Zarządzenie nr 6 / 2012

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 6 / 2012 z dnia 23 stycznia 2012 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie realizacji projektu pt.: Społeczno-gospodarcze i przestrzenne kierunki zmian regionalnego oraz lokalnych rynków pracy województwa śląskiego SGP WSL w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, ze zm.), w związku z umową o dofinansowanie projektu nr UDA- POKL /11-00 zawartą w dniu 20 stycznia 2012 r. pomiędzy Samorządem Województwa Śląskiego Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach Instytucją Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia) a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu UŚ z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora UŚ z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych zarządza się, co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji projektu badawczego pt.: Społeczno-gospodarcze i przestrzenne kierunki zmian regionalnego oraz lokalnych rynków pracy województwa śląskiego SGP WSL, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem. 3. Nadrzędnym dokumentem jest umowa o dofinansowanie Projektu nr UDA- POKL /11-00 zawarta w dniu 20 stycznia 2012 r. pomiędzy Samorządem Województwa Śląskiego - Wojewódzkim Urzędem Pracy w Katowicach Instytucją Wdrażającą (Instytucją Pośredniczącą II stopnia) a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. 1

2 II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową o dofinansowanie Projektu; 2 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora UŚ z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych; 3) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od dnia 1 stycznia 2012 r. do dnia 30 czerwca 2013 r. Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Nauk o Ziemi. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 2

3 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator Projektu; 2) Specjalista ds. wniosków o płatność; 3) Specjalista ds. monitoringu i ewaluacji w Projekcie. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z budżetem, harmonogramem, celami i wskaźnikami oraz podejmowanie mechanizmów zaradczych w przypadku stwierdzenia przez osobę monitorującą nieprawidłowości lub zagrożeń w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem, b) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), c) prawidłowa organizacja i kontrola jakości wykonywanych zadań, w tym organizacja i kontrola nad usługami zewnętrznymi, d) wnioskowanie o zatrudnienie osób w celu realizacji zadań w Projekcie, o zawarcie aneksu do istniejącego stosunku pracy, przyznanie premii za zadania dodatkowe, e) przygotowywanie umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu, zatwierdzanie rachunków wystawionych przez wykonawców/zleceniobiorców oraz dokonywanie odbioru dzieł/zadań zleconych, f) ewidencjonowanie prowadzonej przez osoby zaangażowane do Projektu ewidencji godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia, g) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, h) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, i) współpraca z Działem Zamówień Publicznych przy sporządzaniu SIWZ do zaplanowanych w ramach Projektu przetargów, 3

4 j) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, k) potwierdzanie merytorycznej zgodności dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, l) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, m) przygotowywanie we współpracy z Ekspertem ds. merytorycznych badań wniosków o płatność w części opisowej, n) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora UŚ z dnia 13 lipca 2011 r.), o) nadzór nad przeprowadzeniem promocji Projektu, p) prowadzenie archiwizacji dokumentacji Projektu, q) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań z Opiekunem Projektu z Działu Projektów), r) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu, s) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu, Dyrektorowi ds. Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi; 2) Specjalista ds. wniosków o płatność - do jego obowiązków należy w szczególności: a) sporządzanie wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, b) koordynacja procesu weryfikacji zgromadzonych danych i wprowadzenia ich do generatora wniosków płatniczych, c) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, d) rozliczenie końcowe Projektu; 3) Specjalista ds. monitoringu i ewaluacji w Projekcie - do jego obowiązków należy w szczególności: a) bieżący monitoring prawidłowości realizacji Projektu zgodnie z harmonogramem, budżetem oraz przyjętymi w Projekcie wskaźnikami, b) aktualizacja narzędzia monitoringowego, określanego przez Dział Projektów za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel, c) ewaluacja końcowa Projektu. 4

5 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Nauk o Ziemi. Władze Wydziału Nauk o Ziemi są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 9 1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, ze zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, ze zm.), zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, ze zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 października 2011 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 243, poz. 1447), zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania; 5

6 2) nawiązanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi pracownikami Uniwersytetu; 3) przyznanie premii za zadania dodatkowe pracownikom Uniwersytetu zaangażowanym do realizacji zadań w ramach Projektu na podstawie stosunku pracy; 4) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisane przez Koordynatora Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VI. Zasady podziału kosztów pośrednich 11 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu 8%, rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 13 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim, ze zm. 6

7 VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem Uniwersytet zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia). 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., ze zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach, a materiały informacyjno-promocyjne powinny zawierać hasło Człowiek najlepsza inwestycja. VIII. Zakaz zbycia aktywów Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie finansowane w ramach Projektu winny być oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim. 7

8 IX. Ochrona danych osobowych Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu. 2. Powierza się Koordynatorowi Projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. X. Postanowienia końcowe 15 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, ze zm. 16 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2012 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 8