Kraków, 2015
Spis treści I. Rezerwacja sal... 3 1. Szablony... 3 2. Uniwersalne akcje i przyciski... 3 a. Wersja językowe... 3 b. Tworzenie wpisów... 3 c. Edycja... 4 d. Kasowanie... 4 II. Moduły... 5 1. Wyposażenie oraz dodatkowe wyposażenie... 5 a. Dodawanie wpisu... 5 2. Spis sal... 5 a. Dodawanie nowej sali... 6 3. Catering... 7 a. Dodawanie wpisu catering... 7 4. Active Directory... 8 a. Dodawanie wpisu AD... 8 5. Konfiguracja dodatkowa... 8 a. Ustawienia modułu... 9 b. Konfiguracja serwera pocztowego... 10 6. Rezerwacja sali... 11 7. Wysyłanie e-maili... 17 a. Dodanie wydarzenia... 17 b. Zaakceptowanie wydarzenia... 17 c. Odrzucenie wydarzenia... 17 d. Edycja wydarzenia... 17 8. Utrzymanie systemu... 18 2
I. Rezerwacja sal System rezerwacji sal URVE posiada modułową budowę i w zależności od zakupionego wariantu ilość modułów może się różnić. Moduły w ramach systemu widoczne są w menu po lewej stronie Rysunek 1 Widok ogólny WebManager z poziomu playlisty 1. Szablony Wraz z modułami instalują się szablony, które w zależności do wymagań mogą nieznacznie różnić się funkcjonalnością. Jednak podstawowe opcje szablonów to: 1. Wyświetlanie zbiorczych informacji dla wszystkich sal, 2. Wyświetlanie rezerwacji tylko dla konkretnej sali, 3. Wyświetlanie informacji o aktualnie trwającym wydarzeniu wraz z odliczaniem czasu do jego zakończenia. 2. Uniwersalne akcje i przyciski Poniżej przedstawione zostaną przyciski, które mogą pojawić się w różnych modułach, ale ich działanie zawsze jest takie samo. a. Wersja językowe Jeżeli dany moduł wymaga takiej konfiguracji np. wyposażenie, catering wpisy można dodać w innym, języku przełączając zakładkę wyboru języka w danym formularzu: b. Tworzenie wpisów Dodawanie nowych wpisów zawsze w prawym górnym rogu: 3
lub Zapisanie wprowadzonych danych: lub c. Edycja Edycja wpisów poprzez kliknięcie na dany wpis na liście wpisów. Potwierdzenie zmian wpisu lub d. Kasowanie Opcje kasowania zawsze dostępne pod przyciskiem Powrót do listy wpisów danego modułu poprzez wybór odpowiedniego modułu z menu po lewej stronie lub przez przyciski: lub 4
II. Moduły 1. Wyposażenie oraz dodatkowe wyposażenie Pozwala na dodanie typów wyposażenia, które następnie wykorzystywane są podczas uzupełniania informacji o sali lub wyszukiwania dostępnych sal według tego kryterium. Rysunek 2 Widok listy wyposażenia a. Dodawanie wpisu 1. Stwórz nowy wpis lub 2. Podaj nazwę wyposażenia 3. Dodaj zdjęcie 4. Zapisz lub Rysunek 3 Formularz dodawania wyposażenia 2. Spis sal Pozwala na dodanie nowych sal do systemu wraz z ich opisem, zdjęciem i podstawowymi parametrami np. ilością dostępnych miejsc oraz przeglądanie dostępnych sal w systemie. 5
Rysunek 4 Widok listy sal a. Dodawanie nowej sali 1. Stwórz nowy wpis lub 2. Podaj nazwę sali / numer 3. Jeżeli sala ma być łączona, należy kliknąć w pole i z listy wybrać z jakich sal, dana sala będzie się składała. Jeżeli sala nie jest łączona pole pozostawiamy puste. UWAGA: przed utworzeniem sali łączonej należy wcześniej stworzyć jej pojedyncze elementy. 4. Podaj maksymalną ilość miejsc w sali 5. Podaj piętro 6. Wybierz typ sali (Wewnętrzna / Zewnętrzna) 7. Podaj e-mail osoby odpowiedzialnej za salę oraz jej telefon. a. Jeżeli za dane pomieszczenie odpowiada więcej niż jedna osoba dodaj kolejne wpisy przyciskiem / 8. Zaznacz wyposażenie, które znajduje się w Sali a. Zaznaczony element b. Odznaczony element UWAGA: Jeżeli lista Wyposażenia jest pusta, należy uzupełnić wpisy w module Wyposażenie (patrz Wyposażenie oraz dodatkowe wyposażenie) 9. Zaznacz wyposażenia dodatkowe, które można zamówić do sali. 6
10. Dodaj zdjęcie 11. Zapisz lub 3. Catering Zawiera listę dostępnych produktów do zamówienia w cateringu. Rysunek 5 Widok listy produktów cateringu a. Dodawanie wpisu catering 1. Stwórz nowy wpis lub 2. Wybierz język 3. Podaj nazwę produktu 4. Dodaj opis 5. Dodaj zdjęcie 6. Zapisz lub 7
4. Active Directory Moduł pozwala na konfigurację połączenia do Active Directory, tak aby można było dokonać logowania do systemu przy pomocy tych samych ustawień lub aby uzyskać listę osób do zaproszenia na wydarzenie w trakcie tworzenia rezerwacji. a. Dodawanie wpisu AD Rysunek 6 Lista wpisów AD 1. Stwórz nowy wpis 2. Podaj adres serwera 3. Podaj nazwę użytkownika 4. Podaj hasło 5. Podaj ścieżkę 6. Podaj sieć URVE, do której ma zostać przypisana pobrana lista 7. Zapisz lub Rysunek 7 Formularz dodania wpisu Active Directory 5. Konfiguracja dodatkowa 1. Przejdź do menu Settings 2. Wybierz Module management 3. Na liście modułów na wpisie Rooms reservation kliknij ikonę 8
a. Ustawienia modułu 1. Ograniczenie czasowe na ile przed rozpoczęciem wydarzenia można domówić catering 2. Minimalna przerwa czasowa pomiędzy wydarzeniami w minutach. Przykład: ustawiając ten parametr na 15 minut sprawimy, że sala w której wydarzenie odbywa się od godziny 12:00 do 13:00, będzie mogła zostać ponownie zarezerwowana dopiero od godziny 13:15. 3. Domyślna ilość osób wpisywana w formularzu rezerwacji sal 4. Ile dni przed spotkaniem wydarzenie musi zostać potwierdzone 5. Ilość dni, które muszą upłynąć do momentu archiwizacji. Przykład: podając wartość 0 wydarzenia będą archiwizowane w momencie zmiany daty na następną. 6. Treść e-maila z zaproszeniem 7. Adres e-mail administratora 8. Treść e-maila do administratora 9. Adres e-mail cateringu 10. Treść e-maila do cateringu 11. Adres e-mail helpdesku 12. Treść e-maila do helpedsku 13. Treść osoby odpowiedzialnej za salę (konfiguracja adresu e-mail osoby odpowiedzialnej patrz Ustawienia modułu) 14. Treść e-maila gdy spotkanie potwierdzone. 15. Zapisz lub 9
b. Konfiguracja serwera pocztowego Aby skonfigurować dane z którego będą wysyłane e-maile należy przejść do menu Settings a następnie do Network. W zakładce General w dolnej części formularza znajdują się pola jak poniżej. Rysunek 8 Konfiguracja serwera pocztowego 10
6. Rezerwacja sali Rezerwacji dokonujemy z poziomu modułu Room reservation widocznym w menu po lewej stronie. Po wybraniu tego modułu pojawi się widok w głównej części zgodnie z rysunkiem. 1. Lista rezerwacji w systemie 2. Wyszukiwanie 3. Przycisk do przejścia do wyszukiwania 4. Minimalizacja wyszukiwania 5. Widok kalendarza 6. Widok listy wpisów 7. Szybkie informacje o wydarzeniu 8. Zmiana statusu wydarzenia Rysunek 9 Rezerwacja sali z widoku listy wpisów 11
System pozwala na dokonanie rezerwacji na 3 sposoby. 1. rezerwacja przez dodanie nowego wpisu z listy wpisów Stwórz nowy wpis lub 2. z poziomu wyszukiwania po dostępnych atrybutach w sekcji Wyszukaj / Search wpisz preferowane parametry i wyszukaj wolne sale Rysunek 10 Widok listy sal po wyszukaniu Na liście sal spełniających zadane kryterium pojawi się przycisk +, który należy kliknąć, w celu dokonania rezerwacji dla danej sali. 3. z poziomu kalendarza Przełącz widok na kalendarz (patrz Rezerwacja sali) Rysunek 11 Rezerwacja sali z widoku kalendarza Wybierz datę Wybierz typ Sali Wybierz numer Sali 12
