Warszawa, 18 sierpnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-IX.431.2.7.2017.EO Pani Mirosława Gorczyca Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jadowie ul. Jana Pawła II 17 05-280 Jadów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 2, art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych 3 oraz upoważnień Wojewody Mazowieckiego Nr 167/WPS/2017 i 168/WPS/2017 z 21 kwietnia 2017 r. Wiesława Puciłowska kierownik Oddziału do spraw Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej i Edyta Ostrowska radca wojewody w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadziły w dniach 24, 25, 27 i 28 kwietnia 2017 r. kontrolę problemową w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Jadowie (dalej Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Ośrodek lub GOPS), mieszczącym się przy ul. Jana Pawła II 17 w Jadowie. Przedmiot kontroli obejmował organizację i sposób realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych w przedmiocie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od 1 września 2015 r. do dnia kontroli. 1 dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej Dz. U. Nr 185, poz. 1092 2 Dz. U. z 2015 r. poz. 525 z późn. zm. 3 dalej ustawa o świadczeniach rodzinnych Dz. U. z 2016 r. poz. 1518 z późn. zm.
Kontrola została odnotowana w książce kontroli Ośrodka pod poz. 1. Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jadowie jest pani Mirosława Gorczyca od 1 lipca 1991 r., a głównym księgowym pani Katarzyna Wydryszek od 1 maja 2014 r. 1. Organizacja zadania Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Jadowie w okresie kontrolowanym funkcjonował w oparciu o następujące akty: Statut wprowadzony uchwałą nr VII/44/07 Rady Gminy Jadów z dnia 12 czerwca 2007 r. w sprawie uchwalenia statutu Gminnego Ośrodka Pomoc Społecznej w Jadowie, zmieniony uchwałami Rady Gminy Jadów: nr XXVII/198/2013 z dnia 28 czerwca 2013 r. i nr XVII/124/2016 z dnia 29 marca 2016 r. Zgodnie z 2 pkt 6 statutu Ośrodek działa na podstawie ustawy o świadczeniach rodzinnych. Regulamin organizacyjny przyjęty zarządzeniem nr 2/2016 kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jadowie z dnia 11 kwietnia 2016 r. w sprawie zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jadowie. Do 10 kwietnia 2016 r. obowiązywał regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 1/2013 z dnia 15 lipca 2013 r. kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jadowie w sprawie zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Jadowie. Zgodnie z 4 ust. 1 pkt 2 regulaminu organizacyjnego Ośrodek realizuje zadania zlecone gminie wnikające z przepisów ustawy o świadczeniach rodzinnych. W okresie od 1 września 2015 r. do dnia kontroli w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej zadania polegające na prowadzeniu postępowań w sprawie ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych wykonywało 2 pracowników Ośrodka: 1. pani Mirosława Gorczyca kierownik GOPS, zarządzeniem nr 17/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. upoważniona przez Wójta Gminy Jadów do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych, a także do wydawania w tych sprawach decyzji, 2. pani Ewa Styś inspektor, upoważnienie Wójta Gminy Jadów nr 3/2012, znak OSM.0052.2.3.2012 z 18 grudnia 2012 r., cyt. do realizacji zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych. 2
Zgodnie z 6 ust. 1 pkt 4 regulaminu organizacyjnego Ośrodka w skład struktury organizacyjnej GOPS wchodzą pracownicy ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i świadczenia wychowawczego. Takim działaniem wypełniony został obowiązek ustalony w art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, zgodnie z którym w przypadku upoważnienia kierownika ośrodka pomocy społecznej, w ośrodku tym tworzy się komórkę organizacyjną do realizacji świadczeń rodzinnych. Jak stanowi 10 regulaminu organizacyjnego, do zadań i obowiązków pracownika ds. świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego i świadczenia wychowawczego należy m.in.: prowadzenie dokumentacji w zakresie świadczeń rodzinnych, przygotowywanie decyzji w sprawach