Protokół nr 1/I/2018 z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka w dniu 31 stycznia 2018 r. Zebranie odbyło się w pomieszczeniu administracyjnym znajdującym się w budynku przy ul. Zabłocińskiej 2 w Warszawie. Przebieg zebrania był nagrywany. Obecni: Członkowie Rady Nadzorczej pp.: Stanisława Bazylko Mleczko, Krzysztof Bernatowicz, Joanna Boreczek, Paweł Burza, Monika Grzegorek, Barbara Narecka, Katarzyna Szeliga Radwańska oraz Piotr Wiśniewski. Osoby zaproszone: prezes Zarządu p. Jerzy Kabala oraz protokolantka p. Dorota Hajkiewicz. Nieobecna usprawiedliwiona członkini Rady Nadzorczej p. Józefa Katana. Lista obecności stanowi zał. nr 1 do oryginału protokołu. Ad 1. Otwarcie posiedzenia. Posiedzenie plenarne Rady Nadzorczej w dniu 31 stycznia 2018 r. otworzyła przewodnicząca Rady p. Katarzyna Szeliga Radwańska. Powitała wszystkich obecnych, a następnie poinformowała, że zebranie zostało zwołane zgodnie z postanowieniami Statutu Spółdzielni i Regulaminu Rady Nadzorczej. W związku z tym, że w chwili rozpoczęcia zebrania na sali obrad było quorum (8 z 9 członków RN), Rada Nadzorcza miała zdolność do podejmowania uchwał w sprawach objętych porządkiem obrad. Ad 2. Przyjęcie porządku obrad. Rada Nadzorcza jednogłośnie: 8 głosów za przyjęła proponowany porządek obrad (zał. nr 2 do oryginału protokołu) w następującym brzmieniu: 1. Otwarcie posiedzenia. 2. Przyjęcie porządku obrad. 3. Przyjęcie protokołu z zebrania RN Nr 7/XII/2017 z 13 grudnia 2017 r. 4. Informacja Zarządu o sprawach bieżących. 5. Informacja Przewodniczącej RN o sprawach bieżących. 6. Omówienie spraw organizacyjnych RN wybory uzupełniające, podjęcie stosownej uchwały w sprawie. 7. Omówienie spraw związanych z zaplanowanym w roku 2018 remontem klatek schodowych wraz z ich dostosowaniem do warunków bezpieczeństwa pożarowego. 8. Sprawy wniesione. 9. Zamknięcie posiedzenia.
Ad 3. Przyjęcie protokołu z zebrania RN nr 7/XII/2017 z 13.12.2017 r. Rada Nadzorcza jednogłośnie: 8 głosów za (bez uwag) przyjęła protokół nr 7/XII/2017 z posiedzenia w dniu 13 grudnia 2017 r. Ad 5. Informacja Przewodniczącej RN o sprawach bieżących. Przewodnicząca RN p. Katarzyna Radwańska przedstawiła następujące informacje: 1. W dniu 17 stycznia 2018 r. w Centrum Naukowo Badawczym w Otwocku odbyło się spotkanie przedstawicieli Spółdzielni (p. Barbara Narecka i p. Jerzy Kabala) dotyczące projektu i ekspertyzy przeciwpożarowej. Szczegółowe informacje w tej sprawie przedstawi prezes J. Kabala w pkt. 7 porządku obrad. 2. W pierwszy poniedziałek stycznia dyżur Rady Nadzorczej pełniła p. Stanisława Bazylko Mleczko, ale po raz kolejny nikt się nie pojawił. 3. Do Rady Nadzorczej wpłynęła korespondencja: - Od p. Józefy Katany z 28 grudnia 2017 r. (pismo skierowane do Zarządu i Rady Nadzorczej), w którym wnioskuje o uzupełnienie i czytelne podanie kalkulacji stawek, o które prosiła w piśmie z 24 października 2017 r. w związku z otrzymanym we wrześniu 2017 r. pismem z dnia 22 września 2017 r. zawierającym nową wysokość miesięcznych opłat od 01 stycznia 2018 r. - podwyżkę o 50 % na fundusz remontowy i podwyżkę o 35 % na fundusz bezpieczeństwa. Rada Nadzorcza przyjęła treść odpowiedzi na pismo i upoważniła p. K. Radwańską do jej podpisania w imieniu całej Rady Nadzorczej. - Od p. Józefy Katany z 04 stycznia 2018 r. (pismo skierowane do Zarządu i Rady Nadzorczej) w sprawie błędnie wystawionych dwóch faktur o numerze 152/2017 z 22 listopada 2017 r. za