WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnid^ października 2016 r. ZP-ZS.431.1.2016.TZ Pan Igor Bandrowicz Burmistrz Miasta i Gminy Prusice Wystąpienie pokontrolne z kontroli problemowej w trybie zwykłym w Gminie Prusice w zakresie realizacji zadania dofinansowanego środkami z budżetu państwa w ramach Programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej, edycja 2014 i 2015, dotyczącego dofinansowania kosztów wynagrodzenia asystenta rodziny. Kontrola realizowana jest zgodnie z zatwierdzonym w dniu 17 czerwca 2016 roku przez Wojewodę Dolnośląskiego planem kontroli na II półrocze 2016 r. 1. Zakres kontroli: a) Przedmiot kontroli: zgodność realizacji zadania przez Gminę Prusice z umową nr 67/2014 z dnia 18 czerwca 2014 r. oraz z umową nr 58/AS/2015 z dnia 1 września 2015 r. zawartymi pomiędzy Wojewodą Dolnośląskim a Burmistrzem Miasta i Gminy Prusice b) Okres objęty kontrolą: od 01 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2015 r. 2. Termin przeprowadzenia kontroli: 19 sierpnia 2016 r. Zespół kontrolujący: Teresa Ziółek - starszy specjalista w Oddziale Zabezpieczenia Społecznego Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej (przewodnicząca zespołu) oraz Mariusz Oleniacz - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Zabezpieczenia Społecznego Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej - na podstawie pisemnego imiennego upoważnienia Wojewody Dolnośląskiego.
3. Przepisy prawne regulujące przedmiot kontroli: a) Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092); b) Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 525 ze zm.); c) Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 575); d) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) e) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). 4. Informacje ogólne Zadania związane z przedmiotem kontroli w Gminie Prusice realizuje Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą w Prusicach, ul. Powstańców Śl. 17, na podstawie Uchwały Rady Miasta i Gminy Prusice Nr XXII/127/11 z dnia 23 listopada 2011 r. (akta kontroli; dowód w sprawie str. nr 1) W trakcie kontroli dokumenty udostępniały i informacji udzielały: Pani Joanna Wiraszka - Kierownik GOPS w Prusicach Pani Małgorzata Koła - Główna Księgowa GOPS w Prusicach Pani Joanna Wiraszka posiada upoważnienie Burmistrza Miasta i Gminy Prusice do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu wspierania rodziny i wydawania decyzji w tych sprawach na podstawie ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, na podstawie: - Zarządzenia Nr 144/2013 Burmistrza Miasta i Gminy Prusice z dnia 25 lipca 2013 r., jako Pełniąca obowiązki Kierownika GOPS w Pusicach - Zarządzenia Nr 41B/2015 Burmistrza Miasta i Gminy Prusice z dnia 19 marca 2015 r., jako Kierownik GOPS w Pusicach (akta kontroli: dowód w sprawie str. nr 2-5) Czynności kontrolne dokonane przez zespół kontrolujący, analiza przedstawionej dokumentacji oraz informacje przedstawione przez Kierownika i Główną Księgową GOPS w Prusicach, pozwalają na dokonanie pozytywnej oceny realizacji zadania w zakresie kontrolowanych zagadnień. 5. Ustalenia kontrolne dotyczące poszczególnych zagadnień 1. Ilość zatrudnionych asystentów, wymiar czasu pracy i okres zatrudnienia. Na podstawie przedłożonych do wglądu umów stwierdzono: W 2014 roku zatrudnionych było dwóch asystentów rodziny, na umowę-zlecenie każdy. Asystent nr 1 - w okresie 01.03.-31.05.2014 r. (umowa nr l/ar/2014 z dnia 28.02.2014 r.), anastępnie od 01.06. do 31.12.2014 r. (umowa nr 3/AR/2014 z dnia 30.05.2014 r.). W umowach określono liczbę godzin pracy asystenta na każdy miesiąc, zgodną z wymiarem czasu pracy pełnego etatu.
