Warszawa, dnia 19.11.2013 ZAPYTANIE OFERTOWE nr ZO1/2013 Dotyczy umowy o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-14-232/13-00 w ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B 8 osi priorytetowej Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest budowa platformy B2B wspomagającej współpracę firmy DataMatica z partnerami biznesowymi w zakresie usług informatycznych, zgodnie z wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia. 2. Opis przedmiotu zamówienia: Projekt składa się z 4 etapów i zakłada budowę nowego systemu informatycznego DataMatica oraz jego połączenie z systemami partnerów biznesowych. Projekt polega na wdrożeniu 10 modułów B2B składających się na zintegrowany system informatyczny. Na bazie wdrażanej platformy oraz modułów B2B będzie odbywać się w wymiana informacyjna pomiędzy firmą DataMatica a jej partnerami biznesowymi. Stworzenie systemu informatycznego pozwoli na pełną automatyzację i integrację procesów biznesowych prowadzonych z partnerami. Projekt polega na wdrożeniu kompleksowej platformy wspierającej obsługę procesów biznesowych DataMatica oraz współpracy z partnerami. W szczególności platforma usprawni następujące obszary: - Współpraca z partnerami w zakresie pozyskiwania kontraktów - Usprawnienie przepływu informacji oraz kontroli wykonania projektów usługowych realizowanych przez DataMatica wspólnie z partnerami (np. formie podwykonawstwa) - Podniesienie jakości i automatyzacji procesów związanych ze świadczonymi na rzecz partnerów usługami serwisowymi - Automatyzacja przepływu danych finansowych oraz dokumentów księgowych pomiędzy DataMatica a biurem rachunkowym - Dostarczenie analiz i raportów dla zarządu z jakości oraz efektywności, a także przebiegu realizowanych projektów, szczególnie tych wykonywanych wspólnie z partnerami. Planowany sytem B2B zautomatyzuje i usprawni tą część komunikacji, która dotychczas odbywa się za pomocą tradycyjnych metod takich jak spotkanie, rozmowa telefoniczna, wymiana papierowej dokumentacji, czy faks. Wszystko to zostanie przeniesione do kanału elektronicznego, co zwiększy szybkość i efektywność - Strona 1 z 11
zarówno ekonomiczną, jak i czasową realizowanych procesów. Wdrożenie systemu zminimalizuje także występowania pomyłek i opóźnień wynikających z błędów ludzkich. Wdrażany system informatyczny stanowić będzie zintegrowane rozwiązanie B2B, składające się z 10 modułów funkcjonalnych. Będzie wykorzystywał rozwiązania z zakresu komunikacji elektronicznej (EDI) oraz integracji, synchronizacji i współpracy technologicznej pomiędzy partnerami biznesowymi. Będzie obsługiwał różnorodne formaty wymiany danych (np. UN/EDIFACT, XML, DBF, TXT, CSV). Transmisje danych za pomocą systemu będą szyfrowane (SSL). Wymogi technologiczne po stronie DataMatica opierają się na posiadaniu odpowiedniego sprzętu (m.in. serwery, oprogramowanie, komputery), stworzeniu 10 modułów informatycznych oraz posiadaniu dostępu do sieci informatycznej. Po stronie przedsiębiorców współpracujących z DataMatica wymogi technologiczne sprowadzają się do posiadania komputerów z dostępem do internetu oraz integracji swoich systemów z interfejsem API, który zostanie udostępniony przez DataMatica. Dzięki wykorzystaniu rozwiązań z zakresu komunikacji elektronicznej (EDI), integracji, synchronizacji i współpracy technologicznej między partnerami biznesowymi, wykorzystania najnowocześniejszych technologii programistycznych, a także zapewnieniu obsługi różnych formatów wymiany danych (np. UN/EDIFACT, XML, DBF, TXT, CSV), projekt