sprzedaż kserokopii (dot. zdarzenia z listopada 2017 r.) oraz z dnia 28 listopada 2017 r. (dot. zdarzenia z września 2017 r.), a także w sprawie przekazania kalkulacji opłat za 1 szt. kserokopii. Rada Nadzorcza uznała, że obowiązująca w Spółdzielni kwota za wykonanie jednej strony kserokopii dokumentu jest umowna i została wyliczona na podstawie sporządzonej przez Zarząd kalkulacji. Rada Nadzorcza przyjęła treść odpowiedzi i upoważniła p. K. Radwańską do jej podpisania w imieniu całej Rady Nadzorczej. - Od p. Józefy Katany z 28 stycznia 2018 r. (pismo skierowane do Rady Nadzorczej) o przeprowadzenie kontroli nad działalnością Zarządu Spółdzielni w kwestii: Działań Zarządu Spółdzielni w sprawie przekroczenia czynności zwykłego zarządu nad nieruchomością wspólną powodujących zmianę przeznaczenia pomieszczeń pralni w pięciu budynkach mieszkalnych, wprowadzenie nowej instalacji hydroforni dla każdego budynku bez pozwolenia na budowę i projektu branży konstrukcyjnej, a także zgłoszenia przez prezesa J. Kabalę wykonania hydroforni jako wykonania robót budowlanych. Złożenia przez prezesa J. Kabalę w dniu 04 września 2017 r. (jednoosobowo) nieprawdziwego oświadczenia o prawie dysponowania nieruchomością na cele budowlane na druku B-3. Pan Jerzy Kabala poinformował, że przed przystąpieniem do prac związanych z wykonaniem instalacji wodociągowej przeciwpożarowej zgłosił wniosek do Wydziału Architektury o zamiarze wykonania tych prac. We wniosku należy umieścić oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością. Zgodnie z obowiązującymi 2
przepisami oświadczenie zostało złożone osobno przez każdego z członków Zarządu. Wykonanie instalacji nie wymaga posiadania pozwolenia na budowę, ponieważ zastępuje dotychczasową instalację (suche piony zostają zastąpione nawodnionymi). Pani Barbara Narecka zwróciła uwagę, że od roku 2007 w związku ze zmianą przepisów nie istnieje pojęcie modernizacji. Modernizacja jest uznawana jako remont i nie wymaga występowania o wydanie pozwolenia na budowę. Stwierdziła, także, że przywołany w piśmie art. 29 ustawy Prawo budowlane wskazuje wszystkie roboty, które nie wymagają pozwolenia na budowę, w tym wykonanie robót budowlanych polegających na remoncie obiektów budowlanych. Rada Nadzorcza zobowiązała Zarząd do przygotowania szczegółowych wyjaśnień w sprawach poruszanych przez p. J. Katanę. - Od p. Jadwigi Szczegielniak ze stycznia 2018 r. dotyczące pisma Rady Nadzorczej informującego mieszkańców, kiedy została podjęta uchwała Rady Nadzorczej w sprawie likwidacji zsypów w budynkach Spółdzielni. Pani Szczegielniak w imieniu mieszkańców żąda przywrócenia zsypów w budynkach i udzielenia merytorycznej odpowiedzi imiennie wszystkim sygnatariuszom pisma skierowanego do Rady we wrześniu 2017 r. 4. Pani K. Radwańska poinformowała, że po złożeniu przez Zarząd wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego p. Józefa Katana skierowała do Sądu pozew o ustalenie członkostwa w Radzie Nadzorczej. Spółdzielnia przygotowała odpowiedź na pozew, ale w międzyczasie KRS wydał postanowienie o wpisaniu p. Józefy Katany jako członka organu nadzoru. Pani Katana otrzymała zaproszenie na dzisiejsze zebranie, ale ze względów zdrowotnych nie mogła w nim uczestniczyć i poprosiła o usprawiedliwienie nieobecności. 