IBM TRIRIGA Wersja 10 Wydanie 5.0. Podręcznik administrowania aplikacją IBM

IBM TRIRIGA Wersja 10 Wydanie 5.0 Podręcznik administrowania aplikacją IBM

Uwaga Przed użyciem niniejszych informacji i produktu, którego one dotyczą, należy zapoznać się z treścią sekcji Uwagi na stronie 25. Niniejsze wydanie dotyczy wersji 10, edycji 5, modyfikacji 0 produktu IBM TRIRIGA oraz wszystkich kolejnych wydań i modyfikacji, o ile nie zaznaczono inaczej w nowych wydaniach. Copyright IBM Corporation 2011, 2015.

Spis treści Rozdział 1. Administrowanie produktem IBM TRIRIGA............. 1 Rozdział 2. Definiowanie ustawień bezpieczeństwa........... 3 Tworzenie grup uprawnień.......... 3 Usuwanie grup uprawnień........... 3 Licencje użytkownika............ 4 Definiowanie reguł dotyczących haseł....... 4 Rozdział 3. Konfigurowanie informacji systemowych............ 5 Zadania systemowe............. 5 Tabele bazy danych............. 5 Konfigurowanie informacji o użytkowniku...... 6 Konfigurowanie profili użytkowników...... 6 Konfigurowanie wymagań ułatwień dostępu.... 6 Role osób kontaktowych.......... 7 Konfigurowanie treści offline.......... 7 Konfigurowanie adresów e-mail w celu przesłania treści 7 Konfigurowanie formularzy jako treści offline.... 7 Treść offline.............. 8 Rozdział 4. Dostosowywanie produktu TRIRIGA.............. 9 Tworzenie rekordów pomocy.......... 9 Dostosowanie listy............. 9 Dodawanie klasyfikacji do hierarchii....... 10 Klasyfikacje............. 10 Rozdział 5. Planowanie pracy..... 11 Konfigurowanie zewnętrznego serwera poczty.... 11 Tworzenie kalendarzy............ 11 Kalendarze.............. 11 Tworzenie zestawów kalendarzy........ 12 Zestawy kalendarzy........... 12 Rozdział 6. Raportowanie....... 15 Tworzenie szablonów wykresów........ 15 Definiowanie okresów fiskalnych........ 15 Zmiana nazw list NDJ........... 15 Definiowanie wskaźników emisji........ 16 Przetwarzanie federalnych raportów XML..... 16 Przesyłanie danych finansowych........ 16 Definiowanie oceny ENERGY STAR....... 17 Wartości progowe............. 18 Rozdział 7. Komunikowanie się z użytkownikami........... 19 Tworzenie komunikatów dla użytkownika...... 19 Komunikaty dla użytkownika........ 19 Tworzenie procesu zatwierdzania........ 19 Tworzenie szablonów zatwierdzania...... 20 Tworzenie wymagań zatwierdzania....... 20 Zatwierdzenia............. 20 Powiadomienia.............. 21 Tworzenie powiadomień.......... 21 Tworzenie wymagań powiadomień....... 22 Dodawanie odbiorców do powiadomień..... 22 Wiadomości.............. 23 Uwagi............... 25 Znaki towarowe............. 27 Warunki dotyczące dokumentacji produktu..... 27 Oświadczenie IBM o ochronie prywatności w Internecie 28 Copyright IBM Corp. 2011, 2015 iii

iv Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Rozdział 1. Administrowanie produktem IBM TRIRIGA Działania administracyjne wykonywane są po zainstalowaniu produktu TRIRIGA. Zadania administracyjne obejmują definiowanie ustawień bezpieczeństwa, konfigurowanie i dostosowywanie. Administrowanie jest niezbędne zanim użytkownicy mogą rozpocząć pracę, ponieważ aplikacja musi zostać najpierw skonfigurowana. Istnieje możliwość użycia narzędzi administracyjnych produktu TRIRIGA Application Platform do określenia ustawień dla całej aplikacji IBM TRIRIGA, stylów graficznych, danych językowych, opcji haseł oraz innych ustawień administracyjnych. Więcej informacji zawiera temat Administrowanie produktem TRIRIGA Application Platform w dokumentacji produktu TRIRIGA Application Platform. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 1

2 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Rozdział 2. Definiowanie ustawień bezpieczeństwa Tworzenie grup uprawnień Należy zdefiniować ustawienia bezpieczeństwa, aby umożliwić użytkownikom prawidłowy dostęp i użycie aplikacji. Zadania obejmują tworzenie grup uprawnień, dodawanie użytkowników i grup uprawnień oraz definiowanie reguł dotyczących haseł. Możliwe jest zdefiniowanie uprawnień dostępu w module, obiekcie biznesowy, karcie lub na poziomie sekcji dla wszystkich obiektów w systemie. Aplikacja Menedżer zabezpieczeń jest używana do definiowania ustawień bezpieczeństwa dla użytkowników i grup. Ustawienia bezpieczeństwa są oparte na organizacji, geografii, obiekcie biznesowym i raportach. 1. Przejdź do obszaru Narzędzia > Administracja > Menedżer zabezpieczeń i kliknij opcję Dodaj. 2. Nazwij grupę uprawnień i określ inne funkcje dla grupy uprawnień. 3. Na karcie Członkowie dodaj użytkowników i grupy do grupy uprawnień. Można też dodać użytkowników do grupy członków w aplikacji Menedżer osób. 4. Zdefiniuj poziom dostępu dla grupy uprawnień na karcie Dostęp. Jeśli użytkownik należy do więcej niż jednej grupy, otrzymuje najwyższy poziom uprawnień. Na przykład: jedna grupa uprawnień nie daje użytkownikowi dostępu, podczas gdy inna grupa uprawnień zezwala na dostęp do aktualizacji, więc użytkownik ma dostęp do aktualizacji. a. Wybierz obiekt. Usuwanie grup uprawnień b. W sekcji Dostęp do danych wybierz poziom uprawnień, który chcesz przydzielić do obiektu. c. W sekcji Dostęp do aplikacji wybierz poziom uprawnień, który chcesz przydzielić do grupy uprawnień. d. Zapisz przyznane poziomy uprawnień. 5. Utwórz i zapisz grupę uprawnień. Aplikacja Menedżer zabezpieczeń jest używana do definiowania ustawień bezpieczeństwa dla użytkowników i grup. Menedżer zabezpieczeń umożliwia również usuwanie grup uprawnień i użytkowników. 1. Przejdź do obszaru Narzędzia > Administracja > Menedżer zabezpieczeń. 2. Otwórz grupę uprawnień, jaką zamierzasz usunąć. 3. Na karcie Członkowie usuń użytkowników i grupy z grupy uprawnień. Można też usunąć użytkowników z grupy członków w aplikacji Menedżer osób. 4. Zapisz i zamknij grupę uprawnień. 5. Zaznacz pole wyboru obok grupy uprawnień, jaką zamierzasz usunąć. 6. Wybierz czynność Usuń. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 3

