modelowanie matematyczne : FS E B, biotechnologia roślin użytkowych : FS E B, do ewidencji przychodów w ramach specjalności modelowanie matematyczne, do ewidencji przychodów w ramach specjalności biotechnologia roślin użytkowych, przychody na realizację Projektu FS E A, ZFIN , do ewidencji rozrachunków na analitycznych kontach poszczególnych kontrahentów, do ewidencji rozrachunków z pracownikami na analitycznych kontach poszczególnych pracowników, do ewidencji wypłaconych w ramach programu stypendiów, do ewidencji rozrachunków na analitycznych kontach dostawców materiałów i usług, do ewidencji rozrachunków z tytułu zakupów inwestycyjnych, do ewidencji rozliczeń z pracownikami na analitycznych kontach pracowników, do ewidencji wypłaconych stypendiów w ramach programu, do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach programu, do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych w ramach programu, do ewidencji wpływu środków finansowych dotyczących specjalności modelowanie matematyczne oraz rozliczenia wydatków, do ewidencji wpływu środków finansowych dotyczących specjalności biotechnologia roślin użytkowych , FS E A, ZFIN do ewidencji wpływu środków finansowych. 2) W przypadku braku środków na wydzielonym rachunku bankowym, w związku z opóźnieniem przelewu lub z innych istotnych powodów dopuszcza się finansowanie poniesionych wydatków Projektu z konta podstawowego Uniwersytetu Śląskiego lub 2

3 z rachunku pomocniczego do rachunku Projektu zasilenie. Zwrot wydatkowanych kwot nastąpi natychmiast po otrzymaniu transzy. 3. Ustalenie zakresu wydatków kwalifikowanych Projektu. 1) W celu jednolitego i prawidłowego rozliczania Projektu uznaje się, że wszystkie wyszczególnione w harmonogramie wydatki są kosztami kwalifikowanymi. 2) Kwalifikowanie kosztów w Projekcie następuje metodą kasową. 3) W ramach Projektu możliwe jest ponoszenie wydatków inwestycyjnych. Zakupiony w ramach Kosztów inwestycyjnych sprzęt to środki trwałe, które nie mogą stanowić więcej niż 10% wszystkich wydatków kwalifikowanych stanowiących koszt Zadania 2 kosztorysu. Przyjęto zasadę, że zakupy w ramach Kosztów inwestycyjnych o wartości poniżej 3.500,00 zł amortyzowane są jednorazowo i stanowią koszt Projektu. Natomiast zakupy powyżej 3.500,00 zł stanowią wydatek Projektu, jednakże amortyzacja miesięczna będzie kosztem jednostki organizacyjnej, do której dany zakup został przypisany zgodnie z protokołem odbioru. 4) W celach ewidencyjnych zakupionych środków trwałych powyżej 3.500,00 zł dla każdego Projektu tworzy się odrębne zlecenie o numerze 0801* ( w systemie ). 5) Aktywa trwałe nabyte w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet Śląski w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 6) W przypadku dokonywania operacji w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczać zgodnie z polityką rachunkowości w Uniwersytecie Śląskim. 7) Na potrzeby rozliczeń wydatków w walutach obcych, we wnioskach o płatność przyjmuje się zasady określone w dokumentach projektowych POKL. 4. Zasada podziału kosztów pośrednich w Projekcie. W Projekcie nie zostały przewidziane koszty pośrednie. 5. Zasada ewidencji przychodów osiągniętych w trakcie realizacji Projektu. W ramach Projektu mogą występować przychody pochodzące ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat nie będących wkładem własnym w Projekcie. Przychody te pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach Projektu w całości lub proporcjonalnie w zależności od tego, w jakim stopniu do ich osiągnięcia przyczynił się Projekt. 6. Zasada postępowania z VAT. W programach operacyjnych istnieje obowiązek złożenia Oświadczenia o kwalifikowalności VAT. Uniwersytet Śląski w tym oświadczeniu zadeklarował, że nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z uwagi na fakt, iż zakupy w ramach których podatek 3

4 VAT został poniesiony nie służą czynnościom opodatkowanym. Podatek VAT w tym Projekcie jest wydatkiem kwalifikowanym. 7. Obowiązki sprawozdawcze i informacyjne wobec instytucji nadzorującej Projekt są ustalone w umowie Projektu oraz w dokumentach programowych POKL. III. METODY I TERMINY INWENTARYZOWANIA SKŁADNIKÓW MAJATKOWYCH PROJEKTU 3 Na dzień bilansowy w drodze potwierdzenia sald inwentaryzuje się środki pieniężne na rachunku bankowym. Składniki majątku trwałego inwentaryzowane są w drodze spisu z natury w terminach obowiązujących w Uniwersytecie Śląskim. IV. OPIS DOKUMENTÓW 4 1. Dla Projektu stosuje się numerację dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującym w Uniwersytecie Śląskim podziałem dowodów księgowych na poszczególne rodzaje ( zakup materiałów, zakup usług, zakup książek, zakup środków trwałych itp.).w systemie numeracja dowodów księgowych dotyczących projektów jest wyodrębniona dla większości rodzajów dokumentów. 2. Otrzymane dokumenty księgowe opisywane i zatwierdzane są zgodnie z obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim przepisami oraz opisywane tak, aby widoczny był związek z Projektem, zgodnie z wytycznymi zawartymi w dokumentach programowych POKL. Dopuszcza się, aby opis i zatwierdzenie były załącznikiem do oryginalnego dokumentu. 3. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: - numer umowy o dofinansowanie Projektu, - informację, że Projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego, - nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Projektu, - kwotę kwalifikowaną lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań - kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, a w przypadku, gdy dokument objęty jest ustawą Prawo zamówień publicznych - powinno być odniesienie do ustawy. 4. Opis dokumentu księgowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. V. ARCHIWIZACJA 5 1. Dokumenty księgowe archiwizuje się w segregatorach oznaczonych numerem Projektu oraz datą określającą końcową datę archiwizowania. Dokumenty winny być 4

5 przechowywane do dnia 31 grudnia 2022 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie instytucji pośredniczącej. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz zgodne z Umową. 2. Oryginał umowy Projektowej oraz dokumentacja Projektu przechowywana jest w Dziale Projektów Międzynarodowych i Współpracy z Zagranicą. 3. Oryginały dowodów księgowych dotyczących Projektu przechowywane są w Kwesturze w Sekcji Finansowo - Księgowej Funduszy Strukturalnych i Programów Międzynarodowych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 4. Oryginały dokumentów płacowych dotyczące wynagradzania osób ze środków Projektu oraz dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. bezosobowego funduszu płac przechowywane są w Dziale Płac w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 5. Oryginały dokumentacji związanej z udzielaniem zamówień publicznych przechowują właściwi realizatorzy oraz Dział Zamówień Publicznych w czasie realizacji Projektu oraz 4 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 6. Oryginały dokumentacji dotyczącej zatrudnienia osób przy realizacji Projektu w ramach tzw. osobowego funduszu płac przechowuje Dział Spraw Osobowych i Socjalnych w czasie realizacji Projektu oraz 2 lata po zakończeniu i rozliczeniu Projektu. 7. Po upływie okresów, o których mowa powyżej całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Uniwersytetu Śląskiego. Archiwum Uniwersytetu Śląskiego zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca na terenie Archiwum, w którym przechowuje się dokumentację całego Projektu, z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 6. VI. ZASADY FUNKCJONOWANIA KONT W RACHUNKOWOŚCI PROJEKTU 6 1. Wpływ środków finansowych na rachunek bankowy Projektu: specjalność modelowanie matematyczne Wn Ma specjalność biotechnologia roślin użytkowych Wn Ma

