Piotr Krząkała Dyrektor Handlowy ds. Kluczowych Klientów
Strategia firmy Każda organizacja działająca we współczesnym biznesie powinna posiadad określoną strategię działania i na tej bazie budowad system informacyjny, używając systemu ERP jako narzędzia. Inaczej mówiąc system informacyjny jest jednym z kluczowych elementów strategii przedsiębiorstwa.
System informatyczny ERP i organizacja
Prace przedwdrożeniowe Co powinno byd podstawą wyboru systemu ERP: 1. Określenie jak przy pomocy systemu informatycznego wspomóc realizację strategii firmy 2. Zdefiniowane procesy gospodarcze 3. Określone potrzeby informacyjne 4. Koncepcja systemu informatycznego (platforma, baza danych, interface, itd.)
Wybór systemu ERP 1. Decyzja o wyborze ERP powinna byd strategiczna, obliczona na zbudowanie trwałych podstaw biznesu, a nie działaniem nastawionym na szybki rezultat 2. Oparty o docelowe procesy, które muszą byd zdefiniowane i zatwierdzone 3. W selekcji biorą udział najbardziej doświadczone osoby dział IT jedynie wspiera 4. Proces selekcji oparty o bardzo szczegółowe kryteria, zbudowane w oparciu o opracowane procesy biznesowe 5. Zestaw kryteriów wyboru i oceny powinien uwzględniad takie aspekty: Możliwości samodzielnej parametryzacji Łatwośd instalacji, wydajnośd Harmonogram realizacji przedsięwzięcia Metodyka realizacji projektu Doświadczenia konsultantów wdrożeniowych Referencje w branży Funkcjonalnośd, łatwośd użytkowania (przyjazny interfejs) 6. Określid warunki do rzeczywistych potrzeb firmy, a nie kopia z innego SIWZ!!!
Koszty/wydatki związane z zakupem systemu informatycznego 1. Zakup nowego sprzętu komputerowego lub uzupełnienie 2. Licencje aplikacji biurowe, system operacyjny, bazy danych, ERP, oprogramowanie specjalistyczne 3. Aktualizacja aplikacji koszty zakupu prawa do nowych wersji i pomocy hot line 4. Koszty związane z udziałem personelu użytkownika we wdrożeniu 5. Koszty szkolenia personelu podczas wdrożenia 6. Koszty szkolenia administratorów
Serwis powdrożeniowy 1. Zawsze kosztuje! 2. Dedykowany konsultant kosztuje! 3. Określone precyzyjnie warunki (ilośd godzin, ewentualna ilośd wizyt na miejscu, czas reakcji serwisu, czas usunięcia błędu/awarii 4. Inne dodatkowe warunki np. administracja bazą danych, wykonywanie dodatkowych raportów, rozliczenia NFZ 5. Co z serwisem po godzinach pracy? kosztuje! 6. Warunki serwisowania serwera
Charakterystyka Projektu wdrożeniowego 1. Dominacja procesu projektowania 2. Duża złożonośd 3. Zmiennośd w czasie 4. Duży zakres projektu 5. Kompromis między zmianą organizacji i zmianą systemu 6. Koniecznośd równoległego prowadzenia zmian organizacyjnych
Implementacja Systemu ERP Krytyczne Czynniki Powodzenia Projektu 1. Projekt Wdrożeniowy jest przedsięwzięciem biznesowym 2. Projekt Wdrożeniowy jest własnością klienta 3. Zaangażowanie kierownictwa 4. Wysoka ranga wdrożenia systemu ERP
Metodologia Wdrożenia Zarządzanie na Poziomie Korporacyjnym Kierowanie Projektem Identyfikacja Projektu Inicjacja Projektu Sterowanie Etapem Zarządzanie Zakresem Etapu Zamykanie Projektu Zarządzanie Wytwarzaniem Produktu Planowanie 10
Metodologia Wdrożenia Etap 0 Otwarcie Projektu Etap 1 Analiza Przedwdrożeniowa i Budowa Koncepcji Wdrożenia Etap 2 Rozbudowa Systemu Etap 3 Budowa Prototypu Systemu Etap 4 Dostawa, Instalacja i Uruchomienie Produktu Etap 5 Szkolenia Użytkowników i Administratorów Etap 6 Uruchomienie Pilotażowe Systemu Etap 7 Start Produktywny i Nadzór Eksploatacyjny 11
