Międzynarodowa Organizacja do Spraw Migracji (IOM) biuro w Warszawie, zaprasza do składania ofert na ORGANIZACJĘ TRZYDNIOWEJ KONFERENCJI w tygodniu 7 11 marca 2016 r. (preferowana data 8 10 marca) w Warszawie (preferowane centrum miasta) realizowanej w ramach projektu Improved national cooperation structures to prevent trafficking in human beings, finansowanego z Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 OPIS PRZEDMIOTU OFERTY 1. WYNAJEM SAL KONFERENCYJNYCH NA 3 DNI WEDŁUG NASTĘPUJĄCYCH ROZWIĄZAŃ: Sala musi być wyposażona w niezbędny system nagłośnieniowy i prezentacyjny (ok. 3-4 mikrofony, głośniki, ekran, rzutnik multimedialny, laptop itp.) oraz mieć możliwość wstawienia sceny na ok. 5 osób. Ponadto, oprócz uczestników konferencji, powinien zmieścić się w salach sprzęt potrzebny do tłumaczeń symultanicznych (2 kabiny, każda na 2 tłumaczy). Sala musi być klimatyzowana (preferowany dostęp do światła dziennego), przygotowana w ustawieniu szkolnym, wyposażona w ekran, laptop, rzutnik, nagłośnienie, z wodą mineralną dla uczestników. Standard oferowanych produktów i usług nie powinien być niższy niż wyspecyfikowany poniżej: notatniki oraz długopisy/ołówki dla uczestników konferencji; dostęp do internetu dla uczestników przez cały czas trwania konferencji; opieka specjalnie dedykowanej przez oferenta osoby w trakcie przygotowań do konferencji oraz w trakcie jej trwania; obsługa techniczna oraz kelnerska przez cały czas trwania konferencji woda mineralna (gazowana i niegazowana) dostępna w sali przez cały czas trwania konferencji. W godzinach ok. 9:00 16:30 sala konferencyjna na ok. 120 osób* (ustawienie szkolne) przystosowana do Ok. godziny 13:30 jest zaplanowany briefing prasowy dla ok. 20 osób prosimy o udostępnienie w tym celu osobnej sali (wraz z nagłośnieniem oraz możliwością wyświetlenia prezentacji) lub innego równoważnego rozwiązania NORWEGIAN FINANCIAL MECHANISM 2009-2014 PL-15 SCHENGEN COOPERATION AND COMBATING CROSS-BORDER AND ORGANISED CRIME, INCLUDING TRAFFICKING AND ITINERANT CRIMINAL GROUPS
W godzinach ok. 9:00 15:30 sala konferencyjna na ok. 150 osób* (ustawienie szkolne) przystosowana do Opcjonalnie w godzinach ok. 16:00 17:30 3 sale konferencyjno szkoleniowe: pierwsza dla 100 osób, druga dla 20 osób i trzecia dla 20 osób. W godzinach ok. 9:00 12:30 sala konferencyjna na ok. 40 osób* (ustawienie szkolne) przystosowana do 2. RECEPCJA do rejestracji uczestników konferencji przed salą konferencyjną Prosimy również o udostępnienie w przeddzień konferencji oraz przez całą długość jej trwania pokoju, który będzie służyć jako zaplecze techniczne konferencji umiejscowionego w niedalekiej odległości od sal konferencyjnych. 3. PRZERWY KAWOWE Przerwy kawowe powinny być ciągłe. Przerwy kawowe powinny zawierać świeżo parzoną kawą i herbatę, wodę, soki oraz wybór przekąsek na słodko (w tym owoce) i słono. Prosimy o wyszczególnienie, jakie napoje i jaki poczęstunek jest oferowany. W godzinach ok. 8:30 17:00 ciągła przerwa kawowa dla ok. 120 osób*. Do godziny ok. 8:30 18:00 ciągła przerwa kawowa dla ok. 150 osób*. W godzinach ok. 8:30 12:30 ciągła przerwa kawowa dla ok. 40 osób*. 4. PRZERWY LUNCHOWE Przerwa obiadowa w formie bufetu o urozmaiconym menu, uwzględniającym potrawy wegetariańskie z wyborem dań na zimno, sałatek, zup, dań gorących, deserów, owoców oraz z napojami. Prosimy o wskazanie przykładowego menu. W godzinach ok. 13:30 (do ok. 15:00) lunch dla ok. 150 osób* 2
W godzinach ok. 12:30 lunch dla ok. 150 osób*. W godzinach ok. 12:30 lunch dla ok. 40 osób*. 5. SPRZĘT DO TŁUMACZENIA SYMULTANICZNEGO Zapewnienie 2 kabin do tłumaczeń symultanicznych (2 tłumaczy w każdej kabinie) oraz całym niezbędnym nagłośnieniem i sprzętem do ich obsługi tych (np. słuchawki, mikrofony). Kabiny będą potrzebne w salach konferencyjnych zgodnie z zapotrzebowaniem przedstawionym w pkt. 1. (z wyłączeniem pierwszego dnia konferencji) W godzinach ok. 9:00 15:30 2 kabiny, ok. 150 zestawów słuchawkowych* Opcjonalnie w godzinach ok. 15:30 17:30 w dwóch salach w każdej sali 2 kabiny, w jednej 100 w drugiej 20 zestawów słuchawkowych W godzinach ok. 9:00 12:30 2 kabiny, ok. 40 zestawów słuchawkowych* 6. ZAKWATEROWANIE Standard oferowanych produktów i usług nie powinien być niższy niż zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych z klimatyzacją, dostępem do Internetu, TV LCD, łazienką z prysznicem i suszarką, sejfem, telefonem. Przeddzień pierwszego dnia konferencji/pierwszy dzień konferencji (np. 7/8.03): Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 80 osób* Pierwszy/drugi dzień konferencji (np. 8/9.03) Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 110 osób* Drugi/trzeci dzień konferencji (np. 9/10.03) Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 110 osób* Trzeci/czwarty dzień (np. 10/11.03) Zakwaterowanie w pokojach 1-osobowych ze śniadaniem dla ok. 40 osób* 3
