SPRZEDAŻ INSTRUKCJA -SEL Usługi dydaktyczne i naukowe - wystawianie faktur w systemie SAP jakie czynności winien wykonać pracownik dziekanatu: - zalogowanie się do systemu SAPGUI = PRD nadanie uprawnień do obsługi SPRZEDAŻY - wprowadzenie do bazy USOS oraz transport do systemu SAP kontrahentów (studentów studiów stacjonarnych, niestacjonarnych, słuchaczy studiów podyplomowych i doktoranckich) - sprawdzenie poprawności baz studenckich (czy studenci zostali zaczytani do systemu SAP) Ważne transakcje MENU SAP utworzyć menu Ulubione w górnej linii menu wybierz Ulubione -> Wstawianie transakcji; - VA01 - tworzenie zlecenia sprzedaży - VA02 - zmiana zlecenia sprzedaży - VA03 wyświetlanie zlecenia sprzedaży - VF01 tworzenie faktury - VF02 zmiana dokumentu fakturowania - VF03 wyświetlanie dokumentu fakturowania - ZSD_OD opłaty dydaktyczne - ZSD_ FAF1 raport faktur - ZSD_VA05 raport zleceń zprzedaży - FBL5N wyświetlanie pozycji pojedyńczych na koncie odbiorcy 1. TWORZENIE ZLECENIE SPRZEDAŻY VA01 - Kanał dystrybucji KOD WYDZIAŁU - dla Wydziału ustalono W? np.wl Wydział Prawa dla Administracji Wydziałowej ustalono A? np. AL. Administracja W. Prawa - Dziedzina UD Usługi dydaktyczne (studia niestacjonarne, powtarzanie przedmiotu i roku stacjonarne i niestacjonarne, studia doktoranckie niestacjonarne, opłaty za druki dyplomy legitymacje itp. UN Usługi naukowe (opłaty za habilitacje, przewody doktorskie, itp.) - Rodzaj zlecenia Rdok zlecenia o symbolu zaczynającym się od ZZ = ZZNS Zlecenie sprzedaży netto MPK student -> używamy go dla utworzenia zlecenia sprzedaży za usługi dydaktyczne (dla jednego studenta studiów dziennych lub na jednego kontrahenta zbiorczego wg Wydziału - OSTW np. 300000017) = ZZND Zlecenie sprzedaży netto CO używamy go dla utworzenia zlecenia sprzedaży za usługi dydaktyczne (dla jednego studenta z jednego kontrahenta zbiorczego - wg Wydziału OSTW np. 300000017) UD dla studentów studiów niestacjonarnych, podyplomowych i doktoranckich niestacjonarnych = ZZNP Zlecenie sprzedaży netto MPK -> używamy go dla utworzenia zlecenia sprzedaży za usługi naukowe UN - Zleceniodawca rozwinąć listę kryteriów wyboru dla znalezienia żądanego kontrahenta - ustawić się na zakładce <Odbiorca dla grupy kont>- OSTU ODBIORCY STUDENCI
I DOKTORANCI studenta szukamy po nr SIMP lub po nazwisku i imieniu np. NAZWA 5585100551216 lub *85100551216* lub 55* KOD WYDZIAŁU WNS dla wszystkich studentów z Wydziału WNS lub NAZWA 2 nazwisko i imię np.; *Kowalski Jan* - Warunki płatności WZPR zapłacono przelewem tę formę płatności stosujemy jeżeli wystawiamy zlec. dla usług już zapłaconych czyli za powtarzania przedmiotu/roku zapłaconych w m-cu I i II/09 dla usług które nie zostały ujęte w zaległościach (wykazy winne być przekazane do 15.01.2009r. do Księgowości Głównej zgodnie z pismem kierowanym na Wydziały) a wpłata pojawi się na kontach rozrachunkowych studenta, - Powód zlecenia 001 MPK = stosujemy dla usług UD opłaty na studiach stacjonarnych oraz za UN usługi naukowe - Materiał zaleca się używanie kryterium wyboru Materiał wg kryteriów Uczelni Odpowiednio dla potrzeb zaznaczyć dziedzinę np. UD-usługi dydaktyczne Przykład: studia niestacjonarne - > miesiąc stosujemy jeżeli usługa dotyczy semestru Letniego to co będzie Studia niestacjonarne bez wyznacznika > stosujemy w przypadku nie ujęcia w/w wpłaty na wykazie zaległości a kwota musi być zafakturowana Ta sytuacja może mieć miejsce przy studiach podyplomowych i doktoranckich. - Ilość zlecenia; przykład 1 - Stawka wpisujemy kwotę za semestr (kwoty za semestr są różne w zależności od Wydziału ->wpłata w całości -> wpłata na raty) lub za druki - Nr zlecenia wpisujemy jeżeli usługa dotyczy obiektów CO czyli ZZND np. studia podyplomowe, niestacjonarne, doktoranckie niestacjonarne, powtarzania na studiach niestacjonarnych itp. - Data sprzedaży w przypadku gdy musimy wystawić fakturę do miesiąca II/09 a wiemy, że data sprzedaży i data faktury to dzień w którym w/w zlecenie sprzedaży tworzymy musimy pamiętać <data sprzedaży to dzień wpływu zapłaty na kont UŚL- za zaległości nie ujęte we wykazie oraz powtarzania roku/przedmiotu > modyfikacja daty Skok do > Nagłówek > Dalsze funkcje > Dane dodatkowe B > Data sprzedaży np.,: 12.02.2009 - Treść Teksty dopisać Skok do > Pozycja > Teksty - np. III semestr Zarządzanie... - Forma płatności Skok do > Nagłówek > Księgowość by wypełnić pole Forma płatności Pamiętaj!! Każdy wybór należy zaakceptować data sprzedaży, teksty itp. Klikając zieloną fajkę Po wypełnieniu wszystkich danych należy zatwierdzić zieloną fajkę oraz dyskietkę celem zatwierdzenia zlecenia sprzedaży.