indywidualnych osób i rodzin, sporządzanie list wypłat świadczeń, planowanie środków finansowych na wypłatę świadczeń, sporządzanie obowiązkowej sprawozdawczości, przestrzeganie terminów wynikających z przepisów prawa i udzielanie informacji osobom ubiegającym się o świadczenia rodzinne. Zakres obowiązków pracownika realizującego zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych obejmował katalog obowiązków, o którym mowa w ww. 10 regulaminu organizacyjnego. Ośrodek zawarł umowy licencyjne na prawo użytkowania oprogramowania Świadczenia Rodzinne (nr licencji sr/mazo/2008/5) oraz umowy na sprawowanie nadzoru autorskiego uproszczonego nad aplikacją z TOP-TEAM TT Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Górczewskiej 222 lok. 271 (dalej TOP-TEAM) na kolejne lata okresu kontrolowanego umowy z 2 stycznia 2015 r., 4 stycznia 2016 r. i 2 stycznia br. Administrator danych dopełnił obowiązku, o którym mowa w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych 4 zgłoszenia zbioru danych dotyczących świadczeń rodzinnych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych (dalej GIODO lub Generalny Inspektor), natomiast do dnia kontroli Ośrodek nie otrzymał zaświadczenia GIODO o zarejestrowaniu zgłoszonego zbioru w ogólnokrajowym, jawnym rejestrze zbiorów danych osobowych prowadzonym przez Generalnego Inspektora. W dniach kontroli pismem z 25 kwietnia 2017 r. zatytułowanym Reklamacja pani Mirosława Gorczyca kierownik Ośrodka wystąpiła do GIODO o podanie przyczyn niezarejestrowania do ww. daty zgłoszonego zbioru. Jak wynika z treści Zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych z 18 czerwca 2015 r., korespondencji 4 Dz. U. z 2016 r. poz. 922 3
mailowej z 18 czerwca 2015 r., potwierdzenia nadania i odbioru przez Kancelarię Biura Generalnego Inspektora powyższego Zgłoszenia w wersji papierowej oraz ww. Reklamacji, zgłoszenie zbioru danych dotyczących świadczeń rodzinnych w wersji elektronicznej nastąpiło 18 czerwca 2015 r., a następnie w związku z informacją otrzymaną z Biura GIODO, że wniosek nie zawiera podpisu elektronicznego i nie zostanie przekazany do rozpatrzenia do chwili dostarczenia jego wydruku opatrzonego podpisem osoby uprawnionej, wysłany został wniosek w wersji papierowej, który wpłynął do Biura Generalnego Inspektora 22 czerwca 2015 r. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Zweryfikowano zgodność danych wykazanych w przekazanym za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej Kwartalnym sprawozdaniu rzeczowo-finansowym z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierającym dane rzeczowe o realizacji ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych oraz informacje o wypłaconych świadczeniach rodzinnych i kosztach ich obsługi, składkach na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego oraz składkach na ubezpieczenie zdrowotne za I kwartał 2017 r. /dalej Sprawozdanie/ z danymi wynikającymi z prowadzonego w formie papierowej Rejestru decyzji ustalających prawo do zasiłku pielęgnacyjnego, świadczenia pielęgnacyjnego i zapomogi jednorazowej z tytułu urodzenia się dziecka (dalej Rejestr decyzji), list wypłat świadczeń rodzinnych za kolejne miesiące I kwartału 2017 r., raportów wygenerowanych z oprogramowania Świadczenia Rodzinne (dalej program Świadczenia Rodzinne) oraz z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. Badaniu poddano dane w następujących pozycjach sprawozdania: A.1. wiersz 4. wydatki z tytułu wypłaconych zasiłków pielęgnacyjnych oraz liczba tych świadczeń narastająco za kolejne miesiące I kwartału 2017 r. A.1. wiersz 6. wydatki z tytułu wypłaconych specjalnych zasiłków opiekuńczych oraz liczba tych świadczeń narastająco za kolejne miesiące I kwartału 2017 r. B. wiersz 3. wydatki z tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opłacanych za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy oraz liczba tych składek narastająco za kolejne miesiące I kwartału 2017 r. 4