Licencje użytkownika Należy dodać użytkowników do licencji dla zakupionych produktów. Użytkownicy są dodawani do licencji w obszarze Narzędzia > Administracja > Licencje - menedżer. Użytkownika można przypisać do więcej niż jednej licencji. Każdy użytkownik wymaga poprawnej licencji, aby mieć dostęp do każdej aplikacji. Licencje są zapisywane po zainstalowaniu aplikacji, ale przed uruchomieniem serwera aplikacji. Licencję można zapisać w folderze config katalogu głównego instalacji, na przykład: C:\Tririga\config\licenses. Każda licencja jest rekordem, a nazwa pliku odpowiada licencjonowanemu produktowi. W menedżerze licencji wybierana jest licencja, do której mają zostać dodani użytkownicy, a następnie wybierani są użytkownicy, którzy zostają dodani do licencji. Możliwe jest dostosowanie zapytania Licencje - menedżer dla czynności Dodaj użytkownika. Aby uruchomić zapytanie niestandardowe zamiast zapytania domyślnego, w aplikacji Menedżer raportów można nazwać swoje zapytanie Lista licencji bezpieczeństwa. Lista wszystkich użytkowników jest widoczna w aplikacji Menedżer osób. Licencje, które są widoczne w aplikacji Licencje - menedżer, są synchronizowane z licencjami wyświetlonymi w profilach użytkowników. Wszelkie zmiany wprowadzone w jednej lokalizacji są automatycznie aktualizowane w innej lokalizacji. Definiowanie reguł dotyczących haseł Reguły dotyczące haseł definiują sposób, w jaki działają i są używane hasła np. wymóg przedawnienia i maksymalna długość. Reguły dotyczące haseł muszą mieć aktywny status i są stosowane podczas następnej próby zmiany hasła przez użytkownika. W aplikacji Wymuś przywrócenie hasła można ręcznie wymusić zresetowanie hasła przez użytkowników. Zanim rozpoczniesz Przed wdrożeniem produktu IBM TRIRIGA w organizacji należy zaplanować sposób, w jaki społeczność użytkowników będzie miała dostęp do aplikacji TRIRIGA. Produkt IBM TRIRIGA wymaga nazwy użytkownika i hasła, aby uzyskać dostęp do aplikacji. Zapoznaj się z publikacją IBM TRIRIGA Application Platform 3 Podręcznik pojedynczego logowania, jeśli chcesz skonfigurować pojedyncze logowanie (SSO), aby zarządzać dostępem użytkowników do aplikacji TRIRIGA. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Konfiguracja systemu > System > Ustawienie hasła. 2. Określ portal oraz domyślną grupę uprawnień dla reguł hasła oraz wszelkie inne ograniczenia, które chcesz zastosować. 3. Zapisz reguły dotyczące haseł. 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Rozdział 3. Konfigurowanie informacji systemowych Zadania systemowe Tabele bazy danych Istnieje możliwość skonfigurowania produktu IBM TRIRIGA przez zdefiniowanie ustawień w aplikacji, aby użytkownicy mogli z niej korzystać. Można skonfigurować zadania systemowe, informacje o użytkownikach, role osób kontaktowych oraz formularze treści offline. Zadania systemowe są definiowane w programie do planowania zadań. Zadania systemowe są wykonywane przez system wg określonego harmonogramu, aby utrzymać wydajność systemu. Możliwe jest zdefiniowanie pozycji pracy systemu i harmonogramów pracy systemu w opcji Narzędzia > Konfiguracja systemu > Planowanie zadań. Pozycje zadań systemowych wyodrębniają dane z dzienników źródłowych i obiektów biznesowych. Następnie obliczając wyniki, tworzą wpisy dzienników i aktualizują obiekty biznesowe. Pozycja zadania systemowego Definiuje typ zadania i okres przechwytywania danych. Tworzone są pozycje zadań systemowych, a następnie są dodawane do programu planowania zadań systemowych. Program do planowania zadań systemowych Określa, kiedy uruchamiane są pozycje zadań systemowych. Dane są obliczane, a obiekty biznesowe i dzienniki są aktualizowane. Harmonogram zadań systemowych musi mieć aktywny status, aby można go było uruchomić. Po utworzeniu pozycji zadań systemowych tworzony jest harmonogram pozycji zadań. Określane są istotne szczegóły harmonogramu, a następnie dodawane są do niego pozycje zadań. Po określeniu pozycji zadań systemowych i aktywowaniu harmonogramu pozycji zadań można wyświetlać listę zaplanowanych pozycji. Sekcja Dzienniki wyświetla godzinę i status dla każdego uruchomienia tego harmonogramu pozycji zadań systemowych. Podsumowanie danych dziennika znajduje się w sekcji Metryki. Średni czas trwania jest obliczany przez podzielenie całkowitego czasu trwania przez liczbę uruchomień. Administrator może wyświetlać, modyfikować, usuwać i tworzyć indeksy w tabeli bazy danych, korzystając z narzędzia Menedżer tabeli bazy danych. To narzędzie nie jest dostępne w konsoli administratora produktu IBM TRIRIGA. Po uzyskaniu odpowiednich uprawnień dostęp do Menedżera tabeli bazy danych można uzyskać, logując się do programu IBM TRIRIGA i wybierając kolejno opcje Narzędzia > Konfiguracja systemu > System > Menedżer tabeli bazy danych. Menedżer tabeli bazy danych obsługuje następujące czynności dotyczące tabel bazy danych w programie IBM TRIRIGA: wyświetlanie, modyfikowanie, usuwanie indeksów bazy danych oraz tworzenie nowych indeksów w tabeli. Te czynności można wykonywać dla dowolnych tabel IBM TRIRIGA. W środowiskach, które korzystają z bazy danych Microsoft SQL Server, czynności wyświetlania, tworzenia i usuwania kolumn rzadkich również są obsługiwane. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 5

Pełny dostęp do tego narzędzia mają wyłącznie administratorzy, którzy mają pełny dostęp do konsoli administratora produktu IBM TRIRIGA. Administratorzy, którzy mają dostęp tylko odczytu do konsoli administratora, mogą tylko wyświetlać indeksy i kolumny rzadkie. Pozostali użytkownicy nie mają dostępu do tego menedżera. Synchronizacja tabeli bazy danych Po otwarciu narzędzia Menedżer tabeli bazy danych po raz pierwszy, na przykład po nowej instalacji lub aktualizacji, konieczne jest przeprowadzenie synchronizacji indeksów bazy danych lub kolumn rzadkich. Przycisk Menedżer synchronizacji tabel pozwala na przeprowadzenie synchronizacji wszystkich indeksów tabeli bazy danych i kolumn rzadkich i utworzenie danych rekordu, które umożliwiają zarządzanie tabelami. Po naciśnięciu tego przycisku rozpoczyna się proces, który może potrwać kilka minut. Proces synchronizacji jest przydatny, jeśli tworzone są nowe obiekty biznesowe i użytkownik chce zarządzać nową tabelą T_TABLE, w której są zdefiniowane nowe obiekty. Synchronizacja jest również pomocna, jeśli dane rekordu Menedżer tabeli bazy danych nie są zsynchronizowane z indeksami tabeli bazy danych lub kolumnami rzadkimi. Konfigurowanie informacji o użytkowniku Należy skonfigurować informacje o użytkownikach, takie jak role osób kontaktowych, adresy e-mail oraz treść offline. Konfigurowanie profili użytkowników Dostępne są rekordy profilu użytkownika oraz preferencje konfiguracji, takie jak domyślna strona główna, język użytkownika oraz strefa czasowa. Profile użytkownika są dostępne w aplikacji Portfel > Osoby. Użytkownicy mogą zdefiniować własne preferencje w obszarze Portfel > Osoby > Mój profil. O tym zadaniu Istnieje możliwość dodawania, modyfikowania lub usuwania wartości na dowolnej liście w aplikacji Menedżer list na stronie preferencji. 1. Przejdź do opcji Portfel > Osoby i wybierz typ pracownika. 2. Wybierz rekord pracownika, aby otworzyć preferencje portfela. 3. Wybierz kartę Portfel, zaktualizuj rekord i zapisz go. 4. Aktywuj rekord. Konfigurowanie wymagań ułatwień dostępu W profilu użytkownika można skonfigurować ustawienia ułatwień dostępu, jeśli użytkownik potrzebuje lektora ekranowego. Możliwe jest włączenie wydajnej nawigacji i zmiana sposobu wyświetlania wykresów. 1. Przejdź do opcji Portfel > Osoby > Pracownicy i wybierz kartę Profil. 2. W sekcji Ułatwienia dostępu zdefiniuj ustawienia ułatwień dostępu. Włącz tryb ułatwień dostępu Zmienia sposób wyświetlania danych wykresu. Jeśli nie wybrano trybu ułatwień 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

