Protokół nr 11/08/2013 z posiedzenia Rady Nadzorczej SM Osiedla Wilanów w dniu r.

Transkrypt

1 Protokół nr 11/08/2013 z posiedzenia Rady Nadzorczej SM Osiedla Wilanów w dniu r. Zebranie zostało zwołane prawidłowo, zgodnie z Regulaminem Rady Nadzorczej, tj. członkowie RN zostali zawiadomieni pisemnie o czasie, miejscu i porządku obrad Rady Nadzorczej na 7 dni przed terminem posiedzenia. Do zawiadomień zostały dosłane materiały w sprawach, które zawarte zostały w porządku obrad. Treść powyższego zawiadomienia wraz z pokwitowaniami jego odbioru stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. Obecni członkowie RN: 1. Andrzej Grzejszczyk 2. Zdzisław Horodecki 3. Roman Komorowski 4. Piotr Kozanowski 5. Aleksandra Kowalska 6. Zofia Krasińska 7. Zenon Michota 8. Jan Smoter 9. Teresa Ziętkiewicz Lista obecności stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Członkowie Zarządu SM Osiedle Wilanów : Iwona Żawrocka - Zastępca Prezesa Zarządu Proponowany porządek obrad: 1. Otwarcie zebrania i przyjęcie porządku obrad. 2. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Nadzorczej. 3. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Zastępcy Przewodniczącego Rady Nadzorczej. 4. Przyjęcie protokołu Rady Nadzorczej nr 10/08/2013 z dnia r. 5. Informacje bieżące Zarządu. 6. Omówienie spraw wewnętrznych Rady Nadzorczej. 1

2 7. Podjęcie uchwały w sprawie rozliczenia wody technologicznej za okres I-VI 2013 r. 8. Podjęcie uchwały w sprawie rozliczenia podgrzania wody za okres I-VI 2013 r. 9. Podjęcie uchwały w sprawie zaliczkowych stawek opłat na koszty zmienne za podgrzanie wody oraz zaliczkowych stawek opłat na koszty stałe za podgrzanie wody. 10. Podjęcie uchwały w sprawie stawek opłat na fundusz remontowy. 11. Wyjaśnienia Zarządu dotyczące sprawozdania z działalności Działu Windykacji za II kw r. 12. Sprawy organizacyjne i wniesione. 13. Korespondencja skierowana do Rady Nadzorczej. 14. Zakończenie obrad i ustalenie terminu następnego posiedzenia Rady Nadzorczej. Ad 1 Otwarcie zebrania i przyjęcie porządku obrad. Zastępca Przewodniczącego Rady Nadzorczej pan Zdzisław Horodecki poddał pod głosowanie przyjęcie porządku obrad dzisiejszego posiedzenia Rady Nadzorczej. W głosowaniu udział wzięło 7 uprawnionych Członków Rady Nadzorczej. Za przyjęciem głosowało 7 osób, przeciw było 0, wstrzymało się 0. Porządek obrad został przyjęty wraz ze zmianami. Ad 2 Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Na posiedzenie Rady Nadzorczej przybył pan Roman Komorowski i pan Piotr Kozanowski. Rozpoczęto zgłaszanie kandydatur na Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Pan Zenon Michota zgłosił kandydaturę pana Zdzisława Horodeckiego. W związku z brakiem innych kandydatur przeprowadzono tajne głosowanie nad wyborem pana Zdzisława Horodeckiego na Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Pan Roman Komorowski, jako członek Komisji Rewizyjnej, poinformował, że w wyniku tajnego głosowania oddano 8 głosów za kandydaturą pan Zdzisława Horodeckiego. 2