Jeżeli na dokumencie nie są wypełnione wszystkie wymagane i kontrolowane przez system pola co system sprawdza podczas prób zapisu należy zastosować się do wskazań systemu jeśli taki komunikat wystąpi Dokument jest jeszcze niekompletny Kliknik <Edycję> i uzupełnij brakujące dane np.forma platności. Zmian w zleceniu można dokonać w transakcji VA02 np. brak tekstów lub daty sprzedaży itp Z pozimu zlecenia można przejść do fakturowania. Wybierz Dokument sprzedaży (w górze ekranu)-> Fakturowanie (VF01) - Data faktury Skok do > Nagłówek > Szczegóły nagłówka by zmodyfikować datę faktury od daty sprzedaży 7-dni data faktury - Pomyłka w wartości-cena wykonaj dwuklik na linii pozycji faktury, by wejść do przeglądania zakładek pozycji faktury > kliknij na zakładkę WARUNKI > i zmień wartość (ceny) pozycji. Po wprowadzeniu danych kliknij <zieloną fajkę> by zaakceptować zmienione dane oraz zieloną strzałkę w lewo by powrócić do ekranu tworzenia faktury. Utworzoną fakturę należy zapamiętać dyskietką System wyświetli komunikat Dokument 09xxxxxxxx został zapamiętany. Z poziomu tworzenia faktury można przejść do VF02 (zmiana dokument fakturowania). Wybierz Faktura > Zmiana - VF02 by przejść do przeglądania faktury Faktura > Wyprowadzanie > informacja wyjścia > na dole formularz < lupka> należy sprawdzić czy dane na fakturze są poprawne. Jeżeli stwierdzimy że wszystkie dane są zgodne należy (jeżeli osoba chce fakturę przejść do opcji wydruku i wydrukować ustawić się na liczbie komunikatów 3 i ikona wykonaj a następnie przejść do ekranu początkowego Faktura zmiana i nacisnąć <Zieloną flagę> by utworzyć dokument księgowy 2. ZSD_OD opłaty dydaktyczne (jedno zlecenie sprzedaży a obciążenie dla grupy studentów z danego programu etapu itp. wszystkie dane muszą być zgodne np. to samo zlecenie, taka sama kwota i ta sama forma płatności) - Rodzaj (dokumentu) zlecenia ZZNS dla studentów stacjonarnych MPK (druki, powtarzanie przedmiotu itp.) ZZND dla studentów niestacjonarnych CO (podyplomowe, niestacjonarne, doktoranckie niestacjonarne, powtarzania niestacjonarne) - Warunki płatności J002 płatność do 15-go marca, R002 płatność do 15 maja (raty) lub zapłacono przelewem
- Forma płatności E przelew elektroniczny - Zleceniodawca Grupa kont OWEW odbiorca wewnętrzny Uniwersytet Śląski 900000150 zawsze taki sam dla wszystkich - Program należy wybrać odpowiedni program studiów-cykl-etap zgodnie z RODZAJEM ZLECENIA dla ZZND CO: dla ZZNS - MPK - Nr zlecenia dla studiów niestacjonarnych i doktoranckich niestacjonarnych zgodnie z CO np. 5001070000 St.Niest.Prawo dla podyplomowych zgodnie z CO np. 500207010 S.P.Adm.Zarządz. - Materiał Materiał wg kryteriów Uczelni opisane powyżej - Kwota zgodnie z Zarządzeniem (płatność ratalna większa -> jednorazowa mniejsza) Po wypełnieniu wszystkich pozycji klikamy w ikonę <kostka ze znakiem +> Pojawi się lista naszych studentów-słuchaczy i dokonujemy przypisywania w zależności od warunków płatności (raty bez rat jednorazowa płatność). Po dokonaniu przypisania należy kliknąć <ZEGAREK> pojawi się komunikat Czy utworzyć. Naciskamy <TAK> W ten sposób utworzyliśmy zbiorcze zlecenie usług dydaktycznych.
Jeżeli musimy zmienić datę sprzedaży należy dokonać to w transakcji VA02 > modyfikacja daty sprzedaży> Skok do > Nagłówek > Dalsze funkcje > Dane dodatkowe B > Data sprzedaży np.,: 12.02.2009 r. i zatwierdzić <zieloną fajką > a później <dyskietką> Następnie przystąpimy do UTWORZENIA DOKUMENTU SPRZEDAŻY w opcji: VF01 tak jak opisane powyżej - Data faktury Skok do > Nagłówek > Szczegóły nagłówka by zmodyfikować datę faktury od daty sprzedaży 7-dni data faktury