5. Członkowie Rady Nadzorczej otrzymali projekt zmian w statucie. Ustalono, że Rada Nadzorcza zajmie się sprawą na kolejnym zebraniu. Ad 4. Informacja Zarządu o sprawach bieżących. Prezes Zarządu p. Jerzy Kabala przedstawił następujące informacje: 1. W pierwszych dniach stycznia br. miała miejsce awaria sieci centralnego ogrzewania. Awaria została zlokalizowana przez firmę Veolia przy budynku Zabłocińska 4. Kostka ułożona przy budynku jest prowizoryczna, w kwietniu zostanie zerwana i ułożona w sposób właściwy. 2. W dniu 17 stycznia br. odbyło się spotkanie w Centrum Naukowo Badawczym w sprawie wykonanej ekspertyzy p. poż. Spotkanie miało odpowiedzieć na pytanie, w jakim zakresie Spółdzielnia mogłaby odstąpić od wykonania instalacji pożarowej. 3. W ostatnim czasie Zarząd zajmował się nadzorowaniem prac związanych z wykonaniem instalacji wodociągowej - p.pożarowej. Wszystkie prace zostały wykonane w terminie. Wykonawca przedstawił wniosek o dokonanie odbioru robót. W dniach 05 i 07 lutego br. odbędą się odbiory, w których mogą uczestniczyć wszyscy zainteresowani członkowie Rady Nadzorczej. Wykonana została także nowa instalacja nawadniająca instalację budynkową znajdującą się w hydroforni. Przy okazji wymiany urządzeń przez MPWiK Spółdzielnia dokonała wymiany urządzeń własnych w wyniku, czego została wymieniona cała instalacja od zaworów MPWiK do wyjścia z hydroforni. W ocenie Zarządu wykonawca bardzo dobrze wywiązał się z powierzonych mu zadań. 4. W ramach przyjęć interesantów, Zarząd przyjmował członków Spółdzielni, a także udzielał odpowiedzi na pisma. 5. W związku z tym, że p. Anna Zaborska poinformowała, iż po ciężkiej chorobie nie wróci już do pracy konieczne stało się znalezienie nowego pracownika do księgowości. Po dwóch rekrutacjach udało się znaleźć osobę, która zostanie zatrudniona od początku lutego 3
w wymiarze ¾ etatu i oprócz spraw księgowych będzie zajmowała się także sprawami administracyjnymi. 6. Zarząd zajmował się poszukiwaniem wykonawców, którzy bezpłatnie usunęliby stare urządzenia znajdujące się w hydroforni osiedlowej (cztery zbiorniki ciśnieniowe). Powodem takiego działania jest potrzeba przystosowania tego miejsca na pomieszczenie na rowery. 7. W dniu dzisiejszym kontakt telefoniczny ze Spółdzielnią nawiązała francuska firma, która jest zainteresowana nabyciem nieruchomości, na której stoi pawilon. 8. W związku z zaostrzeniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, Spółdzielnia będzie zmuszona zakupić odpowiednie szafy do przechowywania dokumentów. W związku z tym, że członkowie Rady Nadzorczej mają dostęp do danych osobowych i dokumentów członkowskich, także w tej kadencji (we współpracy z radcą prawnym) zostały przygotowane stosowne oświadczenia o zachowaniu poufności. Zarząd zwraca się z prośbą o podpisanie oświadczeń i przekazanie do biura Spółdzielni. Pani Barbara Narecka zwróciła uwagę, że treść oświadczeń powinna być parafowana przez radcę prawnego, na co prezes Kabala odpowiedział, że treść oświadczenia została przygotowana przez kancelarię prawną. Pani Katarzyna Radwańska poprosiła o przekazanie członkom Rady kopii podpisanych oświadczeń. Przewodnicząca RN otworzyła dyskusję i jako pierwsza zapytała, czy są nowe informacje w sprawie zakupu nieruchomości wzdłuż ulicy Zabłocińskiej? Pan Jerzy Kabala poinformował, że Urząd m. st. Warszawy skierował pismo do Wydziału Nieruchomości Dzielnicy Bielany, a Zarząd zamierza wystąpić z ponagleniem w tej sprawie. Pan Krzysztof Bernatowicz przekazał prezesowi Kabali propozycję zagospodarowania placu zabaw, przy założeniu, że koszt tego przedsięwzięcia zamknie