Asystent nr 2 - w okresie 19.05.-31.08.2014 r. (umowa nr 2/AR/2014 z dnia 16.05.2014 r.), a następnie od 01.09. do 31.12.2014 r. (umowa nr 4/AR/2014 z dnia 01.09.2014 r.). W umowach określono liczbę godzin pracy asystenta na każdy miesiąc, zgodną z wymiarem czasu pracy na pełny etat. W 2014 roku zatrudnienie asystentów rodziny było zgodne z opisem realizacji zadania (oświadczeniem o przyjęciu dotacji) stanowiącym załącznik do umowy nr 67/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. oraz sprawozdaniem. W 2015 roku te same osoby były w dalszym ciągu zatrudnione na umowach-zlecenie, w których każdorazowo określono liczbę godzin pracy, zgodną z wymiarem czasu pracy na pełny etat. Asystent nr 1 - umowa - zlecenie na kolejne okresy zatrudnienia: 01.01.2015-31.01.2015 -um ow a 1/Asystent rodziny/2015 z dnia 31.12.2014 r. 01.02.2015-31.05.2015 -um ow a 3/AR/2015 z dnia 30.01.2015 r. 01.06.2015-30.09.2015 - umowa 5/AR/2015 z dnia 01.06.2015 r. 01.10.2015-31.10.2015-umowa 7/AR/2015 z dnia 01.10.2015 r. Asystent nr 1 przepracował w 2015 roku 10 miesięcy. Asystent nr 2 - umowa - zlecenie na kolejne okresy zatrudnienia: 01.01.2015-31.01.2015 -um ow a 2/Asystent rodziny/2015 z dnia 31.12.2014 r. 01.02.2015-31.05.2015 - umowa 4/AR/2015 z dnia 30.01.2015 r. 01.06.2015-30.09.2015 - umowa 6/AR/2015 z dnia 01.06.2015 r. 01.10.2015-31.10.2015 - umowa 8/AR/2015 z dnia 01.10.2015 r. 01.11.2015-30.11.2015 - umowa 9/AR/2015 z dnia 30.10.2015 r. 01.12.2015-31.12.2015 -um ow a 10/AR/2015 z dnia 01.12.2015 r. Asystent nr 2 przepracował w 2015 roku 12 miesięcy. W 2015 roku zatrudnienie asystentów rodziny było zgodne z opisem realizacji zadania (oświadczeniem o przyjęciu dotacji) stanowiącym załącznik do umowy nr 58/AS/2015 z dnia 01 września 2015 r. oraz sprawozdaniem Ocena cząstkowa zagadnienia - pozytywna 2. Liczba rodzin objętych opieką asystenta Na podstawie przedłożonych do wglądu ewidencji rodzin stwierdzono następującą liczbę rodzin pod opieką asystentów: Rok 2014 2015 Nr asystenta 1 2 1 2 Liczba rodzin 10 11 8 11 Z powyższego wynika, że liczba rodzin objętych opieką jednego asystenta w jednym czasie nie przekraczała limitów określonych w ustawie (art. 15 ust. 4 Ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 575)).
lp Podane dane w zakresie liczby rodzin objętej opieką asystentów są zgodne ze złożonym sprawozdaniem z realizacji zadania. Ocena cząstkowa zagadnienia - pozytywna. 3. Zgodność wykorzystania dotacji z zawartą umową i zasadami Programu a) Za rok 2014 Gmina Prusice otrzymała w 2014 roku dofinansowanie kosztów wynagrodzenia asystentów rodziny w wysokości 42.812,00 zł i wydatkowała dotację w całości. W złożonym oświadczeniu o przyjęciu dotacji Gmina nie deklarowała udziału środków własnych. W sprawozdaniu z wykorzystania dotacji wykazała łączne wynagrodzenie asystentów wyższe niż otrzymana dotacja o kwotę 1291,68 zł, którą Gmina pokryła ze środków własnych. Na podstawie przedłożonych list wynagrodzeń sporządzono zestawienie kosztów wynagrodzenia asystenta i dokonano porównania poniesionych wydatków z danymi podanymi w sprawozdaniu z realizacji zadania. Zebrane dane przedstawia poniższa tabela: Tab.l - wynagrodzenie asystentów z tytułu umowy zlecenia za rok 2014 data dokumentu nr listy plac nr asystenta Wynagrodzenie brutto narzuty na wynagrodzenia razem koszt wynagrodzenia wydatki pokryte z otrzymanej dotacji 4170 4110 4120 4010 4110 4120 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 razem z dotacji 1 01-04-2014 B/7/14 1 2 100,00 368,76 51,45 2 520,21 2 100,00 368,76 31,24 2 