SYSTEM ZARZĄZANIA JAKOŚCIĄ 0 PROCEURA ZIAŁAŃ ZAPOBIEGAWCZYCH PN EN ISO 9001:2009
SYSTEM ZARZĄZANIA JAKOŚCIĄ 1 Zmiany: Egzemplarz Nr 1/ Nr zmiany Nr strony ata Podpis Nr zmiany Nr strony ata Podpis 1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14
SYSTEM ZARZĄZANIA JAKOŚCIĄ 2 Spis treści: 1. Terminologia 2. Cel 3. Zakres działania 4. Odpowiedzialność 5. Opis postępowania 6. Zapisy 7. Formularze. 1. Terminologia W niniejszej procedurze stosowana jest terminologia przyjęta w Księdze Jakości, zgodna z terminologią norm ISO serii 9000. 2. Cel Celem procedury jest określenie postępowania służącego wyeliminowaniu przyczyn potencjalnych niezgodności w taki sposób, aby umożliwić optymalne reagowanie i usuwanie przyczyn niezgodności oraz zminimalizować zagrożenie ich wystąpienia. 3. Zakres działania Procedura określa zasady podejmowania i tryb postępowania zapobiegawczego. 4. Odpowiedzialność 4.1. odpowiada za: 1) przedstawienie Staroście propozycji działań zapobiegawczych, 2) sprawowanie nadzoru nad realizacją działań zapobiegawczych, 3) ocenę skuteczności wdrażania działań zapobiegawczych. 4.2. Pracownicy Starostwa odpowiedzialni są za: 1) badanie przyczyn niezgodności i zagrożeń ich występowania, 2) proponowanie działań zapobiegawczych, 3) zgłaszanie zagrożeń wystąpienia potencjalnych niezgodności, 4) usuwanie stwierdzonych niezgodności, 5) wykonanie ustalonych działań zapobiegawczych. 5. Opis postępowania 5.1. kwalifikuje niezgodności lub zagrożenia podczas analizy różnych informacji powstających w trakcie badania realizacji zadań samorządowych lub procesów systemowych, które uzasadniają podjęcie działań zapobiegawczych, jeżeli ich powtórzenie
SYSTEM ZARZĄZANIA JAKOŚCIĄ 3 się z tych samych przyczyn wpływałoby na jakość zadań realizowanych przez Starostwo oraz naruszałyby interesy klientów. Źródłami informacji są w szczególności: 1) wyniki auditów, 2) skargi i wnioski klientów, 3) wyniki postępowania odwoławczego, 4) wnioski z kontroli, 5) spostrzeżenia z monitorowania procesów. 5.2. la potencjalnych niezgodności zakwalifikowanych w trybie pkt 5.1 wystawia kartę działań zapobiegawczych (zwaną w dalszej części procedury- kartą) na formularzu F1/ i przekazuje ją osobie wymienionej w pkt 5.3. 5.3. Przyczynę potencjalnej niezgodności bada i opisuje oraz propozycję działań zapobiegawczych z określeniem terminu ich realizacji przedstawia w zakresie swoich uprawnień: 1) kierownik komórki organizacyjnej, w której powstała potencjalna niezgodność odnośnie merytorycznych zadań, 2) Sekretarz Powiatu odnośnie organizacji pracy i funkcjonowania Starostwa, 3) odnośnie wymagań systemowych. 5.4. Propozycje działań zapobiegawczych wymagają akceptacji Starosty. Osoba proponująca działania uzyskuje akceptację Starosty i zwraca kartę owi. 5.5. dokonując przeglądu i oceny działań zapobiegawczych, w szczególności biorąc pod uwagę proporcjonalność zakresu ich zastosowania do stopnia zagrożenia niezgodności i możliwości ich wystąpienia lub powtórzenia się, które mają lub mogą mieć wpływ na realizację zadań i celów jakościowych Starostwa wyznacza osobę odpowiedzialną za wdrożenie działań. sporządza kserokopię tak wypełnionej karty, którą przechowuje, a oryginał przekazuje osobie, której karta dotyczy. 