Urząd Miejski w Przemyślu 37-700 Przemyśl Rynek 1 OKK.1712.4.2018 Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pan ( ) Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej w/m W okresie od dnia 6 kwietnia 2018 r. do dnia 30 kwietnia 2018 r., z wyłączeniem okresu wykazanego w protokole, przeprowadzona została kontrola problemowa w Wydziale Gospodarki Komunalnej Urzędu Miejskiego w Przemyślu zakresem, której objęto przygotowywanie i przekazywanie przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po r. Szczegółowe ustalenia z przeprowadzonego postępowania kontrolnego zawarte zostały w protokole podpisanym w dniu 22 maja 2018 roku. Niniejsze wystąpienie pokontrolne zawiera zwięzły opis wyników kontroli oraz ocenę kontrolowanej działalności. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym zwrócić uwagę na stwierdzone i ustalone w trakcie czynności kontrolnych nieprawidłowości oraz uchybienia powstałe w toku realizacji spraw objętych przedmiotem kontroli. W wyniku kontroli w sprawie przygotowywania i przekazywania przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po r. ustalono, że kontrolowana jednostka nie przekazała do archiwum zakładowego następujących teczek: Lp. Znak teczki Tytuł teczki 1 0007 Uchwały rady gminy 2 0008 Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie Rok
3 0051 4 0051 Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, 5 0052 prezydenta miasta) Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek 6 033 organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym 7 0640 Sprawozdawczość na poziomie całej gminy 8 0641 (Sprawozdania kwartalne przedsiębiorców oraz wykazy umów na odbieranie odpadów komunalnych i opróżnianie zbiorników bezodpływowych) 9 0642 Sprawozdawczość statystyczna Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów 10 066 i jednostek organizacyjnych 11 077 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne 12 142 Ochrona danych osobowych 13 1431 Udostępnianie informacji publicznej 14 1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) 15 1511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości 16 1710 Kontrole zewnętrzne w podmiotach 17 1712 Kontrole wewnętrzne w podmiocie Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach 18 2000 kadrowych 19 7003.1 2012 20 7003.1 21 7003.1 22 7003.2 prowadzenia gospodarki komunalnej (Dostawa wody) 23 7020 Ewidencja obiektów i urządzeń komunalnych terenów 24 7021.1 zielonych) 25 7021.2 i eksploatacja targowisk) 26 7021.3 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Dekoracja Miasta) i 27 7021.5 eksploatacja szaletów miejskich) 28 7021.5 i eksploatacja szaletów miejskich) 29 7021.6 i eksploatacja obiektów małej architektury) Utrzymanie i eksploatacja obiektów 30 7021.7 i urządzeń komunalnych (Współpraca z WUOZ, Decyzje, Protokoły) Utrzymanie i eksploatacja obiektów 31 7021.7 i urządzeń komunalnych (Współpraca z WUOZ, Decyzje, Protokoły) 7021.1 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych(zarządzanie 32 0 cmentarzami) 7021.1 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych ( Utrzymanie i 33 2 eksploatacja targowisk sprzedaż okazjonalna) 34 7031.1 Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych 35 7031.3 Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych (Zlecenia) 36 7031.3 Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych (Zlecenia) 37 7032 Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych (Rejestr działalności 38 7032.2 regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych) 2
39 7032.3 Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych (Zezwolenia na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych) 40 7033 Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych 41 7048 Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania Wykaz teczek sprzed reorganizacji która nastąpiła po roku : Lp. Znak Tytuł teczki teczki Rok 1 0003 Wnioski i interpelacje radnych 2 0007 Uchwały rady gminy 3 0008 Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie 4 0051 5 0052 Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) 6 015 Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania 7 033 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym 8 0640 Sprawozdawczość na poziomie całej gminy 9 0641 10 077 Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne 11 142 Ochrona danych osobowych 12 1431 Udostępnianie informacji publicznej 13 1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) 14 1511 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości 15 1710 Kontrole zewnętrzne w podmiotach 16 1712 Kontrole wewnętrzne w podmiocie 17 0641.1 (Sprawozdania kwartalne i wykazy umów podmiotów na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych na terenie GMP) 18 0641.2 (Sprawozdania półroczne podmiotów wpisanych do RDR w zakresie odbierania odpadów komunalnych na terenie GMP) 19 0642 Sprawozdawczość statystyczna 20 066 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych 21 271 Dokumentacja zamówień publicznych 22 414 Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci 23 3020 Przygotowanie projektu budżetu gminy 24 3026 Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany 25 3034 Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu 26 3037 Realizacja budżetów komórek organizacyjnych 27 6140 Ochrona zwierząt gospodarskich i domowych 28 7003.1 29 7021.1 terenów zielonych) 30 7021.2 i eksploatacja targowisk) 31 7021.3 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Dekoracja Miasta) 32 7021.5 i eksploatacja szaletów miejskich) 33 7021.6 i eksploatacja obiektów małej architektury) 34 7021.7 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Współpraca z WUOZ, Decyzje, Protokoły) 3
35 7021.11 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Nadzór nad PWiK) 36 7021.12 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych ( Utrzymanie i eksploatacja targowisk sprzedaż okazjonalna) 37 7031.1 Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych (Kontrola realizacji zleconych usług) 38 7031.3 Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych (Zlecenia) 39 7032 Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych 40 7032.2 Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych (Rejestr działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych) 41 7032.3 Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych (Zezwolenia na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych) 42 7033 Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych 43 7044 Przydział miejsc grzebalnych 44 7045 Utrzymanie miejsc grzebalnych 45 7048 Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania Nie przekazanie powyższych teczek do archiwum zakładowego naruszyło przepis: 1. 63 ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) 2. 64 ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) Przedstawiając powyższe ustalenia, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia poprawy działalności w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym oraz wyeliminowania stwierdzonych uchybień zobowiązuję Pana do: 1. Przekazania w/w dokumentacji do archiwum zakładowego w terminie do 31.12.2018 r. 2. Przestrzegania przepisów 63 ust. 1 64 ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). 3. Przekazania do Wydziału Organizacji Kadr i Kontroli kopii protokołu zdawczo-odbiorczego niezwłocznie po przekazaniu w/w teczek do archiwum zakładowego. Informuję, iż przysługuje Panu prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do oceny, zaleceń i wniosków wskazanych w niniejszym wystąpieniu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. 4
Obliguję ponadto Pana do informowania mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, względnie do przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zamierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w przedmiotowym wystąpieniu, termin o którym mowa powyżej będzie biegł od otrzymania ostatecznego stanowiska. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Robert Choma Prezydent Miasta Przemyśla (podpisano bezpiecznym podpisem elektronicznym) Otrzymują: 1. Adresat 2. A/a. 5