NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA WE WROCŁAWIU ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 15/17 50-044 WROCŁAW tel./fax 342-87-77, tel. 342-10-32 Wrocław, dnia 4 września 2008 r. P/08/096 LWR 41018-3/2008 Pani Renata Berent-Mieszczanowicz Przewodnicząca Rady Dolnośląskiego Związku Organizacji Pozarządowych WROS we Wrocławiu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 roku o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura we Wrocławiu skontrolowała Dolnośląski Związek Organizacji Pozarządowych WROS (zwany dalej WROS ) w zakresie realizacji rządowego programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 4 sierpnia 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Pani Prezes niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie działania WROS w zakresie realizacji zadań publicznych określonych w umowach o przyznanie dotacji w ramach rządowego programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich (FIO), pomimo stwierdzenia uchybień dotyczących szczególnie odstępstw od warunków określonych w umowach m.in. pod względem zapewnienia udziału środków własnych oraz wykorzystania części dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, nie mających jednak zasadniczego wpływu na zrealizowanie przyjętych zadań. Ocena ogólna wynika z ocen cząstkowych i uwag zaprezentowanych poniŝej. 1. WROS uzyskał osobowość prawną w dniu 11 grudnia 2001 r., od 2 listopada 2004 r. posiada status organizacji poŝytku publicznego, a jego działalność statutowa uwzględnia sfery zadań publicznych określonych w art. 4 ust.1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie 2 zwanej dalej ustawą dppw, tym samym spełniał warunki ubiegania się o reali- 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701 2 Dz.U. Nr 96, poz. 873
- 2 - zację zadań publicznych określonych w tej ustawie. W latach 2005 2007 w ramach działalności statutowej m.in. w zakresie integracji i aktywizacji społecznej WROS osiągał przychody w kwocie łącznej 1.124.372 zł, w tym 720.713 zł z dotacji ze środków publicznych, z tego 627.682 zł z Funduszu Inicjatyw Obywatelskich. Koszty działań statutowych WROS w badanym okresie wyniosły 979.538 zł, a koszty administracyjne zamknęły się kwotą 144.561 zł. 2. W latach 2005-2007 WROS wnioskował o przyznanie dotacji w ramach FIO w łącznej kwocie 826.980 zł na wykonanie 5 projektów, przy czym na ich realizację otrzymał z FIO środki w wysokości 627.682 zł (75,9%). Tylko w przypadku 1 projektu dotacja została przyznana w kwocie zgodnej z wnioskowaną, a w pozostałych kwota otrzymanej dotacji w relacji do wnioskowanej stanowiła od 57,9% do 82,9%. Wnioski o dotacje były zgodne z wzorem oferty wymaganej przepisami rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 października 2003 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zdania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zdania (zwanym dalej rozporządzeniem MPiPS ) 3. 3. Według zawartych w latach 2005-2007 umów na wsparcie realizacji zadań publicznych środkami FIO ogólna wartość 5 projektów realizowanych przez WROS wynosiła 957.457 zł, z czego 627.682 zł stanowiły środki dotacji z FIO, a 329.775 zł kwota deklarowanych środków własnych, przy czym zgodnie z rozliczeniami końcowym środki FIO zostały wykorzystane w wysokości zgodnej z określoną w umowach, podczas gdy środki własne WROS zostały wydatkowane w ogólnej kwocie 220.082 zł, co stanowi 66,7% wielkości umownych. W szczególności przy realizacji w 2005 r. zadania pn. Promocja solidarności społecznej Jesteśmy sobie nawzajem potrzebni, o wartości umownej 224.721 zł, w tym 94.991 zł ze środków FIO i deklarowanej kwocie wkładu własnego w wysokości 129.730 zł, w rozliczeniu zadania uwzględniono w pełni wykorzystanie kwoty dotacji i wkładu własnego w kwocie 66.371 zł, tj. 51,1% przewidzianej w kosztorysie do oferty. Zakres rzeczowy tego projektu dotyczącego tworzenia systemu wzajemnej pomocy osób starszych i samotnych matek poprzez m.in. udział w warsztatach psychologicznych, szkoleniach wolontariuszy, szkoleniach komputerowych, naukę języka angielskiego został zrealizowany. Przyczynami zmniejszenia wkładu własnego według wyjaśnień Pani Prezes - były trudności w wyegzekwowaniu zakładanej odpłatności za niektóre zajęcia od beneficjantów (samotne matki, osoby star- 3 Dz.U. Nr 193, poz. 1891 oraz obowiązujące od 1 stycznia 2006 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania Dz.U. Nr 264, poz. 2207
- 3 - sze) oraz nieotrzymanie środków z projektu niemieckiego Akcja człowiek z powodu opóźnień w procedurach konkursowych. Na realizację zadania Socjalny wymiar Europy strategie współpracy regionalne dotyczącego rozwoju współpracy i profesjonalizmu organizacji pozarządowych w 2005 r. została przyznana dotacja ze środków FIO w kwocie 166.840 zł, a wkład własny WROS miał wynieść 84.480 zł. W rozliczeniu końcowym zadania obejmującego róŝnorodne szkolenia uwzględniono pełne wykorzystanie dotacji oraz wkład własny w kwocie 38.857 zł tj. 46%, przy czym w wymiarze rzeczowym nie przeprowadzono planowanych 164 godzin szkoleń o łącznej wartości 18.769 zł, z czego kwota 10.000 zł miała być sfinansowana ze środków FIO, natomiast w zamian wykonano 112 godzin szkoleń nie przewidzianych w ofercie. Postanowienia umowy o udzielenie wsparcia ze środków FIO w 2005 r. przewidywały realizację zadania zgodnie z ofertą i kosztorysem stanowiącym załącznik do umowy, a zasady rozliczania tej dotacji obowiązujące w 2005 r. nie uwzględniały moŝliwości przesunięcia środków finansowych pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztorysu oraz obowiązek zwrotu dotacji niewykorzystanej (w całości lub w części) zgodnie z kosztorysem załączonym do umowy. Niemniej sprawozdania z realizacji ww. projektów zostały zaakceptowane przez udzielającego dotację. 