RcpAccessNet+ Program ewidencji czasu pracy Polman-Software

Transkrypt

1 RcpAccessNet+ Program ewidencji czasu pracy Polman-Software Polman-Software Rozwiązania Informatyczne dla Firm Piławska 3/7, Wrocław, Poland tel.: +48 (71) fax: +48 (71) Demo RcpAccessWeb+ 1

2 Okno główne programu, po zalogowaniu. Lista pracowników wraz z kalendarzem planu pracy i naniesionym na nim absencjami i planowanymi absencjami. Absencje można dodawać ręcznie pracownikowi lub importować z programów kadrowo-płacowych. Głównym atutem naszego oprogramowania jest zebrana na bazie 12 doświadczeń rozwiązanie zmierzające do maksymalnego uproszczenia konfiguracji, a jednocześnie do maksymalnego powiązania sposobu naliczania czasu pracy z obowiązującym na zakładzie regulaminem pracy. W naszym programie możliwe jest naliczanie czasu pracy na podstawie: Wcześniej utworzonego planu pracy dla pracownika lub grupy pracowników wymaga skonfigurowania wszystkich dni w kalendarzu określając minimalne założenia jak: planowana godzina rozpoczęcia pracy, zakończenia, czas do przepracowania, czy wcześniejsze wejście ma być zaliczone do czasu pracy, czy późniejsze wyjście ma być zaliczone do czasu pracy, czy dany dzień jest dniem wolnym od pracy czy roboczym itd. Takie przyjęcie daje możliwość pełnej kontroli nad pracownikiem. Wymaga jednak szczegółowego planowania, co może być uproszczone poprzez zastosowanie aplikacji internetowej RcpAccessWeb+ i umożliwienie wykonywania tych operacji bezpośrednio kierownikom, liderom, bezpośrednim przełożonym. Według wybieranego przez program najlepszego schematu z zestawu program na podstawie wejścia pracownika sam wybiera najbardziej pasujący do tego wejścia schemat - planowana godzina rozpoczęcia pracy, zakończenia, czas do przepracowania, czy wcześniejsze wejście ma być zaliczone do czasu pracy, czy późniejsze wyjście ma być zaliczone do czasu pracy itd. I na tej podstawie wylicza czas pracy. Rozwiązanie jest idealne w przypadku systemów wielobrygadowych lub wielozmianowych. Użytkownik nie musi konfigurować planu pracy, pracownik przychodząc na właściwą godzinę podpowiada programowi jak ma go rozliczyć. Operator musi jedynie określi plan pracy, a w nim dni, które dni są wolne od pracy. W tych dniach program będzie wyliczał czas jako pracę w nadgodzinach. Pełna autokonfiguracja planu pracy użytkownik określa w planie pracy wszystkie dni jako wolne od pracy, pracownik przychodząc do pracy informuje, że ten dzień jest dniem roboczym skoro przyszedł do pracy, dni w których pracownik nie pojawi się w pracy są traktowane i raportowane jako wolne. Na podstawie godziny wejścia program wybierze najlepszy schemat do naliczenia czasu pracy. Rozwiązanie to kompletnie nie wymaga od użytkownika żadnych konfiguracji, a mimo to czas jest wyliczany zgodnie z regulaminem pracy zakładu, kodeksem pracy, wymaganiami użytkownika określonymi w schematach pracy. Wyliczenia podstawowe przebywanie na zakładzie wyliczenia bez uwzględnienia regulaminów czasu pracy zakładu tzn. bez uwzględniania planu pracy, na podstawie tylko wejścia i wyjścia zwykle określane jako czas przebywania na zakładzie. 2

