Warszawa, dnia 03.03.2014 Zapytanie ofertowe na wyłonienie wykonawcy/dostawcy w zakresie: 1. Wartości niematerialnych i prawnych a. System klasy B2B wraz z wdrożeniem W ramach realizacji projektu Wdrożenie platformy B2B optymalizującej procesy agencyjne współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Zamawiający(beneficjent) rankomat.pl spółka akcyjna ul. Młynarska 7; 01-205 Warszawa tel.: 22 300 12 37, faks: 22 300 12 82 NIP: 9512262682, Regon: 141530421 Wymagania dotyczące oferentów: 1. Oferent powinien posiadać doświadczenie w realizowaniu projektów B2B w branży ubezpieczeniowej i środki finansowe niezbędne do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego 2. Oferent nie może znajdować się w likwidacji ani upadłości oraz w sytuacji ekonomicznej uniemożliwiającej rzetelne wykonanie usługi 3. Zamawiający może uznać za nieważną ofertę jeżeli: - została złożona po wyznaczonym terminie, - nie spełnia warunków określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Strona 1
Dodatkowe wymagania: 1. Minimum 5 letnia gwarancja aplikacji 2. Wykonawca zapewni kompetentny personel do realizacji zamówienia, który będzie współpracował z osobami wskazanymi przez Zamawiającego, także poza normalnymi godzinami pracy, w tym kierownika projektu po stronie Wykonawcy odpowiedzialnego za realizację usługi, 3. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca oddeleguje pracowników do siedziby Zamawiającego w przeciągu jednego dnia roboczego, 4. Realizacja projektu w godzinach pracy Zamawiającego 9:00-20:00, 5. Doświadczenie w tworzeniu oprogramowania B2B, 6. Doświadczenie w tworzeniu oprogramowania na rynek ubezpieczeń komunikacyjnych i wdrożenie w ostatnich 2 latach co najmniej jednego rozwiązania w tym segmencie, 7. Zamawiający wymaga aby przez okres 3 lat od momentu zakończenia realizacji projektu, Wykonawca świadczył na rzecz Zamawiającego usługę serwisową obejmującą: a. Usuwanie zaistniałych wad lub awarii, przy czym maksymalny czas podjęcia czynności serwisowych to 8h od momentu zgłoszenia awarii oprogramowania, b. Konsultacje, rozwiązania problemów z oprogramowaniem przez bezpośredni kontakt z serwisantem (bezpośredni telefon komórkowy) przez 6 dni w tygodniu (od poniedziałku do soboty w godz. 8:00-16:00). Oferta powinna: obejmować kompleksowe wykonanie inwestycji opisanej w zapytaniu ofertowym być złożona w formie pisemnej być opatrzona datą zawierać wszystkie koszty jakie zostaną poniesione w związku z jej realizacją zawierać dane Oferenta, tj. pełna nazwa, adres siedziby, NIP, Regon, dane osoby do kontaktu odnosić się swą treścią do przedmiotu zapytania ofertowego być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji zgodnie z dokumentem rejestrowym Niespełnienie któregokolwiek wymagania może skutkować odrzuceniem oferty bez jej rozpatrzenia. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Strona 2
Wykaz wymaganych oświadczeń i dokumentów jakie Oferenci winni dostarczyć Zamawiającemu: 1. Oferta 2. Załącznik Nr 1 do zapytania Ofertowego harmonogram prac Miejsce składania ofert: Oferty należy przesłać lub dostarczyć osobiście na adres: rankomat.pl spółka akcyjna ul. Młynarska 7; 01-205 Warszawa Termin składania ofert: do 11.03.2014 Okres ważności oferty: Okres ważności oferty - 30 dni licząc od daty upłynięcia terminu składania ofert. Kryteria oceny oferty: Wybrana zostanie oferta, która uzyska największą ilość punktów, a tym samym będzie najbardziej korzystna ekonomicznie dla Zamawiającego. Postępowanie składać się będzie z 2 etapów: etap 1. bezpośrednie spotkanie z przedstawicielem firmy tel.: 22 300 12 37 celem: zapoznania się z oczekiwaniami Zamawiającego oraz polityką firmy przedstawienia koncepcji rozwiązań na podstawie analizy przedwdrożeniowej (do wglądu na miejscu) Zamawiający na podstawie analizy przedstawionych informacji przyzna w postępowaniu liczbę punków w przedziale od 0 do 30. etap 2 złożenie formularza ofertowego na nabycie systemu B2B - ocenie będzie podlegać cena i udzielona gwarancja najniższa cena maksymalna ilość przyznanych punktów -65 Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Strona 3
