Monitorowanie i optymalizacja efektywności pracy

TimeCamp Monitorowanie i optymalizacja efektywności pracy Opis funkcjonalności syste mu 1

Podsumowanie dla kierownictwa skuteczny sposób na złodziei czasu! TimeCamp to system do monitorowania i optymalizacji efektywności pracy. Oprogramowanie mierzy i rejestruje czas jaki użytkownik przeznacza na czynności wykonywane na komputerze. Następnie kategoryzuje aktywności na produktywne i pożądane lub niezwiązane z wykonywaniem obowiązków służbowych. W ten sposób dostarcza informacji menedżerom i samym pracownikom jak efektywnie wykorzystywany jest czas pracy, dzięki czemu pozwala lepiej nim zarządzad i efektywniej planowad zadania. Dlaczego teraz? Ogólnie dostępny Internet na komputerach pracowników powoduje, że zbyt wiele czasu jest marnowanego na przeglądanie stron WWW niezwiązanych z wykonywaną pracą. Przeciętnie pracodawca traci 5,5 tys. zł rocznie tylko dlatego, że jeden pracownik wykorzystuje Internet do celów prywatnych (źródło: www.money.pl Co robi internauta, kiedy szef nie patrzy ). TimeCamp pozwala zminimalizowad znaczną częśd tych strat - nie ogranicza dostępu do Internetu, ale pomaga efektywnie z niego korzystad do wykonywania obowiązków służbowych. Dlaczego warto? zwiększysz poziom samodyscypliny pracowników i efektywnośd wykorzystania czasu pracy wyeliminujesz zachowania niepożądane - pracownicy będą bardziej skupieni na zadaniach nie naruszysz prywatności podwładnych - system działa bezinwazyjnie i zgodnie z prawem Szybki zwrot z inwestycji Według statystyk instalacja systemu zwiększa czas efektywnej pracy każdego użytkownika średnio o 0,5h dziennie. W przedsiębiorstwie zatrudniającym 100 osób, gdzie jedna roboczogodzina kosztuje ok. 25 zł pozwoli to na ograniczenie straty z tytułu nieoptymalnej produktywności kapitału ludzkiego o ponad 250 000 zł rocznie. Inwestycja w system zwraca się już w pierwszym miesiącu po wdrożeniu. 2

SPIS TREŚCI Podsumowanie dla kierownictwa... 2 1. Media o Time Camp... 4 2. Opis systemu TimeCamp... 5 2.1 Korzyści... 7 2.2 Funkcjonalności dla pracownika... 9 2.3 Funkcjonalności dla przełożonych... 15 3. Najczęściej zadawane pytania... 21 4. Prawo pracy a monitorowanie pracowników... 23 5. Zwrot z inwestycji... 24 3

1. Media o Time Camp TimeCamp działa jak dodatkowy menedżer, który motywuje każdego pracownika do efektywnej pracy przez cały dzieo. W przeciwieostwie do innych rozwiązao dostępnych na rynku nie ingeruje w prywatnośd pracowników i niczego im nie zabrania, a jednocześnie bardzo skutecznie podnosi poziom samodyscypliny. Przegląd - 2010-10-10 Czy patrzyłeś kiedykolwiek podczas oglądania stron www lub podczas rozmowy na komunikatorze Internetowym ile czasu już upłynęło? Nie jesteś sam. W sieci dostępne są narzędzia pomagające kontrolowad czas, który spędzamy przed komputerem. The Wall Street Journal - 2009-09-06 Jesteś pracodawcą, który chce monitorowad czas pracy w firmie? Chcesz sprawdzid, jak najlepiej zoptymalizowad czas pracowników, dlatego że nie przynoszą dochodów firmie? Przedstawiamy TimeCamp. Crenk - 2009-02-16 4