dostępu, dane są wyświetlane na wykresach metrycznych. Po włączeniu trybu ułatwień dostępu, dane są prezentowane w formacie tabeli, z której mogą korzystać użytkownicy z lektorem ekranowym. Użytkownik może kliknąć odnośnik Wyświetl raport wykresu, aby zmienić ustawienie z powrotem na format wykresu metrycznego. Włącz pomijanie nawigacji Wyświetla odnośnik Pomiń nawigację w górnej części strony lub formularza. Pominięcie nawigacji umożliwia użytkownikowi korzystającemu z lektora ekranowego nawigację interfejsu użytkownika i bezpośrednie przejście do pierwszego obszaru treści na stronie, bez potrzeby przechodzenia przez wszystkie odnośniki i pozycje menu. 3. Zapisz rekord profilu. Role osób kontaktowych Role osób kontaktowych są używane w procesie zatwierdzania i powiadamiania. Osoba może mieć więcej niż jedną rolę osoby kontaktowej. Na przykład: ta sama osoba może mieć dwie role osoby kontaktowej Administrator umów i prawny. Rola osoby kontaktowej musi mieć aktywny status, aby mogła być użyta. Konfigurowanie treści offline Role osób kontaktowych są używane do zdefiniowania, które role są wymagane podczas tworzenia obiektu biznesowego. Na przykład: jeśli tworzony jest rekord najmu, należy określić osobę i rolę osoby kontaktowej jako kontakt dla rekordu najmu. Role osoby kontaktowej można zdefiniować na dwa sposoby: w obszarze Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Role osoby kontaktowej. Po określeniu osoby kontaktowej można też określić rolę osoby kontaktowej na karcie Dane kontaktowe tworzonego rekordu, takiego jak np. rekord najmu. Treść offline dotyczy formularzy, które użytkownicy wypełniają offline, a następnie przesyłają do systemu. Jest to sposób gromadzenia dużej ilości informacji od różnych użytkowników bez potrzeby logowania w środowisku IBM TRIRIGA. Aby aktywować treść offline, należy skonfigurować adresy e-mail oraz formularze. Konfigurowanie adresów e-mail w celu przesłania treści Należy skonfigurować wszystkie adresy e-mail użytkowników, którzy przesyłają formularze treści offline do systemu. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Konfiguracja systemu > Integracja > Konfiguracja systemu i wybierz opcję Dodaj. 2. Wprowadź nazwę i adres e-mail dla każdego użytkownika, który może przesyłać formularze treści offline. 3. Zapisz wersję roboczą, a następnie aktywuj ją. Konfigurowanie formularzy jako treści offline Należy zdefiniować formularze, które są używane jako treść offline. Formularze są konfigurowane, aby można było gromadzić, analizować i porównywać dane. Rozdział 3. Konfigurowanie informacji systemowych 7

Zanim rozpoczniesz Jeśli używany jest produkt Microsoft Exchange 2007, należy skonfigurować serwer Microsoft Exchange do dostępu z poziomu klienta, definiując właściwości uwierzytelniania IMAP4 dla uwierzytelniania podstawowego. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Konfiguracja systemu > Integracja > Treść offline i wybierz opcję Dodaj. 2. Określ szczegóły formularza treści offline, takie jak nazwa i opis. 3. Prześlij formularz treści offline. 4. Aktywuj formularz. Treść offline Treść offline jest używana do rejestracji danych w formularzu, które można przesłać do systemu, gdy dostępna jest łączność. Dane są analizowane i aktualizowane jest powiązane pole systemowe. Treść offline jest wysyłana przez użytkowników za pomocą wiadomości e-mail na skonfigurowany adres e-mail. Treści offline można używać do prowadzenia danych dziennika, które są używane przez aplikacje ochrony środowiska w nieruchomości do obliczeń, raportowania i analizy metryk. Można również utworzyć treści offline, aby określić odpowiedzi potencjalnych wykonawców, streszczenia warunków najmu nieruchomości oraz faktury za zadania ze źródeł zewnętrznych. Użytkownik otwiera formularz treści offline, pobiera i wypełnia formularz, a następnie przesyła wiadomością e-mail jako załącznik na skonfigurowany adres e-mail. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Rozdział 4. Dostosowywanie produktu TRIRIGA Tworzenie rekordów pomocy Dostosowanie listy Rekordy są dostosowywane przez modyfikację rekordów domyślnych. Rekordy są dostosowywane w celu dopasowania produktu TRIRIGA do używanych procesów biznesowych. Istnieje możliwość dostosowania list, hierarchii rekordów. Można też utworzyć niestandardowe rekordy pomocy. Możliwe jest dostosowanie pomocy systemowej dla użytkowników przez utworzenie specjalnych rekordów pomocy. O tym zadaniu Upewnij się, że tekst pomocy, tematy pomocy i słowa kluczowe są wszystkie zapisane w języku określonym w rekordzie pomocy. Dla każdego obsługiwanego języka wymagany jest osobny rekord pomocy. Można wyświetlić tylko tekst w rekordzie pomocy lub cały rekord pomocy. Jeśli wyświetlany jest cały rekord pomocy, użytkownicy widzą powiązane tematy i dokumenty i mogą przeszukiwać tematy pomocy. We właściwości FULL_HELP_OBJECT w pliku TRIRIGAWEB.properties można określić sposób wyświetlania rekordu. 1. Przejdź do obszaru Narzędzia > Konfiguracja systemu > System > Pomoc i wybierz opcję Dodaj. 2. Określ moduł lub nazwę aplikacji, której dotyczy tekst pomocy. Można również utworzyć rekord pomocy dla pozycji nawigacji, taki jak np. strona Pracownicy, która jest wyświetlana po przejściu do obszaru Portfel > Osoby > Pracownicy. Aby utworzyć rekord pomocy dla pozycji nawigacji, określ wartość Kierownik jako nazwę formularza i zapewnij, że moduł lub obiekt biznesowy w polu Nazwa modułu/aplikacji jest zdefiniowana w głównym zapytaniu o szczegóły. Główne zapytania o szczegóły są definiowane w aplikacji Menedżer raportów. 3. Zdefiniuj język tekstu pomocy oraz słowa kluczowe. 4. Określ temat, który udostępnia krótki opis tekstu pomocy. Temat to tekst, który widzą użytkownicy podczas wyszukiwania słów kluczowych. 5. Wpisz tekst pomocy. 6. Opcjonalne: Określ powiązane dokumenty lub powiązane tematy pomocy dowiązane z tematu pomocy. 7. Utwórz i zapisz rekord pomocy. Można dostosować listy, które są widoczne w interfejsie użytkownika. Można poprawić integralność danych, ograniczając możliwość użytkowników do wyboru zatwierdzonych wartości z listy do wprowadzenia w określonym polu. Listy można dostosować, tworząc listę lub modyfikując istniejącą w obszarze Narzędzia > Administracja > Listy. Możliwe jest dostosowanie następujących typów list: v Listy przełączników Copyright IBM Corp. 2011, 2015 9

v Listy rozwijane z wartościami statycznymi v Listy dynamiczne, tworzone na podstawie wartości z bazy danych v Listy zależne, w których wybór z jednej listy powoduje zastosowanie filtru w innej liście Listy można filtrować według modułu, z którym są powiązane. Na przykład, moduł Projekt ma następujące listy: typ projektu (o nazwie typ triproject), typ obiektu biznesowego projektu (o nazwie typ OB projektu), typ transakcji projektu (o nazwie typ projektu transakcji), istotność (o nazwie triseverity) oraz typ zlecenia pracy (o nazwie triworkordertype). Dodawanie klasyfikacji do hierarchii Możliwe jest utworzenie rekordów podrzędnych dla obiektów biznesowych klasyfikacji, używając hierarchii klasyfikacji. Pierwszy poziom w hierarchii w obszarze hierarchii klasyfikacji zawiera nazwę klasyfikacji. Możliwe jest dodanie klasyfikacji podrzędnych pod tym poziomem, aby przeprowadzić dalszą klasyfikację. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Administracja > Klasyfikacje. 2. W lewym panelu nawigacyjnym wybierz typ klasyfikacji z listy, a następnie wybierz opcję Nowy. 3. Określ szczegóły nowego rekordu klasyfikacji. 4. Utwórz rekord klasyfikacji. Klasyfikacje Klasyfikacje definiują sposób, w jaki rekordy są powiązane między sobą w ramach hierarchii klasyfikacji. Klasyfikacja hierarchii jest używana do tworzenia i zarządzania wszystkimi klasyfikacjami. Klasyfikacje są typem rekordu i zawierają pola danych, które są używane przez zapytania, formularze i przepływy pracy. Klasyfikacje główne są definiowane, gdy tworzone są obiekty biznesowe klasyfikacji. Istnieje możliwość utworzenia klasyfikacji nadrzędnej i podrzędnej w hierarchii. Klasyfikacje główne dla obiektu biznesowego muszą być utworzone w narzędziu Budowniczy formularzy. Klasyfikacje podrzędne klasyfikacji głównych tworzone są w aplikacji Klasyfikacja. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Rozdział 5. Planowanie pracy Praca jest planowana przez tworzenie kalendarzy i zestawów kalendarzy, które przedstawiają dostępny czas dla godzin pracy lub rezerwacji. Konfigurowanie zewnętrznego serwera poczty Tworzenie kalendarzy Zewnętrzny serwer poczty można powiązać z kalendarzem TRIRIGA, aby użytkownicy mogli dokonywać rezerwacji i zarządzali nimi w kalendarzu poza produktem TRIRIGA. W sekcji Dane zewnętrznego serwera poczty na karcie Szczegóły kalendarza rekordu kalendarza można zdefiniować dane logowania użytkownika na zewnętrznym serwerze poczty. Następnie w obszarze Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Zewnętrzny serwer poczty elektronicznej można określić szczegóły zewnętrznego serwera poczty. Można na przykład użyć serwera Microsoft Exchange, aby zarezerwować powierzchnię w systemie TRIRIGA, co koordynuje zdarzenia kalendarza dla powierzchni z kalendarzem Microsoft Outlook. Kiedy użytkownik systemu Microsoft Outlook dokonuje rezerwacji dla powierzchni, rezerwacja jest wyświetlana i zarządzana w produkcie TRIRIGA. Jeśli serwer Microsoft Exchange skonfigurowano dla kalendarza użytkownika produktu Microsoft Outlook oraz TRIRIGA, to użytkownicy produktu Microsoft Outlook nie muszą posiadać konta TRIRIGA. Użytkownik kalendarza Microsoft Outlook nie musi mieć konta TRIRIGA, aby przeglądać rezerwacje w kalendarzu Microsoft Outlook utworzone przez użytkownika produktu TRIRIGA. Serwer Microsoft Exchange zarządza rezerwacjami dla obu aplikacji. Kalendarze są tworzone, aby możliwe było zidentyfikowanie i użycie dostępnego czasu jako godzin pracy lub rezerwacji. Kalendarze są używane, by określić kiedy pracownicy są dostępni do pracy. Kalendarze rezerwacji są używane do określenia czasu możliwego do zarezerwowania dla powierzchni. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Kalendarze i wybierz opcję Dodaj, a następnie określ, czy tworzony jest kalendarz, czy kalendarz rezerwacji. 2. Nazwij kalendarz i określ założenia planowania oraz zdarzenia nierobocze. 3. Określ godziny pracy, wybierając opcję Szybkie dodawanie i wybierając ikonę rekordu, aby zdefiniować godziny pracy w tygodniu. 4. Określ zdarzenia nierobocze, wybierając opcję Szybkie dodawanie i wybierając ikonę rekordu, aby zdefiniować kiedy pracownicy nie pracują. 5. Utwórz wersję roboczą, a następnie aktywuj kalendarz. Kalendarze Kalendarze są używane do definiowania godzin roboczych dla osób, organizacji, lokalizacji, zasobów, pracowników i powierzchni. Kalendarze można powiązać z dowolnym obiektem biznesowym, aby możliwa była koordynacja zdarzeń, czynności, napraw, konserwacji, tymczasowego użycia i przestojów. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 11

