Drukowanie i kopiowanie dokumentów w czym tkwi problem?

Transkrypt

1 Drukowanie i kopiowanie dokumentów w czym tkwi problem? Kilka faktów: Do 70% czasu administratora sieci poświęcanych jest na zadania związane z drukowaniem... Koszty związane z drukowaniem pochłaniają od 6% do 13% dochodów przeciętnej organizacji... 99% firm nie posiada Ŝadnego narzędzia kontrolującego koszty drukowania i kopiowania dokumentów... 90% dokumentów nadal jest w formie papierowej... 55% ruchu w sieci jest generowane przez wydruki... źródło: LAN Times, Ashburnham Group, Gartner Group Najczęściej występujące problemy związane z generowaniem dokumentów: wydruk nie dostarczony do odbiorcy utrata czasu związana z niemoŝliwością wygenerowania dokumentu nieefektywne wykorzystanie urządzeń drukujących nieefektywne wykorzystanie zasobów ludzkich nadmierne i niekontrolowane zuŝycie papieru ( konieczność ponawiania tych samych wydruków, wydruki nie związane z obowiązkami pracowniczymi) nadmierne i niekontrolowane zuŝycie materiałów eksploatacyjnych wysokie koszty administracji wysokie koszty eksploatacji urządzeń charakteryzujących się niska ceną początkową ( w tym urządzenia lokalne, personalne drukarki atramentowe ) brak jakiejkolwiek informacji Propozycja działań Nasza propozycja jest ofertą kompleksową. Oferujemy nie tylko dostawę nowoczesnego sprzętu drukująco - kopiującego lecz, przede wszystkim, wdroŝenie ( równieŝ na bazie sprzętu obecnie eksploatowanego ) w ramach całej struktury firmy wszechstronnego, modułowego systemu spełniającego wszystkie wymagania nowoczesnego biura dotyczące drukowania, kopiowania i faksowania dokumentów. Gwarantujemy obniŝenie kosztów drukowania i kopiowania dokumentów (dając narzędzie do ich śledzenia) oraz zwiększenie funkcjonalności dotychczasowego systemu dzięki wprowadzeniu sprawdzonych i mających światowe referencje technologii informatycznych. Proponowane rozwiązania są stosunkowo proste w obsłudze - nie wymagają przeprowadzenia długotrwałych, specjalistycznych szkoleń dla uŝytkowników. Ich wdroŝenie odbywa się bez rewolucji w firmie, a administracja moŝe być prowadzona przez zatrudnianych obecnie pracowników IT.

2 Prace nad zintegrowanymi systemami wydruku odbywają się zazwyczaj zgodnie z wypracowaną metodyką prowadzenia tego typu projektów. Prace podzielone są na następujące etapy: 1. Analiza środowiska informatycznego związanego z drukowaniem i kopiowaniem dokumentów 2. Przygotowanie projektu systemu zarządzania drukiem, w tym: a. Wybór narzędzi b. Optymalizacja parku maszynowego 3. WdroŜenie pilotaŝowe ( opcja ) 4. WdroŜenie szczelnego, kompletnego, w pełni zarządzanego i przewidywalnego systemu drukowania i kopiowania dokumentów Analiza środowiska informatycznego związanego z drukowaniem i kopiowaniem dokumentów. Cel przedsięwzięcia: zebranie informacji dotyczących stanu faktycznego bieŝącej infrastruktury informatycznej związanej z drukowaniem i kopiowaniem dokumentów w jednostkach organizacyjnych Klienta. Jej wynikiem jest dokument o nazwie "Projekt Systemu Drukowania i Kopiowania Dokumentów" Wynikiem analizy ( w tym wdroŝenia systemu statystyki kosztów ) jest dokument propozycja projektu infrastruktury. Powinien on: - zawierać wyniki przeprowadzonej analizy środowiska informatycznego klienta - mieć jasno sprecyzowane cele do osiągnięcia, n.p.: Redukcja kosztów drukowania i kopiowania dokumentów Wprowadzenie narzędzia umoŝliwiającego analizę kosztów: po uŝytkownikach - pełna informacja o wykonywanych pracach oraz poniesionych kosztach ( informacja, kontrola, motywacja ) po urządzeniach drukujących ( i drukująco kopiujących ) optymalizacja obciąŝenia parku maszynowego ( informacja, kontrola, optymalizacja rozstawienia parku maszynowego) Rozszerzenie funkcjonalności dotychczasowego systemu oraz urządzeń drukująco - kopiujących w jednostkach Klienta Dostarczenie narzędzi do administracji zadaniami Systemu Zarządzania Drukiem Rozproszonym w zakresie drukowania i kopiowania zapewnienie bezpieczeństwa oraz poufności rozproszonego systemu drukowania i kopiowania inne - mieć charakter wariantowy - zawierać kilka propozycji rozwiązań, n.p.: kontroli oraz obniŝenia kosztów drukowania i kopiowania dokumentów zarządzania środowiskiem druku rozproszonego drukowania kodów kreskowych zabezpieczania wydruku przed dostępem osób niepowołanych druku wsadowego

3 standaryzacji wyglądu dokumentów (formularze elektroniczne) niekonwencjonalnych akcesoriów (podajniki) drukowania na urządzeniach HP z nietypowych środowisk i aplikacji, - propozycję dotyczącą sprzętu, w tym zarówno propozycje uzdatnienia parku maszynowego wykorzystywanego przez klienta, jak i propozycję zakupu nowych urządzeń, - wykazać przewidywany zwrot z inwestycji WdroŜenie pilotaŝowe ( opcja ) Celem wdroŝenia pilotaŝowego Systemu Zarządzania Drukiem Rozproszonym w wytypowanych jednostkach organizacyjnych Klienta jest wykazanie moŝliwości zwiększenia kontroli procesu drukowania i kopiowania dokumentów, obniŝenia kosztów tego procesu, jak i znacznego ulepszenia sposobu ich dystrybucji wraz z rejestrowaniem i statystyką zuŝycia papieru i innych materiałów eksploatacyjnych, oraz zebranie niezbędnych do przygotowania oferty ostatecznej informacji analitycznych. Dane zebrane w czasie eksploatacji tego wdroŝenia posłuŝyć mogą do przygotowania kompleksowej, ostatecznej oferty na sprzedaŝ i wdroŝenie Systemu Zarządzania Drukiem Rozproszonym w wybranych jednostkach organizacyjnych Klienta WdroŜenie pilotaŝowe pozwala ponadto: Zdefiniować szczegółowo zakres funkcjonalny Systemu (kompleksowy lub w zaleŝności od potrzeb) przewidzianego do docelowego wdroŝenia w jednostkach pilotaŝowych oraz docelowe wyposaŝenie tych jednostek w sprzęt drukująco - kopiujący. Zdefiniować szczegółowo funkcjonalność Systemu przewidzianego do wdroŝenia w Centrali, Oddziałach wraz z niezbędną do jego działania ilością sprzętu drukująco - kopiującego. Opracować harmonogram wdroŝenia obejmujący Centralę oraz Oddziały uwzględniający nakłady inwestycyjne, które Spółka zamierza przeznaczyć na ten cel. WdroŜenie Systemu WdroŜenie Systemu zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem. Zapewnienie pełnego nadzoru autorskiego, serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego.

4 Funkcjonalności stosowane w ramach zarządzania infrastrukturą drukującą archiwizowanie i monitorowanie treści wydruków wykonywanych na sieciowych urządzeniach drukujących, monitorowania ilości i kosztów wydruków wykonywanych na urządzeniach drukujących oraz kopiujących (drukarkach sieciowych i lokalnych oraz urządzeniach kopiujących cyfrowych i analogowych), zabezpieczania dostępu do wydruków przed nie powoływanymi uŝytkownikami, zarządza procesami wydruków, m.in. poprzez funkcje wydruku wędrującego (ang. follow-meprinting). W skład systemu wchodzi kilka modułów, które umoŝliwiają w sposób elastyczny i skalowany, dostosowywać instalacje do środowiska sieciowego zastanego w przedsiębiorstwie klienta. Monitorowanie wydruków moŝe odbywać się w środowiskach heterogenicznych moŝliwe jest równoczesne rejestrowanie wydruków z róŝnych systemów operacyjnych: Microsoft Windows, Novell Netware, Unix, Linux, Sun Solaris, AIX, itp. W przypadku systemów Microsoft Windows oraz Novell Netware instalacja modułów monitorujących nie wpływa na istniejącą konfigurację uŝytkownika i jej nie modyfikuje. ELP - Inteligentny System Zarządzania Wydrukami JetMobile ELP jest inteligentnym, modułowym, skalowalnym i bardzo wydajnym Systemem Zarządzania Wydrukami. Jedną z głównych zalet JetMobile ELP jest jego prostota i łatwość wdroŝenia. Rozwiązanie to instalowane moŝe być w systemach Unix lub AS/400 jako filtr oraz Microsoft Windows NT/2000/XP/2003 jako print procesor. Załączony poniŝej schemat daje przegląd jego funkcji takich jak: kontrola druku (obsługa kopii, obsługa tac podajników i odbiorników, elektronicznych formularzy, kody kreskowe i wiele innych); dystrybucji drukowanych dokumentów (np. przez automatyczne wygenerowanie załącznika w formacie PDF); archiwizacji oraz rozliczania. Funkcjonalność systemu JetMobile ELP JetMobile ELP bezpośrednio integruje się z istniejącym systemem druku pracując na platformie Microsoft Windows jako print procesor lub na platformach Unix jako filtr. Funkcjonalność systemu obejmuje:

5 1. przy drukowaniu wielu kopii automatyczny wybór kolejności drukowania stron - kolejno cały dokument, czy kolejne strony w wielu kopiach (123, 123 lub 111, ), 2. definiowanie określonego podajnika papieru dla kaŝdej strony wydruku, 3. wybór określonego odbiornika dla konkretnych rodzajów wydruków (na przykład dla dokumentów księgowych), 4. automatyczne wstawianie loga, makr, formularzy, znaków wodnych itp., przygotowanych przy pomocy dowolnego oprogramowania, 5. automatyczne przestawianie sposobu drukowania (wydruk jednostronny lub dwustronny), 6. obsługę dowolnych jednowymiarowych kodów kreskowych oraz kodów przestrzennych w formacie PDF 417, 7. obsługę kodów OMR, 8. obsługę specjalnych czcionek: OCR, Greek i inne, 9. zliczanie wykonanych wydruków (informacje kto drukował i kiedy), 10. moŝliwość wyszukania i zmiany określonego ciągu znaków w drukowanych dokumentach, 11. korzystanie ze zdefiniowanych wcześniej funkcji uruchamiających się automatycznie w przypadku napotkania określonej treści w 1 MB zadania wydruku, 12. korzystanie ze zdefiniowanych wcześniej funkcji uruchamiających się automatycznie w przypadku napotkania określonego zadania wydruku ( nazwa pliku ), 13. drukowanie rozproszone: wydruki na róŝnych drukarkach, lub zapis w archiwum, 14. drukowanie z wykorzystaniem klastrów drukarek moŝliwość podziału większych zadań pomiędzy dostępne drukarki, 15. elastyczność zarządzania dokumentem za pomocą funkcji: zmieniania marginesów, znaku spacji (freeescape), hex-debugging, 16. automatyczne drukowanie zmiennych dynamicznych, jak: czas, data, nazwa uŝytkownika itp. bez ich kaŝdorazowego wywoływania, 17. konwersja danych z formatu EBCEDIC do ASCII, 18. dostępność dla wszystkich systemów operacyjnych wykorzystujących LPR (Unix, Linux, AS/400...), 19. pełna kompatybilność z językiem PCL5e oraz PCL5c (HP LaserJet), 20. obsługa języka PCL3GUI (HP Business InkJet) - w ograniczonym zakresie, 21. emulacja drukarek igłowych (Epson, Proprinter, IGP/VGL i IGP/PGL) - w ograniczonym zakresie, 22. funkcja QueueControl nadzór nad kolejkami wydruków; w przypadku awarii drukarki moŝliwość przekierowania zadania do innej drukarki lub skasowania go.