Warszawa, 14 stycznia 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-R.431.2.16.2015.AK Pan Zdzisław Cezary Dulias Wójt Gminy ul. Kościuszki 73 26-680 Wierzbica WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31 poz. 206 z późn. zm.) w związku z art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w dniach 12 13 oraz 16-17 listopada 2015 roku inspektor Wydziału Polityki Społecznej, Oddziału w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu Anna Kowalczyk inspektor wojewódzki, przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Urzędzie Gminy w Wierzbicy. Przedmiot kontroli obejmował sposób organizacji oraz realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114) dotyczących ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli. Niniejszym przekazuję Panu wystąpienie pokontrolne. W okresie objętym kontrolą Wojewoda Mazowiecki ocenił pozytywnie organizację realizacji zadania oraz pozytywnie z uchybieniami realizację przez gminę zadań
zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 114) w przedmiocie prawidłowości ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego i jego wypłacania. 1.Organizacja realizacji zadania. W wyniku kontroli ustalono, że zadania z zakresu ustawy o świadczeniach rodzinnych Urząd Gminy w Wierzbicy realizuje na podstawie statutu przyjętego Uchwałą Nr XLIII/290/2014 Rady Gminy Wierzbicy z dnia 14 marca 2014 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Wierzbica. Strukturę organizacyjną oraz zasady działania kontrolowanej jednostki w okresie objętym kontrolą określały Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wierzbica wprowadzony Zarządzeniem Nr 9/2011 Wójta Gminy Wierzbica z dnia 14 marca 2011 roku w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Wierzbica wraz ze zmianami wprowadzonymi Zarządzeniem Nr 71/2012 Wójta Gminy Wierzbica z dnia 10 października 2012 roku oraz Zarządzeniem Nr 17/2013 Wójta Gminy Wierzbica z dnia 6 maja 2013 roku. Na dzień kontroli obowiązywał Regulamin Organizacyjny wprowadzony Zarządzeniem Nr 29/2015 z dnia 11 maja 2015 roku. W zapisach regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy w Wierzbicy wskazano, iż Urząd Gminy Wierzbicy jest realizatorem zadań wynikających z zakresu administracji rządowej zleconych na mocy ustaw. Ponadto, zgodnie w 24 ww. regulaminu w,,referacie Organizacyjno Prawnym wyodrębniono samodzielne stanowisko ds. świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, natomiast w 30 ust. 16 i 17 określono zadania realizowane na ww. stanowisku jak również wskazano je w zakresach czynności. W okresie podlegającym kontroli zadania z zakresu świadczeń rodzinnych wykonywało dziewięć osób, w tym od strony finansowo księgowej skarbnik gminy. W trakcie kontroli ustalono, iż Wójt Gminy Wierzbica udzielił sekretarzowi upoważnienia do wydawania decyzji z zakresu świadczeń rodzinnych oraz kierownikowi Referatu Organizacyjno- Prawnego, które po okresie 2,5 miesiąca zostało cofnięte w związku z rezygnacją osoby ze stanowiska. Ponadto, Wójt Gminy Wierzbica upoważnił Panią Monikę Sasal inspektora do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych, oraz Panią Małgorzatę Kawalec podinspektora do prowadzenia postępowania w sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych.
W okresie objętym kontrolą jednostka działała w oparciu o zapisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67). W zakresie ewidencji i rejestracji spraw objętych kontrolą ustalono, że jednostka prowadzi rejestry w formie papierowej. Poddana kontroli dokumentacja była znakowana, ewidencjonowana i przechowywana zgodnie z zapisami ww. rozporządzenia. 2. Prawidłowość ustalania uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego i jego wypłacania. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano 20 akt spraw w przedmiocie przyznania prawa do świadczenia pielęgnacyjnego realizowanego przez Urząd Gminy w Wierzbicy. Kontrolowana jednostka na dzień kontroli przyznała i wypłacała świadczenia dla 33 świadczeniobiorców. Ustalono, że w powyższym okresie wydano 2 decyzje odmawiające prawa do świadczenia pielęgnacyjnego. Stwierdzono, że wszystkie skontrolowane sprawy rozpatrzone były terminowo, a świadczenia przyznane prawidłowo, tj. właściwie określono wysokość świadczenia, wskazując okres na jaki zostało przyznane, a także formę i termin ich wypłaty. Ponadto we wszystkich skontrolowanych sprawach złożone wnioski były wypełnione prawidłowo ze wskazaniem dat i podpisów osoby ubiegającej się o świadczenie oraz załączono do nich stosowne załączniki w oparciu o przepisy ustawy o świadczeniach rodzinnych, zgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 roku w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. z 2013 r., poz. 3). Wszystkie skontrolowane decyzje przyznające prawo do świadczenia pielęgnacyjnego wydane zostały z prawidłowym wskazaniem organu administracji publicznej, daty wydania, oznaczeniem strony, powołaniem podstawy prawnej, uzasadnieniem prawnym i faktycznym, pouczeniem, podpisem osoby upoważnionej do wydania decyzji oraz rozstrzygnięciem. Kontrola wykazała, że wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie ustalenia uprawnień do świadczenia pielęgnacyjnego zostały wydane w terminach określonych w art. 35 kodeksu postępowania administracyjnego i odebrane przez stronę, co potwierdzone zostało własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru zgodnie z art. 39 i art. 46 1 ww. ustawy. Zgodnie z art. 6 ust. 2c ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 121) wójt, burmistrz lub prezydent miasta, jeżeli wypłaca
osobie świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, może wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o udzielenie informacji o przebiegu ubezpieczenia oraz za jaki okres za tę osobę powinien opłacać składkę na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Stwierdzono, iż w 11 sprawach na 20 poddanych kontroli organ ustalił niezbędny okres do uzyskania przez osobę sprawującą opiekę 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (składkowego i nieskładkowego) z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1 b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1440 z późn. zm.), w tym 3 osoby zgodnie z otrzymanym zaświadczeniem z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych posiadały już niezbędny okres ubezpieczenia. Ponadto, w 9 sprawach organ nie podjął działań mających na celu ustalenie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych przebiegu ubezpieczenia oraz okresu za jaki powinien opłacać składkę na ubezpieczenie emerytalno-rentowe ponieważ w aktach spraw znajdowały się oświadczenia osób bądź kserokopie świadectw pracy, w tym 1 osoba oświadczyła, iż podlega ubezpieczeniu emerytalno rentowemu w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Ustalono, iż organ właściwy opłacał za 16 osób składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w związku z pobieraniem świadczenia pielęgnacyjnego, zgodnie z art. 6 ust. 2a pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z art. 6 ust. 2b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wójt, burmistrz lub prezydent miasta nie opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę pobierającą świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy albo zasiłek dla opiekuna, jeżeli podlega ona obowiązkowi ubezpieczenia społecznego z innego tytułu na podstawie ustawy lub na podstawie odrębnych przepisów. Stwierdzono, iż w okresie poddanym kontroli w 12 sprawach na 20 skontrolowanych organ ustalił, że osoby pobierające świadczenie pielęgnacyjne podlegały obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnemu z innego tytułu (dokumenty potwierdzające podleganie ubezpieczeniu z innego tytułu oraz oświadczenia stron). Ustalono, iż organ w okresie kontroli opłacał za 8 osób składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pozostałe osoby podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu z mocy ustawy w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego lub były ubezpieczone przy współmałżonkach. Za powstałe nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli odpowiedzialność ponosi Pan jako Wójt Gminy, Pani Sekretarz oraz pracownicy realizujący zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych.
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana do podjęcia następujących działań: Weryfikować w zakładzie ubezpieczeń społecznych okresy składkowe i nieskładkowe, które są niezbędne do uzyskania przez świadczeniobiorcę 25-letniego okresu ubezpieczenia emerytalnego i rentowego, o czym mowa w przepisie art. 87 ust. 1b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 1440 z późn. zm.) w celu ustalenia czy organ powinien opłacać składki, a jeśli tak to za jaki okres. Informuję, że na podstawie art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Jednocześnie zobowiązuję Pana do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych. Powyższą informacje należy kierować na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Wydział Polityki Społecznej, Oddział w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Radomiu, ul. Żeromskiego 53, 26-600 Radom. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wiesława Kacperek-Biegańska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej