Protokół nr 3/2016 z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka z 17 marca 2016 r.

Transkrypt

1 Protokół nr 3/2016 z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej SM Skarpa Marymoncka z 17 marca 2016 r. Zebranie odbyło się w pomieszczeniu administracyjnym znajdującym się w budynku przy ul. Zabłocińskiej 2 w Warszawie. Obecni: Obecni członkowie Rady Nadzorczej pp.: Stanisława Bazylko Mleczko, Joanna Boreczek, Monika Grzegorek, Małgorzata Hankawyska, Lucyna Łuczyc Wyhowska, Barbara Narecka, Katarzyna Szeliga Radwańska oraz Stefan Pruszkowski. Nieobecny usprawiedliwiony członek Rady Nadzorczej p. Janusz Składowski. Obecne osoby zaproszone: Prezes Zarządu p. Jerzy Kabala, główna księgowa p. Żanetta Urbanik oraz p. Dorota Hajkiewicz (protokolantka zebrania). Lista obecności (oryginał) stanowi zał. nr 1 do niniejszego protokołu. Ad 1. Otwarcie posiedzenia. Posiedzenie plenarne Rady Nadzorczej w dniu 17 marca 2016 r. otworzyła wiceprzewodnicząca Rady p. Katarzyna Radwańska. Powitała wszystkich członków Rady oraz prezesa Zarządu. Poinformowała, że zebranie zostało zwołane zgodnie z postanowieniami Statutu Spółdzielni oraz Regulaminu Rady Nadzorczej i w związku z tym, że jest quorum obecnych jest ośmiu członków, Rada Nadzorcza ma zdolność do podejmowania uchwał w sprawach objętych porządkiem obrad. Ad 2. Przyjęcie porządku obrad. Proponowany porządek obrad (oryginał) stanowi zał. nr 2 do niniejszego protokołu. Pani Katarzyna Radwańska poinformowała, że wpłynął wniosek, aby w porządku obrad uwzględnić punkt dotyczący kontroli czystości na terenie osiedla. Zaproponowała, aby sprawę tę omówić w punkcie: sprawy wniesione. Członkowie Rady Nadzorczej nie zgłosili sprzeciwu do propozycji wiceprzewodniczącej RN. Rada Nadzorcza w głosowaniu: 7 głosów za, bez głosów przeciwnych i wstrzymujących przyjęła następujący porządek obrad zebrania: 1. Otwarcie posiedzenia. 2. Przyjęcie porządku obrad. 3. Przyjęcie protokołu z zebrania RN Nr 2/2016 z r. 4. Informacja Zarządu o sprawach bieżących. 5. Informacja Przewodniczącego RN o sprawach bieżących. 6. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany Regulaminu udostępniania dokumentów członkom Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie.

2 7. Omówienie spraw związanych z wstępnymi wynikami finansowymi z działalności Spółdzielni w roku Sprawy wniesione. 9. Zamknięcie posiedzenia. Ad 3. Przyjęcie protokołu z zebrania RN Nr 2/2016 z r. Pan Stefan Pruszkowski zwrócił uwagę, że w informacji przewodniczącego RN (Ad 5 str. 4 protokołu) należy zapisać, że na ostatnim dyżurze przewodniczącego RN nie było interesantów. Innych uwag nie zgłoszono. Rada Nadzorcza w głosowaniu: 7 głosów za, bez głosów przeciwnych i wstrzymujących się przyjęła z poprawką protokół nr 2/2016 z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej w dniu 29 lutego 2016 r. Ad 4. Informacja Zarządu o sprawach bieżących. Prezes Zarządu p. Jerzy Kabala przedstawił następujące informacje: 1. Zarząd podpisał umowy z wykonawcami wymiany instalacji elektrycznej w budynkach Zabłocińska 8 i 2. Prace realizowane są w budynku Zabłocińska 8 roboty rozpoczęły się 08 marca br. i zawansowanie prac jest dobre. Roboty w tym budynku wykonuje firma, która zaoferowała niższą cenę. Niestety pojawiły się problemy z drugą z firm, która wygrała przetarg na realizację robót w dwóch budynkach tzn. Zabłocińska 2 i Smoleńskiego 27A. Firma złożyła oświadczenie, że pomimo tego, iż zadeklarowała gotowość wykonania wymiany instalacji w dwóch budynkach w terminie do 31 marca br. nie jest w stanie tego wykonać i może realizować roboty tylko w jednym budynku. Po konsultacji ze wszystkimi członkami komisji przetargowej, Zarząd zawarł umowę na wykonanie robót w budynku Zabłocińska 2. Firma przystąpi do prac 29 marca br., zakończy 31 maja br. Jednocześnie przeprowadzone zostały rozmowy z firmą, która wykonuje obecnie roboty w budynku Zabłocińska 8, w wyniku których ustalono, że firma ta wykona także wymianę instalacji w budynku Smoleńskiego 27A za kwotę zł. Firma postawiła warunek, że wykonując roboty w dwóch budynkach nie będzie w stanie wykonać prac kompleksowo w terminie do 31 maja br., ale oświadczyła, że do tego czasu zakończy się etap, na którym wszystkie liczniki zostaną wyniesione z mieszkań na zewnątrz. Komisja przetargowa w porozumieniu z Zarządem Spółdzielni postanowiła, że warunkiem zawarcia umowy z tą firmą będzie należyte wykonanie prac w budynku Zabłocińska 8. Biorąc pod uwagę fakt, że do chwili obecnej nie ma zastrzeżeń do jakości wykonywania robót w budynku Zabłocińska 8 umowa zostanie zawarta. Nieznacznie przedłuży się termin realizacji robót, ale Spółdzielnia zaoszczędzi zł. Wszystkie prace remontowe prowadzone są pod nadzorem zatrudnionego przez Zarząd inspektora nadzoru. 2. Zarząd podpisał umowę na wymianę wodomierzy. Od dwóch dni trwają prace w budynku Zabłocińska 2 i do chwili obecnej nie ma skarg mieszkańców, co oznacza, że wykonawca należycie wywiązuje się z zawartej umowy. 2

