Opis zmian w programie Ekspert szkolny w wersji 2.07 z dnia 4-02-2019 r. Nowe funkcje w programie 1) Funkcja wykonywania kopii danych programu Ekspert szkolny każdego dnia roku w którym korzystano z programu. Program Ekspert szkolny na życzenie użytkownika wykonuje automatyczną kopię aktualnych danych we wskazanej lokalizacji. Kopie te są wykonywane pod warunkiem zaznaczenia pola: Przy zamknięciu programu wykonaj autozapis danych w folderze i wskazaniu lokalizacji ich zapisu. Wskazane pole i miejsce do zapisu lokalizacji znajduje się w oknie USTAWIENIA. Podczas zamykania programu, plik w którym przechowywane są wszystkie dane jest kompresowany, a następnie zapisywany w wybranej lokalizacji. Do nazwy kopii danych (Ekspert_dane_x.cab) dodawany jest automatycznie numer kolejny dnia tygodnia. (np. Ekspert_dane_3.cab = kopia wykonana w środę) Taka forma wykonywania kopii gwarantuje, że użytkownik będzie dysponował co najmniej pięcioma kopiami danych, o ile program był otwierany w każdy kolejny roboczy dzień tygodnia. Doświadczenie uczy, że ta metoda nie jest wystarczająca. Zdarzają się przypadki, kiedy użytkownicy chcą odtworzyć dane na przykład sprzed kilku miesięcy!! Aby umożliwić takie działanie, dodano funkcję wykonywania kopii danych każdego dnia przez cały rok użytkowania. Żeby włączyć tę funkcję wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole w oknie USTAWIENIA. (patrz przykład powyżej) Po włączeniu tej funkcji, program będzie wykonywał kopię danych i zapisywał ją w folderze Ekspert szkolny/backup przez wszystkie dni roku w których używano programu. Dla przechowywania kopii danych wykonanych w ten sposób, niezbędna jest przestrzeń dyskowa o pojemności ok. 250-500 MB (max). Ta pojemność przy dzisiejszych rozmiarach dysków twardych liczonych w gigabajtach to naprawdę niewiele, a posiadanie tych kopii zapewnia komfort użytkowania i ewentualny powrót do stanu bazy nawet sprzed roku.
2) Kalkulator daty. Obecną wersję programu wyposażono w funkcję kalkulatora daty. Kalkulator jest dostępny w każdym module programu (PRACOWNICY, UCZNIOWIE, INWENTARZ) po otwarciu okna Opcji. Kalkulator daty służy do wyliczania daty wynikowej po dodaniu do wskazanej daty dowolnego okresu podanego jako: dni, tygodnie, miesiące, lata. Kalkulator może być przydatny na przykład przy obliczaniu daty końca urlopu macierzyńskiego. (na przykładzie poniżej dodano do wskazanej daty rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego, okres 20 tygodni i w wyniku otrzymano datę zakończenia takiego urlopu) Datę wynikową można także obliczyć po dodaniu RÓWNOCZEŚNIE dowolnej ilości dni, tygodni, miesięcy i lat. Kalkulator umożliwia także ODEJMOWANIE podanego okresu czasu. W tym celu należy kliknąć przycisk oznaczony jako [+]. Po kliknięciu przycisk zmieni symbol na [-], a kalkulator przejdzie w tryb odejmowania wskazanego okresu od podanej daty.