B. wiersz 4. wydatki z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne opłacane za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy oraz liczba tych składek narastająco za kolejne miesiące I kwartału 2017 r. Ustalono zgodność danych wykazanych we wszystkich poddanych badaniu pozycjach sprawozdania, jak niżej następuje: A.1. wiersz 4. zarówno w zakresie wydatków poniesionych na wypłaty zasiłków pielęgnacyjnych, jak i liczby świadczeń z danymi wynikającymi z raportów za kolejne miesiące I kwartału 2017 r. wygenerowanych z programu Świadczenia Rodzinne. A.1. wiersz 6. w zakresie kwot wypłaconych specjalnych zasiłków opiekuńczych w kolejnych miesiącach I kwartału z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych i list wypłat z tych miesięcy, natomiast w zakresie liczby wypłaconych świadczeń z danymi wynikającymi z raportów wygenerowanych z programu Świadczenia Rodzinne. B. wiersz 3. i B. wiersz 4. zarówno w zakresie wydatków na składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne opłacanych za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy, jak i liczby tych składek z danymi wynikającymi z raportów za kolejne miesiące I kwartału 2017 r. wygenerowanych z programu Świadczenia Rodzinne. 3. Prowadzenie postępowań w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego W okresie od 1 stycznia 2015 r. do dnia kontroli, tj. 24 kwietnia br., do OPS wpłynęło łącznie 81 wniosków o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego, natomiast w poszczególnych latach: w 2015 r. 37 wniosków, w 2016 r. 34 i w 2017 r. do dnia kontroli 10 wniosków. W okresie tym wydano łącznie 87 decyzji, w kolejnych latach, jak niżej następuje: w 2015 r. 39 decyzji, w tym 37 decyzji przyznających i 2 uchylające prawo do zasiłku pielęgnacyjnego, w 2016 r. 38 decyzji, w tym 35 przyznających i 3 uchylające bądź wygaszające prawo do zasiłku, w 2017 r. do dnia kontroli 10 decyzji, w tym 9 przyznających i 1 wygaszającą prawo do zasiłku. W okresie poddanym kontroli nie wydano decyzji odmawiających przyznania zasiłku pielęgnacyjnego. 5
Kontroli poddano 20 postępowań w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego, co stanowi blisko 25% postępowań wszczętych na skutek wniosków złożonych w okresie od 1 stycznia 2015 r. do dnia kontroli. Wszystkie wnioski o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego zostały opatrzone datą wpływu do GOPS i zaewidencjonowane w Rejestrze Decyzji. Do wniosków załączone zostały orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności wnioskodawców. Osoby, którym przyznano świadczenie, spełniały ustawowe przesłanki, o których mowa w art. 16 ust. 2 i 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Wszystkie decyzje ustalające prawo do świadczenia zawierały prawidłowe podstawy prawne przyznania zasiłku, adekwatne do sytuacji wnioskodawców. I tak na skutek 20 skontrolowanych postępowań wydano 8 decyzji przyznających zasiłek pielęgnacyjny niepełnosprawnemu dziecku, 6 decyzji ustalających prawo do świadczenia dla osoby niepełnosprawnej, która legitymuje się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności i 6 decyzji przyznających zasiłek osobie niepełnosprawnej w wieku powyżej 16. roku życia posiadającej orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, u której niepełnosprawność powstała przed ukończeniem 21. roku życia. W 19 przypadkach decyzje zostały wydane na czas określony, a w jednym na czas nieokreślony w związku z posiadaniem przez wnioskodawcę orzeczenia o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności wydanego na stałe. W decyzjach wydanych na czas określony prawidłowo określono okres przysługiwania prawa do świadczenia od miesiąca złożenia wniosku o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływał termin ważności orzeczenia, zgodnie z art. 24 ust. 2a i 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Decyzje były kompletne zawierały wszystkie elementy określone w art. 107 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego 5 (dalej k.p.a.) i zostały prawidłowo doręczone przez operatora pocztowego bądź przez pracowników OPS, ze wskazaniem daty doręczenia, a fakt doręczenia potwierdzony podpisem osoby odbierającej, zgodnie z art. 39 i 46 k.p.a. Decyzje zostały podpisane przez kierownika GOPS działającego na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Jadów. Wszystkie rozstrzygnięcia wydane zostały terminowo, zgodnie z art. 35 1-3 k.p.a. Średni czas prowadzenia postępowania wyniósł 3 dni, przy czym w 6 przypadkach organ wydał decyzję w dniu wpływu wniosku, a najdłuższe postępowanie prowadzone było 12 dni. 5 Dz. U. z 2017 r. poz. 1257 6