500,00 2 30-04-2014 B/10/14 1 2 100,00j 368,76 51,45 2 520,21 2 100,00 368,76 31,24 2 500,00 3 27-05-2014 B /ll/1 4 1 2 100,00 368,76 51,45 2 520,21 2 100,00 368,76 31,24 2 500,00 4 10-06-2014 B/15/14 2 1 050,00 184,38 25,73 1 260,11 312,00 0,00 0,00 312,00 5 27-06-2014 B/17/14 1 i 2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 6 28-07-2014 B/21/14 1 i 2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 7 28-08-2014 B/25/14 1 i 2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 8 26-09-2014 B/28/14 1 i 2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000 no 9 27-10-2014 B/31/14 1 i 2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 0 0 t,. J 10 28-11-2014 B/34/14 1 i 2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 11 19-12-2014 B/39/14 1 i 2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 razem 36 750,00 6 453,30 900,38 44 103,68 36 012,00 6 268,92 531,08 42 812,00 (akta kontroli: dowód w sprawie str. nr 6-27) Z dokumentów źródłowych wynika, że dotacja w roku 2014 została wydatkowana na dofinansowanie wynagrodzenia asystenta rodziny zgodnie z umową i zasadami Programu. b) Za rok 2015 Gmina Prusice otrzymała w 2015 roku dofinansowanie kosztów wynagrodzenia asystentów w wysokości 45.000,00 zł i wydatkowała dotację w całości. W złożonym oświadczeniu o przyjęciu dotacji Gmina nie deklarowała udziału środków własnych. W sprawozdaniu
lp z wykorzystania dotacji wykazała wynagrodzenie asystentów rodziny wyższe, niż otrzymana dotacja o kwotę 11.584,68 zł, którą Gmina pokryła ze środków własnych. Na podstawie przedłożonych list wynagrodzeń sporządzono zestawienie kosztów wynagrodzenia asystentów i dokonano porównania poniesionych wydatków z danymi podanymi w sprawozdaniu z realizacji zadania. Zebrane dane przedstawiają poniższa tabela. Tab.2 - wynagrodzenie asystentów z tytułu umowy zlecenia za rok 2015 data dokumentu nr listy płac nr asystenta wynagrodzenie brutto narzuty na wynagrodzenia razem koszt wynagrodź ema wydatki pokryte z otrzymanej dotacji 4170 4110 4120 4010 4110 4120 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 razem z dotacji 1 29-01-2015 B/l/15 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 0,00 0,00 0,00 0,00 2 27-02-2015 B/4/15 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 2 100,00 368,76 31,24 2 500,00 3 26-03-2015 B/8/15 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 2 100,00 368,76 31,24 2 500,00 4 27-04-2015 B /ll/1 5 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 5 27-05-2015 B/14/15 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 6 29-06-2015 B/17/15 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 7 31-07-2015 B/25/15 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 8 31-08-2015 B/28/15 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 9 29-09-2015 B/33/15 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 10 28-10-2015 B/38/15 1,2 4 200,00 737,52 102,90 5 040,42 4 200,00 737,52 62,48 5 000,00 11 27-11-2015 B/42/15 1 2 800,00 491,64 68,60 3 360,24 2 100,00 368,76 31,24 2 500,00 12 21-12-2015 B/47/15 1 2 350,00 412,66 57,58 2 820,24 2 100,00 368,76 31,24 2 500,00 razem 47 150,00 8 279,50 1 155,18 56 584,68 37 800,00 6 637,68 562,32 45 000,00 (akta kontroli: dowód w sprawie str. nr 28-51) Z dokumentów źródłowych wynika, że dotacja w roku 2015 została wydatkowana na dofinansowanie wynagrodzenia asystentów rodziny zgodnie z umową i zasadami Programu. Stwierdzono, że dane zawarte w sprawozdaniach za 2014 i 2015 rok są zgodne z dokumentami źródłowymi. Ocena cząstkowa zagadnienia - pozytywna 4. Prawidłowość wykorzystania i rozliczenia dotacji a) Terminowość dokonywania płatności Na podstawie przekazanych wyciągów bankowych lub potwierdzeń dokonania przelewu, stwierdzono następujące terminy dokonania płatności wynagrodzeń asystentów rodziny, składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych do ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych do Urzędu Skarbowego:
