Instrukcja obsługi AMORTYZACJA Własna Firma Spis treści I. Wdrożenie 2 1. Słownik KŚT 2 2. Słownik miejsc powstawania kosztów 3 3. Ustalenie sposobu księgowania odpisów amortyzacyjnych 3 II. Codzienna praca 3 1. Wywołanie programu 3 2. Kartoteka środków trwałych 3 3. Przeglądy techniczne 7 4. Ubezpieczenia 9 5. Wizualizacja planu amortyzacji środków trwałych 11 6. Przekazanie danych o miesięcznych odpisach amortyzacyjnych 12 III. Raporty amortyzacyjne 14 1. Ustalanie parametrów wydruków 14 2. Wykonanie raportu 14 IV. Obsługa czynności do wykonania 15 1. Płyta czołowa programu 15 2. Przeglądy techniczne i ubezpieczenia w kartotece amortyzacyjnej a płyta czołowa 15 3. Kalendarz 15 3.1. Kalendarz czynności wykonanych 15 3.2. Historia czynności 16 1
I. Wdrożenie 1. Słownik KŚT Wybierz opcję DANE PODSTAWOWE / KŚT-SŁOWNIK Jeśli brak danych KŚT należy użyć przycisku weź słownik KŚT wg MF. Wówczas dane zgodne z tabelą amortyzacyjną wg MF znajdzie się u Was. Nie ma obawy, że zostaną przykryte jakieś Wasze dane. Jeśli takowe są, pozostaną w formie niezmienionej. Jeśli uważacie, że czegoś brakuje, należy to dopisać. 2. Słownik miejsc powstawania kosztów Wybierz opcję DANE PODSTAWOWE / MPK wydziały Należy wpisać potrzebne wydziały MPK. Przykładowo: 2
3. Ustalenie sposobu księgowania odpisów amortyzacyjnych Wybierz opcję DANE PODSTAWOWE / PARAMETRY KSIĘGOWANIA12 Należy wybrać odpowiedni sposób księgowania odpisów amortyzacyjnych i zapisać go w bazie danych (F5). II. CODZIENNA PRACA 1. Wywołanie programu Po wywołaniu programu zobaczymy jego płytę czołową. 2. Kartoteka środków trwałych Trzeba wejść do ŚRODKI TRWAŁE / KARTOTEKA ŚRODKÓW TRWAŁYCH: Markerem zielonym zaznaczony jest obszar, który będą wypełniały wprowadzone ST. Żółty marker pokazuje przyciski (dla myszki) klawisze (dla klawiatury) powodujące obsługę określonych zagadnień w wybranym ST. Podobnie przyciski / klawisze oznaczone czerwonym markerem służą do zakładania i usuwania ST z kartoteki, oraz do wydrukowania podstawowych informacji o ST. Przykładowo załóżmy jakiś ST. Robimy to poprzez F2. 3
Wprowadzamy dane o ST i zatwierdzamy je poprzez F5. Klawisz / przycisk F8 oznacza, że możemy bezpośrednio przeskoczyć do ekranu określającego miesiące amortyzacyjne (przycisk 2 w polu zaznaczonym żółtym markerem w poprzednim ekranie). Data ewidencyjna oznacza jednocześnie datę rozpoczęcia obliczeń amortyzacyjnych. Zróbmy teraz szybki przegląd poszczególnych ekranów dla danych o amortyzowanym ST: 4
Wstawiłem tutaj miesiąc wstrzymania amortyzacji. Wpisałem tu potrzebę zamortyzowania jednorazowego w miesiącu zakupu 30% wartości ST. Przy karcie zmian wartości i remontów warto się zatrzymać i skomentować jej możliwości. Dla przykładu załóżmy jakąś zmianę przez F2. 5
