Oprogramowanie do samokontroli i optymalizacji czasu pracy. Wygraj z czasem!

Transkrypt

1 Oprogramowanie do samokontroli i optymalizacji czasu pracy Wygraj z czasem!

2 Spis treści Co to jest PerforMeter?... 3 Jak działa PerforMeter?... 3 Co PerforMeter może Ci zaoferować?... 4 Podstawowe funkcjonalności dla użytkownika... 5 Dynamiczna analiza wydajności pracy... 5 Najczęściej używane aplikacje i strony 5 Generowanie raportów w dowolnych przedziałach czasu... 6 Porównywanie wyników indywidualnych na tle zespołu... 7 Identyfikacja głównych złodziei czasu... 7 Czas prywatny pracownika (zatrzymywanie rejestrowania danych)... 8 Rejestracja czasu pracy wykonywanej z dala od komputera... 8 Funkcje dla przełożonych i administratora... 9 Raporty związane z wydajnością pracowników Weryfikacja godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego pracownika Odwzorowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa Modyfikacja parametrów dla poszczególnych aplikacji i stron 12 Definiowanie czasu prywatnego Określenie harmonogramu pracy systemu Dostosowanie systemu do stylu zarządzania zasobami ludzkimi Rozliczanie timesheet ów Nieograniczone dodawanie zadań, projektów, procesów i klientów Automatyczna identyfikacja czynnośc Obiektywne generowanie raportów Uzupełnianie TimeSheet ów Prawo pracy a monitorowanie pracowników Poinformowanie pracowników Osobna kwestia: wiadomości i komunikatory Podsumowanie korzyści Wypróbuj PerforMeter za darmo Skontaktuj się z nami! Strona 2 z 20

3 Co to jest PerforMeter? PerforMeter to przyjazny użytkownikowi program służący do rejestrowania czynności wykonywanych na komputerze, zapisywania czasu poświęconego na poszczególne aktywności oraz kategoryzowania zgromadzonych informacji i przedstawiania ich w przejrzysty sposób. Jak działa PerforMeter? PerforMeter to łatwa w obsłudze aplikacja, która jest instalowana na komputerze osoby podlegającej monitoringowi. Program automatycznie rejestruje czynności wykonywane przez użytkownika, w związku z czym nie wymaga dodatkowej uwagi. Rozwiązanie rejestruje wszystkie czynności wykonywane na komputerze, bazując na nazwie aktualnie aktywnego okna, aplikacji czy strony www. Następnie zdarzenia są kategoryzowane, a informacje porządkowane i udostępniane bezpośrednio użytkownikowi oraz przełożonym. Rozwiązanie nie monitoruje programów uruchomionych w tle, ani stron internetowych, które nie są w danym momencie przeglądane. W przypadku dłuższego okresu bezczynności program przechodzi w tryb uśpienia, i wówczas nie zlicza czasu pracy. Rys. 1. Działanie aplikacji PerforMeter Strona 3 z 20

4 PerforMeter Co PerforMeter może Ci zaoferować? Rozliczanie czasu pracy w aplikacjach, Internecie, dokumentach, a nawet poza komputerem Efektywna kontrola wykorzystania czasu pracy użytkowników Identyfikacja i eliminacja nieproduktywnych aktywności Znaczny wzrost wydajności pracy pracowników Automatyczne wypełnianie kart pracy (time sheet) Automatyczne przypisywanie czasu pracy do bieżących zadań Dokładne szacowanie czasochłonności i kosztów realizacji projektów Obiektywne raportowanie, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych Skalowalność - obsługa od kilku do kilkuset projektów jednocześnie Wyeliminowanie czynnika bezpośredniej ingerencji i kontroli przełożonego nad podwładnym Nowoczesny sposób zarządzania zasobami ludzkimi Wzrost samoświadomości i samodyscypliny pracowników Pełna zgodność z prawem pracy (nie narusza niczyjej prywatności ) Narzędzie sprzyjające budowaniu pozytywnej atmosfery wśród współpracowników Strona 4 z 20