2. Opis systemu TimeCamp Zarządzanie czasem i efektywnością pracowników TimeCamp to elastyczne rozwiązanie informatyczne, które pozwala skutecznie podnieśd wydajnośd użytkownika i zwiększyd produktywnośd czynności wykonywanych przy pomocy komputera. Oprogramowanie pozwala lepiej zrozumied i optymalizowad wykorzystywanie najcenniejszych zasobów każdego przedsiębiorstwa czasu i efektywności pracowników. Rysunek 1 Tygodniowy przegląd czasu pracy Przeciętnie 5,5 tys. zł rocznie traci pracodawca tylko dlatego, że jeden jego pracownik wykorzystuje Internet do celów prywatnych. Statystycznie jedna osoba poświęca w pracy godzinę dziennie na odwiedzanie portali społecznościowych, korzystanie z komunikatorów czy portali aukcyjnych. (źródło: Money.pl Co robi internauta kiedy szef nie patrzy na podstawie badania Gemius Korzystanie z Internetu w pracy.) Powyższe wskazania mogą byd zaniżone ze względu na niechęd do przyznawania się do nadużywania zaufania pracodawcy. Wyniki dotyczące analogicznego pytania, ale dotyczącego kolegów z pracy, wydają się to potwierdzad. Co trzeci respondent tego samego badania twierdzi, że jego współpracownik korzysta z Sieci w celach prywatnych co najmniej dwie godziny dziennie. Straty wynikające z używania komputera do celów niezwiązanych z obowiązkami służbowymi w firmie zatrudniającej 500 osób mogą sięgad ponad 2 500 000 PLN rocznie. Oferowane rozwiązanie pozwala w znacznym stopniu zminimalizowad tę wartośd. 5

Filozofia działania TimeCamp automatycznie monitoruje czynności wykonywane przez pracownika. Następnie odpowiednio je kategoryzuje i na podstawie zdefiniowanych kryteriów określa i prezentuje produktywnośd zachowao. Monitorowanie pracy przy komputerze odbywa się automatycznie, bez potrzeby jakiejkolwiek ingerencji i ręcznego wprowadzania danych. Dzięki temu użytkownicy są bardziej skupieni i zaangażowani w wykonywane zadania. Monitoring a prywatnośd użytkownika System nie ingeruje w prywatnośd użytkownika, gdyż zbiera jedynie dane statystyczne niezbędne do oceny efektywności pracy. TimeCamp w przeciwieostwie do oprogramowania szpiegującego nie zapisuje danych z urządzeo wejścia (klawiatury), treści wiadomości elektronicznych i rozmów przez komunikatory internetowe. Rejestruje jedynie sam fakt zaistnienia konkretnych zdarzeo i czas ich trwania, co jest w pełni zgodne z prawem. Rysunek 2 Przegląd aktywności w dowolnym przedziale czasowym 6

2.1 Korzyści Dzięki wykorzystaniu TimeCamp przedsiębiorstwa natychmiastowo uzyskają szereg policzalnych korzyści. Przedstawiona lista z pewnością nie wyczerpuje wszystkich potencjalnych wartości dodanych wynikających z zastosowania oferowanego systemu. Znaczne podniesienie efektywności pracy Użytkownicy mają możliwośd kontroli czasu spędzanego przed komputerem, co uzmysławia koniecznośd większej koncentracji na wykonywaniu obowiązków służbowych. Dzięki pełnej świadomości co do wydajności własnej pracy mogą optymalizowad swoje zachowania przyczyniając się do szybszej realizacji celów przedsiębiorstwa. Oszczędności i efektywniejsze wykorzystanie kapitału ludzkiego Pracownicy spędzający czas w pracy na czynnościach nieproduktywnych otrzymują stałe wynagrodzenie. Podnosząc ich produktywnośd przedsiębiorstwa mogą działad efektywniej przy zachowaniu stałej struktury kosztów płacowych i unikad strat wynikających z nieoptymalnego wykorzystania potencjału kapitału ludzkiego. Możliwośd identyfikacji i eliminacji niepożądanych zachowao Oprogramowanie pozawala na zidentyfikowanie głównych złodziei czasu każdego użytkownika. Dzięki temu pracownicy mogą ograniczad czynności rozpraszające ich uwagę i eliminowad ze swoich zachowao zabójców efektywności. Dostęp do informacji o produktywności grup roboczych i poszczególnych pracowników Przełożeni mogą na bieżąco kontrolowad produktywności swoich podwładnych. System dostarcza informacji o efektywności wykorzystania czasu pracy przez pracowników zatrudnionych w całej firmie, w poszczególnych działach i na konkretnych stanowiskach. Dodatkowo aplikacja pozwala na generowanie zestawieo porównawczych np. jak wygląda produktywnośd pojedynczego członka zespołu na tle całej grupy. 7

