Urząd Miejski w Przemyślu 37-700 Przemyśl Rynek 1 OKK.1712.4.2018 Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pani ( ) Naczelnik Wydziału Mienia Komunalnego w/m W okresie od dnia 6 kwietnia 2018 r. do dnia 30 kwietnia 2018 r., z wyłączeniem okresu wykazanego w protokole, przeprowadzona została kontrola problemowa w Wydziale Mienia Komunalnego Urzędu Miejskiego w Przemyślu zakresem, której objęto przygotowywanie i przekazywanie przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do 2014 roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po 2014 r. Szczegółowe ustalenia z przeprowadzonego postępowania kontrolnego zawarte zostały w protokole podpisanym w dniu 22 maja 2018 roku. Niniejsze wystąpienie pokontrolne zawiera zwięzły opis wyników kontroli oraz ocenę kontrolowanej działalności. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym zwrócić uwagę na stwierdzone i ustalone w trakcie czynności kontrolnych nieprawidłowości oraz uchybienia powstałe w toku realizacji spraw objętych przedmiotem kontroli. W wyniku kontroli w sprawie przygotowywania i przekazywania przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do 2014 roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po 2014 r. ustalono, że kontrolowana jednostka nie przekazała do archiwum zakładowego następujących teczek: Lp. Znak teczki (część znaku sprawy) Tytuł teczki Rok założenia teczki Kat. arch. 1 2 3 4 5
1 MK.I.033 2 MKL.I.033.1 3 MKL.033.3 Nawiązywanie kontaktów i określenie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym 2011-2014 A Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami 2011 A Współpraca z kancelarią rady miejskiej, radnymi, radami osiedla, posłami 2011 A 4 MKL-I.033 Wnioski i interpelacje radnych 2012 A 5 MKL-I.0052 Upoważniania osób (podmiotów do działania w imieniu wójta, burmistrza, prezydenta miasta) jako organu gminy 2011-2013 A 6 MK.I.0073 Narady pracowników własnej jednostki 2007 A 7 MK.I.077 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne 2011-2013 A 8 MK.I.120.1 Uchwały 2011-2013 BC 9 MKL.I.120 Zbiory aktów normatywnych własnych kierownictw urzędów 2011-2012 A 10 MK.I.0145 Audyty jakości wewnętrzne 2012-2013 A 11 MK.0150 Uchwały Rady Miejskiej 2008, 2010 BC 12 MK.0151 Zarządzenia Prezydenta Miasta 2007-2010 BC 13 MK.I.0155 Realizacja uchwał Rady Miejskiej 2007 BC 14 MKL.222 15 MK.222 16 MK.0307 17 MK.I.0719 Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych 2011-2012 B5 Pomocnicza dokumentacja osobowa w komórkach organizacyjnych 2013-2014 B5 Redagowanie stron Biuletynu Informacji Publicznej 2007-2010 A Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi urzędu własnego 2007-2010 B5 18 MK.I.0812 Jednolity rzeczowy wykaz akt 2007 BC 19 MK.I.1334 20 MK.1430 Ustalenie uprawnień do dostępu danych i systemów 2012-2013 B10 Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej 2011-2014 A 21 MK.I.1510 22 MK.1610 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) 2011-2013 A Urządzenia do rejestracji i monitorowania obiegu przesyłek i pism 2007-2014 B5 23 MKL-I.1710 Kontrole zewnętrzne w podmiotach 2011 A 24 GKK.3011 Informacja o stanie mienia komunalnego (dokumenty do zmian) 2005-2006 A 2
25 MK.3011 Informacja o stanie mienia komunalnego (dokumenty do zmian) 2007-2009 A 26 MK.I.3020 Przygotowanie projektu budżetu gminy 2013 BE5 27 MK.I.3021 Budżet gminy i jego zmiany 2013 A 28 MK.3023 Ewidencja nieruchomości (dokumenty do zmian) 2010, 2014 A 29 MKL.3023 Ewidencja nieruchomości (dokumenty do zmian) 2011-2013 A 30 MK.I.3034 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu 2011-2013 BE5 31 MK.3134 Opłata adiacencka 2013-2014 B10 32 MKL.3134 Opłata adiacencka 2011-2013 B10 33 MK.3220 Dowody księgowe 2014 B5 34 MK.3240 Wycena i przecena 2013-2014 B10 35 MKL-I.3241 36 MK.I.5242 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 2012 B5 Organizacja zabezpieczenia danych osobowych 2007 B5 37 MK.6725 Roszczenia w związku ze zmianą wartości nieruchomości w mpzp (opłata planistyczna) 2011-2014 B10 38 MKL.6822 Przyjmowanie nieruchomości na rzecz gminy 2011-2012 A 39 MK.6823 Zakup nieruchomości 2012 A 40 MKL-III.6824 Zniesienie współwłasności nieruchomości 2011 A 41 MK.6825 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa 2010-2012 A 42 MKL.6826 43 MK.6826 44 MKL.6827 45 MK.6833 46 MKL-IV.6833 47 MK.6841 48 MKL.III.6841 Przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości 2013 A Przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości 2014 A Roszczenia o przeniesienie własności nieruchomości 2012 A Odszkodowania za nieruchomości przyjęte pod drogi publiczne 2012 BE10 Odszkodowania za nieruchomości przejęte pod drogi publiczne 2011 BE10 wieczyste 2013-2014 A wieczyste 2011-2012 A 3