3 Uchwała w sprawie wyboru Przewodniczącego Rady Nadzorczej została podjęta i nadano jej numer 34/08/2013. Pan Zdzisław Horodecki podziękował członkom Rady Nadzorczej za okazane zaufanie i oświadczył do protokołu, że rezygnuje z pełnienia funkcji Zastępcy Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Ad 3 Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Zastępcy Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Rozpoczęto zgłaszanie kandydatur na Zastępcę Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Zgłoszono kandydaturę pana Andrzeja Grzejszczyka. W związku z brakiem innych kandydatur przeprowadzono tajne głosowanie nad wyborem pana Andrzeja Grzejszczyka na Zastępcę Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Pan Roman Komorowski, jako członek Komisji Rewizyjnej, poinformował, że w wyniku tajnego głosowania oddano 8 głosów za kandydaturą pan Andrzeja Grzejszczyka. Uchwała w sprawie wyboru Zastępcy Przewodniczącego Rady Nadzorczej została podjęta i nadano jej numer 35/08/2013. Pan Andrzej Grzejszczyk podziękował członkom Rady Nadzorczej za okazane zaufanie. Pan Zdzisław Horodecki oświadczył, że w związku z powołaniem na Przewodniczącego Rady Nadzorczej, rezygnuje z członkostwa w Komisji Rewizyjnej i zaproponował, aby w skład Komisji wszedł pan Zenon Michota. Pan Zenon Michota wyraził zgodę. Rada Nadzorcza zaaprobowała przez aklamację wejście pana Zenona Michoty do Komisji. Ad 4 Przyjęcie protokołu Rady Nadzorczej nr 10/08/2013 z dnia r. Podczas omawiania treści protokołu nr 10/08/2013 stwierdzono, że Komitet Domowy Mieszkańców Królowej Marysieńki 19, pomimo zaleceń Rady Nadzorczej nie uzyskał pisemnej odpowiedzi Zarządu na przedstawione na poprzednim posiedzeniu Rady Nadzorczej przez KDM uwagi i zastrzeżenia do remontu sieci elektrycznej wewnątrz budynku. 3

4 W związku z powyższym również Rada Nadzorcza nie otrzymała tej odpowiedzi do wiadomości. W związku z prośbą Zastępcy Prezesa Zarządu pani Iwony Żawrockiej o odsłuchanie fragmentu wypowiedzi dotyczącej przekształcenia prawa do lokalu w budynku przy ul. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH przyjęcie protokołu nastąpi na następnym posiedzeniu Rady Nadzorczej. Ad 5 Informacje bieżące Zarządu. Głos zabrała Zastępca Prezesa Zarządu Spółdzielni pani Iwona Żawrocka, która poinformowała zgromadzonych o następujących sprawach: 1. Sieć IT omówiono zakres prac remontowych w komputerze użytkowanym przez Dział Kadr i Płac. 2. Ogłoszono przetarg na sprzedaż lokalu nr 70 w budynku Królowej Marysieńki 21 (ogłoszenie ukazało się w gazecie Wyborczej, na stronie internetowej Spółdzielni oraz zostało umieszczone na drzwiach wejściowych do klatek schodowych budynków). 3. Wykonano dwa raporty dotyczące ochrony ppoż budynków przy ul. W. Rutkiewicz 2 (budynek Szkoły Niemieckiej) oraz Królowej Marysieńki 31. Raporty zostały przekazane do Działu EWU w celu kontynuacji prac związanych z wynajmem wspólnych powierzchni użytkowych korytarzy. 4. Wystąpił problem związany z podpisem elektronicznym pani Iwony Żawrockiej w systemie MultiCash PKO BP problem został rozwiązany. 5. Przygotowano i przedłożono Radzie Nadzorczej pisemne dodatkowe informacje do tabel stanowiących załącznik do uchwał: rozliczenia wody technologicznej, rozliczenia podgrzania wody za okres I-VI 2013, zaliczkowych stawek opłat na koszty zmienne i stałe podgrzania wody od r. 6. Przedłożono Radzie Nadzorczej informacje, do których wyjaśnienia został zobowiązany Zarząd na poprzednim posiedzeniu Rady Nadzorczej w dniu r. i dotyczą one: oświadczeń o zachowaniu poufności (GIODO), stanowiska Zastępcy Prezesa Zarządu nt. opinii prawnej sporządzonej przez Radcę Prawnego pana Andrzeja Kalińskiego, wyjaśnień do Sprawozdania za II kw. działalności 4