3 Okno z listą zdarzeń. W oknie tym można dopisać brakujące zdarzenie wejścia lub wyjścia, zamienić istniejące, usunąć nadmiarowe. Wszelkie zmiany związane ze zdarzeniami są rejestrowane. Można sprawdzić kto modyfikował zdarzenia i jakie były przed zmianą. Odzyskać przypadkowo skasowane. Wygenerować brakujące na podstawie przypisanego do pracownika planu pracy. W programie RcpAccessNet+, gdy na zakładzie istnieje wiele przejść, można przypisać wybrane czytniki jako te rejestrujące czas pracy wybranego pracownika i pomijając rejestracja na pozostałych zastosowanie w systemach kontroli dostępu gdzie, aby wejść/wyjść należy zarejestrować się na czytniku, a zdarzenie to powinno być pomijane w rozliczeniach rcp. W oknie podglądu wideo można podejrzeć zdjęcie wykonane podczas rejestracji w celu weryfikacji, czy osoba rejestrująca się wygląda jak faktyczny właściciel karty. Klikając na wybrane zdarzenie otrzymujemy listę powiązanych z nim zdjęć wykonanych kamerą. Okno dopisywania, modyfikowania zdarzenia rcp. W programie istnieją następujące rodzaje zdarzeń: wejścia do pracy, wyjście z pracy, wyjście służbowe. Każde wyjście z pracy w godzinach planowanej pracy jest traktowane przez program jako wyjście prywatne niezaliczone do czasu pracy. Każde wyjście służbowe z pracy w godzinach planowanej pracy jest 3

4 traktowane przez program jako wyjście służbowe zaliczone do czasu pracy. Jeśli pracownik nie ma uprawnień do pracy na wyjściach służbowych, ani nie otrzymał jednorazowego pozwolenia na wyjścia służbowe czas ten nie będzie zaliczony do czasu pracy, chociaż zdarzenia będą nadal oznaczone na liście jako wyjścia służbowe. Wszelkie pozwolenia, w tym przepustki na wyjścia Służbowe mogą być nadawane z góry jaki z dołu z punktu widzenia funkcji programu jest tu możliwa dowolność. Rodzaje wyjść służbowych mogą być rozróżniane i wybierane na czytniku w postaci właściwego kodu z klawiatury oraz ewidencjonowane za pomocą dostępnych w programie raportów i zestawień. Aby ułatwić pracownikom rejestracje od pracowników system wymaga rejestracji wejścia podczas rozpoczęcia pracy, rejestracji wyjścia podczas kończenia pracy lub wyjścia prywatnego w godzinach pracy, rejestracji wyjścia służbowego jeśli czas wyjścia ma być zaliczany do czasu pracy. Niezależnie od rodzaju wcześniejszego wyjścia (prywatne/służbowe) wchodząc do pracy zawsze rejestrujemy wejście. Zwalnia to pracowników od myślenia i licznych pomyłek związanych z pamiętaniem i rozróżnianiem licznych rodzajów wejść, jakie mogłyby wystąpić. W naszym programie wejście to wejście. Różne mogą być tylko wyjścia. Okno pokazujące wejścia wyjścia ale w postaci pary wejście wyjście, ułatwiające analizę i wyszukiwanie danych w przypadku konieczności weryfikacji lub innych potrzeb. Brakujące wejścia lub wyjścia oznaczone są specjalnym kolorem. Wyszukanie zdarzeń wymagających korekcji jest możliwe również za pomocą odpowiedniego raportu. 4

5 Wyjścia służbowe Wyjścia służbowe generowane są na czytniku poprzez wybór właściwego przycisku i oznaczane są w programie kolorem żółtym oraz mają symbol SŁ. W oknie analizy czasu pracy czas na wyjściach służbowych prezentowany jest w kolumnie wyjścia służbowe, natomiast wyjścia prywatne w kolumnie wyjścia prywatne. 5

6 Raport ewidencji wyjść służbowych. Raport prezentuje listę pracowników, sumaryczny czas wyjść służbowych oraz w rozbiciu na poszczególne wyjścia i ich czas trwania. Informacja o czasie pracy na wyjściach służbowych jest również dostępna w innych raportach w kolumnie czas pracy na wyjściach służbowych. 6

7 Analiza czasu pracy przykłady z wybranych ekranów programu Okno podglądu czasu pracy. Główne okno programu. Pokazuje kompletne i wyczerpujące informacje o czasie pracy wyliczone na podstawie zarejestrowanych zdarzeń, planu pracy, absencji i pozwoleń w postaci analitycznej tabeli. Kompletna analiza czasu pracy umożliwia w tym oknie dopisywanie indywidualnych: pozwoleń na nadgodziny, na wyjścia służbowe, na odpracowania, modyfikacje planu pracy, ręczna modyfikacja poszczególnych parametrów wyliczonego czasu pracy: czas przepracowany, nadgodziny 50%, nadgodziny 100%, praca w nocy, czas wyjść prywatnych, czas wyjść służbowych, czas spóźnień, absencje 7