Mniejsze wykorzystanie komputerów służbowych do celów prywatnych w czasie pracy Pomimo tego, że aplikacja działa bezinwazyjnie i niczego użytkownikowi nie zabrania, ani nie blokuje sama świadomośd mierzenia produktywności znacząco ogranicza nadużywanie zaufania pracodawcy. Pracownicy są bardziej skupieni na powierzonych zadaniach i unikają korzystania ze stron internetowych i aplikacji niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków służbowych. Automatyczne prowadzenie listy obecności i wyliczanie czasu pracy Oprogramowanie TimeCamp rejestruje moment włączenia i wyłączenia komputera, co w większości przypadków pozwala na określenie momentu rozpoczęcia i zakooczenia pracy. W celu udaremnienia nadużyd ze strony pracowników system rejestruje aktywnośd każdego użytkownika uruchomienie wszystkich stacji roboczych przez pierwszą osobę przychodzącą do biura nie przekłamie wyników. Poza automatycznym prowadzeniem listy obecności, po odpowiednim sparametryzowaniu system może także rejestrowad nadgodziny i może byd wykorzystany do kontroli efektywności pracowników pracujących w modelu homeoffice. Dostęp do wiarygodnego i centralnego miejsca ewidencji czasu pracy Dane rejestrowane przez oprogramowanie są nieedytowalne dla użytkownika, co minimalizuje ryzyko nadużyd. Dzięki temu przełożeni otrzymują precyzyjne raporty o wykorzystaniu czasu pracy swoich podwładnych. Informacje generowane przez TimeCamp są o wiele bardziej wiarygodne, niż w przypadku standardowych systemów i procedur ewidencji czasu pracy. Zmniejszenie obciążenia sieci i łączy internetowych Dzięki ograniczeniu wykorzystania komputera do celów prywatnych obciążenie sieci firmowej i łącza internetowego ulega zauważalnemu obniżeniu. Ma to niebagatelne znaczenie w przypadku przeciążonych sieci lub np. w momencie awarii łącza. Zmniejszenie ryzyka infekcji stacji roboczych wirusami i oprogramowaniem typu spyware Ograniczenie wykorzystania komputerów do przeglądania stron internetowych niezwiązanych z wykonywaną pracą minimalizuje ryzyko zarażenia złośliwym oprogramowaniem. TimeCamp nie zastępuje oprogramowania antywirusowego, ale pełni funkcję prewencyjną stanowiąc jego komplementarne uzupełnienie. 8

2.2 Funkcjonalności dla pracownika Dzięki instalacji TimeCamp pracownicy zatrudnieni w organizacji otrzymują narzędzie do kontrolowania efektywności własnej pracy. Wykorzystując szereg funkcjonalności mogą zauważalnie zwiększyd swoją produktywnośd dzięki koncentracji na zachowaniach pożądanych i ograniczeniu złodziei czasu. Analizując informacje generowane przez system użytkownicy mogą lepiej zrozumied jak wykorzystują czas w pracy i efektywniej nim zarządzad. Dynamiczna analiza produktywności Na podstawie kryteriów zdefiniowanych na etapie wdrożenia lub przez przełożonego, system automatycznie wylicza produktywnośd każdego użytkownika. Pracownicy mają bieżący wgląd do własnych raportów, dzięki czemu lepiej kontrolują czas spędzany w pracy. Rysunek 3 Informacja o produktywności w ciągu dnia Możliwośd przeglądu własnych statystyk działa bardzo motywująco. Dzięki wysokiej produktywności pracownicy mogą uniknąd konieczności zostawania po godzinach i zabierania pracy do domu. Ponadto efektywne wykorzystywanie ośmiogodzinnego dnia pracy zostanie z pewnością dostrzeżone przez przełożonego. Niska produktywnośd z kolei nie świadczy najlepiej o efektywności danego pracownika i realizacji jego obowiązków służbowych. Rysunek 4 Analiza wydajności w zadanym okresie czasu 9

Głównie używane aplikacje i strony WWW TimeCamp Enterpise rejestruje czas spędzony na konkretnych stronach WWW i pracę przy wykorzystaniu używanych aplikacji. Dzięki temu użytkownik otrzymuje informację o tym ile czasu w badanym okresie przeznaczył na poszczególne czynności. Rysunek 5 Wykres przedstawiający głównie wykonywane czynności Aplikacje i strony WWW oznaczone kolorem zielonym zostały sklasyfikowane przez pracodawcę jako produktywne. Czerwone słupki oznaczają czynności, które przeszkadzają w pracy. Intensywnośd kolorów czerwonego i zielonego odpowiada różnym stopniom produktywności. Top kategorie Rysunek 6 Główne kategorie czynności wykonywanych na przestrzeni ostatniego tygodnia 10