Kalendarze są wstępnie tworzone w aplikacji Projektant danych podczas tworzenia obiektu biznesowego. Można określić, że obiekt biznesowy zawiera kalendarz, który umożliwia planowanie zdarzeń dla obiektów biznesowych. Kalendarze są również używane w funkcjonalności wykresu Gantta oraz funkcjach dostępności. Jeśli istnieje wyjątek planowania dla określonej osoby, można skonfigurować konkretny kalendarz powiązany z taką osobą. Na przykład: użytkownik może utworzyć kalendarz dla konkretnej osoby, która ma wyjątkowy harmonogram i nie pracuje podczas typowych godzin pracy. Zdarzenia w harmonogramie są wyświetlane w kalendarzu jako aktywne odnośniki. Jakiekolwiek zdarzenie, które jest zaplanowane dla rekordu obiektu biznesowego jest wyświetlane w dniu kalendarzowym, który odpowiada dacie rozpoczęcia zdarzenia. Możliwe jest otwarcie odnośnika, aby otworzyć rekord zdarzenia. Zdarzenia kalendarzowe są wyświetlane za pomocą koloru. Na przykład: odrzucone rezerwacje mogą być zaznaczone w kalendarzu na czerwono. Kolor odrzuconego zdarzenia można zmienić w obszarze Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Ustawienia aplikacji, wybierając opcję Ustawienia rezerwacji i zmieniając kolor odrzuconej rezerwacji. Możliwe jest zdefiniowanie domyślnego koloru dla wszystkich innych zdarzeń w obszarze Narzędzia > Administracja > Menedżer stylów, wybierając opcje Style formularza i Zdarzenie. Tworzenie zestawów kalendarzy Zestawy kalendarzy są tworzone przez zdefiniowanie zapytań, które grupują kalendarze według kryteriów określonych w zapytaniu. Można zdefiniować zapytania dla kalendarzy dostępności, które są zdefiniowane przez godziny pracy lub kalendarzy zajętości, które zdefiniowano przez zdarzenia zebrań. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Zestawy kalendarzy i wybierz opcję Dodaj. 2. Określ nazwę i opis zestawu kalendarzy. 3. Określ zapytanie dla kalendarza dostępności lub zajętości. Wybierz moduł, obiekt biznesowy i raport, który zostanie uwzględniony w zapytaniu. 4. Opcjonalne: Dodaj kolumny podpowiedzi do zapytania. Określ etykietę kolumny i wybierz źródło danych i pole. 5. Zapisz zestaw kalendarzy. Zestawy kalendarzy Zestaw kalendarzy to grupa kalendarzy. Zestaw kalendarzy jest konfigurowany przez zdefiniowanie zapytania, które grupuje kalendarze według wyników zapytania. Każdy kalendarz zawiera typ dostępności, który określa sposób, w jaki traktowane są zdarzenia w kalendarzu. Jeśli status jest ustawiony na dostępny, to typ dostępności definiuje zdarzenia w godzinach roboczych. Jeśli status jest ustawiony na zajęty, to typ dostępności definiuje zdarzenia zebrań. Dostępność zasobu można zdefiniować na kilka różnych sposobów, takich jak godziny robocze, święta, zdarzenia konserwacji offline itp. Na przykład: aby zablokować godziny nierobocze, system pobiera godziny nierobocze z kalendarza godzin nieroboczych, które mają typ dostępności Dostępny. Następnie, gdy system tworzy zestaw kalendarzy zawierający kalendarz Dostępny, system odwraca te okresy, aby 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

godziny nierobocze były wyświetlane jako zablokowane w kalendarzu. Dla kontroli dostępności zasobów, kalendarz Dostępny jest traktowany inaczej niż kalendarz Zajęty ze zdarzeniami zebrań. Grupując kalendarze Dostępny i Zajęty w zestawy kalendarzy, można zdefiniować wyjątkowy zestaw godzin roboczych i zdarzeń zebrań dla konkretnego zasobu. Rozdział 5. Planowanie pracy 13

14 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Rozdział 6. Raportowanie Możliwe jest tworzenie raportów z szablonami wykresów oraz z danymi finansowymi i dotyczącymi środowiska. Można też zdefiniować wartości progowe metryk raportu. Typy raportów dostępne są w obszarze Moje raporty. Tworzenie szablonów wykresów Szablony wykresów definiują układ typu wykresu. Kiedy użytkownik wybiera wykres, szablon wykresu jest używany do reprezentowania wykresu. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Szablony wykresu i wybierz opcję Dodaj. 2. Określ nazwę i opis dla szablonu wykresu. 3. Określ typ wykresu. 4. Prześlij plik szablonu wykresu. 5. Utwórz szablon wykresu. Definiowanie okresów fiskalnych Możliwe jest zdefiniowanie lat, kwartałów i miesięcy fiskalnych lub niestandardowych okresów fiskalnych. Okresy fiskalne to typ klasyfikacji rekordu, który oznacza, że istnieją w hierarchii i muszą być zdefiniowane w relacji do innych rekordów. Na przykład: przed utworzeniem kwartałów fiskalnych należy utworzyć rok fiskalny. Zmiana nazw list NDJ 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Administracja > Klasyfikacje. 2. W panelu hierarchii wybierz opcję Okresy fiskalne. v Aby zdefiniować rok fiskalny, wybierz opcje Nowy > Rok fiskalny. v Aby zdefiniować kwartał fiskalny, wybierz rok fiskalny > Nowy > Kwartał fiskalny. v Aby zdefiniować miesiąc fiskalny, wybierz rok fiskalny > kwartał fiskalny > Nowy > Miesiąc fiskalny. 3. Określ nazwę i wymagane informacje dla okresu fiskalnego. Na przykład: rok fiskalny można nazwać 2014, kwartał fiskalny K1, a miesiąc fiskalny 01. 4. Określ kolejność. Kolejny numer może być dowolną wartością dziesiętną, która sortuje listę lat, kwartałów i miesięcy. Na przykład: można wprowadzić wartość 2036.1 dla 1 kwartału fiskalnego w roku fiskalnym 2036. 5. Utwórz okres fiskalny. Możliwa jest zmiana nazw list Newralgiczne dla jakości (NDJ). Nazwę listy można zmienić na etykietę. O tym zadaniu Listy NDJ są używane w projektach zarządzania nieruchomością. W planie transakcji można zdefiniować ankietę NDJ, która wymaga konkretnych odpowiedzi w formie danych. Po Copyright IBM Corp. 2011, 2015 15

