Warszawa, dnia 18 lipca 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W WARSZAWIE ul. Filtrowa 57, 00-950 Warszawa tel. 444-57-72 fax 444-57-62 S/08/001 LWA 41133-1-2008 TEKST UJEDNOLICONY Zarząd Zespołu Elektrowni Ostrołęka S.A. w Ostrołęce WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie skontrolowała w Zespole Elektrowni Ostrołęka S.A. (zwanym dalej ZEO ) prawidłowość udzielenia w 2007 r. zamówień na ochronę fizyczną obiektu oraz sprzątanie budynków. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym 9 czerwca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Zarządowi ZEO niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działania ZEO związane z udzieleniem zamówienia na ochronę fizyczną jego budynków i mienia, z uwagi na wybór firmy, która nie spełniała wymogów wynikających ze specyfikacji zamówienia, Planu ochrony ZEO i przepisów dotyczących ochrony osób i mienia oraz z uwagi na brak nadzoru nad realizacją zawartej umowy najmu. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia równieŝ postępowanie mające na celu wybór wykonawcy usługi utrzymania pomieszczeń ZEO w czystości, przeprowadzone w styczniu 2008 r., z uwagi na ograniczenie zasady konkurencyjności postępowania. NIK nie wnosi zastrzeŝeń do powtórnego postępowania na wyłonienie wykonawcy tej usługi, przeprowadzonego w lutym 2008 r. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701.
2 1. NIK negatywnie ocena postępowanie mające na celu wyłonienie wykonawcy usługi całodobowej ochrony mienia oraz obsługi systemów alarmowych ZEO (zwanej dalej usługą ochrony mienia ), przeprowadzone w okresie kwiecień-maj 2007 r., z uwagi na naruszenie wewnętrznych procedur ZEO dotyczących udzielania zamówień oraz działania wskazujące na preferowanie w tym postępowaniu wybranej firmy TETTSUI. Dowolność postępowania w tym zakresie stanowi równieŝ powaŝne zagroŝenie korupcyjne. a) Komisja przetargowa jest organem pomocniczym Zarządu ZEO, jednakŝe naleŝy tak określić organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, Ŝeby zapewnić sprawność jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystość jej prac. Tymczasem Prezes Zarządu ZEO p. Edward Siurnicki naruszył te zasady i w toku postępowania ingerował bezpośrednio w przebieg prac Komisji poprzez: uczestniczenie (obserwator) w posiedzeniu Komisji prowadzącej negocjacje z oferentami; dokonanie zmiany trybu wyboru wykonawcy z przetargu nieograniczonego na zapytanie ofertowe; dodanie do kryterium cenowego oceny ofert, ustalonego przez Komisję, dodatkowych bliŝej niezdefiniowanych kryteriów, tj.: doświadczenie i lokalizacja firmy na rynku lokalnym ; wybór adresatów zapytania cenowego oraz zatwierdzenie wyboru firmy niespełniającej warunków ustalonych w specyfikacji zamówienia i oferującej cenę wyŝszą niŝ konkurent. NIK negatywnie ocenia bezpośrednie zaangaŝowanie się Prezesa Zarządu ZEO w proces wyboru wykonawcy ww. usługi i niewyłączenie się z udziału w postępowaniu takŝe z tego powodu, Ŝe u właścicielki firmy i jej reprezentanta w postępowaniu (męŝa właścicielki) zaciągnął poŝyczkę i fakt ten mógł budzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności i obiektywizmu, niezaleŝnie od terminu spłaty poŝyczki, który nastąpił tuŝ przed rozpoczęciem postępowania. b) W dokumencie z kwietnia 2007 r. pn. Specyfikacja w przetargu nieograniczonym na świadczenie usług całodobowej ochrony mienia na terenie ZEO oraz obsługi systemów alarmowych i monitoringu telewizyjnego (zwanym dalej Specyfikacją ) nie zostało zdefiniowane kryterium oceny ofert o istotnej wadze, tj. lokalizacja firmy na rynku lokalnym 15 %, a takŝe nie określono zasad oceny kryterium doświadczenie o wadze 15 %, co zdaniem NIK pozwoliło