Wykres Top kategorii obrazuje ile czasu użytkownik przeznaczył na różne grupy czynności w badanym okresie czasu. Podobnie jak w przypadku Top aplikacji i stron WWW kolor zielony oznacza kategorie uznane przez pracodawcę za pożądane, a czerwony wskazuje złodziei czasu. Raportowanie dla dowolnych przedziałów czasowych TimeCamp umożliwia generowanie raportów dla dowolnych okresów. Poza standardowymi przedziałami można wygenerowad raport dla pożądanego odcinka czasu korzystając z graficznego kalendarza. Rysunek 7 Wybór dowolnego odcinka czasowego do analizy Raportowy i wykresy są interaktywne umożliwiają intuicyjne zawężanie analizowanych przedziałów. Przeglądając syntetyczny raport z całego miesiąca użytkownik ma możliwośd przejścia do szczegółowego raportu z konkretnego dnia. Rysunek 8 Czas aktywnej pracy w ciągu dnia Korzystając z widoku dziennego pracownicy mogą przejśd do szczegółowej analizy każdej godziny pracy z osobna. 11

Rysunek 9 Analiza aktywności w przeciągu godziny Porównywanie własnych wyników na tle zespołu TimeCamp umożliwia pracownikom porównywanie indywidualnych wyników na tle grupy, do której są przypisani. Użytkownik otrzymuje informację czy pracuje efektywniej od średniej grupowej, czy też może zaniża produktywnośd zespołu. Rysunek 10 Porównanie produktywności pracownika na tle zespołu Możliwośd sprawdzenia jak wypada się na tle własnego działu motywuje każdego z pracowników do efektywniejszej pracy. 12

Identyfikacja głównych złodziei czasu System generuje zestawienia dotyczące najczęściej powtarzających się aktywności w zadanym okresie czasu. Kategoryzacja czynności na produktywne i nieproduktywne uświadamia pracownikowi na co najczęściej marnuje czas, za który otrzymuje wynagrodzenie. Dzięki temu znaczenie podnosi się poziom samodyscypliny pracowników, przez co eliminują oni złe przyzwyczajenia ze swojego zachowania. Rysunek 11 Zestawienie aktywności produktywnych i nieproduktywnych dla bieżącego tygodnia Zatrzymywanie logowania danych (czas prywatny) Pracodawca ma możliwośd zdefiniowania procedury pozwalającej pracownikom na zatrzymanie rejestrowania aktywności na z góry ustalony czas w ciągu dnia np. do 30 minut. Rysunek 12 Zatrzymanie logowania danych z poziomu aplikacji klienckiej W przypadku aktywowania tej opcji przez użytkownika żadne dane dotyczące aktywności nie będą rejestrowane. W ramach przerwy pracownik ma możliwośd skorzystania z komputera służbowego do celów prywatnych. 13

Rejestracja czasu pracy z dala od komputera TimeCamp Enterpise pozwala na ewidencję czasu pracy z dala od komputera. W przypadku wykrycia braku aktywności użytkownika przed komputerem system rozpoczyna zliczanie czasu. Po powrocie pracownika i wykryciu ponownej aktywności na komputerze aplikacja wyświetla proste okno dialogowe, które umożliwia rozliczenie czasu pracy off-line. Rysunek 13 Okno dialogowe do roliczenia czasu pracy po powrocie do komputera Użytkownik może wybrad jedną z predefiniowanych aktywności, skorzystad z listy rozwijanej lub pola do uzupełnienia własnego opisu. Czas trwania zdarzenia jest obliczany automatycznie przez system, a jego rozliczenie najczęściej ogranicza się do pojedynczego kliknięcia myszą. Aktywności wyświetlane na przyciskach mogą byd odgórne zdefiniowane na etapie wdrożenia lub też mogą zmieniad się dynamicznie dostosowując się do czynności najczęściej wybieranych przez danego pracownika. 14