zdefiniowaniu pytań w ankiecie, jeden z typów danych, które można wybrać, to lista. Ponieważ nazwy list są widoczne, można zmienić nazwę listy, aby była łatwa do zrozumienia. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Konfiguracja aplikacji > Nieruchomości > Listy NDJ i wybierz opcję Dodaj. 2. Określ pełną nazwę listy. Nazwa musi odpowiadać nazwie listy w aplikacji Menedżer list. 3. Określ etykietę listy, którą widzi użytkownik zamiast nazwy listy. 4. Utwórz listę NDJ. Definiowanie wskaźników emisji Istnieje możliwość obliczenia parametrów ochrony środowiska dla nieruchomości przez ocenę emisji energii, emisji zanieczyszczeń oraz emisji podczas podróży. Definiowane są informacje specyficzne dla określonego typu emisji, aby obliczyć wpływ emisji na środowisko. Na przykład: można zdefiniować typy licznika i typy odpadów. 1. Przejdź do obszaru Narzędzia > Konfiguracja aplikacji > Środowisko i wybierz typ współczynnika emisji, który ma zostać zdefiniowany. Wybierz opcję Dodaj. 2. Określ szczegóły współczynnika emisji. 3. Po zakończeniu utwórz współczynnik emisji. Przetwarzanie federalnych raportów XML Istnieje możliwość użycia formularza Raport XML z lokalizacji, aby wygenerować federalny raport XML. Federalne raportowanie XML automatyzuje proces pobierania danych federalnych i przygotowania rekordów XML wymaganych do przedłożenia raportu. O tym zadaniu Federal Real Property Profile (FRPP) to system online, który zawiera dane inwentaryzacyjne dot. nieruchomości federalnych. Od agencji wymaga się przesyłania raz w roku pliku XML zgodnie ze wskazówkami w dokumencie Guidance for Real Property Inventory Reporting publikowanym przez urząd GSA Office of Government-wide Policy. 1. Przejdź do obszaru Narzędzia > Konfiguracja systemu > Integracja > Treść transformacji i wybierz opcję Dodaj, aby zdefiniować treść transformacji. 2. Określ, które lokalizacje są uwzględnione w raporcie. 3. Przejdź do obszaru Narzędzia > Programy narzędziowe do obsługi danych > Raport XML z lokalizacji i wybierz opcję Dodaj. 4. Określ Id. i nazwę oraz wszelkie inne wymagane informacje. 5. Utwórz i przetwórz program narzędziowy raportu. 6. Wybierz rekord programu narzędziowego raportu, aby ocenić wyniki raportu. Przesyłanie danych finansowych Możliwe jest przechwycenie danych podsumowania finansowego, pobierając i przesyłając arkusz kalkulacyjny, który jest skonfigurowany jako formularz treści offline. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Zanim rozpoczniesz Definiowanie okresów fiskalnych i struktury kodów kosztu dla organizacji. Skonfiguruj formularze treści offline. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Menedżer dokumentów i otwórz folder TRIRIGA\Cost Item. 2. Pobierz formularz offline podsumowania finansowego. 3. Wypełnij formularz i zapisz na komputerze. 4. Przejdź do obszaru Narzędzia > Programy narzędziowe do obsługi danych > Podsumowanie finansowe DTO i wybierz opcję Dodaj. 5. Podaj nazwę podsumowania finansowego. Określ treść, przesyłając formularz offline podsumowania finansowego. 6. Utwórz podsumowanie finansowe DTO. Co dalej Uruchom opcję Pozycja zadania ETL dla przedsiębiorstwa, aby przenieść dane z rekordu podsumowania finansowego do bazy danych. Kiedy użytkownik jest gotowy do przetworzenia podsumowania finansowego DTO, należy znaleźć obiekt biznesowy Podsumowanie finansowe DTO w menedżerze zadań, edytować go, a następnie przetworzyć. Importowanie jest kończone, gdy licznik znalezionych elementów zostaje wyświetlony w górnej części sekcji Pozycje wiersza. Porównaj liczbę z liczbą rekordów w arkuszu. Po zakończeniu importowania dane są gotowe do przetworzenia przez odpowiedni element Przemieszczanie podsumowania finansowego z wyłączenia Transformacja wg krzywej dzwonowej Pozycja zadania ETL. Dane nie są reprezentowane w metrykach do momentu zakończenia Pozycji zadania ETL. Definiowanie oceny ENERGY STAR Należy zdefiniować ustawienia pliku dla oceny ENERGY STAR, aby proces analizy możliwości poprawy mógł określić nową ocenę. Ocena ENERGY STAR jest obliczana na podstawie bieżącej oceny oraz ograniczenia zużycia energii. O tym zadaniu Informacje dotyczące oceny ENERGY STAR można uzyskać od amerykańskiej agencji Environmental Protection Agency (EPA), a następnie importować informacje, używając aplikacji Data Integrator. Aby wyświetlić wyniki importowanych danych, przejdź do opcji Narzędzia > Konfiguracja aplikacji > Środowisko > Ocena Energy Star. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Administracja > Data Integrator. 2. Zdefiniuj ustawienia plików. Ustawienia plików Moduł Obiekt biznesowy Wybór trienvironmental trienvenergystarrating Rozdział 6. Raportowanie 17

Ustawienia plików Formularz Typ importu Czynność Typ pliku Wybór trienvenergystarrating Dodaj tricreate Rozdzielany znakami tabulacji Wartości progowe 3. Zdefiniuj zestaw znaków pliku. 4. Wyszukaj plik oceny Energy Star i prześlij go. Po zakończeniu importu pojawi się powiadomienie w sekcji Powiadomienia portalu. Wartości progowe określają jak oceniane są wartości metryczne. Metryki są używane w zarządzaniu wydajnością, ocenie wpływu nieruchomości na środowisko oraz przy planowaniu strategicznym obiektów. Można używać wartości, zakresów i kolorów do definiowania wartości progowych. Można skonfigurować wartość progową, aby obsługiwała trzy zakresy na przykład: niski, średni i wysoki lub dwa zakresy na przykład: niski i wysoki. Aby zdefiniować wartości progowe, przejdź do pozycji Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Wartości progowe. Na przykład: mają zostać zdefiniowane wartości progowe dla kosztów budżetowych na osobę. Definiowane są trzy wartości progowe: poniżej budżetu, docelowo i powyżej budżetu. Wartość progowa poniżej budżetu jest identyfikowana kolorem żółtym i ma zakres od 0 do 1200 USD. Docelowa wartość progowa jest zdefiniowana jako zakres od 1201 do 1800 USD i jest identyfikowana kolorem zielonym. Zakres powyżej budżetu, od 1801 do 2400 USD jest identyfikowany kolorem czerwonym. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Rozdział 7. Komunikowanie się z użytkownikami Możliwe jest wysyłanie użytkownikom komunikatów, zatwierdzeń, powiadomień i wiadomości. Zatwierdzenia i powiadomienia tworzą alerty, które są automatycznie wysyłane do określonych osób po wyzwoleniu, na przykład w wyniku zmiany statusu rekordu. Komunikaty dla użytkownika powiadamiają użytkownika o błędzie, ostrzeżeniu lub przekazują inne informacje. Wiadomości można wysyłać do grupy osób. Tworzenie komunikatów dla użytkownika Komunikaty dla użytkownika są wyświetlane jako błędy, ostrzeżenia i informacje dla użytkownika. Komunikaty dla użytkownika są definiowane jako elastyczna forma komunikacji z użytkownikami. O tym zadaniu Utwórz komunikat dla użytkownika dla każdego obsługiwanego języka. Komunikaty dla użytkownika są wyświetlane w języku użytkownika, zgodnie z ustawieniami w rekordzie Mój profil. 1. Przejdź do obszaru Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Komunikaty dla użytkownika i wybierz opcję Dodaj. 2. Określ Id., nazwę oraz język komunikatu dla użytkownika. 3. Określ tekst komunikatu dla użytkownika. Można dodać do dziewięciu parametrów do komunikatu, używając nawiasów klamrowych i numerów. W czasie wykonywania parametry są zastępowane na podstawie danych z rekordu. Parametry muszą odpowiadać polom danych zdefiniowanym w przepływie pracy, który wysyła komunikat. 4. Aktywuj komunikat dla użytkownika. Komunikaty dla użytkownika Komunikaty dla użytkownika są tworzone jako alternatywa stałych komunikatów. Komunikaty dla użytkownika mogą zawierać do dziewięciu parametrów, które pozwalają na zmienną treść wiadomości. Pole Id. jest używane do wskazania, który komunikat dla użytkownika należy użyć. Komunikaty dla użytkownika wykorzystują zastępowanie tekstu, aby zapewnić, że komunikat jest dostosowany do czynności wyzwalającej. Na przykład: jeśli ma zostać wyświetlony komunikat, który zawiera pojedynczy znak cudzysłowu (na przykład: I m {1}), należy dodać kolejny pojedynczy znak cudzysłowu, aby był wyświetlony prawidłowo (np. I''m {1}). Jeśli wymagany jest pojedynczy znak cudzysłowu, dodaj dwukrotność wymaganej liczby znaków (na przykład, aby wyświetlić ", należy wprowadzić ''''). Tworzenie procesu zatwierdzania Aby skonfigurować proces zatwierdzania, należy zdefiniować szablon zatwierdzania, a następnie dodać szablon do wymogu zatwierdzenia. Możliwe jest zmodyfikowanie domyślnych szablonów zatwierdzenia oraz dodanie nowych szablonów i wymogów. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 19