To co jest zaznaczone czerwonym markerem decyduje, czy zmiany dotyczą amortyzacji ST (zmiana wartości ST zaznaczona) czy tylko wchodzą w jego koszty (zmiana wartości ST nie zaznaczona). Poprawki ręczne stosujemy tylko w przypadku, kiedy nie zgadzamy się z obliczonymi przez program liczbami i chcemy je wprowadzić w taki sposób, aby były zgodne z naszym mniemaniem. Przy liczeniu następnych miesięcy amortyzacyjnych, dane te będą uwzględnione. Przykładowo (F2) : Wpisałem tu kompletne bzdury, co ma Państwu pokazać, że korektą można wprowadzić dowolne dane, ale też uświadomić, że trzeba bardzo uważać przy ich wprowadzaniu. 6
Wprowadzamy w przypadku, kiedy ulegnie zmianie jakaś stawka amortyzacyjna. Ekran Przeglądów technicznych zostanie pokazany w następnym rozdziale, ponieważ nie ma wpływu na obliczenia amortyzacyjne, natomiast ma wpływ na płytę czołową programu, czynności do wykonania i historię (tę w kalendarzu) 3. Przeglądy techniczne Przypominam, że jesteśmy w obsłudze ST (Środki trwałe / kartoteka środków trwałych). Naciskamy myszą przycisk 8-przegląd lub cyfrę 8 na klawiaturze. Otrzymaliśmy coś bardzo banalnego. Dopiero wprowadzenie danych wiele zmieni. Zróbmy przykładowo przegląd techniczny (F2): 7
To co oznaczone czerwonym markerem to data następnego przeglądu technicznego. Ustawi się na rok i 1 dzień później niż data przeglądu technicznego oczywiście można to zmienić. Pole Czy dokonano zapłaty odpowiada na pytanie czy zapłacono za usługę polegającą na przeglądzie technicznym. Zapiszmy dane (F5) i zobaczmy jakie są tego konsekwencje. Na płycie głównej systemu będziemy mieli: co oznacza, że za przegląd techniczny trzeba zapłacić, i że po roku od bieżącego przeglądu należy wykonać kolejny. Dane te będą widoczne na płycie czołowej, aż do ich wykonania, ale o tym w innym rozdziale. Warto przyjrzeć się konsekwencjom dokonania przeglądu technicznego w KALENDARZ / HISTORIA CZYNNOŚCI. Widzimy tutaj: co pokazuje: 1. konieczność wykonania przeglądu 2. wykonanie przeglądu 3. konieczność zapłaty za przegląd Następny ekran amortyzacyjny dotyczy ubezpieczeń i zostanie pokazany w poniższym rozdziale. 8
4. Ubezpieczenia Po wywołaniu okienka odpowiedzialnego za ubezpieczenia (klawisz / przycisk 9 ubezpieczenia ) Zakładamy ubezpieczenie (F2): Domyślna data OD ubezpieczenia ustawiona jest na datę komputera. Data DO jest rok późniejsza. Oczywiście można zmieniać te daty. Wypełnijmy teraz odpowiednie pola i akceptujemy przez F5: 9
Klucz (F2) powoduje wpisanie kolejnych rat ubezpieczenia do zapłaty. Wykonajmy kilka wpisów rat: Wpisaliśmy pierwszą ratę za ubezpieczenie i zaznaczyliśmy, że dokonaliśmy za nią zapłatę. Wpisaliśmy też drugą ratę zawierającą datę zapłaty i kwotę, ale nie zaznaczyliśmy faktu dokonania zapłaty. Spójrzmy teraz jak wygląda samo ubezpieczenie: 10
Widzimy tu te wszystkie czynności które zadeklarowaliśmy przy ubezpieczeniu. Zobaczmy teraz płytę czołową i co na niej się znajduje: Pola zaznaczone żółtym markerem nas nie interesują, jako dotyczące wcześniej omawianego przeglądu technicznego. Zielony marker odnów polisę ubezpieczeniową wynika z daty końcowej ubezpieczenia, którego dokonaliśmy. Zaznaczona czerwonym markerem jest rata do zapłaty za ubezpieczenie. Proszę zauważyć, że na płycie czołowej pozostają tylko te czynności dotyczące przeglądów i ubezpieczeń, których nie wykonaliśmy. Wystarczy je wykonać, aby zniknęły z płyty czołowej, ale o tym w innym rozdziale. 