49 MK.6844 Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd 2013-2014 BE 10 50 MKL-IV.6845 Przekazywanie nieruchomości do korzystania, w tym w dzierżawę lub najem 2012 BE10 51 MKL-IV.6850 Użyczanie nieruchomości 2012 BE5 52 MK.6850 Użyczanie nieruchomości 2013-2014 BE5 53 MKL.IV.6853 Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych 2011-2013 B10 54 MKL.IV.6871 Nadzór i kontrola zarządzania gruntami 2011-2012 BE10 55 MK. 7220 Przejmowanie gruntów, nieruchomości 2007, 2010 B15 56 GKK.7221 Wywłaszczanie nieruchomości, zwrot wywłaszczonych nieruchomości 1998 A 57 MK.7222 Zamiana gruntów, zmiana użytkowania 2008-2010 A 58 MG.I.7224 59 G.VI.7224 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1998 BE5 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1999-2000 BE5 60 GA.I.7224 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1992 BE5 61 GG.8.7224 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1993, 1995, 1996 BE5 62 GG.VII.7224 zarząd (oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste) 1993 A 63 M.G.II.IV.7224 Zgoda na wejście w teren GMP 1997-1998 B10 64 MG.7224 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1998 A 65 MG.II.4-7224 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 1997, 1999 BE5 66 MG.II-7224 zarząd (oddawanie w użytkowanie wieczyste) 1999 A 67 MK.II/6.7224 zarząd (dzierżawa, najem, użyczenie) 2008 BE5 68 G.V.7228 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa 2000-2002 A 69 GKK.III.7228 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa 2003-2004 A 4
70 MK.II.7228 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa 2009 A 71 MK.7229 72 MK.7231 73 MK-II.7233 Roszczenia o przeniesienie własności nieruchomości 2009 BE5 Plany szczegółowe dla gruntów pod budownictwo mieszkaniowe 2007 A Zarządzanie zasobem gruntów na cele rozbudowy 2008 BE10 74 MK.7240 Organizacja zarządzania gruntami 2009-2010 B10 75 MK.II.7240 Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych 2008-2010 B10 76 MK.7241 Nadzór i kontrola zarządzania gruntami 2007-2009 B5 77 G.II.7243 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa 1996-2000 A 78 G.V.7243 Komunalizacja Mienia Skarbu Państwa 1996-2000 A 79 MK.7322 Projekt miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego 2003-2007 A 80 G.8224 Przekazywanie terenów w użytkowanie 1991 BE5 81 GKK.72213 Zgoda na wejście w teren GMP 2007 B10 82 GKK.VI/17.72213 Zgoda na wejście w teren GMP 2005 B10 83 G.V.72240 84 G.VI.72240 85 GKK.VI.72240 86 MK.III.72240 87 MK.72241 Przekazywanie gruntów w użytkowanie wieczyste 2002 A wieczyste 2000 A wieczyste 2002, 2005, 2006 A wieczyste 2007-2010 A wieczyste 2007 A 88 G.72248 Opłaty adiacenckiei planistyczne 2000-2002 B10 89 GKK.72248 Opłaty adiacenckie i planistyczne 2003-2006 B10 90 MK.72248 Opłaty adiacenckie i planistyczne 2007-2010 B10 91 MKL-I.033.2 Protokoły ze spotkania z kadrą 2011-2012 A 7220 92 Przejmowanie gruntów, nieruchomości 1999 7220 93 Przejmowanie gruntów, nieruchomości 2008 Nie przekazanie powyższych teczek do archiwum zakładowego naruszyło przepis: 1. 63 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) 5
2. 64 ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) Przedstawiając powyższe ustalenia, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia poprawy działalności w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym oraz wyeliminowania stwierdzonych uchybień zobowiązuję Panią do: 1. Przekazania w/w dokumentacji do archiwum zakładowego w terminie do 30.06.2019 r. 2. Przestrzegania przepisów 63 ust. 1 64 ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). 3. Przekazania do Wydziału Organizacji Kadr i Kontroli kopii protokołu zdawczo-odbiorczego niezwłocznie po przekazaniu w/w teczek do archiwum zakładowego. Informuję, iż przysługuje Pani prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do oceny, i wniosków wskazanych w niniejszym wystąpieniu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. zaleceń Obliguję ponadto Panią do informowania mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, względnie do przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zamierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w przedmiotowym wystąpieniu, termin o którym mowa powyżej będzie biegł od otrzymania ostatecznego stanowiska. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Robert Choma Prezydent Miasta Przemyśla (podpisano bezpiecznym podpisem elektronicznym) Otrzymują: 1. Adresat 6
2. A/a. 7