3 zamawiającemu na dowolność w ocenie złoŝonych ofert. Kierując się kryterium rynku lokalnego zapytania ofertowe wysłano do 2 firm mających siedzibę w Ostrołęce i do 2 firm z Olsztyna i ŁomŜy, przy czym decyzję o konkretnych adresatach podjął Prezes Zarządu ZEO p. Edward Siurnicki, a następnie przyznano firmie TETTSUI wyŝszą ocenę procentową, pomimo iŝ drugi uczestnik ostatecznej fazy negocjacji firma z Olsztyna oferował niŝszą cenę. Zasady oceny kryterium doświadczenie zostały ustalone w trakcie prac Komisji, juŝ po wykluczeniu 2 z 4 oferentów, przy czym odbyło się to bez udziału czterech z 5 członków Komisji przetargowej. c) Szacunkowa wartość zamówienia na ochronę mienia określona została na [...] 2, co zgodnie z pkt 17.1 Regulaminu pracy Komisji przetargowej (stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Prezesa Zarządu ZEO nr 2/DN/NO/2007 z dnia 29 stycznia 2007 r.) zobowiązywało Komisję do wyłonienia wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego (zamówienie o wartości netto powyŝej 400 tys. zł). RównieŜ w Specyfikacji ustalono, Ŝe wybór wykonawcy usługi ochrony mienia zostanie dokonany w trybie przetargu nieograniczonego. Tymczasem postępowanie prowadzone było w trybie zapytania ofertowego. W dokumentacji dotyczącej udzielonego zamówienia brak było wniosku Komisji przetargowej w sprawie propozycji trybu postępowania, w jakim ma zostać udzielone zamówienie. Tryb taki zgodnie z pkt 19 Regulaminu pracy Komisji przetargowej zatwierdza Zarząd ZEO. Przewodniczący Komisji przetargowej zeznał, Ŝe tryb postępowania został uzgodniony z Prezesem Zarządu ZEO p. Edwardem Siurnickim. d) W protokole z wyboru ofert sporządzonym w dniu 21 maja 2007 r. Komisja przetargowa stwierdziła, Ŝe oferta TETTSUI spełniała warunki określone w Specyfikacji, podczas gdy TETTSUI nie wniosła wadium na rachunek ZEO w wysokości 10 tys. zł (pkt 10 Specyfikacji) i nie przedstawiła koncesji na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie zabezpieczenia technicznego (dozoru technicznego), określonej w pkt 4 w załączniku nr 5 do Specyfikacji. W dniu otwarcia ofert udział w pracach Komisji brało 3 z 5 jej członków. 2 przedsiębiorcy (firmy TETTSUI), na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.) w związku z art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 ze zm.).
4 Protokół z wyboru oferty nie został stosownie do 2 pkt 7 Zarządzenia Prezesa Zarządu ZEO z dnia 21 kwietnia 2004 r. zatwierdzony przez Zarząd ZEO, a jedynie przez dwóch jego członków i pomimo to przewodniczący Komisji przetargowej w dniu 22 maja 2007 r. poinformował firmę TETTSUI o zatwierdzeniu wyboru oferty przez Zarząd ZEO. 2. Zarząd ZEO zawarł z firmą TETTSUI w dniu 29 maja 2007 r. umowę na ochronę z terminem obowiązywania od 1 czerwca 2007 r. do 30 maja 2008 r., pomimo Ŝe firma ta nie spełniała kryteriów wynikających z Planu ochrony ZEO, uzgodnionego 14 maja 2007 r. z Komendantem Wojewódzkim Policji z siedzibą w Radomiu, jak wymaga art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia. 3 W okresie od 1 do 4 czerwca 2007 r. firma TETTSUI nie posiadała w ogóle świadectw broni, natomiast do dnia 23 sierpnia 2007 r. nie dysponowała liczbą sztuk broni wymaganą Planem ochrony. NaleŜy zaznaczyć, Ŝe zgodnie z 2 pkt 18 (w zw. z 3 pkt 2) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 czerwca 2003 r. w sprawie obiektów szczególnie waŝnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa oraz ich szczególnej ochrony 4, elektrownie są obiektami szczególnie waŝnymi dla bezpieczeństwa państwa II kategorii. 3. Do czasu kontroli NIK ZEO nie egzekwował od firmy TETTSUI zobowiązań wynikających z 5 ust. 3 i 4 umowy najmu zawartej 1 czerwca 2007 r. (nie wystawiano faktur). TETTSUI nie wpłaciła ZEO kaucji gwarancyjnej w kwocie [...] 5 oraz nie wnosiła miesięcznych opłaty za wynajem pomieszczeń i dopiero po przedstawieniu problemu przez NIK, zapłaciła ZEO, 31 marca 2008 r., kwotę[...] 6 (z tytułu kaucji gwarancyjnej z odsetkami za 299 dni zwłoki w kwocie[...] 7 oraz opłaty czynszowej za 10 miesięcy w kwocie [...] 8, w tym odsetki za 289 dni zwłoki [...] 9 3 4 5 6 7 8 9 Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 ze zm. Dz. U. Nr 116, poz. 1090.
5 Pracownik ZEO, odpowiedzialny za nadzór nad realizacją ww. umowy został ukarany w dniu 27 marca 2008 r. karą nagany. Za wykonanie czynności przewidzianych umową na ochronę ustalono wynagrodzenie ryczałtowe roczne w wysokości[...] 10 (podwyŝszone o podatek VAT), a za świadczone usługi na posterunku nr 4 wynagrodzenie za faktycznie przepracowane godziny wg stawki godzinowej 12,50 zł. W okresie od 1 czerwca 2007 r. do 29 lutego 2008 r. ZEO zapłacił firmie TETTSUI za świadczone usługi ochrony mienia kwotę [...] 11. 4. NIK negatywnie ocenia postępowanie na wybór wykonawcy usługi utrzymania czystości w pomieszczeniach biurowych i uŝytkowych ZEO (wartość zamówienia [...] 12 ), przeprowadzone w styczniu 2008 r. W postępowaniu tym jako kryterium oceny ofert, oprócz ceny i liczby pracowników (minimalna 18 osób), przyjęto uwarunkowania lokalne (siedziba firmy na terenie powiatu ostrołęckiego) waga 10 %, ograniczając w ten sposób zdaniem NIK konkurencyjność. Zapytanie ofertowe wysłano do trzech firm, w tym do jednej (dotychczas świadczącej tę usługę) z siedzibą we Wrocławiu. W wyniku oceny ofert z decydującym kryterium uwarunkowania lokalne wybrana została firma TETTSUI z siedzibą w Ostrołęce, pomimo Ŝe jej cena była wyŝsza od ceny zaoferowanej przez firmę z Wrocławia o 39.400 zł netto (za rok). NIK nie zgłasza zastrzeŝeń do powtórzonego w lutym 2008 r. postępowania na wybór wykonawcy usługi utrzymania czystości w pomieszczeniach biurowych i uŝytkowych ZEO. Na zapytanie ofertowe odpowiedziała w terminie tylko jedna firma TETTSUI z którą 29 lutego 2008 r. zawarto umowę na łączną kwotę[...] 13 netto (za rok), tj. o 48.000 zł niŝszą od zgłoszonej przez tę firmę w poprzednim uniewaŝnionym postępowaniu. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie wnosi o: 10 11 12 13
6 1. Opracowywanie specyfikacji zamówień na usługi w sposób gwarantujący uczciwą konkurencję w postępowaniu na udzielenie zamówienia. 2. RozwaŜenie celowości wprowadzenia do wewnętrznych uregulowań ZEO obowiązku składania przez osoby biorące udział w pracach dotyczących udzielania zamówień, oświadczeń o braku powiązań prawnych i faktycznych z oferentami oraz obowiązku wyłączenia z postępowania w przypadku istnienia takich powiązań. 3. Dokonywanie rzetelnego wyboru wykonawców usług na rzecz ZEO, zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi w tym zakresie. 4. WzmoŜenie nadzoru nad realizacją zawartych umów i egzekwowanie od zleceniobiorców realizacji obowiązków określonych w umowach. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Zarządu o przedstawienie, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, Zarządowi przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.