5 windykacyjnej oraz stan środków finansowych w momencie przejęcia przez nowy Zarząd majątku Spółdzielni i stan na dzień dzisiejszy; 7. W dziale EWU dokonano weryfikacji dokumentów dotyczących kosztów wywozu śmieci przez lokale użytkowe; 8. Odbyło się spotkanie z konsultantem ds. najmu nieruchomości dotyczące wynajmu lokalu użytkowego przy ul. W. Rutkiewicz rozmowa wstępna. Konsultant zaproponował wynajem budynku użytkowanego teraz przez szkołę na 10 lat kontrahent nieznany. Czekamy na umowę dotyczącą ochrony danych, która umożliwiłaby konsultantowi przedstawić budynek w swojej prezentacji. Konsultant zaproponował Spółdzielni współpracę, jednakże sprawa została przełożona do powrotu Prezesa Zarządu z urlopu wypoczynkowego. Odpowiedź zostanie udzielona pod koniec września br., po dyskusji na posiedzeniu Zarządu i opinii Radcy Prawnego względem treści umowy umożliwiającej przekazanie danych o budynku mieszczącym się przy ul. W. Rutkiewicz 2 konsultantowi (umowa nie została nadesłana). 9. Sporządzono i wysłano ok. 200 pism rozliczających wodę technologiczną oraz stawki opłat na dodatkowy odpis na fundusz remontowy oraz dodatkowa eksploatację nieruchomości dla osób niebędących członkami Spółdzielni. 10. Dokonano lokaty miesięcznej na 1 mln zł (oprocentowanie 2,65% PKO BP). Dokonano alokacji środków finansowych z Banku Nordea do PKO BP w wysokości zł. Ponadto pani Iwona Żawrocka zwróciła się do Rady Nadzorczej z prośbą o podjęcie decyzji w sprawie terminu uruchomienia nowej strony internetowej. Zastępca Prezesa Zarządu pani Iwona Żawrocka przedłożyła członkom Rady Nadzorczej: 1. Zaświadczenia (przygotowane przez Radcę Prawnego Ryszarda Cytryńskiego) o pełnieniu funkcji Członka Rady w celu weryfikowania kont; 2. Stanowisko pani Iwony Żawrockiej nt. opinii Radcy Prawnego Andrzeja Kalińskiego w sprawie przekształcenia prawa do lokalu nr OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH. 3. Wyjaśnienie do sprawozdania z działalności Działu Windykacji; 4. Ustawę o ochronie danych osobowych z dnia r.; 5

6 5. Informację z Narodowego Banku Polskiego nt. prowadzonych badań cen nieruchomości mieszkaniowych i komercyjnych; 6. Wykaz prac wykonywanych i nadzorowanych przez Dział Eksploatacyjno Techniczny w 2013 r.; 7. Założenia do projektu modernizacji węzła cieplnego w pawilonie handlowo usługowym przy ul. Sobieskiego 18; 8. Korespondencję prowadzoną z Panią OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH dotyczącą przekształcenia pomieszczenia suszarni w budynku przy ul. królowej Marysieńki 19, p. XIII. Na zakończenie pani Iwona Żawrocka przekazała, na ręce Przewodniczącego Rady Nadzorczej, pisemne wyjaśnienia Prezesa Zarządu dotyczące zobowiązań nałożonych przez Radę Nadzorczą na Zarząd. Dokumenty stanowią załącznik nr 4 do niniejszego protokołu. Ad 6 Omówienie spraw wewnętrznych Rady Nadzorczej. Omówienie wewnętrznych spraw Rady Nadzorczej miało charakter tajny. Ad 7 Podjęcie uchwały w sprawie rozliczenia wody technologicznej za okres I-VI 2013 r. Na posiedzenie Rady Nadzorczej poproszono Główną Księgową panią Alicję Żądło. Do materiałów do porządku obrad dzisiejszego posiedzenia załączona została pisemna informacja do tabeli stanowiącej załącznik do uchwały w sprawie rozliczenia wody technologicznej za okres I-VI 2013 r. Pani Aleksandra Kowalska zauważyła, że informacja uzupełniająca do tabeli stanowiącej załącznik do uchwały w sprawie rozliczenia wody technologicznej jest niewystarczajaca. Po przedyskutowaniu treści przedstawionej informacji, Przewodniczący Rady Nadzorczej pan Zdzisław Horodecki poddał pod głosowanie uchwałę w sprawie rozliczenia wody technologicznej za okres I-VI 2013 r. wersja I. W głosowaniu udział wzięło 9 uprawnionych Członków Rady Nadzorczej. Za przyjęciem głosowało 0 osób, przeciw było 9, wstrzymało się 0. Uchwała nie została podjęta. 6