się kwotą 40.000 zł. Pan Jerzy Kabala zwrócił uwagę, że w planie gospodarczo finansowym na plac zabaw została przeznaczona kwota 20.000 zł, a kolejne 20.000 zł przeznaczono na modernizację pomieszczenia po hydroforni z przeznaczeniem na rowerownię. Pani Katarzyna Radwańska zaproponowała, aby do sprawy wrócić na następnym posiedzeniu. Ad 6. Omówienie spraw organizacyjnych RN wybory uzupełniające, podjęcie stosownej uchwały w sprawie. Pani Katarzyna Radwańska poinformowała, że w tym punkcie porządku obrad powinno nastąpić uzupełnienie składu komisji, ale w związku z tym, że p. Józefa Katana jest nieobecna na zebraniu sprawa jest bezprzedmiotowa i punkt zostaje przełożony na następne zebranie. Ad 7. Omówienie spraw związanych z zaplanowanym w roku 2018 remontem klatek schodowych wraz z ich dostosowaniem do warunków bezpieczeństwa pożarowego. Pan Jerzy Kabala poinformował, że przed zebraniem członkowie Rady Nadzorczej otrzymali informację nt. skróconego zakresu robót planowanych w roku 2018 związanych z dostosowaniem budynków do warunków bezpieczeństwa pożarowego (IV etap robót). Na spotkaniu w dniu 17 stycznia Spółdzielnia chciała uzyskać informację, co ma zrobić z drzwiami do zsypów (montować, czy nie), a także czy w celu lepszej komunikacji może przenieść drzwi bliżej zsypów. Z uzyskanych informacji wynika, że przenoszenie drzwi byłoby działaniem niewłaściwym, ponieważ należy wykonać dodatkową instalację mechaniczną wentylacyjną oddymiania dwóch dźwigów, jak również wykonać specjalne przegrody pionowe i poziome pomieszczeń zsypów. 4
Montaż drzwi do zsypów byłby działaniem celowym. Przeniesienie drzwi spowodowałoby, że zwiększyłaby się przestrzeń objęta oddymianiem. W celu poprawienia komunikacji (bez przenoszenia drzwi) można zastosować inne drzwi o szer. 120 cm, które otwierałyby się bezpośrednio na ścianę. Spółdzielnia uzyskała informację, że może zrezygnować z drzwi pożarowych zaprojektowanych na parterze i zastąpić je bramką zabezpieczającą, ale musi wymienić wszystkie drzwi piwniczne, ponieważ nie posiadają atestów. Dodatkowo Spółdzielnia uzyskała informację, że na parterze w holu przy przejściu na korytarz może wykonać drzwi uchylne lub przesuwne. Po wystąpieniu prezesa J. Kabali wywiązała się dyskusja w wyniku, której jednogłośnie przyjęto ustalenia odnośnie zakresu planowanego remontu: I. Korytarze na piętrach: Wykonanie klap dymowych w dachu budynku zwyżka, montaż czujników dymowych na piętrach, likwidacja wygrodzeń korytarzy na piętrach, wykonanie napraw tynków, ścian i sufitów, malowanie ścian i sufitów, wykonanie posadzek z gresu na piętrach, wykonanie gresu na biegach schodowych i frontalach wind, wymiana grzejników na panelowe w korytarzach, malowanie balustrad schodowych, montaż bramki z samozamykaczem przy zejściu do piwnicy, wymiana drabinek wejściowych na dach. Pani Barbara Narecka zwróciła uwagę, że najwięcej wygrodzeń korytarzy powstało w latach 1990 1991, przy czym zgoda na montaż krat była wydawana nie przez Zarząd Spółdzielni (wtedy NSBM), a przez przewodniczącego Rady Osiedla, co z mocy prawa nie może być uznane za wiążące. Odnośnie naprawy tynków przyjęto propozycję prezesa Kabali, że w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oferenci zostaną poproszeni o złożenie dwóch propozycji tzn. robót metodą tradycyjną i wyrównania ścian płytami, a Spółdzielnia wybierze rozwiązanie korzystniejsze pod względem finansowym. Odnośnie balustrad przyjęto, że