Zmiany w module PRACOWNICY 1) W związku z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 19 grudnia Poz. 2369), na pracodawcę nałożono obowiązek prowadzenie dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, która powinna zawierać m.in. informację o liczbie przepracowanych godzin, a także o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. W programie Ekspert szkolny w module PRACOWNICY dla każdego zapisanego pracownika można założyć i prowadzić ewidencję czasu pracy (ECP). Ewidencja ta umożliwia codzienny zapis ilości godzin i minut czasu przepracowanego, nieprzepracowanego oraz innych dziennych wydarzeń związanych z czasem pracy. Użytkownik ma także możliwość odnotowania faktu, że pracownik pracował w danym dniu na przykład 6 godzin i w tym samym dniu wykorzystał 2 godziny opieki nad dzieckiem. Oprócz tego każdego dnia można zapisać osobno tzw. godziny nadliczbowe. Wersja 2.07 zawiera także pola do zapisu godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Co prawda obowiązek przechowywania tych informacji, można zrealizować po prostu za pomocą zwykłych list obecności, ale pomimo to program Ekspert szkolny został wyposażony w funkcję zapisu godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Do każdego dnia miesiąca, dodano pole do zapisu tych godzin. Pola te mają format list rozwijalnych, z których użytkownik może szybko wybrać zapisaną wcześniej wartość. Lista ta tworzona jest automatycznie tzn. każda nowa wartość jest dodawana do tej listy. Aby edytować lub usunąć zapisaną na tej liście wartość (godziny rozpoczęcia i zakończenia), należy najpierw ją wybrać, a następnie kliknąć dwukrotnie w wybraną wartość. (Pola (listy) do zapisu godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy) Pole do zapisu godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy musi być zapisywane zgodnie z wymaganym formatem. Godziny rozpoczęcia i zakończenia muszą być w formacie tzw. godziny krótkiej GG:MM (godzina: minuty np. 07:30) i rozdzielone myślnikiem. (patrz przykład na ilustracji powyżej) W celu wymuszenia na użytkowniku właściwego zapisu czasu pracy, pola przechowujące godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zostały wyposażone w tzw. maskę, która uniemożliwia inny niż wymagany zapis tych danych.
W oknie ewidencji czasu pracy w zakładce Ustawienia/Objaśnienia znajduje się opis przeznaczenia poszczególnych pól diagramu. W związku z wprowadzeniem do diagramu ECP dodatkowych pól do zapisu godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, okno ECP zostało dość znacznie rozszerzone. Aby program Ekspert szkolny prawidłowo (w całości) wyświetlał w/w okno, rozdzielczość ekranu musi wynosić co najmniej 1280 x 768 pikseli.
Jak łatwo wypełniać diagram ECP? Ewidencję czasu pracu użytkownik może bardzo łatwo wypełniać. Po wprowadzeniu do okna danych pracownika Dziennego wymiaru godzin oraz Godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, użytkownik może skorzystać z funkcji automatycznego wypełniania symbolem obecności wszystkich niewypełnionych dotychczas pól diagramu. (patrz przykład na ilustracji poniżej) To oznacza, że na początku miesiąca można automatycznie wypełnić wszystkie dni symbolem Ob (obecny) i wtedy program zapisze podaną w oknie danych pracownika, domyślną dzienną ilość godzin oraz domyślne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jeżeli pracownik nie ma stałych godzin pracy, wtedy można skorzystać z GRAFIKU GODZIN, gdzie takiemu pracownikowi można zapisać ilość godzin i czas pracy w każdy dzień tygodnia (z sobotami, niedzielami i innymi świętami włącznie). Aby zapisać w grafiku godzin dzienny wymiar czasu pracy i odpowiadające mu godziny rozpoczęcia i zakończenia, użytkownik musi zanaczyć pole: grafik godzin. Po zaznaczeniu pola grafik godzin, pojawi się dodatkowa zakładka, po wybraniu której można zapisać te dane. W trybie tygodniowego grafiku godzin, funkcja wypełniania symbolem obecności będzie uwzględniać te zapisane wartości i diagram ECP zostanie wypełniony zgodnie z tym grafikiem.
Grupowe wypełnianie diagramu ECP. Jeżeli zajdzie potrzeba wypełnienia dowolnego okresu diagramu ECP symbolem innym niż Ob (obecny), wtedy można skorzystać z okna GRUPOWEGO WYPEŁNIANIA PÓL ECP (patrz przykład poniżej) Do otwarcia w/w okna służy przycisk [Wypełnij ECP]. Po otwarciu okna użytkownik powinien: 1) wybrać z kalendarza lub wpisać daty okresu do wypełnienia (Okres od:-do:); 2) wybrać kategorię (np. Uw urlop wypoczynkowy, Ch-choroba itp...); 3) jeżeli pola diagramu ECP są już wpełnione, wtedy należy zaznaczyć pole wyboru: Nadpisz wybrane pola ECP (bez zaznaczenia tego pola program pominie wypełnione wcześniej pola diagramu); 4) jeżeli użtkownik zechce wypełnić także dni wolne oznaczone znakiem X (np. soboty i niedziele - podczas zapisu okresu L4), wtedy należy zaznaczyć również pole:wypełnij także dni wolne (oznaczone symbolem X) Po tym wstępnym wypełnieniu pól ewidencji czasu pracy, użytkownik może także: 1) zapisać w wybranych dniach ilość godzin obecności/niebecności; 2) zapisać w tych danich godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (pod warunkiem, że te pola zawierają symbol Ob obecny!). Kalkulator czasu pracy W celu ułatwienia użytkownikom, łatwego obliczania ilości godzin pracy i przekształcenie jej na postać liczby dziesiętnej, diagram ECP zaopatrzono w kalkulator czasu pracy. Aby otworzyć okno kalkulatora czasu pracy, należy KLIKNĄĆ DWUKROTNIE w pole zawierające czas obecności/nieobecności.