Tworzenie szablonów zatwierdzania Należy utworzyć szablony zatwierdzania przed zdefiniowaniem wymagań dotyczących zatwierdzania. Szablony zatwierdzania można zastosować na typie rekordu, obiekcie biznesowym lub wielu obiektach biznesowych. Zanim rozpoczniesz Zdefiniuj role osób kontaktowych. Jeśli zdefiniowano szablon zatwierdzania, który wymaga roli osoby kontaktowej, ale nie zdefiniowano żadnej osoby, zatwierdzenie zostaje pominięte. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Zatwierdzenia i powiadomienia > Szablony powiadomienia, a następnie wybierz opcję Dodaj. 2. Określ szczegóły dla szablonu zatwierdzenia, takie jak reguła eskalacji, do kogo zatwierdzenie jest eskalowane oraz typ przeglądu, który jest wykonywany, gdy zatwierdzenie zostaje odrzucone. 3. Zdefiniuj reguły zatwierdzania dla szablonu zatwierdzenia. Reguły zatwierdzenia są używane do definiowania reguł dla kierowania zatwierdzeń w oparciu o role. a. Określ wymagane informacje. b. Wybierz opcję Utwórz szablon. 4. Opcjonalne: Dodaj określone role lub osoby, do których wysyłane są zatwierdzenia oraz typ wymaganego przeglądu. Zapisz rekord. 5. Kliknij przycisk Utwórz, a następnie Zapisz. Tworzenie wymagań zatwierdzania Wymagania dotyczące zatwierdzania są używane, aby połączyć szablon zatwierdzenia z obiektem biznesowym. Wymagania dotyczące zatwierdzania muszą mieć aktywny status, aby mogły być używane. Jeśli obiekt biznesowy lub formularz mają więcej niż jedno wymaganie, wymagania są scalane. Zanim rozpoczniesz Utwórz szablon zatwierdzania. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Zatwierdzenia i powiadomienia > Wymagania dot. zatwierdzania, a następnie wybierz opcję Dodaj. 2. Określ szczegóły dla wymagania zatwierdzenia, jak np. dowiązany obiekt biznesowy i szablon zatwierdzania, który ma zostać użyty. Jeśli wybrano tylko dowiązany obiekt biznesowy i nie określono formularza, wszystkie rekordy z obiektu biznesowego używają tego wymagania zatwierdzenia. 3. Utwórz wersję roboczą, a następnie aktywuj wymaganie zatwierdzenia. Zatwierdzenia Zatwierdzenia są używane, aby zapewnić, że rekordy, które są tworzone spełniają określone wymagania biznesowe. Użytkownik tworzy zatwierdzenia, aby automatycznie eskalować rekordy do zdefiniowanych osób zatwierdzających. Możliwe jest również delegowanie zatwierdzeń, sprawdzenie rozwiązanych czynności zatwierdzania oraz ręczne dodanie osób zatwierdzających. 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Powiadomienia Za każdym razem, gdy wystąpi zdarzenie, które wyzwala zatwierdzenie, na stronie głównej osoby zatwierdzającej pojawia się pozycja czynności. Opcjonalne i wymagane osoby zatwierdzające mogą zatwierdzić, zwrócić, zażądać wyjaśnienia, przydzielić ponownie lub eskalować zatwierdzenie. Użytkownicy mogą delegować zatwierdzenia ze swojej strony profilu, jeśli są niedostępni. Użytkownicy definiują delegowanie w obszarze Portfel > Osoby > Mój profil > Moje powiadomienia > Preferencje zatwierdzania > Deleguj do. Za każdym razem, gdy wymagane jest zatwierdzenie, wymagania dotyczące zatwierdzania są sprawdzane i wszelkie konflikty są rozwiązywane, używając najbardziej ograniczonego wymagania dotyczącego zatwierdzania. Można sprawdzić, które wymagania są używane w zatwierdzeniu, otwierając zatwierdzenie i obiekcie biznesowym. Na karcie Powiadomienia można zobaczyć przeglądy zatwierdzeń, odpowiedzi i zmiany statusu. Można również dodać osoby zatwierdzające ręcznie. Istnieje możliwość utworzenia powiadomień, aby wysyłać wiadomości e-mail do odbiorców za każdym razem, gdy zmienia się status rekordu. Na przykład: można wysłać powiadomienie do kierownictwa za każdym razem, gdy wystawiane jest zamówienie. Aby wysłać powiadomienia, należy najpierw utworzyć treść powiadomienia, a następnie utworzyć wymagania powiadomień. Powiadomienia można utworzyć dla większości obiektów biznesowych. Jeśli obiekt biznesowy jest skonfigurowany, tak aby zezwalał na powiadomienia o zmianie statusu, to rekord zawiera kartę Powiadomienia z sekcją Powiadomienie o zmianie statusu. Najpierw tworzona jest treść powiadomienia, która określa wiadomość i załączniki wysyłane jako powiadomienie. Następnie tworzone są wymagania powiadomień, aby określić odbiorców powiadomienia. Na przykład: potrzebny jest proces dla zamówień. Tworzona jest treść powiadomienia informująca, że utworzono zamówienie na kwotę 340 USD za nową drukarkę i wymaga ono zatwierdzenia. Do treści powiadomienia dołączane są standardowe warunki, które muszą towarzyszyć każdemu zamówieniu. Następnie tworzone jest wymaganie powiadomienia dla zamówienia. Użytkownik definiuje wymaganie, aby każde zamówienie ze zmianą statusu z Projekt na Wymaga zatwierdzenia zostało przesłane do kierownika osoby, która utworzyła zamówienie. Użytkownicy mogą zrezygnować z otrzymywania powiadomień w swoim rekordzie profilu. Użytkownicy mogą również zasubskrybować powiadomienia z rekordu, o którym chcą otrzymywać powiadomienia. Tworzenie powiadomień Istnieje możliwość utworzenia powiadomień, aby wysyłać wiadomości e-mail do użytkowników za każdym razem, gdy zmienia się status rekordu. Na przykład: można wysłać powiadomienie do kierownika za każdym razem, gdy wystawiane jest zamówienie. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Zatwierdzenia i powiadomienia > Zawartość powiadomienia i wybierz opcję Dodaj. 2. Określ Id. i nazwę. Standard nazewnictwa, który jest używany w nazwie modułu, obiektu biznesowego lub formularza z kolejnym identyfikatorem. 3. Określ temat oraz treść powiadomienia. Rozdział 7. Komunikowanie się z użytkownikami 21

