Skanowanie nigdy nie było tak proste Licheń, 26-06-2008r. Taniej, Szybciej, Bezpieczniej Sławomir Dynowski Specjalista ds.. WdroŜeń Systemów Cyfrowych XERREX Sp. z o.o. 1
Firma XERREX Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie Działamy w sektorze cyfrowych rozwiązań przetwarzania i przepływu informacji Specjalizujemy się w optymalizacji procesów przepływu dokumentów Dostarczamy klientom kompleksowe systemy rozwiązań wspomagające tworzenie, archiwizację, obieg dokumentów oraz profesjonalne urządzenia wielofunkcyjne Stale podnosimy jakośćświadczonych usług oraz dbamy o niezawodność oferowanych rozwiązań w dziedzinie zarządzania dokumentami Posiadamy 21-letni know-how (działamy od 1987r.) 2
Waga organizacji i komfortu pracy Czy zgodzą się Państwo ze mną, Ŝe: NajcięŜej pracuje nam się wtedy, gdy nie wiemy co mamy robić i jak obsłuŝyć urządzenia W powyŝszej sytuacji pracujemy duŝo mniej wydajnie niŝ wtedy gdy mamy ustalony harmonogram zadań Irytujemy się, gdy po raz kolejny urządzenie nie działa, zawiesza się lub występują inne problemy Odechciewa nam się pracować, gdy znowu coś nie zostało wykonane z winy sprzętu Odstrasza nas kolejka do urządzenia 3
Potrzeba rozwiązania które jest: Łatwe w obsłudze Niezawodne Szybkie w działaniu Zapewnia bezpieczeństwo Współpracuje z posiadanym oprogramowaniem 4
DigiDocFlow Aplikacja zapewniająca inteligentny system skanowania i archiwizacji dokumentów Przykład wykorzystania rozszerzonej funkcjonalności urządzeń z oferty XERREX do budowania repozytorium dokumentów Dzięki prostej, intuicyjnej obsłudze, aby zachować w wybranym folderze dokument papierowy w postaci elektronicznej wystarczy: 5
DigiDocFlow Partner Asseco Poland
DigiDocFlow Funkcje DigiDocFlow: Autoryzacja za pomocą karty lub osobistego kodu Archiwizacja wyłącznie za pośrednictwem wyświetlacza urządzenia Zapis skanów dokumentów w zdefiniowanym formacie (.pdf,.tiff,.jpg,.doc lub.xls) lub w formacie.pdf z moŝliwością przeszukiwania pełnotekstowego i tworzenia metadanych z rozpoznanego tekstu Skanowanie do wielu miejsc docelowych jednocześnie Inteligentne katalogowanie w folderach sieciowych Rozpoznawanie kodów kreskowych 7
DigiDocFlow Funkcje DigiDocFlow: Dodawanie zabezpieczeń PDF do skanowanych dokumentów (np. stemple, ochrony hasłem) Zaawansowane funkcje OCR (m.in. redukcja skrzywień, plam, ramek, deformacji, linii, smug, wygładzanie, bilansowanie kontrastu i jasności Monitoring skanowanych dokumentów 8
Bezpieczeństwo Monitoring skanowanych dokumentów za pomocą DigiDocFlow na trzech poziomach kontroli: I poziom - administrator jest informowany o czasie i ilości skanów wykonanych przez danego uŝytkownika po autoryzacji II poziom administrator, oprócz informacji o uŝytkowniku, dacie i ilości wykonanych skanów, dodatkowo ma wzgląd do treści archiwizowanych dokumentów, w postaci kopii obrazów na dysku urządzenia III poziom w przypadku wykorzystania funkcji skanowania do e-mail na konto administratora wysyłana jest kopia wiadomości przesłanej z urządzenia do odbiorcy. 9
Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo informacji dotyczy trzech głównych zagadnień. Są to: Poufność - dane powinny być dostępne tylko dla tych osób, które mają do nich odpowiednie uprawnienia dostępu Integralność - dane powinny być modyfikowane tylko przez uprawnione do tego osoby Dostępność - dane powinny być dostępne w czasie odpowiadającym osobom uprawnionym do ich przeglądania 10
