INSTRUKCJA INWENTARYZACJI Inwentaryzacją nazywamy czynności zmierzające do sporządzenia szczegółowego spisu z natury stanów magazynowych towaru na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich towarów, oraz wyjaśnieniu róŝnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji rozchodów i przychodów towarów prowadzonej w programie. RóŜnice te mogą wynikać z róŝnych powodów, m.in.: upływu daty waŝności towaru (np. środki chemiczne, elementy gumowe, itp.), błędów popełnianych podczas przyjmowania i wydawania towarów z magazynu (pomyłki liczbowe w zapisach dokumentów PZ, PW, WZ, RW, MM, itp), kradzieŝe, naduŝycia, itp. Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu towarów w magazynie, czynności związane z inwentaryzacją obejmują m.in: 1. Przygotowanie Arkuszy inwentaryzacyjnych zawierających listę towarów znajdujących się w magazynie, moŝna przygotować jeden arkusz obejmujący wszystkie towary znajdujące się w magazynie, a takŝe arkusze które mogą zawierać towary wg określonych grup (np.: Filtry oleju) lub wg lokalizacji (np. Strefa 2 Regał 5; Regał7 Półka3,itp). 2. Weryfikację zapisów o stanie towaru w programie ze stanem rzeczywistym poprzez spisanie ilości towarów, które znajdują się aktualnie w magazynie i wprowadzenie tych danych do arkusza (lub arkuszy) inwentaryzacyjnego w programie. 3. Wystawienie dokumentów RI+ oraz RI obejmujących ewidencje róŝnic stanów magazynowych dot. braków jak i nadmiarów towaru w magazynie. 4. Wydrukowanie końcowego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby wykonujące inwentaryzację. Tworzenie arkusza inwentaryzacyjnego. Okna arkusza inwentaryzacyjnego zostały przedstawione poniŝej: Na pierwszej zakładce Nagłówek naleŝy wpisać Numer arkusza inwentaryzacyjnego (program nie narzuca formy numeracji), który moŝe się składać z cyfry oraz opisu ułatwiającego późniejsze odszukanie arkuszy zawierających konkretny towar np. 1/filtry paliwa. NaleŜy przy tym pamiętać, Ŝe numer moŝe składać się maksymalnie z 20 znaków. Do dyspozycji mamy równieŝ pole Uwagi, w które moŝna wpisywać uwagi lub spostrzeŝenia powstałe podczas spisu. Dodatkowo moŝemy z poziomu arkusza inwentaryzacyjnego ukryć spisywane towary, tzn. wyłączyć je ze sprzedaŝy na czas spisu aŝ do wystawienia dokumentów RI.
Wprowadzenie towarów do arkusza inwentaryzacyjnego. Do utworzenia pozycji arkusza inwentaryzacyjnego słuŝy zakładka Inne, gdzie znajdują się opcje do automatycznego wypełniania zakładki towary pozycjami towarowymi określonymi w filtrach wyboru. Na tej zakładce moŝna np. automatycznie wprowadzić wszystkie towary znajdujące się w grupie głównej Filtry i grupie Filtry paliwa, lub wprowadzić cały asortyment, który jest na magazynie. Inną metodą filtrowania wyboru jest moŝliwość uzupełnienia zakładki towary wg lokalizacji wprowadzonych w kartach towaru. Dzięki temu moŝna utworzyć np. arkusz inwentaryzacyjny wszystkich towarów znajdujących się na Regale 1. UWAGA: Przełącznik Wypełnij kolumnę Stan ze spisu umoŝliwia przy automatycznym tworzeniu pozycji towarowych wypełnienie kolumny Stan. W firmach, w których inwentaryzację przeprowadza właściciel firmy moŝe to przyspieszyć proces inwentaryzacji, gdyŝ w tym przypadku nie ma konieczności wprowadzania ilości do pozycji, w których stan ze spisu z natury zgadza się z ilością towaru na magazynie. NaleŜy jednak zwrócić uwagę na to, Ŝe w firmach, w których funkcjonuje podział organizacyjny firmy na działy i inwentaryzację przeprowadza dział magazynu, naleŝy tej opcji nie zaznaczać, aby pracownicy nie sugerowali się tym, jaka powinna być ilość towaru tylko wprowadzali ilość rzeczywistą ze spisu z natury. UWAGA: Przełącznik Pomiń towary z zerowym stanem pozwala pominąć w inwentaryzacji te towary, których stan jest zerowy. Po stworzeniu arkusza naleŝy go wydrukować i przystąpić do spisu z natury:
Wydruk arkusza inwentaryzacyjnego Ręczne wprowadzenie stanów magazynowych do arkusza inwentaryzacyjnego po spisie z natury. Po wypełnieniu wydrukowanego arkusza inwentaryzacyjnego rzeczywistymi stanami towarów na magazynie, naleŝy przejść do programu i uzupełnić ilości dla towarów w arkuszu inwentaryzacyjnym przez wypełnienie kolumny Stan. Na zakładce Towary edytujemy kolejno pozycje towarów i przepisujemy stan z wydrukowanego arkusza inwentaryzacyjnego do pola Stan ze spisu w oknie pośrednim (przycisk Edycja lub podwójne kliknięcie na towarze).
Tworzenie dokumentów róŝnic inwentaryzacyjnych (RI+/-) Po zakończeniu wprowadzania ilości do arkusza inwentaryzacyjnego (ilości przepisane z wydruku wykorzystywanego do przeprowadzenia spisu z natury) naleŝy zapisać dokument z zaznaczoną opcją Utwórz RI. Przy zapisie dokumentu z zaznaczoną tą opcja zostaną automatycznie wygenerowane dokumenty RI+ oraz RI-. NaleŜy zwrócić uwagę na to, iŝ dokumenty RI zostają utworzone, lecz niewystawione. Wystawienie tych dokumentów wymaga od uŝytkownika programu wejścia w edycję dokumentu RI i potwierdzenia zgodności tego dokumentu przez zapisanie z zaznaczoną opcją Wystaw. Dokumenty RI+ zostaną wygenerowane w przypadku, gdy ilość towaru wprowadzona z spisu z natury przekracza stan towaru na magazynie (w programie), natomiast dokumenty RI- generowane są w przeciwnym przypadku. Po wystawieniu dokumentów RI stan magazynu jest korygowany. Dodatkowo moŝemy wydrukować arkusz róŝnic inwentaryzacyjnych: będą na nim widoczne te towary, których rzeczywisty stan magazynowy po inwentaryzacji róŝnił się od stanu w bazie programu. Wydruk róŝnic inwentaryzacyjnych JeŜeli mieliśmy zaznaczoną opcję Ukryj spisywane towary zaznaczenie opcji Wystaw RI automatycznie przeniesie flagę zaznaczenia do opcji PokaŜ spisywane towary, co spowoduje uaktywnienie towarów występujących na arkuszu spisu z natury. Dokument RóŜnicy inwentaryzacyjnej zakładka Nagłówek
Dokument RóŜnicy inwentaryzacyjnej zakładka Towary Po utworzeniu, zapisaniu i wystawieniu dokumentów RI +/- stan magazynu zostanie ustalony. Aby zakończyć proces inwentaryzacji musimy jeszcze utworzyć Arkusz spisu z natury wymagany do rozliczenia roku. W tym celu przechodzimy do menu Dokumenty-> Dokumenty Magazynowe-> Inne-> Arkusz spisu z natury (końcowy) i tworzymy nowy dokument podając datę. Ustalenie daty dla arkusza spisu z natury końcowego.
Wydruk arkusza spisu z natury.