6 Wn Zakupy materiałów i usług: Ma ,FS E A,ZFIN Wn rodzaj kosztu wg obowiązującego Planu Kont Ma numer kontrahenta wg obowiązującego PK Wn 4*- konta rodzajowe kosztów specjalność modelowanie matematyczne: FS E B, ZFIN specjalność biotechnologia roślin użytkowych : FS E B, ZFIN Ma numer kontrahenta. 3. Zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: a) sprzęt zakupiony w ramach Kosztów inwestycji o wartości do 3.500,00 zł: Wn rodzaj kosztu wg obowiązującego Planu Kont Ma numer kontrahenta wg obowiązującego Planu Kont Wn przyjęcie do ewidencji środków trwałych Ma % umorzenie Wn 080* - nakłady inwestycyjne wg rodzaju /ZFIN nr zlecenia Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma rozrachunki z tytułu zakupów inwestycyjnych, b) środki trwałe o wartości powyżej 3.500,00 zł: specjalność modelowanie matematyczne : Wn Ma numer kontrahenta wg obowiązującego Planu Kont Wn przyjęcie do ewidencji środków trwałych specjalność biotechnologia roślin użytkowych : Wn

7 Zamawianie kształcenia na kierunkach technicznych, Ma numer kontrahenta wg obowiązującego Planu Kont Wn przyjęcie do ewidencji środków trwałych Wn 080* - nakłady inwestycyjne wg rodzaju /ZFIN ,nr zlecenia Przyjęcie środka trwałego do ewidencji oraz rozliczenie umorzenia następuje w Dziale Księgowości Majątkowej. Ma rozrachunki z tytułu zakupów inwestycyjnych. 4. Wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, umów cywilnoprawnych: Wn koszt - wartość brutto Ma rozrachunki - wartość brutto Wn rozrachunki - potrącenia z tytułu ZUS, PDOF Ma rozrachunki z tytułu ZUS, PDOF Wn koszty - ZUS pracodawcy Ma rozrachunki z tytułu ZUS pracodawcy Wn 4* - konta rodzajowe kosztów specjalność modelowanie matematyczne : FS E B, ZFIN wartość brutto wynagrodzenia, ZUS pracodawcy specjalność biotechnologia roślin użytkowych : FS E B, ZFIN wartość brutto wynagrodzenia, ZUS pracodawcy Ma 231* wynagrodzenia brutto pracownika Ma 220* ZUS pracodawcy Wn 231* potrącenia ZUS, PDOF pracownika Ma 220* potrącenia ZUS, PDOF pracownika. 5. Zapłaty za zakupione materiały, usługi, koszty inwestycyjne: Wn numer kontrahenta wg Planu Kont Ma rachunek bankowy Wn wg analityki poszczególnych kontrahentów Ma rachunek bankowy. 7

8 6. Wypłaty wynagrodzeń i bezosobowego funduszu płac: 7. Przelew składek ZUS i PDOF: Wn przelew należności w wartości netto Ma rachunek bankowy Wn przelew wartości netto wynagrodzenia Ma rachunek bankowy. Wn składki ZUS, podatek dochodowy od osób fizycznych Ma rachunek bankowy Wn 220* składki ZUS i PDOF Ma rachunek bankowy. 8. Miesięczne rozliczenie kosztów programu: specjalność modelowanie matematyczne : Wn suma kosztów za rozliczany miesiąc Ma suma kosztów za rozliczany miesiąc specjalność biotechnologia roślin użytkowych : Wn suma kosztów za rozliczany miesiąc Ma suma kosztów za rozliczany miesiąc Wn ,FS E A,ZFIN Ma ,FS E A,ZFIN Zasady obiegu dokumentów finansowo - księgowych uregulowane są w zarządzeniu nr 30 z dnia 14 kwietnia 2003 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dowodów finansowo - księgowych w Uniwersytecie Śląskim. Procedury kontroli finansowej uregulowane są w zarządzeniu nr 7 z dnia 27 lutego 2007 w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Uniwersytecie Śląskim. 8 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. REKTOR Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 8