3 3. Rozpoczęły się przeglądy instalacji wentylacyjnej i instalacji gazowej. 4. Do biura Spółdzielni zgłaszają się pierwsze osoby, które chcą korzystać z platform dla osób niepełnosprawnych. Wszystkie urządzenia są przyjęte przez Urząd Dozoru Technicznego. Platforma w budynku Zabłocińska 8 została naprawiona i jest sprawna. 5. Do Zarządu coraz częściej docierają informacje, że poza godzinami pracy Spółdzielni na osiedlu zaczyna źle się dziać pijaństwo, awantury, dewastacje, wyrzucanie butelek przez okna. Sytuacja jest trudna, ponieważ osoby informujące o zdarzeniach nie wyrażają zgody na złożenie oficjalnych skarg, co z kolei uniemożliwia Zarządowi podjęcie działań np. zmuszających sprawców do pokrycia kosztów tych dewastacji. Najgorsza sytuacja jest w budynku Zabłocińska 8. W spółdzielni jest ponad 65 wynajmowanych lokali, co znacznie utrudnia utrzymanie porządku. 6. W ostatnim czasie prace Zarządu koncentrowały się na przygotowaniu rozliczenia mediów za rok 2015, a także na przygotowaniu wstępnego sprawozdania za rok Do spółdzielni wpłynęła odpowiedź m. st. Warszawy będąca odpowiedzią na pismo p. Janusza Składowskiego w sprawie spotkania z Prezydent m. st. Warszawy dotyczącego nabycia przez Spółdzielnię na własność nieruchomości wzdłuż ulicy Zabłocińskiej. Z otrzymanego pisma wynika, że Zastępca Prezydent m. st. Warszawy p. Jarosław Jóźwiak bardzo chętnie spotka się z p. Składowskim 30 marca br. o godz w Ratuszu na Placu bankowym i jest to zaproszenie imienne Ad 5. Informacja Przewodniczącego RN o sprawach bieżących. Pani Katarzyna Radwańska poinformowała, że z informacji uzyskanej od p. Janusza Składowskiego wynika, iż był na dyżurze, ale po raz kolejny nie było interesantów. Ad 6. Podjęcie uchwały w sprawie zmiany Regulaminu udostępniania dokumentów członkom Spółdzielni Mieszkaniowej Skarpa Marymoncka w Warszawie. Pan prezes J. Kabala poinformował, że zgodnie z przepisami ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, postanowieniami statutu Spółdzielni, a także z postanowieniami obowiązującego w Spółdzielni Regulaminu udostępnienia dokumentów każdy członek ma prawo do nieodpłatnego otrzymania odpisu statutu i regulaminów uchwalonych na podstawie statutu, a także do nieodpłatnego zaznajamiania się z tymi dokumentami. Zgodnie z postanowieniami Regulaminu udostępniania dokumentów członek ma także prawo do nieodpłatnego fotografowania i odpłatnego otrzymania kopii takich dokumentów jak: uchwały organów Spółdzielni, protokoły obrad organów Spółdzielni, protokoły lustracji, roczne sprawozdania finansowe oraz umowy zawierane przez Spółdzielnię z osobami trzecimi i faktury. W spółdzielni coraz częściej zdarza się tak, że członkowie żądają kopii innych dokumentów niż statut i regulaminy. W związku z tym, że żądania te pochłaniają czas pracownika i pieniądze (eksploatacja urządzeń, prąd, toner, konserwacja urządzenia) należałoby ustalić opłatę za wykonanie kserokopii. Takie działanie jest dozwolone na podstawie przepisu 3 ust. 3 Regulaminu udostępniania dokumentów, który stanowi, że kopie dokumentów wykonywane są odpłatnie - zgodnie z zasadami i stawkami określonymi uchwałą RN. 3