5. Wizualizacja planu amortyzacji środków trwałych Otwierając ŚRODKI TRWAŁE / PLAN AMORTYZACJI ŚRODKOW TRWAŁYCH możemy obejrzeć szczegółowo, w jaki sposób przebiega amortyzacja poszczególnych ST, amortyzacja w latach i amortyzacja w miesiącach, z podziałem na amortyzację księgową i podatkową oraz jakie koszty generuje poszczególny środek trwały. Dla przypomnienia wyszczególnię rodzaje kosztów jakie generuje ST: remonty 11
ubezpieczenia przeglądy techniczne A tak mogą wyglądać przykładowe ekrany idąc od początku: 12
6. Przekazanie danych o miesięcznych odpisach amortyzacyjnych Należy wejść do DANE PODSTAWOWE / PRZYGOTOWANIE DANYCH DO KSIĘGOWOŚCI. Zobaczymy wtedy ekran: Należy ustawić prawidłowy rok i miesiąc po czym dać Enter (Ok.). Dane zostaną przygotowane do celów księgowych. Pobranie tych danych w księgowości jest już problemem księgowym. 13
III. Raporty amortyzacyjne Tu pokazałem sposób wywołania: Czerwonym markerem oznaczyłem funkcję, która pozwala ustalić parametry wydruków. 1. Ustalanie parametrów wydruków Po wejściu do funkcji ustalania parametrów widzimy: Po ustaleniu parametrów wydruków (raportów) obowiązują one wszystkie raporty, aż do następnej zmiany parametrów raportów. 2. Wykonanie raportu Teraz wystarczy wybrać odpowiedni raport i wykonać go. Zostanie on wydrukowany z parametrami zgodnymi z wcześniej ustalonymi. Na przykład: Należy ustawić prawidłowy rok i miesiąc po czym dać Enter (Ok.). Dane zostaną przygotowane do celów księgowych. Pobranie tych danych w księgowości jest już problemem księgowym. 14
IV. Obsługa czynności do wykonania Czynności do wykonania powstają w wyniku zadeklarowania ubezpieczeń lub przeglądów technicznych, przy czym czynności te nie są wykonane. Istotą jest pamiętanie i możliwość natychmiastowego wykonania tych czynności. 1. Płyta czołowa programu Czynności do wykonania widzimy natychmiast po wejściu do programu. 2. Przeglądy techniczne i ubezpieczenia w kartotece amortyzacyjnej, a płyta czołowa Wykonajmy zapłatę za przegląd techniczny: najeżdżamy na zapłatę za przegląd techniczny naciskamy F5 (lub wskazujemy myszką) i w efekcie: Data domyślnie wzięta jest z komputera, ale możemy ją zmienić zatwierdzamy i zapłata za przegląd techniczny znika z czynności do wykonania. Podobnie jest przy wykonywaniu wszystkich pozostałych czynności z zastrzeżeniem takim, że jeśli wykonany przegląd techniczny, lub odnowimy polisę ubezpieczeniową, zostanie to wprowadzone do odpowiednich kartotek środka trwałego oraz z czynności do wykonania część informacji zniknie (te wykonane) a część przybędzie (następny przegląd, konieczność zapłaty za przegląd, konieczność odnowienia polisy, kolejne niezapłacone raty ubezpieczeniowe). 3. Kalendarz W kalendarzu dostępne są dwie funkcje: - kalendarz czynności wykonanych - historia czynności 3.1 Kalendarz czynności wykonanych 15
Pokazuje tylko te czynności, które zostały wykonane 3.2 Historia czynności Pokazuje wszystkie czynności systemu dotyczące przeglądów technicznych i ubezpieczeń. 16