5 Podstawowe funkcjonalności dla użytkownika Od samego początku system był projektowany tak, aby w prosty i przyjazny użytkownikowi sposób maksymalizować produktywność czasu spędzanego przed komputerem. Dynamiczna analiza wydajności pracy Na podstawie wcześniej zdefiniowanych przez administratora kryteriów, PerforMeter automatycznie wylicza i prezentuje podstawowe wskaźniki obrazujące sposoby wykorzystania czasu pracy. Jedno spojrzenie wystarczy, aby zorientować się jak wyglądała efektywność pracy w wybranym okresie i które aktywności należy promować. Rys. 2. Podstawowe wskaźniki jakości wykorzystania czasu pracy Najczęściej używane aplikacje i strony www PerforMeter rejestruje czas spędzony na stronach www i aplikacjach, a następnie informuje użytkownika ile czasu zostało przeznaczone na poszczególne czynności. Aplikacje i strony www oznaczone kolorem zielonym zostały sklasyfikowane przez administratora jako produktywne. Czerwone słupki oznaczają z kolei czynności, które odwracają uwagę od zadań służbowych. Wykres Top kategorii pokazuje użytkownikowi, ile czasu przeznaczył na różne grupy czynności w wybranym okresie czasu. Strona 5 z 20

6 Rys. 3. Wykres przedstawiający głównie wykonywane czynności Generowanie raportów w dowolnych przedziałach czasu PerforMeter umożliwia generowanie raportów dla dowolnych okresów. Poza standardowymi przedziałami użytkownik może wygenerować raport dla wybranego odcinka czasu korzystając z kalendarza dostępnego w aplikacji. Rys. 4. Wybór dowolnego odcinka czasu do analizy Wszystkie raporty i wykresy są interaktywne - umożliwiają intuicyjne zawężanie analizowanych przedziałów czasu. Dzięki temu przeglądając raport z całego miesiąca użytkownik ma możliwość przejścia do szczegółowych raportów z konkretnych dni. Strona 6 z 20

7 Rys. 5. Czas aktywnej pracy w ciągu dnia Porównywanie wyników indywidualnych na tle zespołu PerforMeter umożliwia pracownikom porównywanie wyników indywidualnych na tle komórki organizacyjnej, do której przynależą. Dzięki tej funkcjonalności użytkownik może otrzymać dostęp do informacji na temat wpływu efektywności swojej pracy na wyniki zespołu. Identyfikacja głównych złodziei czasu Rozwiązanie generuje zestawienia dotyczące najczęściej powtarzających się aktywności w wybranym okresie czasu i umożliwia analizę trendu zmian. Rys. 6. Zestawienie aktywności produktywnych i nieproduktywnych dla bieżącego tygodnia Strona 7 z 20

8 Czas prywatny pracownika (zatrzymywanie rejestrowania danych) Administrator może dowolnie skonfigurować aplikację w taki sposób, aby pozwalała pracownikom na zatrzymanie rejestrowania aktywności wykonywanych na komputerze przez określony czas w ciągu dnia np. do 20 minut. Wówczas pracownik ma możliwość skorzystania z komputera w celach prywatnych. Rys. 7. Zatrzymanie logowania danych z poziomu aplikacji Rejestracja czasu pracy wykonywanej z dala od komputera PerforMeter pozwala na ewidencję czasu pracy wykonywanej poza komputerem. W przypadku wykrycia braku aktywności użytkownika przed komputerem, system rozpoczyna zliczanie czasu. Po powrocie pracownika i wykryciu ponownej aktywności na komputerze aplikacja wyświetla proste okno dialogowe, które umożliwia rozliczenie czasu pracy offline. Strona 8 z 20

9 Rys. 8. Okno dialogowe do rozliczenia czasu pracy po powrocie do komputera W takiej sytuacji użytkownik może wybrać jedną ze wcześniej zdefiniowanych aktywności, skorzystać z listy rozwijanej lub pola tekstowego w celu uzupełnienia własnego opisu. Czas trwania zdarzenia jest obliczany automatycznie, a jego rozliczenie najczęściej ogranicza się do jednego kliknięcia myszą. Rys. 9. Manualne rozliczenie czasu pracy z dala od komputera Czas pracy z dala od komputera może być także rozliczony w dowolnym momencie przy użyciu specjalnego panelu. Funkcje dla przełożonych i administratora PerforMeter posiada szereg funkcjonalności ułatwiających sprawne monitorowanie i zarządzanie zespołami pracowników. Przełożeni poszczególnych działów mogą w łatwy sposób weryfikować sposoby i jakość wykorzystania czasu pracy przez swoich podwładnych. Strona 9 z 20

10 Raporty związane z wydajnością pracowników Raport zbiorczy obrazuje średnią wydajność całego działu w czasie, średni i całkowity czas spędzany przed komputerem oraz najczęściej używane aplikacje i strony www. Jedno spojrzenie wystarczy, aby określić jak wygląda praca całego zespołu. Rys. 10. Pulpit menedżera Poniżej panelu ze wskaźnikami grupowymi przełożony może przeglądać indywidualne dane dotyczące produktywności każdego z pracowników. Opcja ta pozwala pracodawcy nie odchodząc od komputera określić, kto jest obecny w pracy i jak efektywnie wykorzystuje czas. Weryfikacja godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego pracownika System spełnia funkcję Rejestratora Czasu Pracy. Automatycznie rejestruje aktywności wykonywane na komputerze w przeciągu dnia. Czas, w którym odnotowywana jest pierwsza Strona 10 z 20

11 czynność (włączenie komputera) najczęściej jest utożsamiany z rozpoczęciem pracy. Ponadto zestawienia prezentują ile czasu we wskazanym okresie użytkownik przepracował na narzędziach, a ile czasu przeznaczył na aktywności niezwiązane z obowiązkami służbowymi. Rys. 11. Przegląd listy obecności i czasu pracy wyeksportowany do arkusza kalkulacyjnego Eksport danych do arkusza kalkulacyjnego daje możliwość dowolnego modyfikowania i analizowania wygenerowanych informacji. Ponadto dane dotyczące ilości godzin przeznaczonych przez pracowników na pracę i aktywności niezwiązane z obowiązkami służbowymi to cenna informacja zarządcza. Odwzorowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa System umożliwia odwzorowanie struktury organizacyjnej firmy i indywidualne sparametryzowanie aplikacji dla każdego z działów. Istnieje także możliwość nadania użytkownikom uprawnień wynikających z hierarchii, tak aby przełożeni określonych komórek organizacyjnych mieli uprawnienia kontrolno-administracyjne w stosunku do swoich działów. Strona 11 z 20

12 Modyfikacja parametrów dla poszczególnych aplikacji i stron www Aplikacja pozwala uprawnionym użytkownikom na centralne kategoryzowanie aktywności, czyli określanie używanych aplikacji, odwiedzanych stron www oraz czynności wykonywanych z dala od komputera jako produktywne lub nieproduktywne. System jest zawsze parametryzowany na etapie wdrożenia, ale administrator lub przełożony ma możliwość modyfikacji jego poszczególnych parametrów w zależności od potrzeb. Rys. 12. Centralna kategoryzacja aktywności Definiowanie czasu prywatnego Pracodawca z własnej inicjatywy lub na wniosek pracowników, może pozwolić użytkownikom na wyłączenie rejestrowania aktywności wykonywanych na komputerze na określony czas w ciągu dnia (np. 20 minut). Rys. 13. Ustawienia i wywołanie czasu prywatnego Strona 12 z 20

13 Określenie harmonogramu pracy systemu Funkcja ta pozwala na odwzorowanie faktycznego grafiku pracy w systemie. Przykładowo można skonfigurować aplikację tak, aby rejestrowane były jedynie godziny pracy od 8:00 do 16:00 w dni robocze. Jest to przydatne w przypadku kiedy pracownicy chcą skorzystać z komputerów służbowych w celach prywatnych, po godzinach pracy ich aktywność może nie być wtedy monitorowana. Ponadto można sparametryzować system w taki sposób, aby pracownicy mieli możliwość samodzielnego uruchomienia rejestracji aktywności po godzinach. Ta funkcja z kolei może być wykorzystywana do rozliczania nadgodzin. Rys. 14. Harmonogram z oznaczonymi godzinami pracy Dostosowanie systemu do stylu zarządzania zasobami ludzkimi Rozwiązanie PerforMeter pozwala zwiększać motywację pracowników nie tylko poprzez bieżącą prezentację sposobów wykorzystania czasu pracy, ale także poprzez budowanie odpowiedniej strategii kierowania zasobami ludzkimi. Na życzenie pracodawcy, wgląd w raporty przez administratora może zostać dostosowany na kilka sposobów: Strona 13 z 20

14 Pierwszym z nich jest wdrożenie standardowe, które umożliwia wgląd managera we wszystkie, wcześniej skonfigurowane, informacje na temat wykorzystania czasu przez pracowników. W drugiej opcji, administrator ma wgląd tylko do podstawowych informacji o pracowniku, jak jego produktywność oraz czas spędzony przed komputerem. Natomiast, w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji, należy wysłać zapytanie do pracownika o możliwość dostępu do tych danych. Zapytanie jest generowane automatycznie przez system. Takie rozwiązanie sprawia, że pracownicy odczuwają mniejszą presję, a co za tym idzie są bardziej zmotywowani do pracy. Ze strony managera natomiast łatwiej jest przeglądać informacje ogólne i tylko w przypadkach, co do których można mieć wątpliwości, sięgać po bardziej szczegółowe dane. Trzecią możliwością jest ustalenie z góry, przez administratora, określonej produktywności, jaką pracownicy powinni osiągać w czasie dnia pracy, np. 90%. W tym przypadku manager nie widzi żadnych informacji na temat pracy użytkowników. Jednak w momencie, gdy produktywność użytkownika spadnie poniżej określonego wcześniej poziomu, manager jest automatycznie informowany o takim zdarzeniu, i otrzymuje wówczas możliwość wglądu w raport czasu pracy. Tego typu rozwiązanie sprawdza się bardzo dobrze w przypadku dużej ilości pracowników wykonujących swoje obowiązki służbowe na stanowiskach komputerowych, ponieważ w tej sytuacji trudno jest monitorować efekty każdego użytkownika z osobna. Dodatkowo istnieje możliwość udostępniania pracownikom informacji o czasie pracy oraz produktywności managera lub członków zespołu. To rozwiązanie z kolei sprawdza się przy realizowaniu projektów zespołowych i pozytywnie wpływa na poziom motywacji pracowników. Rozwiązania te mogą być dostosowane do różnych szczebli zarządzania, tak aby w najbardziej optymalny sposób przedsiębiorstwo mogło wykorzystywać oprogramowanie PerforMeter. Strona 14 z 20

15 Rozliczanie timesheet ów Timesheet, który w języku polskim nie posiada swojego oficjalnego tłumaczenia, można rozumieć jako metodę służącą do zapisywania czasu pracy konkretnego pracownika nad wskazanym zakresem zadań. Nieograniczone dodawanie zadań, projektów, procesów i klientów PerforMeter rejestruje pracę przy realizacji dowolnej ilości projektów jednocześnie. Pracownicy i menedżerowie mają możliwość tworzenia nieograniczonej ilości zadań, które następnie są identyfikowane przez system. Dodatkowo system daje możliwość przyporządkowania zdania do wybranej jednostki, np. określonego użytkownika lub całego zespołu. Automatyczna identyfikacja czynności PerforMeter jest w stanie rozpoznawać unikalne identyfikatory zadań pojawiające się w tytułach okien aplikacji, nazwach folderów, tematach i czy adresach stron www. Następnie automatycznie przypisuje je do określonych zadań, projektów czy procesów. Należy jedynie zdefiniować słowa klucze, na podstawie których system przypisuje działanie do danej sprawy. Dla przykładu mogą to być numery projektów, ID zadań czy nazwa klienta. Strona 15 z 20

16 Manualne wskazanie czynności W przypadku kiedy system nie wykryje automatycznie zadania, nad którym użytkownik pracuje w danym momencie, sam o tym informuje. Pracownik ma wtedy możliwość manualnego wskazania projektu i wyboru jednego ze sposobów pracy. Obiektywne generowanie raportów System umożliwia elastyczne zestawianie wyników. Raporty mogą być generowane dla poszczególnych projektów, użytkowników, komórek lub zespołów projektowych. Wszystkie informacje mogą być następnie eksportowane do arkusza kalkulacyjnego w celu dalszej modyfikacji. Uzupełnianie TimeSheet ów PerforMeter pomaga użytkownikowi w uzupełnianiu dziennych kart pracy. Jeżeli system sam nie zidentyfikował projektu przyporządkowanego do określonej czynności, użytkownik ma możliwość manualnego przypisania odpowiedniego przedziału czasu na koniec dnia. Strona 16 z 20

17 Prawo pracy a monitorowanie pracowników Według prawa pracy monitorowanie pracowników jest jak najbardziej legalne. Są jednak warunki, które przedsiębiorstwo powinno spełnić. Poinformowanie pracowników Po pierwsze nie należy monitorować pracowników, bez powiadomienia ich o tym fakcie. Jesteśmy wielkimi zwolennikami tego aby pracownik wiedział, że jest kontrolowany i sam miał dostęp do raportów ze swojego czasu pracy. Dzięki temu pracownik sam widzi jak wykorzystuje swój czas i może go lepiej zagospodarować. Pracodawca natomiast jest uczciwy wobec pracownika, dzięki czemu będzie mógł skuteczniej egzekwować rzetelność. Na początek podkreślić należy, że zawsze i bezwzględnie pracodawca powinien informować swoich pracowników o stosowanych zasadach i metodach monitorowania. Informację na ten temat pracodawca może zamieścić zarówno w układzie zbiorowym pracy, jak też w pracowniczej sieci intranet, czy też w zawartej z pracownikiem umowie o pracę. Obowiązek wcześniejszego poinformowania pracowników o stosowanych systemach kontroli przy użyciu specjalnego oprogramowania monitorującego wynika wprost z przepisów prawa pracy. pisze Agnieszka Wachowska, prawnik w Kancelarii Radców Prawnych Maruta i Wspólnicy. (źródło: Osobna kwestia: wiadomości i komunikatory Konstytucyjne prawo do prywatności komunikowania się, zabrania pracodawcy czytania prywatnych i pracowników. Pracodawca może jedynie odnotować, fakt korzystania z prywatnej poczty elektronicznej i komunikatorów internetowych. Sposób działania aplikacji PerforMeter nie łamie polskiego prawa. Nie pozwala na podgląd treści a, zatem nie narusza prawa do prywatności komunikowania się. Podsumowując: pracodawca może monitorować pracownika, jednak powinien go o tym fakcie poinformować, pracodawca nie ma prawa do czytania prywatnych i pracowników. Strona 17 z 20

18 Podsumowanie korzyści Samokontrola efektywności wykorzystania czasu pracy Użytkownicy uczą się samokontroli i nabywają umiejętności związane z zarządzaniem czasem własnym Automatyczne przypisywanie aktywności do zadań i wypełnianie kart pracy (time-sheet), dzięki czemu zyskujesz dodatkowy czas! Precyzyjne rozliczanie czasu Zmierz automatycznie czas pracy, jaki jest poświęcany na poszczególne projekty, zdania czy procesy biznesowe i zyskaj przewagę konkurencyjną! Dostęp do informacji o produktywności grup i poszczególnych pracowników zatrudnionych w całej firmie, w poszczególnych działach czy na konkretnych stanowiskach. Automatyczne prowadzenie list obecności i wyliczanie czasu pracy, co pozwala na kolejne oszczędności czasu. Listy "to do" pozwalają na automatyczne kontrolowanie zadań do wykonania w ciągu dnia pracy. Zmniejszenie obciążenia sieci i łączy internetowych, dzięki ograniczeniu wykorzystania komputerów do celów prywatnych. Strona 18 z 20

19 Wypróbuj PerforMeter za darmo Wejdź na naszą stronę >>kliknij<< Zamów darmową wersję próbną >>kliknij<< Zamów PerforMeter dla swojej firmy >>kliknij<< Wejdź na naszą stronę: Zamów darmową wersję próbną: Zamów PerforMeter dla swojej firmy: Strona 19 z 20

20 Skontaktuj się z nami! Agnieszka Śmieszek-Marzec agnieszka.marzec@bettertrade.pl Aleksandra Olszówka aleksandra.olszowka@bettertrade.pl