7. KOLACJE Przeddzień pierwszego dnia konferencji (np. 7.03): Przygotowanie i zaserwowanie posiłku dla ok. 80 osób* nocujących w hotelu w godzinach ok. 18:00-23:00, o posiłek powinien składać się z przystawki, dania głównego (w tym opcja wegetariańska), deseru oraz napojów niealkoholowych do wyboru à la carte przez gościa do wysokości ok. 70 zł od osoby, o zapewnienie obsługi w języku angielskim, a jeśli to możliwe także rosyjskim, o kolacja nie ma charakteru oficjalnego, goście będą przychodzić na kolację w porze im odpowiadającej pomiędzy 18:00 a 22:00, indywidualnie lub w małych grupach (uczestnicy mogą otrzymać np. voucher, na podstawie którego zostanie zaserwowana im kolacja). Pierwszy dzień konferencji (np. 8.03): Uroczysta kolacja serwowana w godz. ok. 18:30-22:00 (prosimy o wskazanie przykładowego menu) dla ok. 140 osób* (ostateczna liczba gości zostanie potwierdzona w terminie późniejszym): o posiłek powinien składać się urozmaiconego menu, uwzględniającym potrawy wegetariańskie, o z wyborem dań na zimno, sałatek, zup, dań gorących, deserów, owoców oraz z napojami bezalkoholowymi, zapewnienie obsługi w języku angielskim, a jeśli to możliwe także rosyjskim. Uwagi ogólne dotyczące warunków i trybu składania ofert: a) Oferent zobowiązany jest podać cenę netto realizacji poszczególnych usług w złotych polskich (PLN). b) Oferent jest zobowiązany do podania konkretnej daty 3 dniowej konferencji c) Oferent zobowiązany jest wskazać wszelkie dodatkowe koszty, które mogą powstać w trakcie realizacji zadania. d) Oferent proszony jest o potwierdzenie dostępności sali konferencyjnej i zakwaterowania w w/w terminie. e) Oferent zobowiązany jest podać w ofercie informację dotyczącą warunków dokonania rezerwacji/jej anulacji i sposobie płatności oraz o terminie, do którego należy potwierdzić ostateczną liczbę uczestników i gości. f) Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa w języku angielskim na szablonie umowy zaproponowanym przez IOM. Płatność zostanie dokonana na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę po zrealizowaniu zlecenia. Nie istnieje możliwość zapłacenia zaliczki. Kryteria wyboru oferty: a) lokalizacja hotelu, b) zgodność zaproponowanej daty konferencji z przedstawionymi preferencjami organizatora, c) cena vs. jakość proponowanych usług, d) możliwość bezkosztowej rezygnacji z świadczeń lub ich części, e) kompletność proponowanych usług, f) kompletność oferty. 4
Zainteresowane podmioty mogą zgłaszać swoje oferty do dnia 25 stycznia 2015 r. (poniedziałek) do godziny 12:00 na adres e-mail: iomwarsaw@iom.int. Międzynarodowa Organizacja do spraw Migracji (IOM) zaprasza wszystkie zainteresowane firmy, które są władne do złożenia oferty w zakresie i na warunkach w nim określonych z następującymi zastrzeżeniami: a) IOM skontaktuje się tylko z wybranymi podmiotami zgłaszającymi swoje oferty. b) IOM zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu składania ofert według własnego uznania. c) Złożenie oferty przez Oferenta nie może być podstawą do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do IOM. d) IOM zastrzega sobie bez konieczności podawania przyczyn prawo odstąpienia od rozpatrywania otrzymanej oferty zarówno w odniesieniu do całości, jak i jej poszczególnych elementów. e) IOM zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji handlowych w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. f) IOM zastrzega sobie prawo zarówno do zwiększenia, jak i do zmniejszenia zakresu lub/i wartości zamawianych usług. Wszystkie szczegółowe kwestie merytoryczne, techniczne i organizacyjne zostaną uzgodnione między IOM a Wykonawcą i będą na bieżąco konsultowane między Stronami w celu zapewnienia najwyższej jakości świadczonej usługi. Zapraszamy do współpracy i zachęcamy do składania ofert. * ostateczna liczba gości oraz konkretne godziny zostaną potwierdzone w terminie późniejszym 5