(cena najniższej oferty z pośród ocenianych/cena oferty ocenianej) x 65= ilość otrzymanych punktów udzielona gwarancja - maksymalna ilość przyznanych punktów 5 najdłuższa udzielona gwarancja z pośród ocenianych/gwarancja udzielona wg oferty ocenianej) x 5 = ilość otrzymanych punktów Maksymalna ilość punktów do uzyskania w postępowaniu 2 etapowym - 100 W przypadku złożenia więcej niż jednej oferty na tę samą liczbę punktów zostanie wybrana oferta złożona jako pierwsza. Cena oferty uwzględniająca wszystkie zobowiązania, musi być podana w PLN cyfrowo w wartości netto, Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz uwzględniać warunki stawiane przez Zamawiającego, Termin realizacji wykonania inwestycji nie podlega negocjacji. Krótki opis przedmiotu zapytania ofertowego: WARTOŚCI NIE MATERIALNE I PRAWNE SYSTEM KLASY B2B Tworzony system B2B ma na celu automatyzację procesów agencyjnych w ramach współpracy z partnerami. Platforma ta będzie kontrolować, przechowywać i zarządzać danymi co pozwoli na dwukierunkową komunikację pomiędzy naszą firmą i współpracującymi agentami ubezpieczeniowymi. Rozwiązanie B2B będzie odpowiedzialne za integracje modułów z jakich zbudowany zostanie cały system oraz zarządzanie procesami, które będą realizowane. Platforma B2B składać będzie się z następujących modułów: 1. Moduł kalkulacji 2. Moduł wymiany danych 3. Moduł synchronizacji danych 4. Moduł komunikacji 5. Baza danych 6. Moduł zarządzający 7. Panel klienta 8. Moduł zarządzania procesami Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Strona 4
Moduł kalkulacji kalkulacja składek ubezpieczeniowych na podstawie danych bazowych wprowadzonych do formularza, aktualnych wartości danego towarzystwa ubezpieczeniowego dostępnych w serwisie przekazanie wartości obliczonej składki i produktów ubezpieczeniowych do panelu danego agenta, gdzie zostaną odpowiednio przetworzone na bazie zdefiniowanych zmiennych. Moduł wymiany danych weryfikacja i dobór najbardziej aktualnych danych z naszego serwisu wymaganych do przeprowadzenia kalkulacji składki pobieranie właściwych plików komunikacja z panelem agenta przekazywanie danych do panelu agenta kontrola poprawnej kalkulacji składki poprzez porównywanie danych zaimportowanych, skonwertowanych i przygotowanych do eksportu Moduł synchronizacji danych moduł pozwalający na zintegrowanie i wdrożenie rozwiązań opartych o elektroniczny przepływ danych. Zabezpieczony prawami dostępu. gwarancja spójności danych wykorzystywanych w kalkulacji składki oraz ich zabezpieczanie przed niewłaściwą interpretacją Moduł komunikacji moduł zintegrowany z systemem wystawiania polis pobieranie danych z formularza kalkulatora składki, przetwarzanie ich i wczytywanie do systemu wystawiania polis przekazywanie przetworzonej polisy do panelu danego agenta ubezpieczeniowego Baza danych moduł gromadzący dane z całej platformy rejestracja i archiwizacja wszystkich zdarzeń wykonywanych przez agentów ubezpieczeniowych następująca w trybie natychmiastowym wystawione polisy pobrane dane akcje wykonywane w serwisach itp. Moduł zarządzający moduł kontrolujący pozostałe moduły, pośrednio realizując wszystkie procesy biznesowe Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Strona 5