2.3 Funkcjonalności dla przełożonych TimeCamp posiada szereg funkcjonalności ułatwiających sprawne zarządzanie grupami pracowników. Szefowie poszczególnych działów mogą na bieżąco kontrolowad produktywnośd pracy swoich podwładnych. Intuicyjne raporty umożliwiają identyfikację głównych złodziei czasu w zespole i pozwalają na obiektywną ocenę efektywności pracy każdego z pracowników. Raportowanie produktywności pracowników Menedżerowie przy pomocy swojego pulpitu mogą na bieżąco sprawdzad czy ich podwładni pracują produktywnie. Centralny panel przełożonego obrazuje średnią produktywnośd całego działu w czasie, średni czas spędzany przed komputerem oraz najczęściej używane aplikacje i strony WWW. Rysunek 14 Pulpit menedżera 15

Poniżej panelu z grupowymi wskaźnikami przełożony może przeglądad indywidualne dane dotyczące produktywności wszystkich pracowników. Nie ruszając się sprzed komputera pracodawca może sprawdzid kto jest obecny w pracy, kto się spóźnił i kto efektywnie pracuje. Szczegółowe analizy i zestawienia porównawcze Z poziomu swojego pulpitu menedżerowie mogą przeglądad szczegółowe raporty dotyczące efektywności swoich podwładnych. Przełożony może analizowad raport dla konkretnego pracownika dokładnie w ten sam sposób co użytkownik: ma możliwośd sprawdzenia produktywności w dowolnym odcinku czasu, przejrzenia najczęściej używanych aplikacji i stron WWW oraz dokonywania szczegółowych analiz aż do punku jak wyglądał czas pracy w konkretniej godzinie. Dodatkowo menedżer ma dostęp do zestawieo obrazujących efektywnośd poszczególnych osób na tle średniej grupowej w ten sposób może prosto ocenid, kto najbardziej przyczynia się do realizacji postawionych celów grupy, a kto jest mało produktywny. 16

Centralne określanie kategorii i produktywności dla danych aplikacji i stron www Aplikacja pozwala uprawnionym użytkownikom na centralne kategoryzowanie czynności, czyli używanych aplikacji, odwiedzanych stron WWW oraz aktywności off-line na produktywne i nieproduktywne. System jest zawsze parametryzowany na etapie wdrożenia, ale administrator lub przełożony ma możliwośd modyfikacji poszczególnych parametrów systemu w celu dostosowania rozwiązania do bieżących warunków. Rysunek 15 Centralna kategoryzacja aktywności 17

Indywidualna parametryzacja dla grup i wyjątki dla stanowisk Ustawienia domyślne systemu są definiowane centralnie dla całego przedsiębiorstwa. Następnie na etapie wdrożenia aplikacja jest parametryzowana zgodnie z wymogami poszczególnych departamentów, działów i grup roboczych. Ponadto menedżerowie mogą dostosowywad konfigurację systemu i określad kategorie oraz produktywnośd dla poszczególnych czynności w ramach własnej grupy. W uzasadnionych przypadkach mogą także zdefiniowad wyjątki ustawieo dla poszczególnych pracowników np. uznając, że przeglądanie portali społecznościowych jest czynnością produktywną dla pracowników działu HR. Definiowanie czasu prywatnego Zgodnie z prawem, każdemu pracownikowi, który spędza w pracy minimum 6 godzin dziennie, przysługuje prawo do co najmniej piętnastominutowego odpoczynku. Przerwa ta jest wliczana do czasu pracy. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby pracodawca z własnej inicjatywy czy też na wniosek podwładnych wprowadził jedną, niewliczaną do czasu pracy przerwę, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych. Rysunek 16 Ustawienia parametrów dla pracowników Badania przeprowadzone na Uniwersytecie w Melbourne wykazały, że pracownicy robiący sobie krótkie przerwy w pracy wykazują się wyższą produktywnością niż ci, który pracują nieustannie przez cały dzieo. System TimeCamp umożliwia pracodawcom zdefiniowanie określonej ilości czasu w przeciągu dnia, która będzie do dyspozycji pracownika. Użytkownik będzie mógł w trakcie pracy wyłączad logowanie danych przez system na czas zdefiniowany odgórnie przez pracodawcę. Pracownicy mogą w tym czasie korzystad z komputera służbowego do celów prywatnych. Takie rozwiązanie jest entuzjastycznie przyjmowane przez pracowników i eliminuje opory związane z wdrożeniem narzędzia monitorującego. 18