Strategia Projektu Wdrożeniowego- Uzasadnienie biznesowe Uzgodnienie misji projektu - należy opisad w jaki sposób system będzie wspierad strategiczne cele organizacji i określid wymagania co do jego funkcjonowania. Przykładowa misja wdrożenia systemu ERP: Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego wspomagającego proces zarządzania na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej w obszarze działalności finansowej oraz obsługi procesu leczenia od momentu przyjęcia pacjenta do opuszczenia szpitala Wyznaczenie celów biznesowych - należy określid miary oceny i wykonania misji i wymagao postawionych przed systemem ERP. Miary powinny byd mierzalne. 12
Strategia Projektu Wdrożeniowego Miary projektu: Szerszy dostęp do informacji na wszystkich szczeblach zarządzania Szybszy i bezpośredni dostęp do informacji na wszystkich szczeblach zarządzania Integracja danych w ramach jednego systemu Jednolity format informacji dla wszystkich jednostek Gotowe formularze i raporty (stworzone przez użytkowników) Bieżąca ewidencja zdarzeo gospodarczych i technicznych w miejscu ich powstawania Wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych o tych samych zdarzeniach gospodarczych. 13
Zakres Projektu Zakres organizacyjny Zakres funkcjonalny Wyłączenia Interfejsy Produkty Projektu Ograniczenia Wstępny Rejestr Ryzyk 14
Struktura Organizacyjna Organizacja Zamawiającego Organizacja Wykonawcy Komitet Sterujący Projektu Wspólna reprezentacja Zamawiającego i Wykonawcy Członkowie Komitetu Sterującego ZESPÓŁ ZARZĄDZANIA PROJEKTEM Kierownik Projektu ze strony Zamawiającego Kierownik Projektu ze strony Wykonawcy Biuro Projektu ZESPOŁY WSPIERAJĄCE PROJEKT Kierownik Zespołu Wykonawczego Zamawiającego Kierownik Zespołu Wykonawczego Wykonawcy Zespół Wsparcia Merytorycznego ZESPÓŁ PROJEKTOWY Zespół Wykonawczy Zamawiającego Zespół Wykonawczy Wykonawcy Metodologia procesu wdrożenia 15
Regulamin i Organizacja Pracy w Projekcie Osoby pracujące w projekcie - zmiany Zobowiązanie do zachowania tajemnicy Miejsce Pracy Czas Pracy i Urlopy Dojazdy i noclegi 16
Plan Zarządzania Komunikacją Planu Komunikacji w Projekcie Komitet Sterujący, Kierownictwo Projektu Metody Dystrybucji Informacji Harmonogram Spotkao Komitetu Sterującego Planowanie Konsultacji i Szkoleo Zasady organizacji i prowadzenia spotkao i konsultacji Zasady organizacji i prowadzenia szkoleo Raportowanie o Ważnych Wydarzeniach 17
ETAP 0 Otwarcie Projektu Wstępny Plan Projektu Dokument Otwarcia Projektu jako efekt uzgodnień Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 1 ETAP 1 Analiza Przedwdrożeniowa i Budowa Koncepcji Wdrożenia Koncepcja Wdrożenia Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 2 ETAP 2 - Rozbudowa Systemu Opracowanie i zatwierdzenie Spec. Wymagań dot. zmian funkcjonalności Prezentacja Gotowych modyfikacji na bazie testowej Weryfikacja zgodności opracowanego rozwiązania z Specyf. Wymagań Testy akceptacyjne Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 3 18
Wstępny Plan Projektu cd.. Etap 3 - Budowa Prototypu Systemu Parametryzacja Zasilona baza testowa Opracowany i zatwierdzony prototyp systemu Wstępnie przeniesione dane z obecnie użytk. systemów do bazy produkcyjnej Sprawdzony i dostosowany do specyfiki firmy system, gotowy do testów w środowisku danych rzeczywistych Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 4 Etap 4 Dostawa, Instalacja i Uruchomienie Produktu Dostarczony i zainstalowany serwer bazy danych, system operacyjny Dostarczone x kompletów zestawów komputerowych Skonfigurowany i zainstalowany na serwerze oraz stacjach roboczych system, zawierający bazę produkcyjną z opracowanych prototypem Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 4 19
