Warszawa, 08 stycznia 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VII.431.2.7.2017.AB Pan Romuald Woźniak Wójt Gminy Załuski 09-142 Załuski 67 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r., Nr 185, poz. 1092), kontrolerzy: Anna Brzezińska starszy inspektor Wojewódzki i Krzysztof Tomczyk starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniu 13 i następnie od 15 do 17 listopada 2017 r. kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez Pana Urzędzie Gminy Załuski. Przedmiot kontroli obejmował sprawdzenie sposobu organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r., poz. 1851), zwanej dalej ustawą, w przedmiocie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych. Kontrolą objęto okres od dnia 17 lutego 2016 r. do dnia rozpoczęcia kontroli. Niniejszym, przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki ocenił pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień, działania Urzędu Gminy Załuski w zakresie sposobu organizacji zadania oraz rzetelności sporządzonych sprawozdań z realizacji zadania. Natomiast pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenił działania dotyczące ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych. Wójt Gminy Załuski upoważnił pisemnie do przedkładania dokumentów oraz udzielania wyjaśnień i wydruków z systemu informatycznego na potrzeby i w zakresie wskazanym przez
kontrolujących następujące osoby: Panią Urszulę Szybińską Sekretarza Gminy, Panią Annę Szymankiewicz pracownika I stopnia i Panią Katarzynę Barygę inspektora do spraw księgowości. (dowód: akta kontroli str. 22-24) 1. Organizacja realizacji zadania. Funkcję Wójta Gminy Załuski pełni Pan Romuald Woźniak, wybrany w wyborach bezpośrednich zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Załuskach z dnia 30 listopada 2014 roku. Gospodarkę finansowo-księgową Urzędu prowadzi Skarbnik Gminy Pani Edyta Sachnowska. Podstawą prawną działania jednostki kontrolowanej jest Statut przyjęty Uchwałą Nr 20/XXXII/2014 Rady Gminy Załuski z dnia 27 stycznia 2014 r. Statut był nowelizowany Uchwałą Nr 118/XXV/2016 Rady jak wyżej z dnia 09 czerwca 2016 roku w związku z realizacją zadań wynikających z ustawy. Akt ten określa ustrój Gminy Załuski, jednostki pomocnicze Gminy i zasady prowadzenia gospodarki finansowej oraz organizację wewnętrzną i tryb pracy Rady Gminy. Szczegółową organizację Urzędu Gminy, zakres działania komórek organizacyjnych i ich zadania określa Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Załuski. W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 0050.4.2014 z dnia 28 lutego 2014 r., który został dwukrotnie zmieniony Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 0050.7.2016 r. z dnia 24 marca 2016 r. oraz Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 0050.28.2016 z dnia 24 sierpnia 2016 roku w związku z realizacją zadań dotyczących Programu 500+. Natomiast od dnia 03 kwietnia 2017 roku obowiązuje Regulamin organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 0050.9.2017 z dnia 07 marca 2017 roku. Z Regulaminu organizacyjnego wynika, że stanowisko do spraw realizacji programu 500+ oraz stanowiska pomocnicze wydzielono w Urzędzie Gminy w Wydziale Społeczno Gospodarczym (rozdział IV, 9 ust. 2 lit. a). Zadania Wydziału, dotyczące przedmiotu kontroli, określono w Regulaminie organizacyjnym w rozdziale V, 19, pkt 69 74. Decyzje administracyjne wydawane z zakresu świadczeń wychowawczych podpisuje Pan jako Wójt Gminy Załuski oraz Pani Urszula Szybińska Sekretarz Gminy, na podstawie upoważnienia Nr 118.2017 z dnia 15 września 2017 roku, udzielonego przez Wójta Gminy Załuski. W okresie objętym kontrolą zadania z zakresu ustawy realizowały cztery osoby: 1) Pani Magdalena Szydłowska inspektor ds. realizacji programu 500+, nie posiadała w okresie zatrudnienia na w/w stanowisku, tj. od dnia 01 kwietnia 2016 roku do dnia 31 lipca 2016 roku, upoważnienia Wójta Gminy Załuski do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu świadczeń wychowawczych;