systemu nie będzie posiadał ograniczeń w zakresie z dołączaniem do systemu kolejnych procesów biznesowych, użytkowników po stronie DataMatica i partnerów biznesowych. Zidentyfikowano następujące procesy, które zostaną objęte system B2B: - automatyczna wymiana informacji między bazami danych DataMatica i partnera, - elektroniczny obieg dokumentów, - zautomatyzowana obsługa zgłoszeń serwisowych - umożliwienie elektronicznego składania zamówień przez partnerów DataMatica - fakturowanie, - ofertowanie - budżetowanie - raportowanie - zautomatyzowane dokonywanie analiz ekonomicznych, - gromadzenie wiedzy na temat klientów, - zarządzanie projektami, - rozliczanie zadań i czasu pracy, Podział na etapy Etap 1: Analityczno-Organizacyjny Pierwszym etapem jest zakup dwóch analiz przygotowawczych związanych z wdrożeniem systemu B2B. Analizy przygotowawcze obejmą re-inżynierię obecnych procesów biznesowych zachodzących pomiędzy DataMatica a partnerami w oparciu o konwencjonalne metody komunikacji i wymiany danych. Zakup analizy systemowej jest to szczegółowa analiza wybranych procesów biznesowych zachodzących pomiędzy DataMatica a partnerami. Celem analizy jest przygotowanie dokumentu zawierającego Strona 2 z 11
wyczerpujący opis elementów, które należy wziąć pod uwagę w celu dopasowania wdrażanego systemu B2B do modelu działania DataMatica. Zakup analizy przedwdrożeniowej techniczna analiza przedwdrożeniowa, będąca studium wykonalności całego systemu, pozwoli odpowiednio zaplanować prace programistyczne w kolejnych etapach. Umożliwi przygotowanie projektu do realizacji. Będzie zawierać wyczerpujący opis zakresu integracji oraz metod wymiany danych (standard, format), które zostaną wdrożone w celu wydajnego działania systemu B2B. Analiza systemowa stanowi odpowiedź na potrzebę przygotowania opisu zmian systemowych, których należy dokonać w celu dostosowania wdrażanego systemu B2B do modelu działania DataMatica i jej partnerów. Dodatkową korzyścią przeprowadzenia analizy systemowej jest szczegółowy plan wdrożenia obejmujący zadania do wykonania. Harmonogram będzie zawierać: listę zadań koniecznych do wykonania, ich przewidywaną pracochłonność, terminy realizacji, jak również przypisanie zadania do poszczególnych ról (osób) projektowych. Techniczna analiza przedwdrożeniowa, będąca studium wykonalności całego systemu, pozwoli odpowiednio zaplanować prace programistyczne w kolejnych etapach. Umożliwi przygotowanie projektu do realizacji. Będzie zawierać wyczerpujący opis zakresu integracji oraz metod wymiany danych (standard, format), które zostaną wdrożone w celu wydajnego działania systemu B2B. Etap 2: Zakupy inwestycyjne, analizy eksperckie W tym etapie powstaną pierwsze moduły projektowanego systemu: - Moduł CRM - Moduł Ofertowania - Moduł Project Management Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w/w moduły oraz usługi doradztwa przy ich wdrożeniu. Etap 3: Zakupy inwestycyjne, analizy eksperckie W etapie trzecim przewidziano zakup kolejnych modułów projektowanego systemu informatycznego, tj: - Moduł Integracji z Systemami Księgowymi - Moduł Integracji z Systemami Zgłoszeniowymi - Modułu Fakturowo Rozliczeniowy - Moduł Zarządzania Dokumentami Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w/w moduły oraz usługi doradztwa przy ich wdrożeniu. Etap 4: Zakupy inwestycyjne, analizy eksperckie W etapie trzecim przewidziano zakup pozostałych modułów projektowanego systemu informatycznego, tj: - Moduł Zarządzania Zadaniami i Czasem Pracy - Moduł Raportowo Analityczny - Moduł Budżetowania Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w/w moduły oraz usługi doradztwa przy ich wdrożeniu Strona 3 z 11