Korzyści Redukcja kosztów Redukowana jest przestrzeń i czas potrzebny na sprawne wykonywanie pracy Efektywne wykorzystanie pracy personelu nie wymusza wraz ze wzrostem ilości pracy liczby zatrudnionych Praca z obrazem eliminuje potrzebę drukowania lub powielania Ograniczenie do minimum rozliczeń między jednostkami świadczącymi sobie wzajemnie usługi Szybki zwrot kosztów inwestycji poprzez zminimalizowanie kosztów obsługi 11
Korzyści Wzrost efektywności pracy z dokumentami Dokumenty nie są mieszane, gubione czy niszczone UŜytkownicy, nawet w róŝnych lokalizacjach, mają równoczesny dostęp do danych Dystrybucja dokumentów moŝe odbywać się bezpośrednio z poziomu komputera uŝytkownika Brak fizycznego (w postaci papierowej) przemieszczania dokumentów i opóźnień w ich dostarczaniu Oszczędność czasu potrzebnego na odszukanie właściwego dokumentu w archiwum 12
Korzyści Integracja procesów Usystematyzowanie procedur obsługi pozwala na redukcję czasu ich wykonania Uporządkowanie zasad wprowadzania i katalogowania dokumentów ułatwia ich wyszukiwanie Bezpośredni dostęp do stale aktualizowanej bazy danych i dokumentów Integralność i bezpieczeństwo dokumentów Dokumenty zapisane w formie elektronicznej nie tracą swojej jakości z upływem czasu, pozostają kompletne i w nie zmienionej treści Ochrona dokumentów przed zniszczeniem lub zgubieniem Zabezpieczenie archiwizowanych danych przed dostępem osób nieuprawnionych 13
Funkcjonalność rozwiązania Wydruk bezpieczny (Locked Print) Wybór funkcji druku bezpiecznego w sterowniku drukarki urządzenia wstrzymuje wydruk dokumentów, dopóki nie zostaną zwolnione przez uprawnionego uŝytkownika Funkcja ta rozwiązuje problemem przeglądania i zabierania poufnych dokumentów przez osoby niepowołane Moduł nadpisywania danych (Data Overwrite Security) Funkcja zabezpiecza dostęp do informacji poprzez zapisanie nowego zadania w miejscu starych danych Jednostka DOS została zaprojektowana w celu zaspokojenia potrzeb klientów korzystających z danych o znaczeniu strategicznym (np. dane rządowe, wojskowe, osobowe, kluczowi klienci) 14
Funkcjonalność rozwiązania Funkcje uwierzytelniania Pozwalają na zabezpieczenie dostępu do urządzenia poprzez weryfikację uprawnień uŝytkownika oraz personalizację wykonywanych przez niego czynności. Identyfikacja uŝytkownika i jego uprawnień odbywa się zwykle za pomocą nazwy uŝytkownika i hasła: Uwierzytelnianie kodem uŝytkownika Uwierzytelnianie podstawowe (nazwa uŝytkownika oraz hasło) Uwierzytelnianie Windows Uwierzytelnianie LDAP 15
Funkcjonalność rozwiązania Ochrona dostępu do sieci Dostęp osób niepowołanych do urządzenia pracującego w środowisku sieciowym moŝe zostać ograniczony poprzez: Blokowanie protokołów sieciowych i wyłączenie niewykorzystywanych protokołów Filtrowanie IP - autoryzowane połączenia z urządzeniem mogą być ograniczane poprzez zdefiniowanie zakresu adresów IP Kontrola dostępu do dysku twardego urządzenia Przydzielenie praw dostępu do plików przechowywanych na dysku twardym urządzenia ma za zadanie wyeliminować nieuprawniony do nich dostęp 16
Dziękujemy za uwagę i zapraszamy na pokaz 17