2) Pani Paulina Lesak pomoc administracyjna, w okresie realizacji zadań dotyczących świadczenia wychowawczego (od dnia 01 maja 2016 roku do dnia 31 marca 2017 roku) nie posiadała upoważnienia Wójta Gminy Załuski do prowadzenia tego rodzaju spraw; 3) Pani Anna Szymankiewicz pracownik I stopnia, realizująca zadania będące przedmiotem kontroli od dnia 09 maja 2016 roku, posiada upoważnienie Wójta Gminy Załuski do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń wychowawczych, Nr WSG.077.32.2016 z dnia 01 sierpnia 2016 roku; 4) Pani Katarzyna Baryga inspektor ds. księgowości, kontrolowane zadania realizuje od dnia 01 kwietnia 2017 roku, posiada upoważnienie Wójta Gminy Załuski do obsługi świadczeń wychowawczych Nr WSG.077.25.2017 z dnia 03 kwietnia 2017 roku. Wszyscy pracownicy posiadają zakresy obowiązków, w których zawarto prowadzenie spraw świadczeń wychowawczych. Jednakże do dnia 31 lipca 2016 r. pracownicy merytoryczni bez stosownego umocowania prawnego realizowali zadania w zakresie ustalania uprawnień do świadczeń wychowawczych. Obsługa kontrolowanych zagadnień realizowana jest w oprogramowaniu do obsługi świadczeń wychowawczych (SW). Oprogramowanie Urzędowi Gminy w Załuskach zapewnia Firma Sygnity S.A. Oddział Kraków z siedzibą w Krakowie ul. Kapelanka 42b. Umowa została zawarta na okres od dnia 01 kwietnia 2016 roku do dnia 31 grudnia 2016 roku, a następnie przedłużona do dnia 31 grudnia 2017 roku. Do realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci pracownicy merytoryczni prowadzą Ewidencję wpływu wniosków o świadczenie wychowawcze. Ewidencja ta zawiera: liczbę porządkową, imię i nazwisko, miejscowość, datę wpływu wniosku, uwagi. Zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych powinien Pan wystąpić z wnioskiem do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych o rejestrację zbioru danych osobowych dotyczących świadczeń wychowawczych. Do dnia rozpoczęcia kontroli obowiązku tego nie dopełniono. (dowód: akta kontroli str. 15-21 i 25-44) 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości. Rzetelność sporządzenia sprawozdania rzeczowo-finansowego z realizacji zadań z zakresu świadczenia wychowawczego za miesiąc wrzesień 2017 roku przekazanego Wojewodzie Mazowieckiemu za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej, sprawdzono poprzez porównanie niżej wymienionych danych zawartych w sprawozdaniu z prowadzonymi rejestrami, wykazami i listami wypłat:
A. 1. kolumna 5 - świadczenie wychowawcze przekazane w formie pieniężnej 775 świadczeń, A. 2. kolumna 5 - świadczenie wychowawcze przekazane w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług w związku z wystąpieniem co najmniej jednej z przesłanek, o których mowa w art. 9 ustawy brak świadczeń, C.1.1. kolumna 3 - liczba wniosków o przyznanie świadczeń 40 wniosków, D.1. kolumna 3 - liczba rodzin bez dziecka niepełnosprawnego, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 361 rodzin, D.2. kolumna 3 - liczba rodzin z dzieckiem niepełnosprawnym, pobierających świadczenie wychowawcze na pierwsze dziecko 11 rodzin, E.1. kolumna 3 - liczba rodzin pobierających świadczenie wychowawcze 483 rodzin. Po