Opis modułów Zaplanowany do stworzenia w ramach projektu system informatyczny wprowadza innowacyjne rozwiązania, które mają za zadanie zautomatyzować procesy realizowane obecnie w tradycyjny, mało efektywny sposób (np. poprzez e-mail, telefon, faks, lub ręczne wprowadzanie danych do aplikacji). Projekt zakłada stworzenie 10 modułów informatycznych opisanych poniżej: MODUŁ CRM Moduł ten pozwoli na gromadzenie wszystkich niezbędnych informacji o kliencie (m.in. dane klienta, osoby kontaktowe i dane adresowe), oraz pozwoli na wspomaganie obsługi klienta w trakcie współpracy i po jej zakończeniu. Do każdego klienta można będzie przypisać opiekuna, notatki oraz kontakty. W odpowiednich zakładkach widoczne będą informacje o czynnościach wykonanych na rzecz klienta oraz rozliczeniach. Ustalając dla poszczególnych pracowników indywidualne uprawnienia będzie można uzyskać kontrolę nad dostępem do danych. MODUŁ OFERTOWANIA Moduł umożliwi generowanie szablonów ofert oraz ich personalizację dla wybranego klienta wraz z uwzględnieniem indywidualnego rabatu oraz warunków realizacji oferty (definicja warunków finansowych). Praca nad ofertą będzie mogła być wykonywana przez wiele osób, zarówno firmy DataMatica, jak i jej partnerów w przypadku wspólnego przygotowania oferty np. w ramach konsorcjum, czy podwykonawstwa. Stworzona oferta poprzez moduł będzie mogła zostać wysłana w formie wiadomości elektronicznej do klienta z uwzględnieniem oferty w formie załącznika. System przekaże informacje zwrotną o odczytaniu oferty oraz jej zaakceptowaniu lub odrzuceniu. W przypadku odrzucenia oferty, klient będzie mógł przekazać informację zwrotną oceniając ofertę. Moduł zautomatyzuje również i ułatwi proces przygotowywania umów związanych z zakupem nowych usług lub usług dodatkowych, a także da możliwość ich podpisywania z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego. MODUŁ PROJECT MANAGEMENT Zintegrowany z partnerami Moduł Project Management umożliwi monitorowanie przebiegu prac i nadzorowanie poszczególnych pracowników / techników, którzy są często rozmieszczeni w różnych lokalizacjach. Pozwoli na ustalanie etapów prac i terminów ich wykonania. Ułatwi analizowanie zależności pomiędzy zadaniami projektowymi oraz umożliwi kalkulację projektu poprzez tworzenie kosztorysów. Moduł zakłada analizę postępu w realizacji projektu metodą Critical Path wraz z systemem do wysyłania wiadomości e-mail z przypomnieniem o niezrealizowanym etapie projektu. Moduł ma za zadanie określenie celu projektu, podział projektu na poszczególne etapy oraz zgrupowania wybranych pracowników do jego realizacji i przydzielenie im poszczególnych etapów. Moduł Zarządzania Projektami pozwoli lepiej planować, zarządzać i organizować zasoby w celu bardziej efektywnego osiągania celów przedsiębiorstwa, przy jednoczesnej neutralizacji wpływu istniejących ograniczeń i ryzyka. Zapewni także właściwą komunikację pomiędzy uczestnikami projektu. MODUŁ INTEGRACJI Z SYSTEMAMI KSIĘGOWYMI Strona 4 z 11