zostaną pomalowane na szary kolor, zabezpieczone przed korozją, a jeśli chodzi o poręcze, to zostaną naciągnięte nowe lub wymienione na drewniane. II. Parter oraz hol: Wykonanie ścianki działowej w parterze budynku, wykonanie gresu na ścianach oraz posadzkach w parterze oraz w holu, wykonanie zabudowy instalacji p.poż w holu, zamontowanie wycieraczki w podłodze posadzki w holu budynku, wymiana balustrady schodowej w holu budynku. Ustalono, że na parterze (zgodnie z propozycją prezesa J. Kabali) zostanie postawiona ścianka, a lustro zostanie umieszczone naprzeciwko windy. Gres lub płyty gresopodobne zostaną ułożone do wysokości powyżej drzwi wejściowych do mieszkań. Odnośnie wykonania drzwi p.poż w holu budynku (uchylne lub przesuwne) ustalono, że prace te będą wykonywane w kolejnych etapach robót (etap V lub VI). III. Piwnica: Naprawa tynków na ścianach i sufitach, malowanie ścian oraz sufitów, wymiana drzwi do piwnic na drzwi p.poż., wymiana drzwi do pomieszczenia suszarni, malowanie suszarni, wykonanie poręczy schodowej przy zejściu do piwnicy, położenie gresu na biegach schodowych oraz spoczynku. Odnośnie naprawy tynków na ścianach i sufitach ustalono, że prace te zostaną wykonane tylko w przedsionkach piwnic. IV. Wejście do budynku: Wykonanie gresu na posadzce oraz ścianach przy wejściu do budynku, a także zamontowanie wycieraczki podłogowej przed wejściem do budynku. 5
V. Zsypy na piętrach: Naprawa tynków na ścianach i sufitach, wymiana drzwi do komór zsypowych na drzwi p.poż., wymiana szuflad zsypowych, położenie gresu na ścianach oraz posadzkach. Pan Krzysztof Bernatowicz poprosił o wyjaśnienie, skąd wzięła się decyzja o tym, że zsypy nie zostaną zamknięte, skoro decyzja o ich zamknięciu miała być jedynie przesunięta w czasie? Zwrócił uwagę, że środki finansowe niezbędne na remont zsypów są ogromne ok. 500 tys. zł, co jest po prostu nieekonomiczne. Pani Katarzyna Radwańska wyjaśniła, że sprzeciw mieszkańców był i jest tak ogromny, o czym może świadczyć korespondencja kierowana do Rady Nadzorczej w tej sprawie, że Rada uznała, iż nie może działać wbrew woli mieszkańców. Pan Jerzy Kabala stwierdził, że jego zdaniem w przyszłości trzeba będzie zamknąć zsypy, ale na chwilę obecną nie należy tego robić, ponieważ w komorach zsypowych ze względów bezpieczeństwa pożarowego trzeba wykonać określone prace. Ustalono, że leje zsypowe nie będą wymieniane. VI. Wykonanie remontu dachu: Likwidacja starych anten telewizyjnych/satelitarnych z dachu budynku, naprawa kominów, wymiana istniejących obróbek blacharskich na ogniomurach, naprawa uzupełnienie tynków (uzupełnienie ocieplenia ścian), wymiana rynien oraz rur deszczowych na zwyżce budynku, malowanie dachu hydronylonem (nowa technologia pozwalająca na pomalowanie istniejącego pokrycia dachowego - po wykonaniu szlichty - z piętnastoletnią gwarancją). Odnośnie naprawy kominów ustalono, że dodatkowo zostaną zdemontowane czapy kominowe, a na ich miejsce zostaną zamontowane rury z chodzącymi wywietrznikami. VII. Poprawa bezpieczeństwa: Wykonanie dodatkowych punktów oświetleniowych terenu osiedla przy budynku Zabłocińska 4 (od strony północnej budynku) wraz z dokumentacją projektową oraz uzgodnieniami z Zakładem Uzgodnień Dokumentacji. Wymiana sprzętu zabaw na placu zabaw przy budynkach Zabłocińska 2, 4 i Smoleńskiego 27A. VIII. Hydrofornia wolnostojąca: Likwidacja urządzeń hydroforowych, likwidacja starej instalacji elektrycznej, wykonanie