ZARZĄDZENIE NR 152/09 BURMISTRZA ŁASKU z dnia 27 października 2009 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 152/09 BURMISTRZA ŁASKU z dnia 27 października 2009 r. w sprawie: ustalenia szczegółowych zasad rachunkowości stosowanych przy realizacji Projektu pn.: "Wielka Szansa Dla Wiejskich Dzieci współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zgodnie z umową Nr UDA-POKL /09-00 z dnia 9 października 2009 r. Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, Nr 165, poz. 1316) i Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020, z 2008 r. Nr 72, poz. 422) oraz w związku z realizacją umowy Nr UDA-POKL /09-00 z dnia 09 października 2009 r. o dofinansowaniu Projektu pod nazwą Wielka Szansa Dla Wiejskich Dzieci zarządzam, co następuje: 1. Wprowadza się zasady rachunkowości w zakresie zadań finansowych z wykorzystaniem środków dotacji rozwojowej realizowanych przez organ oraz jednostkę organizacyjną gminy Łask wraz z procedurą kontroli finansowej Projektu co stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od zaistnienia pierwszego zdarzenia gospodarczego dotyczącego Projektu. 1

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 152/09 Burmistrza Łasku z dnia 27 października 2009 r. ZASADY RACHUNKOWOŚCI STOSOWANE PRZY REALIZACJI PROJEKTU: WIELKA SZANSA DLA WIEJSKICH DZIECI WSPÓŁFINANSOWANEGO PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI ZGODNIE Z UMOWĄ NR UDA-POKL /09-00 z dnia 09 października 2009 r. I. Rachunkowość Projektu. 1. Zasady prowadzenia rachunkowości środków pomocowych z Unii Europejskiej w Urzędzie Miejskim w Łasku prowadzi się według zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2008 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych w oparciu o uregulowania zawarte w Zarządzeniu Burmistrza Łasku Nr 139/07 z dnia 27 września 2007 roku w sprawie zasad rachunkowości przyjętych w Urzędzie Miejskim w Łasku. 2. Realizacja Projektu może nastąpić przed podpisaniem umowy o dofinansowanie zadania, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowalne zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz dotyczyć będą okresu realizacji Projektu. 3. Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim w siedzibie Urzędu Miejskiego w Łasku ul. Warszawska W planie finansowym Urzędu Miejskiego w Łasku ujmuje się wszystkie wydatki na realizację Projektu. 5. Transze dotacji rozwojowej przekazywane są na wyodrębniony dla Projektu rachunek bankowy Gminy Łask o numerze: Bank PEKAO S.A. I O/Łask prowadzony w walucie PLN. Na rachunku tym ujmowane są dochody z dotacji rozwojowej oraz bezpośrednio z tego rachunku dokonywane są płatności wydatków. Oryginał wyciągu bankowego z tego rachunku księgowany jest w Budżecie Gminy, natomiast w Urzędzie Miejskim w Łasku podstawą księgowania jest wystawiony dowód Polecenie Księgowania. 2

3 6. W przypadku braku środków na rachunku bankowym Projektu, przelewa się środki zastępcze z rachunku budżetu na wyodrębniony rachunek przeznaczony do obsługi Projektu. 7. Odsetki bankowe, które powstaną ze środków na wyodrębnionym rachunku bankowym dla Projektu są dochodami własnymi gminy i zostają przekazane na rachunek podstawowy budżetu. II. Klasyfikacja budżetowa. 1. Środki finansowe na realizację Projektu zarówno po stronie dochodów jak i wydatków ujmuje się w klasyfikacji budżetowej: Dział 801 Oświata i wychowanie, Rozdział Pozostała działalność, Paragraf z czwartą cyfrą 8 dla wydatków finansowanych z EFS, Paragraf z czwartą cyfrą 9 dla wydatków finansowanych z Budżetu Państwa, Paragraf z czwartą cyfrą 9 wkład własny w formie niepieniężnej. 1) Dochody: a) których źródłem są środki z Unii Europejskiej z funduszy strukturalnych, otrzymane przez gminę klasyfikuje się dodając, jako czwartą cyfrę, cyfrę 8. W budżecie gminy zgodnie z podpisaną umową po stronie dochodów wprowadza się dotację rozwojową w paragrafie 2008 i 6208, b) których źródłem są inne środki (krajowe) przekazywane jako współfinansowanie projektów realizowanych z funduszy strukturalnych, otrzymane przez gminę klasyfikuje się dodając, jako czwartą cyfrę, cyfrę 9. W budżecie gminy zgodnie z podpisaną umową po stronie dochodów wprowadza się dotację rozwojową w paragrafie 2009 i 6209, 2) Wydatki: a) ponoszone na realizację Projektu, których źródłem finansowania są środki z funduszy strukturalnych, klasyfikuje się do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej dodając, jako czwartą cyfrę, cyfrę 8, b) ponoszone na realizację Projektu, których źródłem finansowania są środki z funduszy strukturalnych, stanowiące krajowy wkład oraz wkład własny, klasyfikuje się do właściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej dodając, jako czwartą cyfrę, cyfrę 9, III. Ewidencja księgowa. 1. Do prowadzenia ewidencji realizacji zadań z wykorzystaniem środków pomocowych w jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych i pozabilansowych kont syntetycznych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz z późn. zm.). 3

4 2. Ewidencja księgowa Projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania poprzez stosowanie odpowiedniej klasyfikacji budżetowej, paragrafy z czwartą cyfrą, kody literowe oraz numer zadania budżetowego. 3. Realizacja wydatków następuje zgodnie ze złożonymi projektami, podpisanymi umowami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych. 4. Podstawą ewidencji zdarzeń gospodarczych są dowody księgowe oryginały. 5. Rodzaje dowodów księgowych, występujących w realizacji Projektu: a) dowody księgowe wewnętrzne: Lista płac/wypłat, Raport kasowy, PK polecenie księgowania, b) dowody księgowe zewnętrzne: przelewy i wyciąg bankowy, faktury/rachunki za zakup towarów lub usług, nota księgowa. 6. W księgach organu Gminy Łask zapisy księgowe dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych z założonego odrębnego rachunku bankowego do obsługi Projektu. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem dotacji rozwojowej w organie gminy korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: 133-P x rachunek budżetu, 223 Rozliczenie wydatków budżetowych, 240 Pozostałe rozrachunki, 901-DR Dochody budżetu (środki zewnętrzne dotacja rozwojowa), 901 Dochody budżetu (dochody własne) 902 Wydatki budżetu, 960 Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu, 961 Niedobór lub nadwyżka budżetu. Ewidencja księgowa: Lp. Treść operacji Wn Ma 1. Wpływ dotacji rozwojowej na wyodrębniony rachunek bankowy dla Projektu na podstawie WB, z końcówką 8 i 9 (równoległe księgowanie memoriałowo w jednostce Urzędu) 133-P x 901-DR 2. Zapłata faktury z wydzielonego rachunku bankowego - środki z dotacji rozwojowej, z końcówką 8 i P x 4

5 Przeksięgowanie wydatków na podstawie sprawozdania Rb- 28S ( z końcówką 8 i 9) Wpływ odsetek od środków zgromadzonych na wyodrębnionym rachunku bankowym dla Projektu na podstawie WB (równoległe księgowanie memoriałowo w jednostce Urzędu) Przelew odsetek z wyodrębnionego rachunku bankowego dla Projektu do budżetu gminy P x P x Przeksięgowanie rocznych dochodów i wydatków: x x a) dochody pochodzące z funduszy europejskich 901-DR b) dochody zrealizowane ze środków własnych c) wydatki Projektu zrealizowane ze środków funduszy pomocowych d) przeksięgowanie w roku następnym pod datą zatwierdzenia bilansu Stwierdzony błąd w wyciągu bankowym 133-P x Sprostowanie błędu w wyciągu bankowym na podstawie dokumentu bankowego Przelew środków własnych z budżetu na wyodrębniony rachunek bankowy na czasową realizację projektu (zasilenie konta w środki) Wpływ na wyodrębniony rachunek bankowy środków własnych z budżetu na czasową realizację projektu Zwrot do budżetu środków własnych przekazanych wcześniej na czasową realizację projektu po wpływie dotacji rozwojowej P x P x P x 12. Wpływ do budżetu przekazanych wcześniej środków na czasową realizację projektu Konta pozabilansowe: 991 planowane dochody budżetu, 992 planowane wydatki budżetu. 5