organizacja logowania do platformy B2B (panel klienta) zapewnienie algorytmu odpowiedzialnego za: przydział loginu przydział hasła definiowanie poziomu uprawnień obsługa bazy danych weryfikacja danych udostępnianie wszystkich danych i dokumentów dla partnerów poprzez panel klienta Panel klienta dostępny z poziomu współpracujących agencji ubezpieczeniowych udostępnianie formularza umożliwiającego przeprowadzenie kalkulacji składki wystawianie i pobieranie polisy ubezpieczeniowej na zlecenie agentów Moduł zarządzania procesami moduł wyposażony w elementu wymaganej struktury uprawnień, gwarancji bezpieczeństwa informacji niejawnych i danych wrażliwych nawigacja przeprowadzanych procesów biznesowych synchronizacja przepływu danych wykorzystywanych do realizacji poszczególnych procesów. usprawnianie organizacji wykonywania działań w ramach poszczególnych procesów. zapewnianie odpowiedniego przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi modułami. neutralizacja zagrożenia spowodowane niewłaściwym przydzieleniem danych do danego procesu. W ramach realizacji systemu B2B zostaną zrealizowane prace w zakresie: 1. Opracowanie założeń platformy B2B 2. Przygotowanie środowiska pracy systemu działania: przygotowanie serwera przygotowanie łącza internetowego przygotowanie komunikacji z oprogramowaniem 3. Wdrożenie platformy B2B działania: przeniesienie i instalacja aplikacji w przygotowanym środowisku informatycznym 4. Działania konfiguracyjne modułów platformy B2B 5. Integracja platformy B2B z systemem wystawiania polis Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Strona 6
6. Uruchomienie platformy B2B zgodnie z funkcjonalnościami założonymi w projekcie 7. Testy funkcjonalne i poprawności wymiany danych Wdrażany system klasy B2B pozwoli na pełną automatyzacje następujących procesów biznesowych 1. Proces kalkulacji składek 2. Proces archiwizacji danych PROCES 1 - Kalkulacja składek W procesie tym wdrożona zostanie technologia elektronicznej wymiany danych. Po zalogowaniu się do platformy agenci otrzymają dostęp do formularza za pomocą, którego będą mogli przeprowadzić kalkulację składek dla wszystkich wybranych towarzystw. Po wypełnieniu formularza platforma automatycznie przygotuje warianty ubezpieczeń wybranych towarzystw, obliczonych na podstawie danych wprowadzony do formularza jeden raz. Kalkulacje te będą również uwzględniać należną prowizję agentowi z tytułu sprzedaży produktu ubezpieczeniowego danego towarzystwa. Po akceptacji wybranego wariantu ubezpieczenia platforma automatycznie przekieruje partnera do systemu wystawiania polis, gdzie nastąpi wystawienie polisy w oparciu o dane poprzednio wprowadzone do formularza. Agent będzie mógł pobrać i wydrukować polisę bezpośrednio z poziomu platformy B2B. Proces ten zostanie objęty elektroniczną wymianą danych eliminując papierowy obieg dokumentów. PROCES 2 - Archiwizacja danych Platforma odpowiedzialna będzie za automatyczne pobieranie danych, polis, akcji wykonanych przez partnera w serwisach oraz ich archiwizowanie w panelu platformy, który udostępniony będzie każdemu agentowi. Wykonanie wszystkich czynności związanych z realizacją projektu następuje zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik nr 1 Zapytania Ofertowego Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Strona 7
Załącznik nr 1 harmonogram prac Okres realizacji Działanie Od dnia podpisania umowy 30. 04.2014 Zakup platformy B2B pierwsza płatność 01. 05. 2014 31. 07. 2014 Zakup platformy B2B druga płatność 01. 08. 2014 31.10. 2014 Zakup platformy B2B trzecia płatność Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Strona 8