We wszystkich przypadkach zasiłek pielęgnacyjny przyznano w prawidłowej wysokości i właściwie określono termin wypłaty świadczenia. W wyniku kontroli ustalono następujące nieprawidłowości: 1. W 5 przypadkach 6, co stanowi 25% w próbie przyjęcie wniosków o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego złożonych na formularzach stanowiących załącznik nr 16 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne 7 (dalej rozporządzenie z 3 stycznia 2013 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne), które zostało uchylone 2 stycznia 2016 r. Takie działanie miało wpływ na niezłożenie przez wnioskodawców oświadczeń w sprawach: przebywania/nieprzebywania wnioskodawcy oraz przebywania/nieprzebywania członka rodziny wnioskodawcy poza granicami RP w państwie, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Należy również zauważyć, że w nowym wzorze wniosku stanowiącym załącznik nr 12 do obowiązującego od 2 stycznia 2016 r. rozporządzenia z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne 8 (dalej rozporządzenie z 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania o świadczenia rodzinne) zastosowano rozszerzoną formułę pouczenia w zakresie osób uprawnionych do otrzymania zasiłku pielęgnacyjnego. 2. W 4 przypadkach 9, co stanowi 20% skontrolowanych spraw niepodpisanie przez wnioskodawców części II wniosku oświadczeń służących ustaleniu przez organ czy stronie przysługuje prawo do zasiłku pielęgnacyjnego. 3. W 1 przypadku 10 dokonanie wypłaty zasiłku za listopad 2016 r. w styczniu 2017 r. pomimo wpływu wniosku o ustalenie prawa do świadczenia i wydania decyzji w sprawie 29 listopada 2016 r. Takie działanie stanowi naruszenie art. 26 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W przedmiotowej kwestii pani Ewa Styś inspektor wyjaśniła, że W dniu 29.11.2016 r. P. Jadwiga Delegacz złożyła wniosek o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego na syna Łukasza Delegacz legitymującego się orzeczeniem o umiarkowanym stopniu 6 postępowania zakończone wydaniem decyzji: 4701.P.10.2016, 4701.P.14.2016, 4701.P.15.2016, 4701.P.18.2016 i 4701.P.20.2016 7 Dz. U. poz. 3 8 Dz. U. poz. 2284 9 postępowania zakończone wydaniem decyzji: 4701.P.14.2016, 4701.P.28.2016, 4701.P.1.2017 i 4701.P.7.2017 10 postępowanie zakończone wydaniem decyzji 4701.P.37.2016 7
niepełnosprawności. Decyzja przyznająca stronie prawo do zasiłku pielęgnacyjnego na okres od dnia 1.11.2016 r. do dnia 30.11.2020 r. została wydana dnia 29.11.2016 r. Wypłata w/wym świadczenia za miesiąc listopad 2016 r. powinna być zrealizowana w miesiącu grudniu 2016 r. Jednakże z uwagi na zakres obowiązków jaki posiadam oraz tempo pracy związane z końcem roku budżetowego przy tworzeniu listy wypłat zasiłków pielęgnacyjnych za miesiąc grudzień 2016 nie zaznaczyłam opcji wyrównania świadczeń za poprzedni miesiąc (tj. listopad 2016). P. Jadwiga Delegacz została poinformowana o zaistniałej sytuacji telefonicznie. Jako wnioskodawca nie wniosła w tej sprawie żadnego zażalenia. Dlatego też, na liście wypłat zasiłków pielęgnacyjnych realizowanej w styczniu 2017 r. P. Delegacz Jadwiga ma wypłacone dwa zasiłki pielęgnacyjne: jeden za miesiąc listopad 2016 r., drugi to wypłata zasiłku za bieżący miesiąc, którego dotyczy lista tj. styczeń 2017 r. 4. W 1 przypadku 11 brak wskazania we wniosku imienia i nazwiska dziecka, dla którego przedstawiciel ustawowy występował o ustalenie prawa do zasiłku. Jakkolwiek w części B wniosku ujęte zostały pozostałe wymagane dane dziecka, to w żadnym miejscu we wniosku nie zostało wymienione imię i nazwisko dziecka. 5. W 6 przypadkach 12, co stanowi 30% w próbie w części wniosku dotyczącej dołączonych do podania dokumentów brak informacji o załączonych orzeczeniach o niepełnosprawności bądź stopniu niepełnosprawności. 6. W 10 przypadkach 13, co stanowi 50% skontrolowanych spraw brak na wnioskach podpisu osoby przyjmującej wniosek. Ponadto organ kontroli analizie prawnej poddał postępowanie prowadzone na podstawie wniosku z 2 czerwca 2016 r., na skutek którego wydane zostały dwie decyzje: pierwsza z 3 czerwca 2016 r. znak 4701.P.14.2016, druga z 24 czerwca 2016 r. znak 4701.P.14.2016. Po analizie akt postępowania, w szczególności treści wydanych decyzji, uznać należy, że sentencja pierwszej z nich zawiera oczywistą omyłkę pisarską w zakresie terminu 11 postępowanie zakończone wydaniem decyzji 4701.P.10.2016 12 postępowania zakończone wydaniem decyzji oznaczonych: 4701.P.34.2015, 4701.P.18.2016, 4701.P.24.2016, 4701.P.25.2016, 4701.P.37.2016 oraz 4701.P.8.2017 13 postępowania zakończone wydaniem decyzji oznaczonych: 4701.P.1.2015, 4701.P.14.2015, 4701.P.39.2015, 4701.P.10.2016, 4701.P.15.2016, 4701.P.18.2016, 4701.P.20.2016, 4701.P.27.2016, 4701.P.28.2016, 4701.P.7.2017 8
początkowego przyznania zasiłku pielęgnacyjnego od 1 czerwca a nie od 1 maja 2016 r. Konkluzję taką potwierdza fakt, że w uzasadnieniu tej decyzji, w którym przywołane zostały zasady prawne przyznawania zasiłku i analiza stanu faktycznego opisanego we wniosku osoby uprawnionej i wynikającego z akt postępowania, prawidłowo wskazano 1 maja 2016 r. jako pierwszy dzień miesiąca, od którego ustalono wnioskodawcy prawo do zasiłku pielęgnacyjnego. Sprostowanie oczywistej omyłki pisarskiej odbywa się na podstawie art. 113 1 k.p.a. w formie postanowienia wydanego przez organ, który wydał decyzję. Mając na uwadze, że 24 czerwca 2016 r. na podstawie tego samego wniosku z 2 czerwca organ wydał drugą decyzję znak 4701.P.14.2016, którą przyznał świadczenie od 1 maja 2016 r., uznać należy, że w obrocie prawnym funkcjonują dwie decyzje. Druga z wymienionych decyzji wzbudza poważne wątpliwości, co do jej zgodności z prawem w związku z art. 156 1 pkt 3 k.p.a., tj. dotyczy sprawy rozstrzygniętej inną decyzją ostateczną przyznania zasiłku tej samej wnioskodawczyni za maj 2016 r., podczas gdy decyzja z 3 czerwca dotyczy okresu od 1 maja 2016 r. do końca okresu zasiłkowego. Druga decyzja z 24 czerwca powiela zatem w odniesieniu do maja 2016 r. przedmiot rozstrzygnięcia decyzji pierwszej. Przywołany wyżej przepis k.p.a. daje podstawę materialnoprawną do wyeliminowania drugiej decyzji z obrotu w trybie stwierdzenia nieważności, co należy do wyłącznej kompetencji Samorządowego Kolegium Odwoławczego jako organu wyższego stopnia w stosunku do organu gminy w sprawach o przyznanie zasiłku pielęgnacyjnego. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że w 11 przypadkach 14, co stanowi 55% w próbie, jako adresata decyzji wskazano przedstawiciela ustawowego małoletniej osoby uprawnionej do zasiłku pielęgnacyjnego bądź opiekuna prawnego osoby ubezwłasnowolnionej, podczas gdy stroną postępowania w sprawie ustalenia prawa do ww. świadczenia są osoby, o których stanowi art. 16 ust. 2 i 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych. W sytuacji, gdy wnioskodawcą w sprawie jest małoletni, wówczas w postępowaniu działa za niego (w jego imieniu i na jego rzecz) przedstawiciel ustawowy, a gdy wnioskodawcą jest osoba ubezwłasnowolniona całkowicie, w imieniu i na jej rzecz działa opiekun prawny. Należy podkreślić, że sam fakt reprezentowania strony w postępowaniu nie pozbawia strony tego przymiotu, co oznacza, że wszelkie pisma w sprawie winny być adresowane 14 postępowania zakończone wydaniem decyzji oznaczonych: 4701.P.11.2015, 4701.P.14.2015, 4701.P.10.2016, 4701.P.14.2016, 4701.P.18.2016, 4701.P.20.2016, 4701.P.24.2016, 4701.P.25.2016, 4701.P.37.2016, 4701.P.1.2017, 4701.P.7.2017, 9
np. na małoletniego, z zastrzeżeniem że działa przez przedstawiciela. Reasumując, w sytuacji gdy osobą uprawnioną jest niepełnosprawne dziecko, adresatem decyzji będzie to dziecko, natomiast decyzja będzie doręczona przedstawicielowi ustawowemu dziecka, bowiem działa on na rzecz i w imieniu małoletniego, który nie ma zdolności do czynności prawnych. W sytuacji natomiast, gdy zasiłek pielęgnacyjny będzie przysługiwał osobie ubezwłasnowolnionej całkowicie, ta osoba będzie stroną postępowania i adresatem decyzji, natomiast podmiotem, któremu zostanie doręczona korespondencja, będzie opiekun prawny tej osoby. 4. Prowadzenie postępowań w sprawie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego Na podstawie Rejestru wniosków i decyzji GOPS ustalono, że w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w okresie zasiłkowym 2015/2016 rozpatrzono 5 wniosków o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Wszystkie sprawy zostały zakończone wydaniem decyzji administracyjnych, w tym 4 to decyzje o przyznaniu prawa do świadczenia i jedna odmawiająca. Ponadto w jednej z tych spraw wydano decyzję uchylającą wypłatę zasiłku na podstawie art. 163 Kpa z uwagi na zgon osoby, nad którą sprawowano opiekę. W okresie zasiłkowym 2016/2017 wpłynęło 6 wniosków o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, na które wydano decyzje administracyjne orzekające o przyznaniu zasiłku. Na dzień kontroli 5 świadczeniobiorców miało przyznany i wypłacany specjalny zasiłek opiekuńczy. Kontroli poddano wszystkie 5 spraw w przedmiocie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego w okresie zasiłkowym 2015/2016 oraz 6 spraw w okresie zasiłkowym 2016/2017. Decyzje administracyjne zostały wydane przez kierownika Ośrodka zgodnie z treścią posiadanego upoważnienia. We wszystkich sprawach specjalny zasiłek opiekuńczy przyznano osobom spełniającym ustawowe warunki do jego nabycia z wyjątkiem jednej sprawy z wniosku zarejestrowanego pod pozycją 4 w Rejestrze wniosków i decyzji Ośrodka w okresie zasiłkowym 2016/2017. Dokumentacja stanowiąca załączniki do wniosku o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego została zgromadzona prawidłowo. Do wniosków dołączone były w szczególności wymagane orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności oraz dokumenty stwierdzające wysokość dochodu rodzin określone w rozporządzeniu z 3 stycznia 2013 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne i rozporządzeniu z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania o świadczenia rodzinne. W dokumentacji spraw znajdowały się 10
również pozyskane przez pracowników Ośrodka za pomocą systemów teleinformatycznych informacje o wysokości dochodu oraz wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne, w myśl wprowadzonego od 1 stycznia 2016 r. art. 23b ustawy o świadczeniach rodzinnych. Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że postępowanie w sprawach o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego każdorazowo zostało wszczęte na wniosek, którego wzór określał załącznik nr 17 do rozporządzenia z 3 stycznia 2013 r. w sprawie postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne, natomiast od 2 stycznia 2016 r. na wniosek, którego wzór określa załącznik nr 13 do rozporządzenia z 8 grudnia 2015 r. w sprawie postępowania o świadczenia rodzinne. W skontrolowanych sprawach ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego na nowy okres zasiłkowy nastąpiło w terminach określonych w art. 26 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych lub w miesięcznym terminie, zgodnie z art. 35 3 k.p.a.. Specjalny zasiłek opiekuńczy przyznawano w kwocie 520 zł miesięcznie. Kontrola realizacji świadczeń wykazała, że zasiłki wypłacano w kwotach ustalonych w wydanych decyzjach administracyjnych. Wypłata następowała w terminie przewidzianym w art. 26 ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych, w przypadku wniosku złożonego po 10. dniu miesiąca zgodnie z art. 26 ust. 2 ww. ustawy, zaś wniosku złożonego na nowy okres zasiłkowy stosownie do art. 26 ust. 4 ww. ustawy. Poddane kontroli decyzje w przedmiocie przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego zawierały informację o terminie wypłaty świadczeń oraz wskazywały, w jaki sposób wypłata zostanie zrealizowana. W wydanych decyzjach administracyjnych pozytywnie rozstrzygających wnioski uwzględniono elementy, o których mowa w art. 107 k.p.a. Decyzje zawierały oznaczenie organu właściwego, tj. Wójta Gminy Jadów, datę wydania, podstawę prawną, rozstrzygnięcie, uzasadnienie, pouczenie wskazujące termin i sposób wniesienia odwołania, jak również informację o konieczności zgłoszenia przez stronę wszelkich zmian mających wpływ na prawo do świadczeń. W pouczeniu znalazła się również informacja dla strony, że nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi. W toku kontroli ustalono, że decyzje zawierały potwierdzenie ich odbioru przez strony ze wskazaniem daty odbioru. 11