8 Okno ręcznej modyfikacji czasu pracy wyliczonego automatycznie przez program. W celu odróżnienia zmian od oryginalnych wyliczeń zmienione dane są zapisane czerwonym kolorem. Okno z menu wyboru zmian indywidualnych do parametrów wyliczania czasu pracy. Ręczna modyfikacja czasu pracy, pozwolenia na pracę w nadgodzinach lub odbieranie pozwolenia na pracę w nadgodzinach, jeśli pracownik ma włączone pozwolenie, odbiory nadgodzin, zatwierdzanie nadgodzin jeśli w 8

9 systemie włączono wymaganie zatwierdzania wcześniej nadanego pozwolenia na dłuższą pracę, pozwolenia na odpracowania, zmiany do planu pracy lub wymuszanie pracy wg określonych reguł np. w konfiguracji bez określonego wcześniej planu pracy. Okno prezentujące czas przebywania pracownika na zakładzie. Czas przebywania nie musi być zbieżny z czasem pracy. W tym oknie można przeanalizować wszystkie wejścia i wyjścia przez poszczególne drzwi jeśli w firmie jest wiele przejść. Okno pokazuje ile Czasu pracownik spędził w poszczególnych pomieszczeniach, w jakich przebywał i ma zastosowanie głownie w przypadku instalacji systemu kontroli dostępu w połączeniu z systemem rejestracji czasu pracy. 9

10 Okno planowania czasu pracy pracownikom w wybranym wydziale. Kierownicy i administratorzy maja możliwość planowania czasu pracy mając przed oczami kalendarz na wybrany rok/miesiąc oraz listę pracowników. Okno świetnie pomaga przy planowaniu indywidualnych kalendarzy np. w systemach wielozmianowych/wielobrygadowych. W oknie tym można dokonywać zmian dla całej grupy pracowników: modyfikacja zaplanowanego czasu pracy, uwzględniając absencje, planowane urlopy. Zaznaczenie schematu w wybranym dniu lub dniach odbywa się ślizgając się wskaźnikiem myszki lub manipulując klawiszami - kursorami na klawiaturze, po kratkach okna grafiku lub klikając pojedyncze kratki. Zmiana sygnalizowana jest zmiana koloru kratki. 10

11 Okno z listą wygenerowanych automatycznie lub ręcznie kalendarzy z planem pracy. Kalendarze można generować automatycznie na cały rok, ręcznie dla każdego pracownika w pojedynczych dniach lub planować indywidualne kalendarze grupie pracowników, można generować kalendarze na podstawie wejść automatyczna autokonfiguracja planu pracy, można importować z innych systemów i programów kadrowopłacowych. Program sam generuje dni świąteczne ustawowo stałe oraz zmienne wyliczane. W celu przyspieszenia generowania planu pracy wg stałych reguł powyższe okno umożliwia szybkie stworzenie kalendarza na podstawie wcześniej wybranego z listy schematu. 11

12 Okno schematu pracy parametry jakie program może uwzględniać podczas wyliczania czasu pracy. Może być dowolna liczba indywidualnych schematów. Schematy są używane w opcji naliczani czasu pracy na podstawie planu pracy, wybieranego przez program najlepszego schematu z zestawu, pełnej autokonfiguracji. W schemacie określamy planowany początek i koniec pracy. Na tej podstawie program wylicza spóźnienia, uwzględnia czas przed godziną wejścia lub nie i podobnie z godziną wyjścia obcina lub nie czas po godzinie planowanej jako wyjście. Określamy czy spóźnienie jest naliczane od godziny która była planowaną godziną rozpoczęcia pracy, czy też od dowolnej, określonej przez użytkownika np.: godz. wejścia = 9:00, godzina wej. ostatecznego = 8:55. Program naliczy spóźnienie każdemu, kto zarejestruje się po 8:55. Sytuacja typowa w zakładach gdzie czytnik zamontowano na portierni, ale pracownik przychodząc 5 min przed czasem nie ma szans na dojście do szatni, przebranie i punktualne stawienie się na stanowisku pracy o 9:00. W schemacie określamy czas nominalny, powyżej którego będą lub nie naliczone nadgodziny: pracownik musi mieć włączone stałe pozwolenie na pracę w nadgodzinach lub musi mieć jednorazowe pozwolenia, lub długość nadgodzin musi przekroczyć wartość określoną w schemacie parametry określane indywidualnie dla pracownika. W przypadku wyjść służbowych w trakcie pracy program zalicza ten czas jeśli pracownik jest upoważniony do pracy na wyjściach służbowych lub ma jednorazowe pozwolenie. W przypadku wyjścia służbowego bez powrotu można określić jak program ma wyliczyć czas pracy w takiej sytuacji: zaliczyć do czasu nominalnego, czy zaliczyć do godziny która była godziną planowaną zakończenia pracy. Jeśli występują przerwy na wyjścia prywatne, będące zaliczane do czasu pracy można określić sumaryczną długość czasu trwania przerw, które mają być zaliczone do czasu pracy. Przekroczenie czasu przerw powyżej określonej powoduje wykazanie tego czasu jako niezliczonego do czasu pracy. 12

13 Okno nadawania pozwoleń na pracę w nadgodzinach oraz ich zatwierdzanie. Jeśli pracownik ma włączone pozwolenia automatyczne w oknie tym odbieramy jednorazowo (w zadanym okresie) pozwolenia. Okno nadawania pozwoleń na pracę na wyjściach służbowych - przepustki. Jeśli pracownik ma włączone pozwolenia automatyczne w oknie tym odbieramy jednorazowo (w zadanym okresie) pozwolenia. 13

14 Okno wyboru absencji. W pełni konfigurowalne kody absencji i opisy absencji, możliwość definiowania łączników do importu absencji z programów K-P. Program umożliwia planowanie absencji. Jeśli pracownik przyjdzie do pracy w dniu zaplanowanego urlopu, jest on usuwany automatycznie z kalendarza. Okno konfiguracji absencji nazwa, opis, łącznik z programem kadrowo płacowym. 14

15 Menu wyboru czynności związanych z absencjami lub planowanymi urlopami wnioski o urlop. Aktualnie w programie dostępnych jest ponad 60 raportów i zestawień dla pracowników indywidualnie, dla pracowników w wybranych grupach, wyselekcjonowanych wg potrzeb użytkownika, raporty na ekran, raporty do Microsoft Office Excel. Poniżej przykładowe raporty na ekran. 15

16 Lista dostępnych raportów, niestety nie możliwa do uchwycenia w całości ze względu na jej długość. Najczęściej używane raporty można pozostawić jako widoczne a pozostałe ukryć w celu szybszej i przejrzystej nawigacji. 16

17 17

18 Program RcpAccessNet+ umożliwia eksport czasu pracy do innych systemów K-P. Aktualnie program ma wbudowane eksporty do najczęściej spotykanych systemów. Jako producent możemy zintegrować nasze oprogramowanie z dowolnym, posiadanym przez użytkownika. Logowanie do programu i użytkownicy. Program jest aplikacją wielostanowiskową umożliwiającą logowanie wg własnych uprawnień: administrator, kierownik. Administrator posiada wgląd do wszystkich danych, możliwość modyfikacji wszystkich danych. Kierownik ma możliwość modyfikacji wszelkich danych i wgląd tylko tym pracownikom, którzy zostali mu przypisani pracownicy wydziałów. 18

19 Okno tworzenia nowego użytkownika programu. Okno przypisywania wydziałów do konta Kierownika 19

20 Wymagania dla programu: Klient: Windows XP lub nowszy Serwer: Windows XP lub nowszy, opcjonalnie Linux Program powiązany jest z internetową aplikacją RcpAccessWeb+ umożliwiającą udostępnienie danych o czasie pracy pracownikom, kierownikom i innym rodzajom użytkowników przez przeglądarkę internetową. 20