4. Opcjonalne: Osadź raport w powiadomieniu. 5. Opcjonalne: Aby wyświetlić powiadomienie z innym formularzem, określ szczegóły formularza jako zastąpienie w formularzu e-mail. Jeśli formularz załączony do powiadomienia jest zbyt duży lub zawiera sekcje, które nie są istotne dla powiadomienia, możliwe jest użycie formularza zastąpienia. 6. Opcjonalne: Jeśli chcesz wysłać te same załączniki za każdym razem, gdy wysyłane jest powiadomienie, w sekcji Załączniki do powiadomienia określ listę załączników. Załączone pliki muszą mieć format HTML. Na przykład: możliwe jest załączenie dokumentu z warunkami do wszystkich powiadomień o zamówieniu. 7. Określ raporty, które są przesyłane razem z powiadomieniem. 8. Aktywuj powiadomienie. Tworzenie wymagań powiadomień Wymagania powiadomień są tworzone, aby określić obiekt biznesowy oraz odbiorców powiadomień. Dowiązany obiekt biznesowy definiuje rekord, który powoduje wysłanie treści powiadomienia do konkretnych odbiorców. Zanim rozpoczniesz Utwórz zawartość powiadomienia O tym zadaniu Nawet jeśli nie zdefiniowano odbiorców powiadomień o zmianie statusu, wymaganie powiadomień definiuje dostępne statusy dla subskrypcji lub powiadomień o zmianie statusu ad hoc. 1. Przejdź do opcji Narzędzia > Zatwierdzenia i powiadomienia > Wymagania powiadomień, a następnie wybierz opcję Dodaj. 2. W sekcji Wywoływanie rekordu określ obiekt biznesowy, formularz oraz status obiektu biznesowego, który wyzwala powiadomienie. v Jeśli wybrano dowiązany obiekt biznesowy, wszystkie rekordy, które utworzono z tego obiektu biznesowego używają tego wymagania powiadomienia. v Jeśli wybrano zarówno dowiązany obiekt biznesowy, jak i dowiązany formularz, tylko rekordy, które utworzono z tego obiektu biznesowego i formularza używają tego wymagania powiadomienia. 3. W sekcji Opcje określ treść powiadomienia. Powiadomienia zawierają sześć dynamicznych pól tekstowych, które można użyć w wiadomości. Możliwe jest użycie standardowej treści powiadomienia jako komunikatu lub można utworzyć własne treści. 4. Zdefiniuj konkretną osobę lub rolę, która otrzyma treść powiadomienia. 5. Zdefiniuj konkretną grupę uprawnień, która otrzyma treść powiadomienia. 6. Aktywuj wymaganie powiadomienia. Dodawanie odbiorców do powiadomień Możliwe jest dodanie odbiorców do powiadomień, które są wysyłane, gdy zmienia się status rekordu. Po zdefiniowaniu odbiorców powiadomień w wymaganiach powiadomień możliwe jest edytowanie osoby ad hoc lub roli, która otrzyma powiadomienie dla konkretnego rekordu. 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

O tym zadaniu Na liście dostępnych statusów widoczne są tylko statusy, które mają zdefiniowane wymagania powiadomień dla obiektu biznesowego. Aby dodać wymaganie powiadomienia dla statusu, który nie znajduje się na liście, utwórz wymaganie powiadomienia dla obiektu biznesowego. 1. Otwórz rekord dla obiektu biznesowego, dla którego chcesz utworzyć powiadomienie w przypadku zmiany statusu rekordu. 2. Na karcie Powiadomienia w sekcji Powiadomienia o zmianie statusu dodaj status. 3. Wybierz wszystkie statusy, dla których chcesz wysłać powiadomienie dla rekordu. 4. Wybierz status w sekcji Powiadomienia o zmianie statusu i określ odbiorców powiadomień. 5. Zapisz rekord obiektu biznesowego. Wiadomości Pozycje wiadomości są teraz używane do wysyłania informacji do całego przedsiębiorstwa. Pozycje wiadomości obejmują nagłówek i tekst i mogą obejmować tekst sformatowany, obraz oraz źródłowy adres URL. Pozycje wiadomości są wyświetlone na portalu głównym każdego użytkownika w sekcji portalu Aktualności z przedsiębiorstwa i są wyświetlane do daty wygaśnięcia. Pozycje wiadomości są tworzone w obszarze Narzędzia > Konfiguracja systemu > Ogólne > Wiadomości. Rozdział 7. Komunikowanie się z użytkownikami 23

24 Copyright IBM Corp. 2011, 2015

Uwagi Niniejsza publikacja została przygotowana z myślą o produktach i usługach oferowanych w Stanach Zjednoczonych. Materiał ten jest również dostępny w IBM w innych językach. Jednakże w celu uzyskania dostępu do takiego materiału istnieje konieczność posiadania egzemplarza produktu w takim języku. Produktów, usług lub opcji opisywanych w tym dokumencie IBM nie musi oferować w innych krajach. Informacje o produktach i usługach dostępnych w danym kraju można uzyskać od lokalnego przedstawiciela IBM. Jakakolwiek wzmianka na temat produktu, programu lub usługi IBM nie oznacza, że może być zastosowany jedynie ten produkt, ten program lub ta usługa IBM. Zamiast nich można zastosować ich odpowiednik funkcjonalny, pod warunkiem, że nie narusza to praw własności intelektualnej IBM. Jednakże cała odpowiedzialność za ocenę przydatności i sprawdzenie działania produktu, programu lub usługi, pochodzących od producenta innego niż IBM spoczywa na użytkowniku. IBM może posiadać patenty lub złożone wnioski patentowe na towary i usługi, o których mowa w niniejszej publikacji. Używanie tego dokumentu nie daje żadnych praw do tych patentów. Wnioski o przyznanie licencji można zgłaszać na piśmie pod adresem: IBM Director of Licensing IBM Corporation North Castle Drive, MD-NC119 Armonk, NY 10504-1785 U.S.A. Zapytania w sprawie licencji na informacje dotyczące zestawów znaków dwubajtowych (DBCS) należy kierować do lokalnych działów własności intelektualnej IBM (Intellectual Property Department) lub zgłaszać na piśmie pod adresem: Intellectual Property Licensing Legal and Intellectual Property Law IBM Japan Ltd. 19-21, Nihonbashi-Hakozakicho, Chuo-ku Tokyo 103-8510, Japonia INTERNATIONAL BUSINESS MACHINES CORPORATION DOSTARCZA TĘ PUBLIKACJĘ W STANIE, W JAKIM SIĘ ZNAJDUJE ("AS IS") BEZ UDZIELANIA JAKICHKOLWIEK GWARANCJI (RĘKOJMIĘ RÓWNIEŻ WYŁĄCZA SIĘ), WYRAŹNYCH LUB DOMNIEMANYCH, A W SZCZEGÓLNOŚCI DOMNIEMANYCH GWARANCJI PRZYDATNOŚCI HANDLOWEJ, PRZYDATNOŚCI DO OKREŚLONEGO CELU ORAZ GWARANCJI, ŻE PUBLIKACJA TA NIE NARUSZA PRAW OSÓB TRZECICH. Ustawodawstwa niektórych krajów nie dopuszczają zastrzeżeń dotyczących gwarancji wyraźnych lub domniemanych w odniesieniu do pewnych transakcji; w takiej sytuacji powyższe zdanie nie ma zastosowania. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zawierać nieścisłości techniczne lub błędy drukarskie. Informacje te są okresowo aktualizowane, a zmiany te zostaną ujęte w kolejnych wydaniach tej publikacji. IBM zastrzega sobie prawo do wprowadzania ulepszeń i/lub zmian w produktach i/lub programach opisanych w tej publikacji w dowolnym czasie, bez wcześniejszego powiadomienia. Copyright IBM Corp. 2011, 2015 25