oświetlenia pomieszczenia, remont pomieszczenia (naprawa tynków i malowanie), wymiana drzwi oraz zworów magnetycznych (urządzenie zamykające drzwi przy użyciu tzw. pestki ), montaż kamery zewnętrznej/wewnętrznej oraz urządzeń kontroli dostępu, wykonanie zadaszenia nad schodami do hydroforni, zamontowanie zjazdu na rowery na biegach schodowych, malowanie ścian zewnętrznych hydroforni, naprawa pokrycia dachowego i montaż stojaków rowerowych. Ustalono, że remont hydroforni zostanie wpisany do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przy ogłaszaniu przetargu na remont budynków. Decyzja odnośnie montażu stojaków rowerowych przy okazji remontu pozostała w gestii prezesa. Pan Krzysztof Bernatowicz zaproponował, aby wrócić do sprawy monitoringu (bezpieczeństwo mieszkańców, wzrost wartości mieszkań). Pan Jerzy Kabala stwierdził, że temat monitoringu nie powinien być odkładany w czasie, ponieważ jeśli będzie instalowany, to przy obecnym remoncie należy ułożyć odpowiednie przewody. W pierwszym etapie należałoby zamontować kamery przy wejściach do budynku. Rada Nadzorcza nie zajęła stanowiska w sprawie monitoringu. Pani Katarzyna Radwańska poinformowała, że Rada Nadzorcza zaakceptowała zakres robót planowanych w roku 2018 związanych z dostosowaniem budynków do warunków 6
bezpieczeństwa pożarowego tzw. IV etap robót i oczekuje od Zarządu jak najszybszego rozpisania przetargu. Ad 8. Sprawy wniesione. 1. Pani Joanna Boreczek poinformowała, że wiosną konieczny jest przegląd wszystkich ławek, ponieważ wiele z nich ma ubytki. 2. Pan Krzysztof Bernatowicz poruszył następujące sprawy i poprosił prezesa Kabalę o: - Rozważenie możliwości powtórzenia akcji związanej z dezynsekcją mieszkań, ponieważ trzy dni na zgłoszenie od momentu ukazania się ogłoszenia, to zdecydowanie za krótko. - Rozważnie budowy leżącego policjanta przy dojeździe do budynku Smoleńskiego 27A, co uniemożliwi poruszanie się samochodów z dużą prędkością. - Kolejny monitoring oświetlenia na klatkach schodowych, ponieważ na korytarzach na piętrach jest lepiej, ale na parterze nadal jest źle - nie zapala się światło w wiatrołapie, po lewej stronie za skrzynkami. - Rozpowszechnienie informacji nt. możliwości korzystania z platformy dla osób niepełnosprawnych. 3. Pani Joanna Boreczek poinformowała, że miała bardzo nieprzyjemną rozmowę z pp. Kotarbińskimi w sprawie awarii sieci ciepłej wody. 4. Pani Barbara Narecka poprosiła o natychmiastowe wystąpienie do MPWiK o przejście na nowe liczniki i likwidację licznika w starej hydroforni, co spowoduje obniżenie kosztów zużycia tzw. wody technicznej. 5. Pan Paweł Burza poprosił o zintensyfikowaniem prac nad projektem regulaminu korzystania z forum Spółdzielni, ponieważ chciałby jak najszybciej wdrożyć go do stosowania przez członków. 6. Ustalono, że 05 lutego dyżur Rady Nadzorczej będzie pełniła p. Joanna Boreczek. 7. Ustalono, że następne posiedzenie Rady Nadzorczej odbędzie się 21 lutego 2018 r. 8. Innych spraw wniesionych nie było. Ad 9. Zakończenie zebrania. Przewodnicząca Rady Nadzorczej p. Katarzyna Radwańska podziękowała obecnym za udział i zakończyła zebranie plenarne Rady Nadzorczej w dniu 31 stycznia 2018 r. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządziła Dorota Hajkiewicz Sekretarz Rady Nadzorczej Joanna Boreczek Przewodnicząca Rady Nadzorczej Katarzyna Szeliga Radwańska Załączniki do oryginału protokołu 2 szt., w tym: 1. Lista obecności. 2. Porządek obrad. 7