7 Po przedyskutowaniu treści przedstawionej informacji, Przewodniczący Rady Nadzorczej pan Zdzisław Horodecki poddał pod głosowanie uchwałę w sprawie rozliczenia wody technologicznej za okres I-VI 2013 r. (wersja II). W głosowaniu udział wzięło 9 uprawnionych Członków Rady Nadzorczej. Za przyjęciem głosowało 7 osób, przeciw była 1, wstrzymała się 1. Uchwała została podjęta i nadano jej numer 36/08/2013. Za głosowali: 1. Andrzej Grzejszczyk 2. Zdzisław Horodecki 3. Roman Komorowski 4. Piotr Kozanowski 5. Zofia Krasińska 6. Zenon Michota 7. Jan Smoter Przeciw była: 1. Aleksandra Kowalska Wstrzymała się: 1. Teresa Ziętkiewicz Pani Iwona Żawrocka opuściła posiedzenie Rady Nadzorczej ze względu na brak połączenia komunikacyjnego po godzinie pomiędzy miejscem pracy a miejscem zamieszkania. Ad 8 Podjęcie uchwały w sprawie rozliczenia podgrzania wody za okres I-VI 2013 r. Uczestnicy dzisiejszego posiedzenia otrzymali pisemną informację do tabeli stanowiącej załącznik do uchwały w sprawie rozliczenia podgrzania wody za okres I-VI 2013 r. Pan Jan Smoter zwrócił uwagę, że na podstawie danych przekazanych Radzie Nadzorczej przez pana OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH, które otrzymał ze SPEC, dotyczących zużycia energii cieplnej potrzebnej na podgrzanie 1 m 3 zimnej wody wynika, że rozliczenie ciepłej wody na poszczególne budynku powinno odbyć się na podstawie ilości zużytej energii a nie na podstawie ilości wody. 7

8 Zobowiązano Zarząd do sprawdzenia węzłów cieplnych, które odstępują od średniej wg przedstawionych danych przez pana OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH Po przeprowadzonej dyskusji, Przewodniczący Rady Nadzorczej pan Zdzisław Horodecki poddał pod głosowanie uchwałę w sprawie rozliczenia podgrzania wody za okres I-VI 2013 r. W głosowaniu udział wzięło 9 uprawnionych Członków Rady Nadzorczej. Za przyjęciem głosowało 7 osób, przeciw było 0, wstrzymały się 2. Uchwała została podjęta i nadano jej numer 37/08/2013. Za głosowali: 1. Andrzej Grzejszczyk 2. Zdzisław Horodecki 3. Roman Komorowski 4. Aleksandra Kowalska 5. Piotr Kozanowski 6. Zofia Krasińska 7. Teresa Ziętkiewicz Wstrzymały się: 1. Zenon Michota 2. Jan Smoter Ad 9 Podjęcie uchwały w sprawie zaliczkowych stawek opłat na koszty zmienne za podgrzanie wody oraz zaliczkowych stawek opłat na koszty stałe za podgrzanie wody. Uczestnicy dzisiejszego posiedzenia otrzymali pisemną informację do tabeli stanowiącej załącznik do uchwały w sprawie zaliczkowych stawek opłat na koszty zmienne za podgrzanie wody oraz zaliczkowych stawek opłat na koszty stałe za podgrzanie wody. Przewodniczący Rady Nadzorczej pan Zdzisław Horodecki poddał pod głosowanie uchwałę w sprawie zaliczkowych stawek opłat na koszty zmienne za podgrzanie wody oraz zaliczkowych stawek opłat na koszty stałe za podgrzanie wody. W głosowaniu udział wzięło 9 uprawnionych Członków Rady Nadzorczej. Za przyjęciem głosowało 8 osób, przeciw było 0, wstrzymała się 1. Uchwała została podjęta i nadano jej numer 38/08/2013. Za głosowali: 8

9 1. Andrzej Grzejszczyk 2. Zdzisław Horodecki 3. Roman Komorowski 4. Aleksandra Kowalska 5. Piotr Kozanowski 6. Zofia Krasińska 7. Zenon Michota 8. Teresa Ziętkiewicz Wstrzymał się: 1. Jan Smoter Ad 10 Podjęcie uchwały w sprawie stawek opłat na fundusz remontowy. Pan Zdzisław Horodecki wyjaśnił, że w materiałach znajdują się 2 propozycje uchwał w sprawie stawek opłat na fundusz remontowy i otworzył dyskusję. Pani Alicja Żądło wyjaśniła, że zmiana stawki opłat związana jest z likwidacją odrębnie ewidencjonowanego funduszu remontowego na dźwigi. Zgodnie z pkt 2.2 pkt Regulaminu rozliczania kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości zatwierdzonego uchwałą RN nr 56/12/2007 z dn r. odpisy na remonty obciążają wszystkie lokale mieszkalne bez względu na status prawny lokalu. Pani Teresa Ziętkiewicz zauważyła, że Rada Nadzorcza na poprzednim posiedzeniu Rady zobowiązała Zarząd do przedstawienia informacji o stanie środków zgromadzonych na funduszu remontowym dźwigów wraz z wcześniejszym wykorzystaniem przez poszczególne budynki środków z funduszu dźwigowego. Rada Nadzorcza nie otrzymała w/w informacji. Przewodniczący Rady Nadzorczej pan Zdzisław Horodecki poddał pod głosowanie uchwałę w sprawie stawek opłat na fundusz remontowy wersja I. W głosowaniu udział wzięło 9 uprawnionych Członków Rady Nadzorczej. Za przyjęciem głosowało 7 osób, przeciw było 0, wstrzymały się 2. Uchwała została podjęta i nadano jej numer 39/08/2013. Za głosowali: 1. Andrzej Grzejszczyk 2. Roman Komorowski 3. Aleksandra Kowalska 9

10 4. Piotr Kozanowski 5. Zofia Krasińska 6. Jan Smoter 7. Teresa Ziętkiewicz Wstrzymał się: 1. Zdzisław Horodecki 2. Zenon Michota Na zakończenie pan Zdzisław Horodecki, jako Członek Komisji Bezpieczeństwa, przekazał na ręce protokolanta notatkę z posiedzenia Komisji, które odbyło się w dniu r. Ad 11 Wyjaśnienia Zarządu dotyczące sprawozdania z działalności Działu Windykacji za II kw r. Przedłożono zgromadzonym członkom Rady materiał opracowany przez Zastępcę Prezesa Zarządu panią Iwonę Żawrocką dotyczący zobowiązania nałożonego przez Radę Nadzorczą w zakresie windykacji. W związku z późną godziną, obrady zostały zakończone, a omówienie materiału nastąpi na następnym posiedzeniu Rady. Ad 12 Sprawy organizacyjne i wniesione. Ustalono, że omówienie spraw organizacyjnych i wniesionych zostanie przełożone na następne posiedzenie Rady Nadzorczej. Ad 13 Korespondencja skierowana do Rady Nadzorczej. Ustalono, że omówienie korespondencji skierowanej do Rady Nadzorczej zostanie przełożone na następne posiedzenie Rady Nadzorczej. Ad 14 Zakończenie obrad i ustalenie terminu następnego posiedzenia Rady Nadzorczej. Posiedzenie zakończono o godzinie Następne posiedzenie wyznaczono na dzień r. 10

11 Załączniki: 1. Porządek obrad; 2. Lista obecności; 3. Zapis elektroniczny z posiedzenia na płycie CD; 4. Pisemne wyjaśnienia prezesa Zarządu do zobowiązań nałożonych na Zarząd na posiedzeniu RN w dn r. Sekretarz Rady Nadzorczej Zofia Krasińska Przewodniczący Rady Nadzorczej Zdzisław Horodecki Protokołowała: Inga Głowacka 11