4. Sposób dokumentowania przebiegu realizacji projektów FIO pod względem merytorycznym i finansowym nie budził większych zastrzeŝeń. Przeprowadzanie poszczególnych działań w ramach projektów FIO udokumentowane było raportami z wykonania zadań, programami i dziennikami zajęć, listami obecności. Sprawozdania z realizacji projektów dofinansowanych z FIO zostały sporządzone w terminach ustalonych w umowach, na wzorach określonych w rozporządzeniu MIPS i zawierały m.in. opis zadania i uzyskane efekty w wyniku ich realizacji oraz rozliczenie dotacji według rodzaju poniesionych kosztów. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdziła uchybienia w zakresie rozliczania wydatków w ramach 3 otrzymanych dotacji. W projekcie Promocja solidarności społecznej Jesteśmy sobie nawzajem potrzebni, którego termin realizacji został ustalony w umowie do 27 grudnia 2005 r., część wydatków o łącznej wartości 12.960 zł, w tym 7.371 zł zrefundowanych ze środków FIO została rozliczona rachunkami wystawionymi po terminie wykonania zadania, tj. w dniach 29-31 grudnia 2005 r. W rozliczeniu projektu Socjalny wymiar Europy strategie współpracy regionalnej wydatkowana niezgodnie z umową kwota 1.600 zł dotyczyła zwrotu kosztów podróŝy zagranicznym uczestnikom kongresu w kwotach wyŝszych, niŝ określony w kosztorysie ryczałt. W rozliczeniu projektu Radość w jesieni Ŝycia realizowanego w 2006 r. do refundacji ze środków FIO nie kwalifikowała się kwota 1.487 zł wydatko-
- 4 - wana ponad limit wydatków promocyjnych określony w Zasadach przyznawania i rozliczania dotacji w ramach rządowego programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w roku 2006 oraz kwota 1.243 zł środków niezgodnie z kosztorysem przeznaczonych na realizację innej części zadania (zamiast na zajęcia szachowe i brydŝowe na dopłatę do wynajmu pracowni komputerowej), co stanowiło naruszenie postanowień 9 ust. 4 umowy. 5. Ponadto wystąpiły przypadki zlecania wykonania elementów zadań wspieranych ze środków FIO podwykonawcom, bez wyraŝonej w umowie, zgody udzielającego tę dotację. Dotyczyło to dwóch przedsiębiorców ([...] 4. prowadząca działalność gospodarczą pn. Elux oraz [...] 5. prowadząca działalność gospodarczą pn. Ekspert), którym zlecono wykonanie szkoleń oraz obsługi księgowej, bez wskazania ich jako podwykonawców w umowach zawartych w latach 2005 i 2006. Natomiast w 2007 r. zgoda taka została udzielona jedynie wobec podwykonawcy druku ulotek. RównieŜ w sprawozdaniach z wykonania zadań WROS nie wyszczególniał udziału powyŝszych podwykonawców. Według wyjaśnień Pani Prezes osoby te zarejestrowały firmy szkoleniowe juŝ po podpisaniu umowy bez poinformowania WROS o powyŝszym, co było przyczyną nie sporządzenia stosownego aneksu do umowy. 6. NajwyŜsza Izba Kontroli nie wnosi uwag do prowadzenia ewidencji księgowej słu- Ŝącej do obsługi finansowo-księgowej wydatków ponoszonych w ramach FIO. Prowadzone subkonta analityczne pozwalały na wyodrębnienie i przypisanie kwoty wydatku do konkretnego projektu stosownie do wymogów art. 16 ust. 5 ustawy o dppw. Pozytywnie naleŝy ocenić poprawność dowodów księgowych dokumentujących wydatki na zadania wspierane ze środków FIO, poniewaŝ w większości spełniały one wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 6. Wyjątek stanowiły trzy umowy z uczestnikami kongresu zorganizowanego w ramach zadania pn. Socjalny wymiar Europy strategie współpracy regionalnej, traktowane przez WROS jako dowody księgowe, mimo Ŝe nie zawierały określenia rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenia adresu WROS oraz podpisu osoby, której wydano przedmiot tych umów. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: Dokonanie zwrotu 2.843 zł dotacji z Funduszu Inicjatyw Obywatelskich wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem oraz 1.487 zł wydatkowanych niezgodnie z Zasa- 4 wyłączono dane osobowe.tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm. zwanej dalej uodip, 5 wyłączono dane osobowe. Tajemnica ustawowo chroniona na podstawie art.5 ust.2 uodip, 6 Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.
- 5 - dami przyznawania i rozliczania dotacji w ramach rządowego programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich w roku 2006, wraz z naleŝnymi odsetkami. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura we Wrocławiu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Panią Prezes w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosku bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosku lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Pani prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie oceny, uwag i wniosku zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.