Potwierdź przyciskiem Kliknij dwukrotnie na obszarze kalendarza przy godzinie, o której chcesz dokonać rezerwacji Wszystkie powyższe sposoby spowodują uruchomienie formularza dokonania rezerwacji jak poniżej: 1. Nazwa wydarzenia 2. Typ wydarzenia, wybór spowoduje ograniczenie dostępnych sal zgodnie 3. z ustawieniami. 4. Wybór Sali (automatycznie uzupełniony na podstawie wyboru z kalendarza) 5. Należy podać dane osoby organizującej spotkanie 6. Pole pozwala na zaproszenie osób do wydarzenia. Po kliknięciu w pole pojawi się lista adresów na podstawie pobranej listy z Active Directory 7. Pole pozwala na dodania dowolnego adresu e-mail. Należy wpisać adres e- mail po czym potwierdzić przyciskiem. Czynność powtarzać do czasu uzyskania kompletnej listy zaproszonych osób. 8. Data i godzina rozpoczęcia spotkania. Wartość można wpisać manualnie wg formatu rrrr-mm-dd hh:mm lub wybrać przy pomocy kalendarza dostępnego pod przyciskiem ( automatycznie uzupełniony na podstawie wyboru z kalendarza) 9. Data i godzina zakończenia. Ustawiania wartości jak w pkt. 8. 10. Data rozpoczęcia wydarzenia cyklicznego. Wartość można wpisać manualnie wg formatu rrrr-mm-dd lub wybrać przy pomocy kalendarza dostępnego pod przyciskiem 11. Data zakończenia wydarzenia cyklicznego. Ustawiania wartości jak w pkt. 10. 12. Częstotliwość wydarzenia cyklicznego. Należy zaznaczyć odpowiednią opcję. a. Opcja odznaczona 13
b. Opcja zaznaczona 13. Ustawianie dni tygodnia, dla którego występuje wydarzenie cykliczne. Brak zaznaczenia sprawia, że wydarzenia będzie odbywało się codziennie w ustalonym przedziale. a) Opcja odznaczona b) Opcja zaznaczona 14. Informacja o wyposażeniu w danej Sali 15. Informacja o dodatkowym wyposażeniu, które można domówić do sali. Zaznaczenie dodatkowego wyposażenie poprzez kliknięcie na zdjęcie (patrz Dodawanie nowej sali) 16. Zamówienie cateringu poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji (patrz Dodawanie nowej sali) 17. Ilość osób uczestnicząca w spotkaniu 18. Pole to decyduje czy informacja o spotkaniu pojawi się na głównym ekranie czy nie. 19. Komentarze do wydarzenia, gdzie można podać dodatkowe wytyczne odnośnie spotkania lub przygotowania sali. W momencie odrzucenia rezerwacji w tym polu pojawi się informacja z uzasadnieniem. 14
Rysunek 12 Formularz rezerwacji sali W przypadku rezerwacji z poziomu kalendarza uruchomi się pomniejszony formularz jak na widoku poniżej, ułożenie i poszczególne pola pozostają jednak bez zmian względem powyżej opisanego formularza. 15
Rysunek 13 Formularz rezerwacji sali z poziomu kalendarza 16
7. Wysyłanie e-maili System wysyła e-maile zdefiniowane w dodatkowych ustawieniach (patrz Konfiguracja dodatkowa) zgodnie ze zdarzeniami poniżej a. Dodanie wydarzenia - e-mail do administratora o utworzeniu wydarzenia b. Zaakceptowanie wydarzenia - e-mail do osób zaproszonych - e-mail do helpdesku - e-mail do rezerwującego z informacją o zaakceptowaniu - e-mail do cateringu - e-mail do osoby odpowiedzialnej za salę c. Odrzucenie wydarzenia - e-mail do rezerwującego z powodem odrzucenia - e-mail do cateringu, że wydarzenie odrzucone - e-mail do osoby odpowiedzialnej za salę d. Edycja wydarzenia - e-mail do administratora o edycji wydarzenia - e-mail do osoby odpowiedzialnej za salę - e-mail do helpdesku 17
8. Utrzymanie systemu System URVE wymaga minimalnych nakładów pracy, aby utrzymać działanie systemu w tym: 1. Kontrolowanie wolnego miejsca na dysku C (zalecane minimalne 5 GB wolnej przestrzeni dyskowej). 2. Backup systemu przy pomocy snaphotów wirtualnej maszyny. 18