dokonaniu szczegółowej analizy, przedstawionych w czasie kontroli list wypłat świadczeń wychowawczych za miesiąc wrzesień (lista nr 000031/09/2017 z dnia 26 września 2017 roku, lista nr 000030/09/2017 z dnia jak wyżej) nie stwierdzono rozbieżności w wypłaconych w formie pieniężnej świadczeniach wychowawczych. W miesiącu wrześniu br. nie wypłacano świadczeń wychowawczych w formie rzeczowej lub w formie opłacania usług. Dane dotyczące liczby złożonych wniosków o przyznanie świadczeń, zawarte w sprawozdaniu miesięcznym, porównano z danymi faktycznymi, tj. z Ewidencją wpływu wniosków o świadczenie wychowawcze. W wyniku analizy danych rozbieżności nie stwierdzono. Dane w zakresie liczby rodzin pobierających świadczenie na pierwsze dziecko z podziałem na rodziny z dzieckiem niepełnosprawnym i bez dziecka niepełnosprawnego, wykazane w pozycji D.1. kolumna 3 sprawozdania oraz w pozycji D.2. kolumna 3 sprawozdania zweryfikowano na podstawie eksportu danych z systemu informatycznego dokonanego w czasie kontroli (15.11.2017 r.) Ustalono, że dane wykazane w poz. D.2. kol. 3 sprawozdania są prawidłowe, natomiast dane wykazane w poz. D.1. kol. 3 sprawozdania są niezgodne ze stanem faktycznym o 21 rodzin. Pisemnie Pani Anna Szymankiewicz wyjaśniła, że wyżej wymieniona rozbieżność powstała z powodu pomyłki w rubryce liczba porządkowa w prowadzonej Ewidencji wpływu wniosków o świadczenie wychowawcze. Dane dotyczące liczby rodzin pobierających świadczenie zawarte w sprawozdaniu miesięcznym porównano z listami wypłat świadczeń za miesiąc wrzesień 2017 roku, o których mowa wyżej. W wyniku analizy danych rozbieżności w liczbie rodzin pobierających świadczenie nie stwierdzono. (dowód: akta kontroli str. 45-56)
3. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia wychowawczego i jego wypłacania. W Urzędzie Gminy Załuski, w okresie objętym kontrolą, wydano ogółem 1 028 decyzji administracyjnych. Na dzień 17 listopada 2017 roku świadczenie wychowawcze pobierało 397 rodzin, w tym 101 rodzin pobierało świadczenie na pierwsze dziecko. Analizie poddano losowo wybrane akta 21. 1 spraw z okresu podlegającego kontroli, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych, w tym 11 spraw, w których wnioskowano o przyznanie świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko, tj. z uwzględnieniem kryterium dochodowego oraz 10 spraw, w których przyznano świadczenie wychowawcze na drugie i kolejne dziecko. Świadczenia wychowawcze przyznano w 21 sprawach, przy czym w dwóch przypadkach odmówiono prawa do świadczenia na pierwsze dziecko i przyznano świadczenie na drugie dziecko. Postępowanie w sprawach o świadczenie wychowawcze każdorazowo wszczynano na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie wychowawcze (Dz. U. poz. 214), obowiązującego do dnia 31 lipca 2017 roku. Po dacie jak wyżej wzór wniosku określony został w 2 pkt 1 8 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 lipca 2017 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o przyznanie świadczenia wychowawczego oraz zakresu informacji, jakie mają być zawarte we wniosku, zaświadczeniach i oświadczeniach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego (Dz. U. poz. 1465). We wszystkich 10. badanych sprawach dotyczących ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego na drugie i kolejne dziecko (bez kryterium dochodowego) wnioski były kompletne, zawierając w swojej treści wszystkie niezbędne dane. Jednakże w jednostce kontrolowanej nie dokumentowano daty wpływu wniosku brak pieczęci z datą wpływu oraz podpisu osoby przyjmującej wniosek. W