4 W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza jednogłośnie postanowiła, co następuje: - postanowiła przełożyć rozpatrywanie sprawy do następnego zebrania RN; - zobowiązała Zarząd do przygotowania informacji nt. ilości kserokopii wydanych członkom np. w tym roku - w poprzednim roku, a także do sporządzenia kalkulacji kosztów wykonania jednej kopii dokumentu. Ad 7. Omówienie spraw związanych z wstępnymi wynikami finansowymi z działalności Spółdzielni w roku Pani Żanetta Urbanik przedstawiła informację nt. wstępnych wyników finansowych z działalności Spółdzielni w roku Przychody: ,78 zł, w tym: przychody od lokali mieszkalnych pomniejszone o rozliczenie zaliczek wnoszonych przez mieszkańców za media, przychody od lokali użytkowych, inne przychody finansowe (oprocentowanie lokat terminowych, kary mieszkańców za nieterminowe płatności, oprocentowanie rachunku bieżącego). Kwota ,00 zł była zwolniona z podatku dochodowego, a pozostała kwota wymagała opodatkowania. - Koszty: ,40 zł, w tym: ,38 zł (koszty rodzajowe), 86,90 zł (odsetki zapłacone do MPWiK), ,12 zł (koszty operacyjne koszty sądowe, usługi serwisowe firmy MINOL, zastępstwo procesowe, faktura za piloty, opłaty dla komornika). - Wynik: ,38 zł, zapłacony podatek od przychodów: zł. - Wynik netto: ,38 zł będący kwintesencją gospodarki zasobami lokalowymi i działalności gospodarczej. Wynik na działalności gospodarczej zysk wynosi ,81 zł, a strata na gospodarce zasobami lokalowymi wynosi ,43 zł. Na GZM do rozliczenia pozostała kwota ,25 zł z 2014 r. W sumie za dwa lata należy pokryć stratę w wysokości ,68 zł. Wynik netto do podziału przez Walne Zgromadzenie to kwota ,13 zł. - W kosztach przekroczono takie pozycje jak: prenumerata, usługi komputerowe, organizacja Walnych Zgromadzeń, roboty remontowe w pawilonie, woda techniczna, konserwacje i przeglądy, koszty nieprzewidziane, energia elektryczna. - Bilans za 2015 rok po stronie aktywów i pasywów zamyka się kwotą ,67 zł. W odniesieniu do roku 2014 suma bilansowa zmniejszyła się ze względu na umorzenie majątku Spółdzielni. - Na koniec roku 2015 na koncie Spółdzielni (konto lokacyjne Korzyść w PKO BP) znajdowała się kwota ,29 zł - oprocentowanie 1,75%. Po przedstawieniu przez główną księgową informacji nt. wstępnych wyników finansowych Spółdzielni wywiązała się dyskusja, w trakcie której członkowie Rady Nadzorczej zadawali szczegółowe pytania, a p. Ż. Urbanik i p. J. Kabala udzielali na nie odpowiedzi. W wyniku dyskusji Rada Nadzorcza jednogłośnie postanowiła, co następuje: - uznała za konieczne uchwalenie w możliwie krótkim terminie korekty planu gospodarczofinansowego Spółdzielni za rok 2015; 4