5.6. Wyznaczeni przez a pracownicy wdrażają zaakceptowane działania zapobiegawcze, opisując sposób ich realizacji oraz ich wyniki na karcie, którą następnie zwracają owi. 5.7. Osoba, która proponowała podjęcie działań ocenia prowadzone w swojej komórce działania zapobiegawcze. W przypadku stwierdzenia nieskuteczności działań, wstrzymuje ich wykonanie proponując jednocześnie wprowadzenie w tych działaniach korekty, dokonuje w tym celu adnotacji na karcie i podejmuje działania określone w pkt 5.9. Wypełniona karta jest zwracana owi. 5.8. nadzoruje wykonanie działań zapobiegawczych oraz bada ich skuteczność, wnioski odnotowuje na karcie. W przypadku nieskuteczności podejmowanych działań inicjuje ponowne badania przyczyny i zmianę działań na bardziej efektywne. 5.9. W przypadku korekty działań zapobiegawczych wprowadzonych w trybie pkt 5.7 i 5.8, stosuje się w postępowaniu odpowiednio postanowienia pkt 5.2 5.6, a przebieg działań dokumentuje się na formularzu F1/, który w numeracji wyróżniany jest dodatkowo literą k.
SYSTEM ZARZĄZANIA JAKOŚCIĄ 4 5.10. wykonuje kopię kompletnej karty działań zapobiegawczych i przekazuje ją do komórki organizacyjnej, w której te działania zostały wdrożone. Kopię karty oznacza się napisem egzemplarz informacyjny. 5.11. Wyniki z przeprowadzonych działań zapobiegawczych przedstawia Staroście w sprawozdaniu na przegląd systemu zarządzania jakością lub na bieżąco, w przypadku takiej konieczności. 6. Zapisy L.p. Zapis (treść) Odnośnik Miejsce przechowywania Forma zapisu Osoba sporządzająca zapis 1 Kwalifikacja niezgodności lub zagrożenia- analiza informacji 2 Wystawienie karty działań zapobiegawczych 3 Określenie przyczyny potencjalnej niezgodności i proponowane działania zapobiegawcze pkt 5.1 pkt 5.2 pkt 5.3, Komórka organizacyjna A Kierownik komórki organizacyjnej, Kierownik komórki organizacyjnej, Sekretarz Powiatu, 4 Akceptacja działań zapobiegawczych pkt 5.4 Starosta A 5 Przegląd proponowanych działań zapobiegawczych- wyznaczenie osoby pkt 5.5 odpowiedzialnej 6 Informacja o realizacji działań zapobiegawczych, ocena, w tym decyzja o wstrzymaniu działań pkt 5.6 pkt 5.7 Pracownik, Kierownik komórki organizacyjnej 7 Wnioski- ocena efektywności działań pkt 5.8 zapobiegawczych Objaśnienia: Forma zapisu: A- adnotacja - dokument Miejsce przechowywania: osoba odpowiedzialna za rozpowszechnianie, udostępnianie i przechowywanie zapisu 7. Formularze 1. F1/ Karta działań zapobiegawczych.
SYSTEM ZARZĄZANIA JAKOŚCIĄ F1/ C 1 1. Miejsce wystąpienia potencjalnej niezgodności: Karta działań zapobiegawczych Nr 2. Identyfikacja potencjalnej niezgodności:... (data i podpis a) 3. Przyczyna potencjalnej niezgodności: 4. Propozycja działań zapobiegawczych w komórce: Akceptacja Starosty. 5. Osoba odpowiedzialna za wdrożenie działań zapobiegawczych: (data i podpis a) 6. Przebieg działań zapobiegawczych opis sposobu ich realizacji (wypełnia osoba wyznaczona przez a): 7. Ocena działań zapobiegawczych w komórce: 8. Wnioski z wprowadzonych działań ocena skuteczności wykonanych działań zapobiegawczych: (data i podpis a) PJ - Starostwo Kartuzy /