przedmiotowych sprawach świadczenie wychowawcze przyznano: na okres świadczeniowy w 7. przypadkach, na okres krótszy niż świadczeniowy w 3. sprawach. W tych ostatnich przyznanie świadczenia na okres krótszy niż świadczeniowy miało swoje uzasadnienie, ponieważ w rodzinach miało miejsce urodzenia się dziecka, bądź ukończenie przez dziecko 18. roku życia dotyczy spraw zakończonych decyzjami 1 Sprawy zakończone wydaniem decyzji nr: WSG.821.000003.2016 z dnia 10.05.2016 r., WSG.821.000004.2016 z dnia 10.05.2016 r., WSG.821.000029.2017 z dnia 23.08.2017 r., WSG.821.000037.2017 z dnia 24.08.2017 r., WSG.821.000041.2017 z dnia 25.08.2017 r., WSG.821000044.2017 z dnia 25.08.2017 r., WSG.821. 000046.2017 z dnia 29.08.2017 r., WSG.821.000174.2017 z dnia 18.09.2017 r., WSG.821.000068.2016 z dnia 12.05.2016 r., WSG.821.000205.2017 z dnia 19.09.2017 r., WSG.821.000028.2016 z dnia 11.05.2016 r., WSG.821.000366.2017 z dnia 16.10.2017 r., WSG.821.000194.2017 z dnia 19.09.2017 r., WSG.821.000123.2016 z dnia 17.05.2016 r., WSG.821.000118.2016 z dnia 17.05.2016 r., WSG.821.000113.2016 z dnia 17.05.2016 r., WSG.821.000107.2016 z dnia 16.05.2016 r., WSG.821.000119.2016 z dnia 17.05.2016 r., WSG.821.000426.2017 z dnia 30.10.2017 r., WSG.821.000431.2017 z dnia 30.10.2017 r., WSG.821.000418.2017 z dnia 27.10.2017 r
oznaczonymi jako: WSG.821.000174.2017 z dnia 18 września 2017 r., WSG.821.000037.2017 z dnia 24 sierpnia 2017 r. oraz WSG.821.000068.2016 z dnia 12 maja 2016 r. Do wniosków dotyczących ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego z uwzględnieniem kryterium dochodowego (na pierwsze dziecko), nieopatrzonych pieczęcią z datą wpływu i podpisem osoby przyjmującej, wnioskodawcy dołączyli wszystkie wymagane prawem zaświadczenia, oświadczenia lub inne dokumenty niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia, za wyjątkiem jednej sprawy, tj. zakończonej decyzją WSG.821.000426.2017 z dnia 30 października 2017 r. W sprawie tej małżonek wnioskodawczyni nie przedłożył dokumentu, bądź oświadczenia określającego datę uzyskania dochodu oraz jego wysokość, rodzaj i tytuł. Powyższe uzupełniono, w dniu 20 listopada 2017 r. (po zakończeniu czynności kontrolnych w jednostce), mąż wnioskodawczyni, oświadczył, że od dnia 01 czerwca 2016 roku podjął nowe zatrudnienie, które kontynuuje. Ponadto wyjaśnił, że dochody uzyskane w roku 2016 (do dnia 22 maja 2016 roku), w tym zasiłek chorobowy, stanowią jego dochód utracony. Z kolei w sprawie zakończonej decyzją WSG.821.000431.2017 z dnia 30 października 2017 r. przyjęto w jednostce kontrolowanej wniosek, który nie był wypełniony w części 7. Jednostka kontrolowana, niezależnie od dokumentów dołączanych przez wnioskodawców, samodzielnie pozyskiwała informacje o dochodach, wysokości składek na ubezpieczenie społeczne i należnych podatkach wnioskodawców oraz członków ich rodzin przez system Emp@tia. Analogicznie pozyskiwano dane o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne, co jest niezbędne przy ustalaniu dochodów i zgodne z wymogami art. 17 ust. 1 ustawy. W 9. sprawach (na 11 badanych z kryterium dochodowym) świadczenia wychowawcze przyznawano na okres zasiłkowy. W pozostałych 2. sprawach zakończonych wydaniem decyzji (WSG.821.000028.2016 z dnia 11.05.2016 r. i WSG.821.000431.2017 z dnia 30.10.2017 r.) świadczenia przyznano na okres krótszy niż świadczeniowy w związku z ukończeniem przez uprawnione dziecko 18. roku życia oraz z uwagi na ważność orzeczenia o niepełnosprawności. Wnioski rozpatrzono w sposób prawidłowy, za wyjątkiem 5. spraw, zakończonych wydaniem decyzji WSG.821.000028.2016 z dnia 11 maja 2016 r., WSG.821.000418.2017 z dnia 27 października 2017 r., WSG.821.000431.2017 z dnia 30 października 2017 r., WSG.821.000118.2016 z dnia 17 maja 2016 r. oraz WSG.821.000119.2016 z dnia 17 maja 2016 r. W pierwszej sprawie przyznano bliźniętom kończącym 18 lat życia świadczenia przysługujące za niepełny miesiąc (do 13.01.2017 r.) w pełnej wysokości. W drugiej sprawie przyznano świadczenie za październik 2017 r. w kwocie 500 zł, podczas gdy powinno się przyznać proporcjonalnie do dnia 12 października 2017 r. (dzień poprzedzający datę ukończenia 18. roku życia). W trzeciej sprawie przyznano świadczenie dla jednego z dwojga uprawnionych dzieci
do dnia 30 kwietnia 2018 roku, w sytuacji gdy powinno być przyznane do dnia 28 lipca 2018 roku w związku z ukończeniem 18. roku życia w dniu 29 lipca 2018 roku. Natomiast drugiemu dziecku, z dwojga uprawnionych, przyznano świadczenie do dnia 31 lipca 2018 roku, podczas gdy powinno być przyznane do 30 kwietnia 2018 roku, tj. do dnia ważności orzeczenia o niepełnosprawności. W kolejnych dwóch, zaś na pierwsze uprawnione dziecko przyznano świadczenie do ukończenia 18. roku życia, w pełnej wysokości, zamiast proporcjonalnie w myśl art. 5 ust. 2 ustawy. Świadczenie wychowawcze przyznawano w jednostce kontrolowanej na pierwsze dziecko, jeżeli dochód w rodzinie w przeliczeniu na osobę w rodzinie nie przekraczał miesięcznie kwoty 800 zł. W przypadku, gdy członkiem rodziny było dziecko niepełnosprawne, świadczenie przyznawano jeżeli wyżej wymieniony dochód nie przekraczał miesięcznie kwoty 1 200 zł. Stwierdzono, że osoby, którym przyznano świadczenia wychowawcze spełniały kryteria dochodowe, uprawniające je do otrzymania przedmiotowych świadczeń. Dochody wnioskodawców wyliczano w sposób prawidłowy, za wyjątkiem trzech spraw. W pierwszej zakończonej decyzją (WSG.821.000426.2017 z dnia 30 października 2017 r.) nieprawidłowo ustalono dochód miesięczny w przeliczeniu na jedną osobę w rodzinie na kwotę 914,92 zł, uwzględniając dochód utracony, w tym zasiłek chorobowy. Natomiast z akt sprawy wynikało, że mąż wnioskodawczyni z dniem 22 maja 2016 roku zakończył pracę i w tej sytuacji dochód ten powinien zostać zakwalifikowany jako utracony i niewzięty pod uwagę, zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy. Nieprawidłowo ustalono także dochód małżonka wnioskodawczyni uzyskany w 2016 roku, ponieważ ustalając ten dochód nie zastosowano przepisów art. 7 ust. 2 ustawy. Ponadto małżonek wnioskodawczyni w 2016 roku osiągnął jeszcze przychody z tytułu nagród, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wykazane w załączonych do wniosku formularzach PIT-8C. Przychody te uwzględniono przy ustalaniu dochodu w rodzinie, ponieważ podlegały opodatkowaniu na zasadach określonych w art. 27 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i stanowiły dochód w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy w związku z art. 3 pkt 1 lit. a ustawy o świadczeniach rodzinnych. W rezultacie prawidłowo odmówiono wnioskodawczyni prawa do świadczenia na pierwsze dziecko, jednak kontrolujący (na podstawie zgromadzonych w sprawie dowodów) ustalili powyższy dochód na kwotę 828,41 zł., a nie na kwotę 914,92 zł. jak to ustaliła jednostka kontrolująca. W dwóch kolejnych sprawach zakończonych decyzjami (WSG.821.000418.2017 z dnia 27 października 2017 r. i WSG.821.000113.2016 z dnia 17 maja 2016 r.) nie odliczono od uzyskanego dochodu kwoty należnego podatku, przez co zawyżono dochody rodzin. Nie miało to jednak wpływu na ustalenie uprawnień do świadczenia wychowawczego.