W skontrolowanych sprawach przyznających osobom uprawnionym prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego, organ opłacał składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe na podstawie art. 6 ust. 2a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 15 w roku 2015 za 4 osoby i w roku 2016 za 5 osób. W 4 przypadkach, po uprzednim ustaleniu braku innego tytułu do objęcia osoby uprawnionej do specjalnego zasiłku opiekuńczego obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, organ opłacał składkę na ubezpieczenie zdrowotne, o której mowa w art. 86 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych 16. W wyniku kontroli ustalono następujące nieprawidłowości: 1. Wnioski nr 1 i 5 w Rejestrze wniosków GOPS z okresu zasiłkowego 2015/2016 nie zawierały potwierdzenia ich przyjęcia, daty i podpisu pracownika, a przyjęcie wniosków nr 3-2015/2016 i nr 5-2016/2017 nie zostało potwierdzone podpisem pracownika. 2. Przyjmowano niekompletnie lub nieprawidłowo wypełnione wnioski. We wszystkich skontrolowanych sprawach przyjęto niewłaściwie wypełniony wniosek poprzez pominięcie w części II pkt 3 członków rodziny osoby ubiegającej się o świadczenie. Ponadto zwrócono uwagę na brak w 3 skontrolowanych sprawach uzupełnienia - części III wniosku, brak wskazania przez wnioskodawcę czy nastąpiły bądź nie nastąpiły w roku lub po roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy zmiany w sytuacji dochodowej rodziny, tj. utrata i uzyskanie dochodu (wniosek nr 1, 4 i 6 w Rejestrze wniosków OPS). Należy wskazać, że w myśl art. 24a ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych w przypadku złożenia nieprawidłowo wypełnionego wniosku organ właściwy powinien wezwać pisemnie wnioskodawcę do poprawienia lub uzupełnienia wniosku w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania. 3. W wyniku rozpatrzenia wniosku nr 4 (okres zasiłkowy 2015/2016) błędnie ustalono dochód rodziny osoby sprawującej opiekę oraz rodziny osoby wymagającej opieki. Dochód w przeliczeniu na osobę przekroczył kwotę, o której mowa w art. 5 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych, określonej w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 27 sierpnia 2015 r. w sprawie wysokości dochodu rodziny albo dochodu osoby 15 Dz. U. z 2016 r. poz. 963 z późn. zm. 16 Dz. U z 2016 r. poz. 1793 z późn. zm 12
uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny i specjalny zasiłek opiekuńczy, wysokości świadczeń rodzinnych oraz wysokości zasiłku dla opiekuna 17 od 1 listopada 2015 r. na kwotę 764 zł. W wyniku tego błędu świadczenia przyznane decyzją znak 4704.SZO.2015/2016 z 25 kwietnia 2016 r. i wypłacone za okres od stycznia do kwietnia 2016 r. w kwocie 2 080 zł oraz opłacone składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za ww. okres w łącznej wysokości 759,62 zł stanowią dotację pobraną przez organ w nadmiernej wysokości. Składając wniosek o świadczenie klient w pkt. III zaznaczył, że w roku kalendarzowym poprzedzającym okres zasiłkowy nastąpiło w jego rodzinie uzyskanie dochodu. Jak wynika z akt sprawy, dochód uzyskany stanowiła renta jego matki, którą otrzymała na podstawie decyzji ZUS z 12 października 2015 r. i którą należało doliczyć do dochodu rodziny. Ponadto zespół kontrolny zwrócił uwagę, że organ przyznając świadczenie od 1 stycznia 2016 r. nie uwzględnił faktu, że orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności matka klienta zaliczona została do znacznego stopnia niepełnosprawności dopiero od 28 stycznia 2016 r. Specjalny zasiłek opiekuńczy przyznaje się osobom, które nie podejmują zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej lub rezygnują z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej w celu sprawowania stałej opieki nad osobą legitymującą się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności. W dniach 30 maja i 29 czerwca 2017 r. z rachunku bankowego Urzędu Gminy w Jadowie na rachunek bankowy Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przekazane zostały środki finansowe, kolejno 1 040 zł i 520 zł, w łącznej wysokości 1 560 zł, z tytułu zwrotu ww. nienależnego świadczenia. 