Moduł ten umożliwi integrację systemu z systemem biura księgowego DataMatica, co zapewni płynność i szybkość rozliczeń z klientami, urzędami oraz poprawi komunikację z biurem księgowym. Integracja danych z systemem księgowym usprawni proces raportowania dane będą w trybie on-line przesyłane z systemu księgowego do modułu raportowego. MODUŁ INTEGRACJI Z SYSTEMAMI ZGŁOSZENIOWYMI Po integracji z systemami zgłoszeniowymi partnerów, DataMatica będzie otrzymywał zgłoszenia bezpośrednio do projektowanego systemu informatycznego. Informacje będą automatycznie zapisywane w odpowiednich kategoriach w systemie. Każde nowe zgłoszenie będzie zapisane pod indywidualnym numerem oraz zawierało będzie następujące dane: Temat zgłoszenia (Summary), opis problemu, dane kontaktowe zgłaszającego użytkownika, priorytet działań. Zgłoszenia będą rejestrowane natychmiastowo i automatycznie, a pracownik firmy otrzyma powiadomienie, tzw. IT PROCESS ALERT. Nowe zdarzenie utworzone zostanie od razu w odpowiednich kategoriach, co pozwoli na podział odpowiednich grup - zgłoszeń serwisowych oraz wykonywanych zdalnie. MODUŁU FAKTUROWO-ROZLICZENIOWY Za pośrednictwem modułu zautomatyzowany zostanie proces obiegu faktur w firmie, który składa się z 4 etapów: dekretacja faktury, zatwierdzanie, księgowanie i płatność. Moduł ten posłuży również do wzajemnych rozliczeń między DataMatica a partnerami. System wykona automatyczne podsumowanie wszystkich należności z danego miesiąca i wygeneruje fakturę zbiorczą. Wszystko to sprawi, że zaoszczędzony zostanie czas i praca związana obecnie z ręczną, niezautomatyzowana obsługą tych czynności. Innowacyjność modułu polegać będzie na tym, iż będzie on wykorzystywał bezpieczny podpis elektroniczny dzięki czemu generowane automatycznie faktury będą mieć wartość księgową. MODUŁ ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI Moduł ten pozwoli wyeliminować obecne trudności związane z przechowywaniem dokumentów, poszukiwaniem informacji na nich zawartych, czy też tworzeniem powiązań między nimi. Będzie służył do rejestracji, przetwarzania i archiwizacji dokumentów pochodzących z różnych źródeł: skaner, dysk, faks, poczta elektroniczna, formularz www, baza danych, EDI. Umożliwi zdefiniowanie i obsługę procesów przepływu dokumentów w całej firmie (workflow). Zintegrowany Moduł Zarządzania Dokumentami zapewni szybki dostęp do dokumentów oraz wyeliminuje problem zaginięć ważnej dokumentacji. Zdecydowanie polepszy efektywność prowadzonych procesów biznesowych między wszystkimi użytkownikami systemu informatycznego. Moduł będzie odpowiedzialny za realizację kompleksowego procesu zarządzania dokumentami, którego składowymi jest: elektroniczne repozytorium dokumentów z obiegiem dokumentów, rejestrowanie dokumentów, klasyfikację, wersjonowanie, udostępnianie, archiwizację, indeksowanie, wyszukiwanie. Zminimalizuje papierowy obieg dokumentów. Przechowa pełną ścieżkę, jaką przebył dokument oraz zapisze wszelkie zmiany, których dokonali na nim uprawnieni użytkownicy z firmy DataMatica i partnerów. W przypadku audytu dokumentu nie będzie wątpliwości co do tego, kto i w jaki sposób zmodyfikował dokument. MODUŁ ZARZĄDZANIA ZADANIAMI I CZASEM PRACY Strona 5 z 11
Moduł ten pozwalał będzie zarządzać zadaniami i czasem pracy. Jeśli chodzi o czas pracy to dla każdego okresu, który może obejmować cały dzień lub jego część zapamiętywane będą godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, projekty oraz typ czynności wykonywanych w ramach tego projektu wraz z ilością czasu poświęconą na poszczególne czynności, dodatkowa praca wykonana poza właściwym okresem pracy (np. w domu lub na delegacji) oraz dodatkowe uwagi wpisane przez pracownika. Rejestrowanie większości tych danych odbywać się będzie podczas zakańczania okresu pracy. Pracownik posługiwał się będzie w tym celu odpowiednio przygotowanym formularzem wykorzystującym listy wszystkich zdefiniowanych