6 7. W Urzędzie Miejskim w Łasku do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem dotacji rozwojowej korzysta się z bilansowych kont syntetycznych: 011 Środki trwałe, 013 Pozostałe środki trwałe, 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie), 101 Kasa, 130 Rachunki bieżące jednostek budżetowych, 140 Środki pieniężne w drodze, 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, 225 Rozrachunki z budżetami, 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 400 Koszty według rodzajów, 401 Amortyzacja, 750 Przychody i koszty finansowe, 761 Pokrycie amortyzacji, 800 Fundusz jednostki, 810 Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje, 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy. Zapisy ewidencji księgowej zdarzeń gospodarczych w jednostce: Lp. Treść operacji Wn Ma Przypis należności oraz wpływ dotacji rozwojowej na wyodrębniony rachunek bankowy dla Projektu, z końcówką 8 i 9 (księgowanie memoriałowe) Wpływ odsetek od środków zgromadzonych na wyodrębnionym r-ku bankowym (księgowanie memoriałowe) Wpływ faktury/rachunku za towary i usługi na rzecz Projektu 080, Przyjęcie pozostałych środków trwałych bezpośrednio z zakupu Koszt umorzenia wyposażenia Zapłata faktury/rachunku za towary i usługi na podstawie WB Księgowanie równowartości wydatków budżetowych na sfinansowanie inwestycji na podstawie WB xx 6

7 Zapłata rachunków do umów zlecenie, o dzieło (netto) za wykonane usługi na rzecz Projektu - na podstawie WB Zapłata wynagrodzeń (netto) osób zatrudnionych przy realizacji Projektu - na podstawie WB Naliczone na listach płac wynagrodzenia brutto (osób zatrudnionych przy realizacji Projektu) Potrącenia na listach płac obciążające pracownika z tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych Potrącenia na listach płac obciążające pracownika z tytułu składek ZUS opłacanych przez pracownika Potracenia na listach wypłat (umowy zlecenia i o dzieło) obciążające pracownika z tytułu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych Potracenia na listach wypłat (umowy zlecenia i o dzieło) obciążające pracownika z tytułu składek ZUS Naliczenie składek ZUS od wynagrodzeń, umów zlecenie i o dzieło - koszty pracodawcy Wydatki z rachunku bankowego w postaci: przelewów z tytułu spłaty zobowiązań do US i ZUS xx xx 231-xx xx , Pobranie gotówki z banku do kasy Wpływ do kasy podjętej gotówki z banku Przyjęcie na stan środka trwałego - OT Księgowanie amortyzacji środków trwałych Księgowanie pokrycia amortyzacji Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego równowartość wydatków budżetowych na podstawie PK Przeniesienie w końcu roku zrealizowanych dochodów budżetowych na podstawie PK Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego poniesionych kosztów Przeniesienie w końcu roku przychodów finansowych Przeniesienie na koniec roku kosztów operacji finansowych Przeksięgowanie w końcu roku obrotowego salda konta na podstawie PK Przeksięgowanie na fundusz środków trwałych Przeniesienie na koniec roku obrotowego amortyzacji Przeniesienie na koniec roku obrotowego pokrycia amortyzacji Konta pozabilansowe: 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

8 8. W Urzędzie Miejskim w Łasku prowadzi się wyodrębnioną ewidencję księgową w zakresie realizacji Projektu poprzez: a) wyodrębnienie kont analitycznych, b) wyodrębnienie zadania budżetowego o numerze: W/WSDWD W ewidencji analitycznej do konta stosuje się odpowiedni Nr zadania inwestycyjnego. Odnośnie kont budżetowych: 130, 400, 810 stosuje się klasyfikację budżetową oraz zadanie budżetowe Nr W/WSDWD Odnośnie kont rozrachunkowych stosuje się klasyfikację budżetową, kod kontrahenta oraz zadanie budżetowe Nr W/WSDWD. 9. W ewidencji jednostki w księdze głównej (dla zachowania ciągłości) zdarzenia gospodarcze związane z realizacją Projektu są nanoszone chronologicznie na podstawie kserokopii dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem. IV. Procedury płatności oraz kontrola dokumentów finansowych 1. Obieg dokumentów oraz procedury dokonywania płatności za wykonane w ramach umów zadania obejmują następujące czynności: 1) kontrola merytoryczna dowodów finansowych dokonywana jest w Biurze Projektu przez Koordynatora Projektu i polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dowodach finansowych są zgodne z umową z instytucją udzielającą dotacji, zawartymi umowami, harmonogramem rzeczowo-finansowym, ustawą Prawo zamówień publicznych. Dowodem prawidłowości w tym zakresie jest potwierdzenie dokumentów księgowych pod względem merytorycznym oraz opisanie faktur/rachunków lub innych dowodów księgowych zgodnie z wymaganiami instytucji udzielającej dotację; 2) dla dowodów nie zawierających błędów wystawiane zostają: dyspozycje przelewów, sporządzane zostają listy płac/wypłat. Listy płac/wypłat dla osób zatrudnionych przy realizacji Projektu na podstawie umów o pracę, umów zlecenie i o dzieło oraz przelewy na rachunki bankowe tych osób sporządza pracownik finansowy projektu Księgowa Projektu; 3) podpisane pod względem merytorycznym oraz opisane dokumenty, co najmniej na 3 dni robocze przed terminem ich płatności, zostają przekazane do Urzędu Miejskiego w Łasku gdzie podlegają rejestracji w Biurze Obsługi Interesanta; 4) kontrola formalna oraz rachunkowa dokumentów, polegająca na sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy zgodne z ustawą o podatku VAT, czy nie zawiera błędów rachunkowych dokonywana jest przez pracownika Wydziału Budżetowego Urzędu Miejskiego w Łasku; 8

9 5) prawidłowo opisane dowody księgowe oraz wyciągi bankowe podlegają dekretacji, zgodnie z przyjętymi zasadami księgowania projektów z udziałem finansowym funduszy pomocowych; 6) zatwierdzenie dowodów księgowych do wypłaty przez Skarbnika Gminy i Burmistrza lub osoby upoważnione. 7) dopuszcza się, aby opis i zatwierdzenie były załącznikiem do oryginalnego dokumentu. 2. Potwierdzeniem dokonania transakcji i podstawą ewidencji księgowej jest wyciąg bankowy, raport kasowy, faktura VAT, rachunek, lista płac/wypłat, polecenie księgowania, nota księgowa. 3. Płatności faktur, rachunków dokonywane są w terminach wynikających z zawartych umów oraz zgodnie z harmonogramem przedstawionym w Instytucji Pośredniczącej. Pozostałe płatności (podatek dochodowy, składki ZUS) dokonywane będą w terminach wynikających z obowiązujących przepisów. 4. Stwierdzone w dokumentach błędy można poprawić poprzez: a) w dowodach zewnętrznych poprzez wysłanie kontrahentom dokumentu korygującego (nota korygująca), b) w dowodach wewnętrznych poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreśleń, wpisanie treści poprawnej z umieszczeniem daty poprawki oraz podpisem osoby do tego uprawnionej. 5. Kontrolę realizacji Projektu należy prowadzić we wszystkich fazach działalności w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej, zgodnie z procedurami kontroli finansowej przyjętej Zarządzeniem Nr 51/2002 z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Łasku z późn. zmianami. Z tym, że do kontroli merytorycznej dokumentacji dotyczącej Projektu Wielka Szansa Dla Wiejskich Dzieci upoważnia się Pana Tomasza Piotrowskiego Koordynatora Projektu. Wzór podpisu upoważnionej osoby: 9

10 V. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów księgowych. 1. Oryginalne dokumenty księgowe dotyczące Projektu podlegają wyodrębnieniu z ewidencji z uwagi na inny okres archiwowania, jak również ze względów kontrolnych. 2. Oryginały dokumentów finansowych dotyczące Projektu przechowywane są w komórce księgowości w Urzędzie Miejskim w Łasku. 3. Oryginały dokumentów przetargowych związanych z postępowaniem o udzieleniu zamówień publicznych realizowanych w związku z Projektem, wniosek o dofinansowanie wraz z załącznikami, umowę Projektu, wnioski o płatność, sprawozdania i korespondencję dotyczącą Projektu oraz inne dokumenty, przechowuje się przez okres realizacji w Biurze Projektu: budynek Szkoły Podstawowej w Teodorach, a po zakończeniu realizacji Projektu archiwizuje się w siedzibie Urzędu Miejskiego. Udostępnienie dokumentacji może się odbywać na miejscu w pomieszczeniach Biura Projektu. 4. Dokumenty dotyczące Projektu przechowywane są w wydzielonych segregatorach lub teczkach z oznakowaniem zgodnym z zasadami Projektu oraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 5. Po całkowitym rozliczeniu Projektu dokumenty przekazywane są do archiwum zakładowego i przechowywane przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie t.j. do dnia 31 grudnia 2020 r. ( 17 ust. 2 umowy o dofinansowanie Projektu) w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Instytucji Pośredniczącej. VI. Ustalenia końcowe. 1. Nie zbywa się aktywów nabytych lub wytworzonych w ramach Projektu za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 10