5 - zobowiązała Zarząd do przeanalizowania kosztów energii elektrycznej, ze szczególnym uwzględnienie kosztów poniesionych na ten cel w budynku Zabłocińska 2: - przyjęła informację głównej księgowej nt. wstępnych wyników finansowych Spółdzielni za rok 2015; - przekazała materiały dot. wstępnych wyników finansowych do komisji rewizyjnej celem przeanalizowania i przygotowania stanowiska dla Rady Nadzorczej; - postanowiła wrócić do sprawy po przygotowaniu przez Zarząd ostatecznej wersji sprawozdania finansowego za rok 2015 celem oceny tego dokumentu, podjęcia uchwały w sprawie badania sprawozdania i wypracowania stanowiska przed Walnym Zgromadzeniem odnośnie jego zatwierdzenia. Ad 8. Sprawy wniesione. 1. Pani Katarzyna Radwańska poinformowała, że dwie członkinie Rady Nadzorczej p. B. Narecka i p. J. Boreczek wstępnie sprawdziły czystość w budynkach i jest to zapowiedzią tego, co Rada Nadzorcza ma zamiar robić regularnie. Powodem przystąpienia przez Radę do tego typu działań kontrolnych są skargi członków zgłaszane bezpośrednio członkom Rady lub za pośrednictwem wpisów na forum internetowym. Stwierdziła, że w jej ocenie sprawdzanie czystości w budynkach, a tym samym nadzór nad pracą gospodarzy przez dwu lub trzyosobowe komisje jest pomysłem bardzo dobrym. Pani Barbara Narecka poinformowała, że w związku z licznymi skargami mieszkańców na pracę gospodarzy (głównie jednego) wspólnie z p. J. Boreczek postanowiły dokonać wizji lokalnej w budynkach i przekonać się osobiście, czy zarzuty te są zasadne. Z kontroli tej wynika, że najgorszy bałagan jest w budynku Zabłocińska 4 brudne podesty, cokoły, bałagan przy pomieszczeniach po maszynowniach dźwigów. Z kontroli tej wynika, że jest bałagan na klatkach schodowych wygrodzonych kratami. Po dyskusji jednogłośnie przyjęto następujące ustalenia: - Pani B. Narecka i p. J. Boreczek sporządzą notatkę z przeprowadzonej kontroli i przekażą tę notatkę prezesowi J. Kabali. - Kolejna kontrola przeprowadzona przez członków Rady Nadzorczej (p. J. Boreczek, p. M. Hankawyska i p. S. Pruszkowski), z której także zostanie sporządzona notatka służbowa została zaplanowana za ok. 7 dni, licząc od dzisiejszych ustaleń. - Wszyscy mieszkańcy, którzy wygrodzili korytarze klatek schodowych powinni zostać powiadomieni na piśmie o konieczności utrzymania porządku wewnątrz wygrodzenia. - Prezes J. Kabala poinformował, że odbędzie spotkanie z gospodarzami budynków, na którym przypomni o konieczności należytego wykonywania obowiązków. 2. Pani Joanna Boreczek poinformowała, że rozmawiała z prezesem Kabalą nt. stworzenia na terenie Spółdzielni punktu odbioru sprzętu RTV i AGD. Na terenie Spółdzielni mieszka osoba, która zajmuje się odbiorem tego typu urządzeń. Pan Jerzy Kabala poinformował, że jest to bardzo dobra propozycja, nie mniej osoba, która chciałaby odbierać ten sprzęt musi najpierw skontaktować się ze Spółdzielnią. Zarząd musi mieć pewność, że wszystkie wywiezione przedmioty są w odpowiedni 5

6 sposób utylizowane, a osoba, która odbiera je od Spółdzielni ma stosowne pozwolenia na wykonywanie tego typu działalności. 3. Pani Joanna Boreczek zapytała o sposób rozliczenia kosztów energii elektrycznej przez osoby wynajmujące pomieszczenia po maszynowniach dźwigów i uzyskała odpowiedź od prezesa J. Kabali, że zgodnie z umową najmu jest to opłata ryczałtowa. 4. Pan Jerzy Kabala poinformował, że od 31 marca 2016 r., na trzy tygodnie wyjeżdża do sanatorium nie miał wpływu na termin, ponieważ jest to świadczenie w ramach NFZ. 5. Ustalono, że najkorzystniejszym terminem do odbycia Walnego Zgromadzenia będzie czerwca br. 6. Ustalono, że następne zebranie Rady odbędzie się w drugiej połowie kwietnia br. 7. Innych spraw wniesionych nie było. Ad 9. Zakończenie zebrania. Wiceprzewodnicząca Rady Nadzorczej p. Katarzyna Radwańska podziękowała wszystkim obecnym za udział, a następnie zakończyła zebranie plenarne Rady Nadzorczej. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządziła Dorota Hajkiewicz Sekretarz Rady Nadzorczej Joanna Boreczek Wiceprzewodnicząca Rady Nadzorczej Katarzyna Radwańska Załączniki do protokołu: 2 szt. - Lista obecności. - Proponowany porządek obrad. 6