w intranecie projektów i typów czynności. Na podstawie wpisanych danych możliwe będzie generowanie raportów czasu pracy w okresach tygodniowych. Moduł pozwoli również na rejestrowanie zadań przez kierowników pracy (managerów) oraz kontrolę ich wykonania. Kierownik uzyska prawo do edycji wielu informacji dotyczących zadania: typu, wykonawcy, nazwy zadania, jego treści, terminu wykonania oraz informacji dodatkowych. Wykonawca wprowadzał będzie informacje o postępie prac, które pozwolą zorientować się kierownikowi jak wygląda realizacja zadania. MODUŁ RAPORTOWO - ANALITYCZNY Moduł ten w zautomatyzowany sposób generować będzie raporty i analizy dotyczące firmy. Dzięki dostępowi do modułu wyposażonego w data drilling, data mining, algorytmy statystyczne i inne narzędzia, analitycy DataMatica będą mogli zapoznać się z bieżącą sytuacją firmy, a także budować modele strategii biznesowej. Moduł raportowo-analityczny zapewni wiedzę, która znacznie poprawi efektywność działań w firmie. MODUŁ BUDŻETOWANIA Moduł budżetowania pozwoli na opracowanie, analizowanie, modyfikowanie oraz dystrybucję budżetów oraz prognoz w firmie. Budżety skonstruowane przez użytkowników będą mogły być wielowymiarowe i obejmować dowolny zakres czasu. Moduł Budżetowania będzie silnie zintegrowany z innymi modułami systemu (m.in. fakturowo-rozliczeniowym). Pozwali to na pobieranie wszelkich informacji o realizacji bezpośrednio z systemu i wykorzystywanie ich do porównań czy tworzenia budżetu. Moduł umożliwi też łatwą komunikację z Microsoft Excel - bezpośredni eksport danych i wykonywanych analiz, czy też tworzenie zaawansowanych wizualizacji. Eliminacja obiegu papierowego W ramach realizacji projektu nastąpi wdrożenie zarówno technologii podpisu elektronicznego, jak i elektronicznej wymiany danych. Podpis elektroniczny zostanie zastosowany do autoryzacji procesu przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz w procesach podpisywania umów z partnerami związanych z zakupem nowych usług lub usług dodatkowych. Jego zastosowanie jest niezbędnym narzędziem w celu zabezpieczenia wymienianych danych oraz uproszczenia procesów księgowych, które wraz z jego wprowadzeniem pozwolą partnerom na samodzielne pobieranie faktur. Elektroniczna wymiana danych pomiędzy DataMatica a partnerami obejmie wszystkie dokumenty związane z procesami księgowymi oraz zgłoszeniowymi. Zastosowany zostanie standard EDIFACT. Strona 6 z 11
Szczególną rolę w zastosowaniu EDI odgrywają: Moduł Finansowo-Księgowy, Moduł integracji z systemami księgowymi oraz Moduł integracji z systemami zgłoszeniowymi. System zostanie zintegrowany z systemem biura rachunkowego DataMatica, co pozwoli na bieżące przekazywanie danych księgowych automatyzację eksportu zarówno faktur sprzedażowych, jak i kosztowych - oraz związanych ze spływającymi należnościami. System zostanie zintegrowany również z systemami zgłoszeniowymi partnerów co pozwoli na otrzymywanie zgłoszeń serwisowych bezpośrednio do systemu DataMatica. Do procesów biznesowych, w których technologie te zostaną wykorzystane należą: automatyczna wymiana informacji między bazami danych DataMatica i partnera, elektroniczny obieg dokumentów, zautomatyzowana obsługa zgłoszeń serwisowych, umożliwienie elektronicznego składania zamówień przez partnerów DataMatica, fakturowanie, ofertowanie, zarządzanie projektami, rozliczanie zadań i czasu pracy. 3. Warunki składania ofert: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności. W celu prawidłowego przygotowania i złożenia oferty, Oferent winien wypełnić Formularz Ofertowy stanowiący Załącznik Nr.1 Zapytania Ofertowego nr ZO1/2013 oraz załączyć opis proponowanego rozwiązania. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych. Wszelkie parametry określone przez DATAMATICA Sp. z o.o. mają charakter orientacyjny i informacyjny. 4. Kryteria oceny i wyboru ofert: Cena 45% Ocena funkcjonalności 25% Harmonogram i zagwarantowanie jego realizacji 20% Okres gwarancji 10% Ilości punktów za poszczególne kryteria zostaną zsumowane i będą stanowić końcową ocenę oferty. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę. Zamawiający dopuszcza możliwość odrzucenia ofert, których zakres merytoryczny lub rażąco niska cena będą budziły uzasadnione wątpliwości. Strona 7 z 11
5. Miejsce i forma składania ofert: Oferty należy składać w formie pisemnej na adres korespondencyjny Zamawiającego. 6. Termin składania ofert: Oferty podpisane zgodnie z prawem do reprezentacji należy składać do 27.11.2013 do godziny 12.00 w formie papierowej na adres Zamawiającego Oferty dostarczone po wyznaczonej dacie i godzinie nie będą rozpatrywane i nie będą odsyłane do oferentów. 7. Termin ważności oferty: Nie mniejszy niż 30 dni od daty upływu terminu składania ofert. 8. Uwagi końcowe: Otwarcie ofert i wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w dniu 28.11.2013 i zostanie opublikowane na stronie www.datamatica.pl w dziale Projekt PO IG 8.2 O wynikach wyboru wybrany Oferent zostanie powiadomiony niezwłocznie. Zamówienie zostanie udzielone dostawcy po uprzednim porównaniu i ocenie wszystkich ofert. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów ustawy PZP. Dane zamawiającego i kontakt: DataMatica Sp. z o.o. ul. Belgijska 11, 02-511 Warszawa www.datamatica.pl Osoba odpowiedzialna za kontakt z oferentami: Anna Dmowska Anna.Dmowska@datamatica.pl Strona 8 z 11
Załącznik Nr.1 FORMULARZ OFERTOWY miejscowość, data... pieczęć wykonawcy Nazwa Oferenta Dane adresowe REGON NIP Nr telefonu Nr faksu e-mail Strona 9 z 11
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr ZO.., na wykonanie. oferuję wykonanie zamówienia zgodnie z opisem zamówienia za cenę : Wycena Etap Cena netto Termin realizacji ETAP 1 ETAP 2 ETAP 3 ETAP 4 PODSUMOWANIE ŁĄCZNA WARTOŚĆ USŁUGI (kwota netto) ŁĄCZNA WARTOŚĆ USŁUGI (kwota netto słownie) Oferuję gwarancję na okres.. miesięcy od dnia odbioru całości usługi. W przypadku niedotrzymania terminów określonych w harmonogramie projektu zobowiązuję się do zapłaty kary umownej w wysokości % wartości opóźnionego etapu za każdy dzień opóźnienia. Oświadczam, że jestem związany ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert, wskazanego w otrzymanym zapytaniu ofertowym. Oświadczam, że zapoznałem się ze Specyfikacją Przedmiotu Zamówienia i przyjmuję je bez zastrzeżeń oraz zobowiązuję się do podpisania umowy w przypadku wyboru mojej oferty. Oświadczam, że wycena przedmiotu umowy uwzględnia wszystkie uwarunkowania związane z realizacją zamówienia i obejmuje cały zakres rzeczowy zamówienia jest kompletna, a także będzie niezmienna w toku realizacji całej umowy. Przyjmuję do wiadomości iż podstawą wystawienia faktury VAT / rachunku przez Wykonawcę jest protokół odbioru przedmiotu umowy lub inny dokument równoważny, podpisany przez pracowników Zamawiającego upoważnionych do dokonania takiej czynności. Strona 10 z 11
Załącznik nr 1 do oferty Opis realizacji przedmiotu zamówienia i harmonogram. (miejscowość, data) (podpis/podpisy osoby/osób uprawnionych/upoważnionych do reprezentowania oferenta) Strona 11 z 11