siedziba: ul. Nowowiejska 74a/12 tel. 071/799-99-73, 799-99-74 KRS 0000181798 50-315 Wrocław fax 071/799-99-72 www.europea.pl; biuro@europea.pl KRS 0000181798 Sąd Rejonowym dla Wrocławia Fabrycznej, Wydział VI Gospodarczy. Kapitał zakładowy 50.000,00 zł - pokryty. Wrocław, dnia 22 listopada 2011r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR EURO/05/06/2011 dotyczące realizacji usługi w zakresie wynajmu sali szkoleniowej oraz usługi cateringowej/gastronomicznej o wartości przekraczającej 14 000 EUR w oparciu o zasadę konkurencyjności Część I. Informacje ogólne dotyczące zapytania ofertowego 1.Zamawiający: Europea sp. z o.o. ul. Nowowiejska 74a/12 50-315 Wrocław Adres korespondencyjny: ul. Legnicka 55c/2 54-203 Wrocław 1
2.Tryb udzielania zapytania Ofertowego Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o. w związku z realizacją partnerskiego projektu nr WND-POKL.08.01.01-02-579/10 pt. Dolny Śląsk gotowy na EURO2012 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Priorytetu VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Podziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw, zgodnie z obowiązującą na rynku wspólnotowym zasadą konkurencyjności w myśl 20 ust.1, pkt.1 wzoru umowy o dofinansowanie Projektu, zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej wynajmu sal szkoleniowych i usługi cateringowej/gastronomicznej na realizację szkoleń. II. Część Opis przedmiotu zamówienia, terminy wykonania zamówienia oraz miejsce wykonania zamówienia, oferty częściowe i wariantowe 1. Ogólny opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa dotycząca wynajmu sal szkoleniowych i cateringu na realizację szkoleń. 2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: A/ wynajem sal szkoleniowych: Oferent ma obowiązek zapewnić salę szkoleniową dla 2 grup szkoleniowych w okresie realizacji ostatniej III EDYCJI SZKOLEŃ w ramach projektu. edycja III: grudzień 2011r. - kwiecień 2012 r. Opis przedmiotu zamówienia dla 1 grupy szkoleniowej: Szkolenie trwa 18 dni szkoleniowych po 8h szkoleniowych każdy dzień. Szkolenie odbywa się średnio raz w tygodniu w okresie od grudnia 2011r. do kwietnia 2012r. Dopuszcza się możliwość szkolenia jednocześnie dwóch grup szkoleniowych (konieczne posiadanie co najmniej dwóch sal szkoleniowych). Wymogi techniczne dotyczące najmu pomieszczeń szkoleniowych: W ramach wynajmu sali szkoleniowej zapewnić należy: 2
a/ klimatyzowaną salę na 10-15 osób z miejscem dla prowadzącego zajęcia szkoleniowe przez łącznie 36 dni szkoleniowych w okresie realizacji III edycji szkoleń projektu (2 grupy x 18 dni szkoleniowych), b/pomieszczenia sanitarne w przerwach szkoleń, c/bezpłatny parking dla uczestników szkoleń, d/bezpłatną szatnię, e/możliwość zamykania sali na klucz podczas przerw, f/możliwość przeprowadzenia szkoleń w formie grupowej (przestawienia stołów, miejsce na swobodne poruszanie się uczestników), g/pomieszczenia, w których będą przebywać uczestnicy szkolenia muszą mieć zapewnione zaplecze do przeprowadzenia zajęć, zgodnie z wymaganiami polskiego prawa, tj. spełniać odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa, akustyczne i jakościowe, h/ dostęp do urządzeń multimedialnych: - rzutnik i ekran - flipchart z papierem/tablica oraz pisaki - przedłużacz. B/ usługa cateringowa/gastronomiczna: Zapytanie obejmuje zapewnienie posiłków dla uczestników 2 grup szkoleniowych III Edycji szkoleń. W każdym dniu szkoleniowym Zleceniobiorca ma obowiązek zapewnić wyżywienie. Liczba dni szkoleniowych przypadająca na edycję to 18 dni na grupę (18 dni szkoleniowych x 2 grupy = 36 dni szkoleniowych). Pojedyncza grupa liczyć będzie od 10 do 15 os., szczegółowa łączna liczba osób zostanie podana przed podpisaniem umowy. Dzienny posiłek podczas szkoleń powinien się składać z: - obiadu pierwszego i drugiego dania; - 2 przerw kawowych (kawa, herbata, zimne napoje, zimne przekąski) w trakcie realizacji III edycji szkoleń bez ograniczeń. 3
2. Termin realizacji szkoleń: Szkolenia będą zrealizowane w okresie: edycja III: grudzień 2011r. - kwiecień 2011r. w terminie każdorazowo wyznaczonym przez Zamawiającego. W III Edycji planuje się zorganizowanie szkoleń dla 2 grup szkoleniowych, po 18 dni szkoleniowych każda, średnio przez 18 tygodni. Przez dzień szkoleniowy należy rozumieć co najwyżej 8-godzinne szkolenie, przeprowadzone w godzinach pomiędzy 07.00 a 18.00 w danym dniu roboczym. Przez godziny szkoleniowe należy rozumieć 45 minut zajęć. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminów dni szkoleniowych w terminie do tygodnia przed rozpoczęciem danego dnia szkoleniowego. 3. Miejsce realizacji szkoleń: Miejscem realizacji szkoleń jest Złotoryja i okolice w promieniu 30 km (pod uwagę brane są jedynie te miejsca, do których zapewniony jest również w porze zimowej dojazd komunikacją publiczną w godzinach pozwalających na swobodne uczestnictwo w projekcie). Oferent powinien brać pod uwagę ewentualną możliwość równoczesnej realizacji szkoleń dla dwóch lub trzech grup szkoleniowych w trakcie jednego dnia, zapewniając dostępność sal szkoleniowych i catering, przy każdorazowym uzgodnieniu ze Zleceniodawcą. 4. Oferta wariantowa Niedopuszczalne składanie ofert wariantowych i cząstkowych. III. Warunki udziału w postępowaniu : 1. Wymagania wobec oferentów: Do udziału w zapytaniu ofertowym dopuszczone zostaną podmioty, które spełniają następujące warunki: a/ prowadzą działalność związaną z najmem pomieszczeń szkoleniowych oraz usługami cateringowymi/gastronomicznymi zgodnie z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego, wypisem z Ewidencji Działalności Gospodarczej lub innym dokumentem zaświadczającym o rodzaju prowadzonej działalności; 4
b/ znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; c/ złożą Zamawiającemu ofertę wraz z wymaganymi dokumentami. 2.Wymogi formalne dotyczące zapytania ofertowego: Oferent powinien sporządzić ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1). Oferta powinna zawierać: a/adres i nazwę oferenta, b/datę sporządzenia, c/ Termin związania ofertą. Termin ten powinien wynosić 30 dni, d/wartość oferty (netto oraz brutto), przy czym cena brutto zawiera podatek VAT, który oferent jest zobowiązany obliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami. Cena uwzględnia wykonanie wszystkich czynności oraz zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym. e/ Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w imieniu oferenta, podpis tej osoby/osób musi być czytelny i opatrzony pieczątkami imiennymi. f/ Każda strona oferty i załączników zawierająca jakąkolwiek treść musi zostać parafowana. g/ Złożenie oferty w sposób odbiegający od wskazanego w niniejszym zapytaniu ofertowym jest równoznaczne z jej odrzuceniem, ze względu na niespełnienie kryteriów formalnych. 3. Wymagane dokumenty. a/ Dokumenty potwierdzające dopuszczenie do obrotu prawnego w zakresie objętym zapytaniem ofertowym tj. aktualny odpis z właściwego rejestru albo wypis z ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej na 6 miesięcy przed dniem składani ofert. IV. Miejsce i termin składania ofert: 1. Miejsce oraz termin składania i rozpatrzenia ofert 5
a/oferta powinna być dostarczona za pośrednictwem: poczty, kuriera lub dostarczona osobiście w zamkniętej kopercie z dopiskiem Oferta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr Euro2012/05/06/2011 na adres Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o., ul. Legnicka 55 C/2, 54-203, Wrocław, do dnia 6 grudnia 2011r., do godz. 12:00. Decyduje data wpływu na wskazany adres. b/komisyjne otwarcie ofert nastąpi w dniu 6 grudnia 2011r. o godz. 12:30 we Wrocławiu (54-203), Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o., ul. Legnicka 55 C/2. c/oferty złożone po terminie będą zwrócone składającym bez otwierania. d/w toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. e/komisyjne posiedzenie rozstrzygające o wyborze Wykonawcy odbędzie się w dniu 6 grudnia 2011r. o godz. 12:30 w Centrum Wspierania Biznesu Europea Sp. z o.o., ul. Legnicka 55 C/2, 54-203 Wrocław. f/ zamawiający dopuszcza możliwość wycofania ofert przez Oferenta poprzez złożenia oświadczenia w formie pisemnej przed upływem terminu do złożenia oferty. V. Kryteria wyboru ofert i sposób oceny oferty : 1. Kryteria oceny Zamawiający dokona oceny ważnych ofert w oparciu o następujące kryteria: A. Łączna cena za wynajem sal szkoleniowych 40% B. Łączna cena za usługę cateringową/gastronomiczną 40% C. Ocena za standard 20% Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru: Ocena = A + B + C 2.Zasady oceny oferty w oparciu o kryteria oceny : Ad. A Kryterium zostanie ocenione według następującego wzoru: 6
A = (Najniższa zaproponowana cena za wynajem/cena badanej oferty) x 40% Ad. B Kryterium zostanie ocenione, na podstawie załącznika nr 2, według następującego wzoru: B = (Najniższa zaproponowana cena za usługę cateringową lub gastronomiczną /cena badanej oferty) x 40% Ad. C Kryterium zostanie ocenione według następującego wzoru: C = (Liczba punktów przyznana oferentowi za standard/maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w tym kryterium) x 20% Gdzie: Maksymalna liczba punktów w tym kryterium wynosi 10. Punkty zliczane są na podstawie oświadczenia Oferenta będącego załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego. Uzyskane punkty w ramach poszczególnych kryteriów zostaną zsumowane. 3. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty oraz zawarcia umowy. O wynikach rozpatrzenia prawidłowo złożonych ofert Zamawiający zawiadomi Oferentów osobiście lub za pośrednictwem poczty, kuriera, telefonicznie bądź mailowo na adres wskazany w ofercie. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów w oparciu o ustalone powyżej kryteria i podpisze umowę z wybranym wykonawcą na realizację zamówienia. Jeśli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. VII. Dodatkowe informacje Dodatkowych informacji udziela p. Agnieszka Narewska, nr tel. 792 357 432. 7
VIII. Załączniki 1. Wzór formularza ofertowego. 2. Oświadczenie o standardzie pomieszczeń szkoleniowych. 3. Oświadczenie o niezaleganiu. 8