Po dwukrotnym kliknięciu w wybrane pole, zostanie otwarte okno kalkulatora, gdzie po wpisaniu (w formacie GG:MM) godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, program wyliczy ilość godzin i minut, a także przekształci ten czas na postać liczby dziesiętnej. (patrz przykład na ilustracji poniżej) Po wyliczeniu ilości czasu pracy i kliknięciu przycisku [Wstaw do Ecp], program Ekspert szkolny wstawi wyliczoną wartość w postaci liczby dziesiętnej w pole wybrane przez dwukrotne kliknięcie. W miesięcznym ZESTAWIENIU CZASU PRACY, dodano dodatkowe pola z zapisanymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy. (patrz przykład na ilustracji poniżej)
Zmiany w module UCZNIOWIE 1) W module UCZNIOWIE, dodano dokument o nazwie Zestawienie uczniów uczestniczących w zajęciach specjalistycznych. Zestawienie uczniów uczestniczących w zajęciach specjalistycznych jest dostępne po wybraniu zestawu dokumentów do druku. (patrz przykład poniżej) Zestawienie uczniów uczestniczących w zajęciach specjalistycznych zawiera WYŁĄCZNIE tych uczniów, którym zaznaczono uczestnictwo w co najmniej jednych zajęciach specjalistycznych! Oczywiście możliwe jest także zaznaczenie przez użytkownika wybranych w tabeli uczniów i wydruk zestawienia dla tych wybranych uczniów (np. klasy, grupy, itp...), o ile jest spełniony powyższy warunek. Uczestnictwo w zajęciach jest oznaczone znakiem X, a łączna ilość uczniów uczestniczących w zajęciach jest podsumowywana i prezentowana w wierszu podsumowania: Razem. (Przykład wydruku zestawienia uczniów uczestniczących w zajęciach specjalistycznych)
Zmiany w module INWENTARZ 1) Do zestawień dotyczących INWENTARZA, dodano dokument o nazwie: Zestawienie zakupów składników inwentarza w roku.../raport z podsumowaniem Dokument ten ma stały układ kolumn i w przeciwieństwie do raportu tabelarycznego, który może być dowolnie kształtowany przez użytkownika i zawiera dodtkowo PODSUMOWANIE wartości zakupów w wybranym roku kalendarzowym. (patrz przykład Zestawienia zakupów składników inwentarza w roku 2017) 2) Kolejnym rozszerzeniem funkcjonalości modułu INWENTARZ, jest dodanie zestawienia prezentującego wartość zgromadzonych składników inwentarza w wybranych (zaznaczonych) lokalizacjach razem ze środkami trwałymi, ale z uwzględnieniem WYŁĄCZNIE grupy wartościowej bez wartości niematerialnych i prawnych. (patrz przykład na ilustracji poniżej)
3) Zlikwidowano komunikat o błędzie, który pojawiał się w momencie kiedy został wywołany wydruk arkusza spisu z natury, a wszystkie zaznaczone do druku składniki inwentarza były oznaczone jako: nieuwzględniane w arkuszu spisu z natury (wyłączone z drukowania) (patrz przykład na ilustracji poniżej) Obecnie w miejscu gdzie drukowana jest tabela zawierająca składniki inwentarza wyświetlany jest napis: BRAK DANYCH! (patrz przykład na ilustracji poniżej)