Wstępny Plan Projektu cd.. Etap 5 Szkolenie Użytkowników i Administratorów Przeszkolony do pracy personel w zakresie wdrażanych modułów Przeprowadzone testy autoryzacyjne ze znajomości systemu Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 6 Etap 6 Uruchomienie Pilotażowe Systemu Przeprowadzenie testów pracy w warunkach rzeczywistych Gotowy do pracy system w zakresie modułów objętych wdrożeniem w ramach projektu Uruchomiony i skonfigurowany i dostosowany do potrzeb Zamawiającego ZSI Zatwierdzony plan prac i harmonogram Etapu 7 Etap 7 Rozruch Technologiczny i Nadzór Eksploatacyjny (Start Produktywny) Pracujący produktywnie system Informatyczny Zamawiającego Zakooczony Projekt Ramy Czasowe projektu i przyjęte marginesy tolerancji - Harmonogram 20
Sterowanie Projektem Mechanizmy Raportowania i Monitorowania Zarządzanie Bieżącą Pracą Projektową Procedura organizacji i sporządzania protokołu ze spotkao i konsultacji Procedura kontroli realizacji zadao Kontrola zakresu i raportowanie postępów projektu Procedura kontroli zakresu i raportowania postępów projektu Procedura rozwiązywania problemów Procedura kontroli zmian zakresu projektu Procedura zarządzania ryzykiem projektowym 21
Dokumentacja Formularz - Zgłoszenie Zagadnienia Projektowego Formularz - Zgłoszenia Serwisowego Protokół ze Spotkania Formularz - Zgłoszenia Propozycji Modyfikacji Formularz - Zgłoszenie Ryzyka Rejestr Zagadnieo Projektowych Rejestr Ryzyk Rejestr Propozycji Modyfikacji Rejestr Zgłoszeo Serwisowych 22
Analiza Ryzyka 23
ZADANIA Proces Planowania Ryzyka Robiony na pewien moment należy do niego wracać RYZYKO 20 % TYGRYSY 80 % 80 % KROKODYLE 20 % Wybór 20% ważnych zadao Zagrożenia dla 20% ważnych zadao Podziała zagrożeo według oddziaływania na projekt Stworzenie planu prewencji i co jeżeli 24
Przypadki z życia, czyli 10 źródeł niepowodzeo we wdrożeniu systemów ERP 1. Brak umiejętności korzystania z rad innych 2. Brak zaangażowania kierownictwa 3. Chciejstwo Chcemy aby pełna funkcjonalnośd została wdrożona, aby obsługiwany był każdy proces 4. Brak umiejętności korzystania z doświadczeo innych 5. Jak wybrad dostawcę rozwiązania wizyty referencyjne, porównanie ofert 6. Ocena dostarczonych ofert nie można dążyd do wspólnego mianownika, ale uwzględniad składane propozycje całościowo; Ideologizacja podejścia punktowego skazuje czasami wybór na dostawcę najbardziej przebiegłego 7. Negocjacje kontraktowe- świetny sprzedawca zakręcił nabywcą 8. Dobór osób do zespołu wdrożeniowego 9. Zarządzanie ryzykiem skupienie się na zagrożeniach 10. Rola Kierownika Projektu w wdrożeniu
Pielęgnacja i rozwój W późniejszym etapie (3-6 miesięcy po wdrożeniu), klient i firma wdrożeniowa zawierają porozumienie na wykonanie usług serwisu powdrożeniowego w obszarze ERP. W ramach przedmiotu prac firma wdrażająca zobowiązuje się najczęściej do: Konsultacji wdrożeniowych w zakresie zainstalowanych u klienta modułów systemu Uzupełniania standardowej wersji systemu o nowe funkcje usprawniające pracę systemu - np. pomoc przy definiowaniu nowych raportów Świadczenia pomocy telefonicznej na zasadzie Hotline Usuwania awarii systemu i pomocy w eliminacji skutków awarii Innych prac dotyczących systemu zleconych przez klienta
Następny Projekt Po dłuższym okresie eksploatacji systemu, istnieje najczęściej potrzeba wdrażania nowych funkcjonalności, lub uzupełnienia starych. Jest to skutkiem zmieniających się potrzeb organizacji na skutek zmiany celów biznesowych, usprawnienia procesów gospodarczych. Rodzi się, potrzeba kolejnego projektu systemu informatycznego, czy to w obszarze tradycyjnych funkcjonalności ERP, czy też wyjście poza fizyczne granice przedsiębiorstwa, które przecież nie funkcjonuje w odosobnieniu. Istnieje wzajemne oddziaływanie ze światem zewnętrznym, m.in. z dostawcami, sprzedawcami, bankami, klientami. Chodzi tu o zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM), zarządzanie relacjami z klientem (CRM), stworzenie całościowego środowiska e-biznesowego.
KONIEC WYKŁADU