Przegląd godzin rozpoczęcia i zakooczenia pracy dla każdego pracownika System spełnia funkcję Rejestratora Czasu Pracy. Automatycznie rejestruje aktywnośd wykonywaną na komputerze w przeciągu dnia. Czas, w którym odnotowywana jest pierwsza czynnośd (włączenie komputera) najczęściej może byd utożsamiany z rozpoczęciem pracy. System precyzyjnie odnotuje spóźnienia i wszystkie wcześniejsze wyjścia z pracy (wyłączenie komputera). Ponadto zestawienia prezentują ile czasu w badanym okresie użytkownik aktywnie przepracował na narzędziach, a ile czasu przeznaczył na aktywności nieproduktywne i niezwiązane z wykonywaną pracą. Rysunek 17 Przegląd listy obecności i czasu pracy wyeksportowany do arkusza kalkulacyjnego Eksport danych do arkusza kalkulacyjnego daje możliwośd dowolnej obróbki i analizy wygenerowanych danych. Dane dotyczące ilości godzin przeznaczonych przez pracowników na pracę i aktywności niezwiązane z obowiązkami służbowymi to cenna informacja zarządcza. 19

Harmonogramowanie pracy systemu TimeCamp może monitorowad aktywnośd użytkowników zawsze kiedy komputer jest włączony, 24 godziny na dobę. Wbudowany harmonogram pozwala jednak na ustawienie dni i godzin kiedy system ma zbierad dane dotyczące aktywności pracowników. Przykładowo można skonfigurowad aplikację w taki sposób, aby monitorowane były jedynie godziny pracy np. od 8:00 do 16:00 w dni robocze. Funkcja ta jest bardzo przydatna w przypadku kiedy pracownicy mogą korzystad z komputerów służbowych w celach prywatnych, po godzinach pracy ich aktywnośd może nie byd wtedy monitorowana. Ponadto można sparametryzowad system w taki sposób, aby pracownicy mieli możliwośd samodzielnego uruchomienia rejestracji aktywności po godzinach pracy. Funkcja ta może byd wykorzystana do rozliczania nadgodzin, o ile pracodawca wyraża taką wolę. 20

3. Najczęściej zadawane pytania Co to jest TimeCamp? TimeCamp to system, który monitoruje działania wykonywane na komputerze oraz pomaga każdemu pracownikowi lepiej zrozumied jak wykorzystuje własny czas pracy oraz skuteczniej nim gospodarowad. TimeCamp pomaga również zadbad o dokładne wyliczanie nadgodzin i prowadzid listę obecności w firmie, a także kontrolowad czas spędzany przed komputerem, w szczególności w Internecie. Jak działa TimeCamp? Instaluje się małą aplikację na komputerze, która zbiera informację o aktywnie używanych aplikacjach i odwiedzanych stronach www. Następnie co 5 minut, program wysyła te dane na serwer, gdzie po zalogowaniu dostępnych jest kilkanaście gotowych raportów na temat czasu spędzanego przed komputerem. W przypadku kiedy otwartych jest kilka aplikacji, TimeCamp wykryje, który program jest aktualnie używany. Mierzymy tylko to co użytkownik faktycznie robi, a nie wszystkie aplikacje, które są otwarte. Jakie dokładnie informacje zbiera TimeCamp? TimeCamp zbiera tylko informacje niezbędne do profesjonalnej ewidencji czasu, dotyczące używanych aplikacji i stron www (tytuł okna, nazwa procesu, ramy czasowe, system operacyjny). Nie gromadzimy informacji naruszających prywatnośd użytkownika np. pochodzących z urządzeo wejścia (klawiatury) czy treści wiadomości email i rozmów przy użyciu komunikatorów internetowych. Czy TimeCamp to nie jest program typu Spyware? TimeCamp nie jest programem typu Spyware, nie zbiera szczegółowych danych o użytkowniku, pomaga natomiast lepiej zrozumied wykorzystanie czasu w wybranych okresach i skuteczniej nim zarządzad. 21

Czy program mocno obciąża komputer i sied? TimeCamp po stronie użytkownika, to mała aplikacja, która działa w tle i nie obciąża komputera. Co 5 minut wysyła kilka kilobajtów danych na serwer, co nie obciąża nawet sieci, która ma małą przepustowośd. Czy aplikacja działa gdy komputer nie jest podłączony do sieci lokalnej? Tak. Program magazynuje dane. Gdy komputer uzyskuje dostęp do sieci aplikacja wysyła wtedy wszystkie zebrane dane. Jak często uaktualniane są dane? Co 5 minut. To znaczy, że z dowolnego komputera podłączonego do sieci będzie można sprawdzid jak wykorzystany został czas pracy 5 minut wstecz. Czy instalując TimeCamp nie naruszę prywatności pracowników? Nie, tak samo jak nie naruszasz się jej sprawdzając co aktualnie pracownik robi, żeby dowiedzied się o jego postępach. TimeCamp nie działa w ukryciu, wręcz przeciwnie jest przez cały czas widoczny na pasku systemowym. Nie należy mylid szpiegowania i inwigilacji z monitorowaniem pracy. Czy instalując TimeCamp nie naruszę prywatności pracowników? Prawo polskie pozwala na monitorowanie tego co pracownik robi na komputerze pracodawcy. Aspekty legislacyjne zostały szczegółowo opisane w kolejnym punkcie. 22

4. Prawo pracy a monitorowanie pracowników Według prawa pracy monitorowanie pracowników jest jak najbardziej legalne. Są jednak warunki, które należy spełnid. Poinformowanie pracowników Po pierwsze nie można monitorowad, bez powiadomienia pracowników o tym, że są monitorowani. Jesteśmy wielkimi zwolennikami tego aby pracownik wiedział, że jest kontrolowany i sam miał dostęp do raportów ze swojego czasu pracy. Dzięki temu pracownik sam widzi jak płynie jego czas i może go lepiej zagospodarowad, natomiast pracodawca jest wobec niego szczery i będzie mógł skuteczniej egzekwowad rzetelnośd. Na początek podkreślid należy, że zawsze i bezwzględnie pracodawca powinien informowad swoich pracowników o stosowanych zasadach i metodach monitorowania. Informację na ten temat pracodawca może zamieścid zarówno w układzie zbiorowym pracy, jak też w pracowniczej sieci intranet, czy też w zawartej z pracownikiem umowie o pracę. Obowiązek wcześniejszego poinformowania pracowników o stosowanych systemach kontroli przy użyciu specjalnego oprogramowania monitorującego wynika wprost z przepisów prawa pracy. pisze Agnieszka Wachowska, prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Maruta i Wspólnicy. (źródło: www.computerworld.pl/news/351001_2/do.uzytku.sluzbowego.html). Osobna kwestia: wiadomości e-mail i komunikatory Konstytucyjne prawo do prywatności komunikowania się, zabrania pracodawcy czytania prywatnych e-maili pracowników. Pracodawca może jedynie odnotowad, fakt korzystania z prywatnej poczty elektronicznej i komunikatorów internetowych. Sposób działania aplikacji TimeCamp nie łamie polskiego prawa. Nie pozwala na podgląd treści e-maila, zatem nie narusza prawa do prywatności komunikowania się. Podsumowując pracodawca może monitorowad pracownika, jednak musi go o tym fakcie poinformowad, pracodawca nie ma prawa do czytania prywatnych e-maili pracowników. 23

5. Zwrot z inwestycji Nasze statystyki pokazują, że sam fakt instalacji oprogramowania TimeCamp, powoduje, że pracownicy spędzają dziennie około 30 minut więcej na aktywnościach związanych z wykonywaną pracą. Ma to realną wartośd dla firmy. Przykładowo w przedsiębiorstwie zatrudniającym 100 osób na stanowiskach komputerowych, gdzie 1 godzina pracy kosztuje przedsiębiorstwo ok. 25 zł, statystycznie TimeCamp może ograniczyd straty z tytułu nieproduktywnego wykorzystania czasu pracy o ponad 250 000 zł rocznie (210 dni * 0,5 h * 100 pracowników * 25 zł). Koszt oprogramowania może zwrócid się już w pierwszym miesiącu po wdrożeniu 24

Dane teleadresowe: Mercus Software sp. z o.o. Ul. Kościuszki 15a Tel. 76 724 73 73 Dział sprzedaży: 76 724 73 63 www.msft.pl info@msft.pl