Świadczenia wypłacano w prawidłowej wysokości 500 zł miesięcznie na dziecko. Prawidłowo wypłacano także kwotę świadczenia wychowawczego przysługującą za niepełny miesiąc, w sytuacji kiedy w rodzinie miało miejsce urodzenie się dziecka lub kiedy dziecko kończyło 18 lat życia, tj. niezależnie od błędów w tym zakresie w decyzjach administracyjnych, o czym jest mowa w dalszej części niniejszego wystąpienia pokontrolnego. W żadnej ze spraw poddanych kontroli nie odnotowano przypadku umieszczenia członka rodziny w pieczy zastępczej oraz dziecka pozostającego pod opieką opiekuna prawnego. Ponadto poddane kontroli akta nie dotyczyły opieki naprzemiennej obydwojga rodziców rozwiedzionych, żyjących w separacji lub żyjących w rozłączeniu. W dwóch sprawach, zakończonych wydaniem decyzji administracyjnych WSG.821.000194.2017 z dnia 19 września 2017 roku oraz WSG.821.000426.2017 z dnia 30 października 2017 r. prawidłowo odmówiono wnioskodawcy prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko. Powodem odmowy było przekroczenie kryterium dochodowego określonego w art. 5 ust. 3 ustawy, uprawniającego do świadczenia na pierwsze dziecko. Od decyzji tych strony nie wniosły odwołań do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Ciechanowie. 15 decyzji administracyjnych w sprawach przyznania prawa do świadczenia wychowawczego wydano w jednostce kontrolowanej zgodnie z wymogami art. 107 Kpa, zawierając w nich wszystkie wymagane przepisami prawa elementy. Natomiast w 6. decyzjach (WSG.821.000028.2016 z dnia 11 maja 2016 r., WSG.821.000118.2016 z dnia 17 maja 2016 r., WSG.821.000119.2016 z dnia 17 maja 2016 r., WSG.821.000068.2016 z dnia 12 maja 2016r.,WSG.821.000418.2017 z dnia 27 października 2017 r., oraz WSG.821.000431.2017 z dnia 30 października 2017 r.) zasadom art. 107 Kpa uchybiono, ponieważ niesłusznie odstąpiono od uzasadnienia w kwestiach utraty świadczenia z dniem ukończenia 18. roku życia, oraz utraty ważności orzeczenia o niepełnosprawności. Przyznanie świadczenia proporcjonalnie, w myśl art. 5 ust. 2 ustawy oraz na niepełny okres świadczeniowy wymagało wyjaśnienia w uzasadnieniu. Niemniej jednak, we wszystkich badanych sprawach świadczenia wychowawcze wypłacono w prawidłowej wysokości i w terminie na wskazane konta bankowe świadczeniobiorców. Powyższe ustalono po analizie zatwierdzonych do wypłaty list wypłat oraz dokonanych przelewów. Sprawy wnioskodawców załatwiono w terminach określonych w art. 49 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz w art. 35 Kodeksu postępowania administracyjnego. (dowód: akta kontroli str. 57-156)
Za stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości odpowiedzialność ponosi Pan jako Wójt Gminy Załuski oraz pracownicy merytoryczni realizujący kontrolowane zagadnienia. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Wójta do podjęcia następujących działań: 1. Zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.), wystąpić z wnioskiem do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w celu rejestracji zbioru danych osobowych dotyczących świadczeń wychowawczych. 2. Rzetelnie sporządzać sprawozdania z realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci oraz dołożyć starań, aby dane znajdujące się w systemie do obsługi świadczeń były identyczne z danymi wynikającymi z rejestrów i dokumentów papierowych. 