4. Znajdujące się w aktach spraw dokumenty o nazwie Dochód członków rodziny osiągnięte w roku kalendarzowym ( ) nie były podpisywane i nie zawierały daty sporządzenia. 5. W sprawie z wniosku nr 2-2015/2016 i nr 2 2016/2017 w Rejestrze wniosków i decyzji GOPS nie przeprowadzono aktualizacji wywiadu środowiskowego, o której mowa w art. 23 ust. 4f ustawy o świadczeniach rodzinnych. 6. Decyzja odmawiająca prawa do świadczenia nr 4704.SZO.7.205/2016 nie zawierała uzasadnienia faktycznego odnoszącego się do sytuacji wnioskodawcy, co jest niezgodne z przepisem art. 107 3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U z 2017 r., poz. 1257). 17 Dz. U. poz. 1238 13
Podsumowując wyniki kontroli informuję, że sposób organizacji zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych i rzetelność sporządzonego sprawozdania ocenia się pozytywnie, natomiast prowadzenie postępowań w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego i specjalnego zasiłku opiekuńczego pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Panią Kierownik do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Poinformowania o działaniach, jakie miały miejsce po złożeniu pisma z 25 kwietnia br. zatytułowanego Reklamacja w sprawie zgłoszenia zbioru danych dotyczących świadczenia wychowawczego do rejestracji GIODO. 2. Stosowania w sprawach zasiłku pielęgnacyjnego wzorów wniosków obowiązujących w terminie składania wniosków. 3. Pobierania od wnioskodawców wszystkich oświadczeń wymaganych w sprawach zasiłku pielęgnacyjnego. 4. Weryfikacji wniosków pod kątem prawidłowości wypełnienia i kompletności złożonych dokumentów, a w razie stwierdzenia braków wzywania osób ubiegających się o świadczenie do poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub brakujących dokumentów, zgodnie z art. 24a ust. 1 i 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 5. Zamieszczania na wnioskach podpisu osoby przyjmującej wniosek, a na wnioskach o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego również daty ich złożenia. 6. Dokonywania wypłat zasiłku pielęgnacyjnego najpóźniej do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek w przypadku wniosków złożonych po 10. dniu miesiąca, zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych. 7. Prostowania oczywistych omyłek pisarskich w wydanych decyzjach w drodze postanowienia, zgodnie z art. 113 1 k.p.a. 8. Wskazywania jako adresata decyzji i strony postępowania w sprawach o przyznanie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego dla osoby małoletniej lub ubezwłasnowolnionej tej osoby małoletniej lub ubezwłasnowolnionej, z doręczeniem decyzji ich przedstawicielowi ustawowemu bądź opiekunowi prawnemu. 9. Rzetelnego wypełniania dokumentów dotyczących dochodu rodzin i opatrywania ich datą oraz podpisem pracownika sporządzającego dokument. 14
10. Przeprowadzania aktualizacji wywiadu środowiskowego w terminach określonych w art. 23 ust. 4f ustawy o świadczeniach rodzinnych. 11. Zawierania w decyzjach odmawiających wnioskodawcy prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego uzasadnienia odnoszącego się do faktycznej sytuacji strony, stosownie do art. 107 3 k.p.a. 12. Dokonania zwrotu na konto Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego dotacji pobranej w nadmiernej wysokości: pozostałej do zwrotu kwoty 520 zł nienależnego wypłaconego świadczenia i 759,62 zł z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od 18 lipca 2017 r., zgodnie z art. 169 ust. 1 pkt 2 i ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 18. Jednocześnie zobowiązuję Panią Kierownik do poinformowania Wojewody Mazowieckiego, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Dariusz Stanisław Kokoszka Wójt Gminy Jadów 18 Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn. zm. 15