Tab. 3 - daty płatności rok 2014 2015 rodzaj wydatku wynagrodzenie składki ZUS zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych wynagrodzenie składki ZUS zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych data płatności data płatności styczeń X X X 29-01-2015 04-02-2015 19-02-2015 luty X X X 27-02-2015 05-03-2015 19-03-2015 marzec 01-04-2014 X 30-04-2014 26-03-2015 03-04-2015 17-04-2015 kwiecień 30-04-2014 30-04-2014 30-04-2014 27-04-2015 05-05-2015 15-05-2015 27-05-2014 X X X X X maj 27-06-2014 30-05-2014 10-06-2014 27-05-2015 03-06-2015 19-06-2015 czerwiec 27-06-2014 30-06-2014 30-06-2014 29-06-2015 06-07-2015 20-07-2015 lipiec 28-07-2014 05-08-2014 08-08-2014 31-07-2015 05-08-2015 18-08-2015 sierpień 28-08-2014 29-08-2014 29-08-2014 31-08-2015 01-09-2015 01-09-2015 wrzesień 26-09-2014 30-09-2014 30-09-2014 29-09-2015 30-09-2015 30-09-2015 październik 27-10-2014 31-10-2014 31-10-2014 28-10-2015 30-10-2015 30-10-2015 listopad 28-11-2014 28-11-2014 05-12-2014 27-11-2015 04-12-2015 04-12-2015 grudzień 19-12-2014 31-12-2014 31-12-2014 22-12-2015 31-12-2015 31-12-2015 (akta kontroli: dowód w sprawne str. nr 52-124) Jednostka przedstawiła deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe ZUS wraz z raportami imiennymi zatrudnionych asystentów, na podstawie których stwierdzono zgodność danych przedstawionych w sprawozdaniach ze stanem faktycznym w zakresie poniesionych kosztów wynagrodzenia zatrudnionych asystentów (akta kontroli: dowód w sprawie str. nr 125-202 ). Jednostka zrealizowała zobowiązania z tytułu wypłat wynagrodzeń oraz należności publiczno-prawnych w całości i terminowo. b) Ewidencja księgowa Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie kosztów realizacji zadania zostały podpisane przez osoby odpowiedzialne za rozliczenia finansowe jednostki oraz opatrzone na odwrocie trwałym opisem zawierającym informacje o wysokości kwot, jakie na pokrycie wydatków zostały pobrane ze środków pochodzących z dotacji. Stwierdzono, że jednostka prowadziła wyodrębnioną ewidencję księgową zadania w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych (akta kontroli: dowód w sprawie str. nr 203-210). c) Termin złożenia sprawozdania Sprawozdanie za rok 2014 wpłynęło do Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego dnia 16 stycznia 2015 r. Sprawozdanie za rok 2015 sporządzone zostało 26 stycznia 2016 r., nadano w Urzędzie Pocztowym w Żmigrodzie 27 stycznia 2016 r., a wpłynęło do Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego dnia 02 lutego 2016 r.
Organ Zlecający nie zgłaszał uwag do sprawozdań. W obu przypadkach został zachowany 30-dniowy termin złożenia sprawozdania określony w umowach. Ocena cząstkowa zagadnienia - pozytywna W oparciu o powyższe ustalenia stwierdza się, ie środki z dotacji celowej budżetu państwa przekazane na realizację Programu asystent rodziny i koordynator rodzinnej pieczy zastępczej, edycja 2014 i 2015, zostały wydatkowane w całości, zgodnie z przeznaczeniem, zasadami Programu i zawartą umową oraz rozliczone w sposób prawidłowy i w obowiązującym terminie. Otrzymują: 1. Pan Igor Bandrowicz Burmistrz Miasta i Gminy Prusice 2. a/a