3. Zamieszczać na wnioskach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego datę wpływu wniosku oraz podpis osoby przyjmującej wniosek. 4. Kompletować dokumentację spraw zgodnie z przepisami ustawy oraz obowiązującego od dnia 01 sierpnia 2017 r. rozporządzenia wykonawczego do ustawy, tj. wnioski o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego rozpatrywać po dołączeniu właściwych wymaganych w sprawie dokumentów, w szczególności potwierdzających sytuację dochodową członków rodziny wnioskodawcy. 5. W trakcie prowadzenia postępowań w sprawie uprawnień do świadczeń wychowawczych, ustalać dochód rodziny w oparciu o art. 7 ust. 1 ustawy, tj. nie uwzględniać w jego wysokości dochodu utraconego, którego członek rodziny już nie osiąga. 6. Postępowania w sprawie ustalania prawa do świadczenia wychowawczego wszczynać na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku zawierającego w swej treści wszystkie wymagane dane określone w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy. 7. Stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy, dochód uzyskany w roku kalendarzowym poprzedzającym okres, na jaki ustalane jest prawo do świadczenia wychowawczego, ustalać, dzieląc go przez liczbę miesięcy, w których dochód ten był uzyskiwany. 8. W przypadku ustalania dochodu rodziny warunkującego przyznanie prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko, przychód podlegający opodatkowaniu na zasadach określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych pomniejszać o koszty uzyskania przychodu, należny podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na ubezpieczenie społeczne niezaliczone do kosztów uzyskania przychodu oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne, zgodnie z definicją dochodu zawartą w art. 3 pkt 1 lit. a
ustawy o świadczeniach rodzinnych, do której odsyła ustawa o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. 9. Ustalając prawo do świadczenia wychowawczego przysługującego za niepełny miesiąc, wysokość świadczenia określać w decyzjach proporcjonalnie do okresu na jaki zostało przyznane prawo do świadczenia, stosując przepisy art. 5 ust. 2 ustawy. 10. W sprawie zakończonej wydaniem decyzji WSG.821.000431.2017 z dnia 30 października 2017 r., zmienić orzeczenie dotychczasowej decyzji ostatecznej za zgodą strony, orzekając o przyznaniu świadczenia dla pierwszego dziecka do 28 lipca 2018 r. natomiast dla drugiego dziecka do dnia 30 kwietnia 2018 r., w myśl przepisów art. 5 ust. 2 i 4 ustawy oraz art. 155 Kodeksu postępowania administracyjnego. 11. W wydawanych decyzjach administracyjnych ściśle przestrzegać przepisów art. 107 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257), tj. uzasadniać je prawnie i faktycznie. W przypadku odstępowania od uzasadnienia w decyzjach w całości spełniających żądanie strony, w podstawie prawnej oraz pod rozstrzygnięciem decyzji wskazywać art. 107 4 Kodeksu postępowania administracyjnego. Ponadto, zwracam uwagę, że w przypadku powierzania pracownikom realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, należy pisemnie ich upoważniać stosownie do przepisu art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2017 r., poz. 1851). Informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Jednocześnie zobowiązuję Pana do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej